La scheda di prestito libri di biblioteca è il documento con cui l’ente registra chi prende in carico un’opera, a quali condizioni e per quanto tempo, e allo stesso tempo è il supporto contrattuale che prova l’accettazione del regolamento di prestito, delle tariffe e delle eventuali penali. Dal punto di vista giuridico è una scrittura privata che attesta la consegna in custodia di un bene della biblioteca e la promessa di restituzione entro una data, con responsabilità del lettore per danni o smarrimento secondo regole chiare e preconcordate; in caso di contestazioni, la scheda firmata o validata digitalmente diventa la prima prova di ciò che è accaduto, di quando è avvenuto e di chi ne è responsabile.
Quando la biblioteca opera in rete o per conto del Comune, la titolarità del rapporto è in capo al soggetto che definisce finalità e mezzi del servizio: la scheda deve quindi riportare il nome del titolare e il riferimento al regolamento adottato, in modo che l’utente possa conoscere e accettare le condizioni prima del ritiro.
Come compilare scheda prestito libri biblioteca
Visto che la scheda raccoglie dati personali, anche minimi come generalità e contatti per i solleciti, si applica il GDPR. La base giuridica principale è l’esecuzione del servizio di prestito e l’adempimento di obblighi legali connessi alla gestione del patrimonio bibliotecario; l’uso dei recapiti per avvisi su scadenze e solleciti rientra nel medesimo perimetro, mentre comunicazioni promozionali o newsletter richiedono un consenso distinto e revocabile. L’informativa deve essere disponibile al momento dell’iscrizione o della compilazione della scheda, spiegare chi tratta i dati, per quali scopi, per quanto tempo e con quali diritti per l’interessato; se il gestionale di biblioteca è in cloud o la biblioteca fa parte di un polo che condivide dati anagrafici, occorre indicare i fornitori nominati responsabili del trattamento e le misure di sicurezza attuate. La scheda non deve chiedere più del necessario: identificazione del lettore, contatti essenziali, eventuale informazione sullo status per agevolazioni o limitazioni d’uso; l’acquisizione di documenti o informazioni eccedenti va evitata o giustificata e, nel caso di minori, l’iscrizione e l’assunzione degli impegni devono essere curate dal genitore o da chi esercita la responsabilità genitoriale.
Il contenuto minimo che rende la scheda legalmente utile comprende l’identificazione dell’opera con elementi che la rendano univoca, come titolo, autore e codice inventario o barcode, la data di consegna, la data di scadenza, l’eventuale numero di rinnovi consentiti e la dichiarazione che l’utente ha preso visione del regolamento. È opportuno che il testo contenga una clausola semplice che chiarisca gli effetti del ritardo e le modalità di calcolo di eventuali penali, la responsabilità per la restituzione integra dell’esemplare, i casi in cui è ammessa la sostituzione in luogo del risarcimento e il canale per le contestazioni, indicando che la normale usura non costituisce danno. Se la biblioteca utilizza sistemi automatici di prestito e restituzione, la validazione può avvenire tramite autenticazione personale sul terminale: anche in questo caso, è importante conservare i log che collegano l’operazione all’utente, con data certa e identificativo del dispositivo, e definire tempi di conservazione coerenti con la funzione probatoria. La scheda si interseca con le regole del diritto d’autore senza trasformarsi in una licenza sull’opera. Prestare un libro è lecito nei limiti previsti dalla legge e dagli accordi che disciplinano il diritto di prestito pubblico; l’utente, però, non acquisisce il diritto di riprodurre l’opera oltre le eccezioni consentite e il testo della scheda può ricordare che copie, scansioni e riproduzioni sono soggette alle limitazioni di legge e alle licenze eventualmente in vigore in biblioteca. Se si attivano servizi di fornitura di documenti o riproduzioni per uso personale, la scheda non è il contenitore di tali autorizzazioni ma può rinviare alle condizioni specifiche, evitando commistioni tra prestito dell’esemplare fisico e riproduzione dell’opera. Nei casi di prestito interbibliotecario, la scheda deve riflettere che l’utente resta responsabile nei confronti della biblioteca locale per la corretta custodia e restituzione, mentre i passaggi tra istituti sono regolati dagli accordi di rete; l’eventuale trasferimento di dati minimi necessari all’evasione della richiesta deve essere trasparente e proporzionato.
Il prestito digitale è un terreno distinto. Laddove la biblioteca offra e-lending, la scheda cartacea tradizionale non basta e la “presa in carico” avviene tramite account; ciò significa che la guida d’uso e la scheda digitale devono esplicitare che l’accesso alle risorse avviene secondo licenze con editori e distributori, con limiti di tempo, numero di utenti contemporanei e dispositivi, e che il trattamento dei dati di fruizione è necessario a erogare il servizio e prevenire abusi, ma non legittima profilazioni ulteriori in assenza di basi idonee. La differenza tra prestito fisico e licenza d’uso digitale va spiegata in modo chiaro per evitare che l’utente attribuisca alla scheda effetti che non ha, ad esempio la possibilità di cedere a terzi le credenziali o di eludere le misure tecniche di protezione.
Sotto il profilo della validità e conservazione, la scheda rientra nella documentazione amministrativa della biblioteca e deve essere archiviata in modo da garantirne integrità e reperibilità fino all’estinzione degli effetti del prestito e, in caso di pendenze, fino alla definizione della vicenda. La digitalizzazione è pienamente ammissibile: un modulo online o una scheda elettronica sottoscritta con una modalità di identificazione forte o firma elettronica avanzata, accompagnata da marcatura temporale del sistema, offre un grado di certezza idoneo alle esigenze del servizio e riduce rischi di smarrimento. Se la biblioteca consente il ritiro da parte di terzi, la scheda deve prevedere una delega esplicita, con i limiti di responsabilità conseguenti, per evitare equivoci sulla custodia del bene.
Infine, la scheda è anche un pezzo della politica di accesso e inclusione. Laddove un utente abbia esigenze specifiche, la biblioteca può prevedere proroghe, formati accessibili o mediazione alla lettura senza acquisire dati sanitari eccedenti; è sufficiente registrare in modo neutro le misure di accomodamento adottate, evitando di annotare diagnosi o informazioni non necessarie. L’equilibrio corretto è tra prova dell’operazione e minimizzazione dei dati: meno informazioni personali si inseriscono, meglio è, a parità di efficacia del servizio. Una scheda di prestito ben scritta e correttamente gestita rende chiari i diritti e i doveri di lettori e biblioteca, protegge il patrimonio librario, consente un recupero ordinato degli esemplari e regge alle verifiche su privacy, diritto d’autore e trasparenza del servizio.
Esempi scheda prestito libri biblioteca
Scheda prestito libri – Base singolo esemplare
Oggetto: Scheda di prestito libro ________________________
Biblioteca/Ente: ________________________
Sede/Filiale: ________________________
Numero tessera utente: ________________________
Utente – nome e cognome: ________________________
Data e luogo di nascita: ________________________
Indirizzo: ________________________
Telefono: ________________________
Email: ________________________
Documento di identità (tipo e n.): ________________________
Titolo del libro: ________________________
Autore: ________________________
Editore/Anno: ________________________
Collocazione/Codice inventario o barcode: ________________________
ISBN: ________________________
Condizione dell’esemplare in uscita (note su eventuali segni/usura): ________________________
Data e ora consegna: ________________________
Data di scadenza prestito: ________________________
Rinnovi consentiti: ________________________ Rinnovi effettuati: ________________________
Accettazione regolamento di prestito (sì/no): ________________________
Link o riferimento al regolamento: ________________________
Note del bibliotecario: ________________________
Firma utente: ________________________
Firma bibliotecario: ________________________
Scheda prestito libri – Prestito multiplo (più esemplari)
Oggetto: Scheda di prestito multiplo per utente ________________________
Biblioteca/Ente: ________________________
Sede/Filiale: ________________________
Numero tessera utente: ________________________
Utente – nome e cognome: ________________________
Telefono: ________________________
Email: ________________________
Esemplare 1 – Titolo/Autore: ________________________ Collocazione/Barcode: ________________________ ISBN: ________________________ Condizione in uscita: ________________________
Esemplare 2 – Titolo/Autore: ________________________ Collocazione/Barcode: ________________________ ISBN: ________________________ Condizione in uscita: ________________________
Esemplare 3 – Titolo/Autore: ________________________ Collocazione/Barcode: ________________________ ISBN: ________________________ Condizione in uscita: ________________________
Esemplare 4 – Titolo/Autore: ________________________ Collocazione/Barcode: ________________________ ISBN: ________________________ Condizione in uscita: ________________________
Totale volumi consegnati: ________________________
Data e ora consegna: ________________________
Data di scadenza prestito per tutti gli esemplari: ________________________
Rinnovo di gruppo richiesto (sì/no): ________________________
Resi parziali effettuati e date: ________________________
Accettazione regolamento di prestito (sì/no): ________________________
Note del bibliotecario: ________________________
Firma utente: ________________________
Firma bibliotecario: ________________________
Scheda prestito interbibliotecario (ILL)
Oggetto: Scheda di prestito interbibliotecario per opera ________________________
Biblioteca richiedente: ________________________
Referente e contatti: ________________________
Biblioteca fornitrice: ________________________
Referente e contatti: ________________________
Utente finale – nome e cognome: ________________________
Numero tessera utente: ________________________
Titolo e autore dell’opera: ________________________
Edizione/Anno: ________________________
Codice inventario/Barcode presso biblioteca fornitrice: ________________________
Condizioni di prestito imposte dalla fornitrice (solo consultazione in sede/consentito prestito esterno/altro): ________________________
Costi e modalità di rimborso (spese di spedizione/fee ILL): ________________________
Modalità di spedizione/ritiro e tracking: ________________________
Data richiesta: ________________________
Data ricezione presso biblioteca richiedente: ________________________
Data di scadenza prestito: ________________________
Responsabilità per danni o smarrimento (ente/utente): ________________________
Data restituzione alla biblioteca fornitrice: ________________________
Note operative: ________________________
Firma bibliotecario richiedente: ________________________
Firma bibliotecario fornitrice (presa in carico restituzione): ________________________
Firma utente per presa visione condizioni: ________________________
Scheda prestito libri – Utente minorenne con esercente responsabilità genitoriale
Oggetto: Scheda di prestito per utente minorenne ________________________
Biblioteca/Ente: ________________________
Sede/Filiale: ________________________
Dati del minorenne – nome e cognome: ________________________
Data e luogo di nascita: ________________________
Numero tessera: ________________________
Dati del genitore/tutore – nome e cognome: ________________________
Documento di identità (tipo e n.): ________________________
Telefono ed email del genitore/tutore: ________________________
Titolo del libro: ________________________
Autore: ________________________
Collocazione/Codice inventario o barcode: ________________________
ISBN: ________________________
Condizione dell’esemplare in uscita (annotazioni): ________________________
Data e ora consegna: ________________________
Data di scadenza prestito: ________________________
Rinnovi consentiti: ________________________ Rinnovi effettuati: ________________________
Autorizzazione del genitore/tutore al prestito per il minorenne (sì/no): ________________________
Accettazione regolamento di prestito (sì/no): ________________________
Note per la restituzione e delega al ritiro/restituzione da parte di terzi (se consentito): ________________________
Firma del genitore/tutore: ________________________
Firma del minorenne (se adeguato all’età): ________________________
Firma bibliotecario: ________________________
Fac simile scheda prestito libri biblioteca Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda prestito libri biblioteca Word.
