La scheda cliente per un centro estetico è prima di tutto un atto contrattuale e probatorio: documenta l’identità della persona assistita, i trattamenti richiesti, le condizioni di esecuzione e le cautele adottate, e allo stesso tempo costituisce raccolta di dati personali. Per essere conforme deve rispettare i principi del GDPR di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza, rendendo chiaro fin dal momento della raccolta chi è il titolare del trattamento, per quali finalità usa i dati, per quanto tempo li conserva e a chi li comunica. L’informativa va resa in forma comprensibile e accessibile, senza rinviare a testi generici non disponibili al banco o sull’app che si usa in cabina. Questi requisiti discendono direttamente dal Regolamento (UE) 2016/679 e dalle indicazioni del Garante sui principi fondamentali del trattamento.
Come compilare scheda cliente centro estetico
La scheda cliente tipicamente include notizie su allergie, dermatiti e altre condizioni che servono a escludere controindicazioni: sono dati relativi alla salute e rientrano nelle “categorie particolari” di cui all’articolo 9 del GDPR. Un centro estetico non è un fornitore di assistenza sanitaria ai sensi del regolamento e, in mancanza di un’altra base giuridica specifica, deve dunque fondare questo trattamento sul consenso esplicito dell’interessato, raccogliendolo con una manifestazione di volontà inequivoca, separata da altre finalità e documentata. Le linee guida europee chiariscono che l’esplicitezza non può essere presunta e che le finalità devono essere granulari (trattamento in cabina distinto dall’uso dei dati per marketing o dall’eventuale pubblicazione di immagini).
La disciplina di settore delimita inoltre cosa può fare un’estetista e quali apparecchi può utilizzare. La legge italiana definisce l’attività di estetista come l’insieme dei trattamenti eseguiti sulla superficie del corpo con finalità esclusivamente estetiche e consente l’uso di apparecchiature elettromeccaniche ammesse dalla normativa tecnica; aggiornamenti ministeriali hanno elencato e regolato le macchine utilizzabili in cabina. È buona prassi che la scheda cliente riporti la tipologia di apparecchiatura impiegata, i parametri impostati, l’esito di eventuali patch test e le controindicazioni verificate, così da dimostrare che la prestazione rientra nel perimetro legale dell’estetica.
Quando si usano cosmetici durante il trattamento o si vendono prodotti a valle della seduta, la tracciabilità del lotto e la coerenza delle informazioni con l’etichetta sono elementi di diligenza professionale. Il regolamento cosmetici dell’Unione europea impone requisiti di sicurezza ed etichettatura e disciplina la “persona responsabile” per i prodotti immessi sul mercato: riportare in scheda il prodotto utilizzato e il numero di lotto facilita la gestione di richiami e reazioni avverse e riduce il rischio di comunicazioni ingannevoli su ingredienti, allergeni o promesse d’efficacia.
Le immagini del “prima e dopo”, le fotografie in cabina o i video per i social non sono un corollario neutro del servizio. Ritraggono persone identificabili e, se collegati a trattamenti estetici, possono rivelare dati sulla salute; la loro raccolta e diffusione richiede un consenso esplicito distinto, libero e revocabile, che specifichi canali, durata e finalità dell’uso. Il fatto che il cliente posi o sappia di essere ripreso non basta a rendere valido il consenso, che deve risultare da un atto positivo e informato. La scheda cliente dovrebbe quindi contenere una sezione separata per l’autorizzazione all’uso delle immagini e un chiaro rinvio all’informativa privacy aggiornata.
Per i contatti successivi alla seduta occorre distinguere tra ricontatto operativo e marketing. Se la persona chiede appuntamenti o preventivi, si può usare la base contrattuale o precontrattuale; per inviare offerte e newsletter serve il consenso, salvo la specifica deroga del cosiddetto “soft spam” che consente l’e-mail promozionale verso clienti già acquisiti per prodotti o servizi analoghi, con informativa e diritto di opposizione in ogni messaggio. Per telefonate promozionali bisogna inoltre rispettare il Registro Pubblico delle Opposizioni e le indicazioni dell’Autorità. La scheda cliente e il CRM dovrebbero perciò tracciare, in modo verificabile, chi ha raccolto il consenso, quando e per quali canali.
La conservazione dei dati non può essere indefinita. Il GDPR richiede di fissare tempi coerenti con le finalità: una finestra più breve per i contatti che non hanno più rapporti con il centro, una più ampia solo quando sia necessario gestire garanzie, responsabilità civile o difesa in giudizio, con revisioni periodiche e cancellazione o anonimizzazione dei dati non più necessari. Indicare in scheda e in informativa criteri comprensibili di retention, insieme a misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i fascicoli cartacei e digitali, è parte integrante della conformità.
Infine, se il centro tratta dati su minori, la raccolta deve avvenire tramite chi esercita la responsabilità genitoriale, con moduli dedicati e linguaggio idoneo; se l’attività si svolge in regioni o comuni che prevedono regolamenti igienico-sanitari specifici per l’estetica, conviene allineare i contenuti della scheda cliente a tali atti locali e alle buone prassi di sicurezza legate alle apparecchiature autorizzate, conservando le prove di formazione e di corretta impostazione dei parametri utilizzati. Questa impostazione, unita alla separazione tra consenso al trattamento dei dati e consenso al trattamento estetico, rende la scheda cliente uno strumento utile in cabina e difendibile in caso di verifiche.
Esempi scheda cliente centro estetico
Scheda cliente centro estetico – Base anagrafica e consensi
Oggetto: Scheda cliente per ________________________
Data apertura scheda: ________________________
Codice cliente: ________________________
Nome e cognome: ________________________
Data e luogo di nascita: ________________________
Codice fiscale: ________________________
Indirizzo completo: ________________________
Telefono: ________________________
Email: ________________________
Documento di identità (tipo e n.): ________________________
Contatto di emergenza (nome e telefono): ________________________
Trattamenti di interesse: ________________________
Canale di ricontatto preferito: ________________________
Allergie/intolleranze note dichiarate: ________________________
Farmaci/terapie in corso dichiarate: ________________________
Consenso informato al trattamento estetico (sì/no): ________________________
Consenso trattamento dati personali per gestione appuntamenti (sì/no): ________________________
Consenso a comunicazioni promozionali facoltative (sì/no; canali ammessi): ________________________
Consenso uso immagini prima/dopo a fini promozionali facoltativo (sì/no; canali; durata): ________________________
Link informativa privacy: ________________________
Firma cliente: ________________________
Operatrice/Operatore che raccoglie i dati: ________________________
Scheda cliente centro estetico – Anamnesi estetica e controindicazioni
Oggetto: Scheda anamnesi per cliente ________________________
Data compilazione: ________________________
Operatrice/Operatore: ________________________
Tipologia di pelle/condizione cutanea prevalente: ________________________
Allergie note a ingredienti cosmetici: ________________________
Sensibilità a profumi/nichel/altro: ________________________
Patologie cutanee riferite (es. dermatiti, psoriasi): ________________________
Terapie farmacologiche in corso: ________________________
Foto-sensibilizzanti assunti negli ultimi 6 mesi: ________________________
Gravidanza/allattamento (se applicabile): ________________________
Dispositivi impiantati rilevanti (es. pacemaker): ________________________
Epilazione laser/luce pulsata negli ultimi mesi: ________________________
Peeling chimici/dermoabrasioni recenti: ________________________
Esposizione solare/lettini UV recente: ________________________
Tatuaggi/piercing nell’area da trattare: ________________________
Cicatrici/ferite recenti nell’area da trattare: ________________________
Capillari fragili/varici nell’area da trattare: ________________________
Test cutaneo preliminare richiesto (patch test) esito/data: ________________________
Trattamenti sconsigliati in base alle informazioni fornite: ________________________
Note dell’operatore su cautele e personalizzazione del trattamento: ________________________
Dichiarazione cliente di veridicità delle informazioni rese (sì/no): ________________________
Firma cliente: ________________________
Firma operatrice/operatore: ________________________
Scheda cliente centro estetico – Seduta trattamento
Oggetto: Scheda seduta trattamento per ________________________
Data e ora seduta: ________________________
Sala/cabina n.: ________________________
Operatrice/Operatore: ________________________
Tipo di trattamento eseguito: ________________________
Area/i trattata/e: ________________________
Prodotti utilizzati (marca, linea, lotti): ________________________
Apparecchiature impiegate e parametri: ________________________
Tempo di posa/erogazione: ________________________
Protocollo seguito/riferimento: ________________________
Percezioni del cliente durante il trattamento: ________________________
Eventuali reazioni cutanee immediate: ________________________
Esito finale della seduta: ________________________
Indicazioni post-trattamento consegnate al cliente: ________________________
Prodotti consigliati per domicilio: ________________________
Programmazione prossime sedute: ________________________
Foto tecnica prima/dopo archiviata (sì/no; riferimento): ________________________
Note operative: ________________________
Conferma cliente di aver ricevuto istruzioni post-trattamento (sì/no): ________________________
Firma cliente: ________________________
Firma operatrice/operatore: ________________________
Scheda cliente centro estetico – Minorenne con esercente responsabilità genitoriale
Oggetto: Scheda cliente minorenne per ________________________
Dati del/della minorenne – Nome e cognome: ________________________
Data e luogo di nascita: ________________________
Codice fiscale: ________________________
Indirizzo: ________________________
Telefono del/della minorenne (se presente): ________________________
Dati del genitore/tutore – Nome e cognome: ________________________
Relazione con il/la minorenne: ________________________
Documento di identità (tipo e n.): ________________________
Telefono ed email del genitore/tutore: ________________________
Trattamento richiesto per il/la minorenne: ________________________
Allergie/condizioni rilevanti dichiarate dal genitore/tutore: ________________________
Autorizzazione al trattamento estetico per il/la minorenne (sì/no): ________________________
Presenza del genitore/tutore durante la seduta (sì/no): ________________________
Consenso trattamento dati personali del/della minorenne per finalità operative (sì/no): ________________________
Consenso a comunicazioni promozionali facoltative riferite al genitore/tutore (sì/no; canali): ________________________
Consenso uso immagini del/della minorenne a fini promozionali (sì/no; canali; durata): ________________________
Link informativa privacy specifica per minorenni: ________________________
Note dell’operatore su cautele e limiti del trattamento: ________________________
Firma del genitore/tutore: ________________________
Firma del/della minorenne (se adeguato all’età): ________________________
Firma operatrice/operatore: ________________________
Fac simile scheda cliente centro estetico Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda cliente centro estetico Word da scaricare.
