La scheda anagrafica condominiale è il tassello operativo con cui l’amministratore tiene aggiornato il “registro di anagrafe condominiale” previsto dal codice civile e, insieme, un trattamento di dati personali che va progettato in modo conforme al GDPR. La legge richiede espressamente che il registro contenga le generalità dei proprietari e dei titolari di diritti reali o personali di godimento, con codice fiscale e residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità e ogni informazione relativa alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio; non è dunque una raccolta indiscriminata, ma un insieme definito di dati che servono alla gestione dell’immobile e alla tutela della sicurezza nelle aree condivise. Queste previsioni sono contenute nell’articolo 1130 del codice civile come riformato e pubblicato in Gazzetta Ufficiale.
Come compilare scheda anagrafica condominiale
Il registro ha natura dinamica e deve essere aggiornato dai condomini: ogni variazione deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. Se il dato manca o è incompleto, l’amministratore è tenuto a sollecitare con raccomandata e, trascorsi trenta giorni senza riscontro, può acquisire le informazioni dai registri pubblici o da altre fonti lecite, addebitandone il costo a chi ha omesso la comunicazione. Questa sequenza e i relativi termini sono fissati direttamente dall’articolo 1130 c.c., che fornisce quindi anche la “procedura d’emergenza” per garantire l’affidabilità dell’anagrafe.
Quanto alle “condizioni di sicurezza” da riportare in scheda, la normativa si riferisce alle parti comuni dell’edificio e non alle sfere private dei singoli appartamenti; rientrano, a titolo esemplificativo, le informazioni necessarie a documentare lo stato degli impianti e degli adempimenti sulle aree condivise, così da consentire all’amministratore di adempiere ai propri doveri e all’assemblea di deliberare consapevolmente. L’orientamento professionale e dottrinale ha più volte richiamato la centralità di questi dati per la buona amministrazione e la stessa permanenza in carica dell’amministratore, poiché la carente tenuta dei registri può integrare grave irregolarità ai fini della revoca.
Sul piano della protezione dei dati, la scheda anagrafica condominiale deve essere raccolta e gestita nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679. L’amministratore, che determina finalità e mezzi del registro per obbligo di legge e per l’esecuzione del mandato, agisce normalmente quale titolare del trattamento e deve fornire un’informativa chiara al momento della raccolta, definire basi giuridiche adeguate, misure di sicurezza e tempi di conservazione coerenti con le finalità; se utilizza software in cloud o fornitori esterni, deve nominare questi ultimi responsabili del trattamento con un contratto conforme all’articolo 28 del GDPR. Il Garante ha dedicato al condominio specifici vademecum e, nel 2025, ha posto in consultazione un documento di indirizzo che aggiorna ruoli e cautele, confermando l’esigenza di minimizzare i dati e di rendere trasparente ogni trattamento.
La scheda non è un elenco da esporre in bacheca né una rubrica per usi estranei alla gestione. I dati di contatto servono a comunicazioni istituzionali e alla fruizione dei servizi comuni; l’uso per finalità promozionali richiede una base distinta e un consenso valido, mentre la diffusione indiscriminata verso terzi è vietata. Anche gli altri comproprietari hanno diritti di accesso e copia, ma questi diritti vanno sempre bilanciati con la riservatezza altrui e con il principio di necessità: l’accesso deve limitarsi a quanto effettivamente utile alla tutela dei diritti condominiali e alla verifica della gestione, ricordando che la legge impone la conservazione decennale delle scritture e dei documenti giustificativi e disciplina con precisione la visione e l’estrazione di copia a spese dell’interessato.
Dal punto di vista probatorio, la scheda firmata o comunque validata in modo certo diventa documento utile per convocazioni, riparti di spesa, notifiche e comunicazioni, riducendo il rischio di delibere annullabili per errata convocazione o per mancato aggiornamento dei recapiti. Un’anagrafe incompleta o non aggiornata espone il condominio a inefficienze e l’amministratore a contestazioni, mentre una scheda ben costruita, con campi coerenti con l’articolo 1130 c.c., informative privacy aggiornate e un processo di aggiornamento documentato, rende la gestione più difendibile anche in giudizio. In sintesi, progettare la scheda anagrafica condominiale come strumento legale prima ancora che amministrativo significa raccogliere solo ciò che la legge richiede, mantenerlo esatto e aggiornato entro i termini, proteggerlo con cautele tecniche e organizzative adeguate e usarlo esclusivamente per le finalità condominiali previste dall’ordinamento. ([Gazzetta Ufficiale][1])
Esempi scheda anagrafica condominiale
Scheda anagrafica condominiale – Proprietario persona fisica
Oggetto: Scheda anagrafica condominiale dell’unità ________________________
Condominio: ________________________
Codice condominio/scala: ________________________
Indirizzo stabile (via, numero civico, CAP, città): ________________________
Unità immobiliare (interno, piano): ________________________
Dati catastali (foglio, particella, subalterno, categoria): ________________________
Proprietario – nome e cognome: ________________________
Codice fiscale: ________________________
Residenza/domicilio per notifiche: ________________________
Indirizzo e-mail: ________________________
Telefono: ________________________
PEC (se disponibile): ________________________
Titolo sul bene (proprietà/usufrutto/nuda proprietà/altro): ________________________
Quota di comproprietà/millesimi generali (se noti): ________________________
Occupante attuale (se diverso dal proprietario): ________________________
Recapito per convocazioni (indirizzo/PEC/e-mail): ________________________
Presenza di barriere architettoniche segnalate nell’area comune: ________________________
Segnalazioni su condizioni di sicurezza delle parti comuni: ________________________
Autorimessa/posto auto/box collegato all’unità (identificativi): ________________________
Consenso all’uso dell’e-mail per comunicazioni condominiali (sì/no): ________________________
Data compilazione: ________________________
Firma del proprietario: ________________________
Scheda anagrafica condominiale – Proprietario persona giuridica
Oggetto: Scheda anagrafica condominiale per titolare persona giuridica ________________________
Condominio: ________________________
Indirizzo stabile: ________________________
Unità immobiliare (interno, piano): ________________________
Dati catastali (foglio, particella, subalterno): ________________________
Ragione sociale: ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
Sede legale: ________________________
PEC: ________________________
Referente amministrativo (nome, cognome, ruolo): ________________________
Telefono ed e-mail referente: ________________________
Legale rappresentante (nome e cognome): ________________________
Titolo sul bene (proprietà/locazione finanziaria/altro): ________________________
Quota di comproprietà/millesimi generali (se noti): ________________________
Domicilio eletto per notifiche condominiali: ________________________
Occupante/detentore dell’unità (ragione sociale o persona fisica): ________________________
Estremi contratto di godimento (tipo, data inizio/fine): ________________________
Recapito per urgenze fuori orario: ________________________
Segnalazioni e informazioni rilevanti per sicurezza parti comuni: ________________________
Autorizzazione a ricevere convocazioni via PEC/e-mail (sì/no): ________________________
Data compilazione: ________________________
Firma del legale rappresentante: ________________________
Scheda anagrafica condominiale – Occupante/Detentore (locazione/comodato)
Oggetto: Scheda anagrafica occupante/detentore dell’unità ________________________
Condominio: ________________________
Indirizzo stabile: ________________________
Unità immobiliare (interno, piano): ________________________
Dati catastali (foglio, particella, subalterno): ________________________
Occupante – nome e cognome/ragione sociale: ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
Residenza/sede e recapito postale: ________________________
Telefono ed e-mail: ________________________
PEC (se disponibile): ________________________
Titolo di detenzione (locazione/comodato/altro): ________________________
Estremi contratto (numero/registrazione/data): ________________________
Periodo di validità (dal/al): ________________________
Numero componenti nucleo familiare/persone stabilmente presenti: ________________________
Recapito per comunicazioni di servizio e convocazioni: ________________________
Disponibilità chiavi aree comuni (sì/no; quali): ________________________
Eventuali animali d’affezione presenti nell’unità: ________________________
Segnalazioni utili su fruizione e sicurezza delle parti comuni: ________________________
Consenso a ricezione comunicazioni via e-mail/PEC (sì/no): ________________________
Data compilazione: ________________________
Firma dell’occupante/detentore: ________________________
Firma del proprietario per presa visione: ________________________
Scheda anagrafica condominiale – Aggiornamento variazioni
Oggetto: Scheda di aggiornamento anagrafe condominiale per l’unità ________________________
Condominio: ________________________
Indirizzo stabile: ________________________
Unità immobiliare (interno, piano): ________________________
Dati catastali aggiornati (foglio, particella, subalterno): ________________________
Motivo dell’aggiornamento (trasferimento proprietà/cambio domicilio/nuovo occupante/altro): ________________________
Nuovi dati del proprietario o del titolare del diritto (nome/cognome o ragione sociale, CF/P. IVA): ________________________
Nuova residenza/sede o domicilio eletto per notifiche: ________________________
Nuovi recapiti (telefono, e-mail, PEC): ________________________
Dati del nuovo occupante/detentore (nome/ragione sociale, CF/P. IVA): ________________________
Estremi contratto di godimento (numero/registrazione/data, periodo): ________________________
Variazioni su quote millesimali/pertinenze (se applicabile): ________________________
Variazioni relative a box/posto auto/pertinenze: ________________________
Segnalazioni aggiornate su condizioni di sicurezza delle parti comuni: ________________________
Autorizzazione aggiornata per comunicazioni via e-mail/PEC (sì/no): ________________________
Documenti allegati a supporto (atto, contratto, visura): ________________________
Data comunicazione: ________________________
Firma del dichiarante: ________________________
Fac simile scheda di anagrafica condominiale Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda anagrafica condominiale Word da scaricare.
