Un esposto al comune per avere rilasciato informazioni personali è una forma di segnalazione che un cittadino può presentare quando ritiene che l’Ente Locale abbia divulgato o fatto uso di dati personali che lo riguardano in violazione delle normative vigenti sulla protezione dei dati personali, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) nell’Unione Europea.
Presentare un esposto di questo tipo significa informare le autorità competenti, in questo caso il comune e possibilmente altri organi di controllo come il Garante per la Protezione dei Dati Personali, su una situazione in cui si sospetta sia stata compromessa la riservatezza dei dati personali. L’obiettivo è far valutare alle autorità se ci sono stati comportamenti illeciti nella gestione dei dati, e in caso affermativo, avviare le procedure correttive o sanzionatorie necessarie.
Come scrivere un esposto al comune per avere rilasciato informazioni personali
Un esposto al Comune per avere rilasciato informazioni personali è una segnalazione formale con cui si chiede all’ente di verificare e correggere una diffusione o comunicazione di dati non conforme alla normativa sulla protezione dei dati. Nella pratica si contestano casi tipici come pubblicazioni online in “Albo pretorio” o “Amministrazione trasparente”, invii di documenti a destinatari non legittimati o accessi civici gestiti senza adeguato bilanciamento con la privacy. È utile precisare che la pubblicazione su internet integra una “diffusione” verso soggetti indeterminati, mentre l’invio mirato costituisce “comunicazione”, categorie giuridiche distinte nel Codice privacy e rilevanti per valutare la legittimità dell’operato dell’ente.
Il quadro di riferimento è dato dai principi del GDPR, tra cui liceità, correttezza, trasparenza, esattezza, limitazione della finalità e minimizzazione dei dati, che gravano sul Comune in quanto titolare del trattamento e si affiancano all’obbligo di poter dimostrare la conformità (accountability). Per le pubbliche amministrazioni la liceità non si fonda sul consenso, ma su una base giuridica di legge, regolamento o atto amministrativo generale che legittimi il trattamento per obbligo legale o interesse pubblico; in Italia ciò è precisato dall’art. 2-ter del Codice privacy. Qualora vengano esposti dati appartenenti a categorie particolari, come quelli relativi alla salute, valgono divieti e cautele rafforzate che rendono la diffusione online, di regola, non ammissibile.
Molte violazioni nascono dall’errato bilanciamento tra trasparenza amministrativa e tutela dei dati. L’accesso civico generalizzato previsto dal d.lgs. 33/2013 non è illimitato e richiede di applicare i limiti dell’art. 5-bis e le Linee guida ANAC adottate d’intesa con il Garante; nelle pubblicazioni sul web gli accorgimenti indicati dal Garante (oscuramento, selezione delle informazioni, tempi di permanenza) servono proprio a evitare una diffusione eccedente. Richiamare questi profili nell’esposto aiuta l’ufficio a incardinare correttamente il procedimento.
Quando l’esposto riguarda l’“Albo pretorio”, è opportuno ricordare che la legge prevede tempi di pubblicazione limitati per le deliberazioni degli enti locali e che il protrarsi della disponibilità online oltre i termini o con dati non pertinenti può integrare una diffusione illecita; lo stesso Garante è più volte intervenuto sanzionando Comuni per pubblicazioni sul sito istituzionale prive di idonea base giuridica o eccedenti rispetto alle finalità. Citare norme e provvedimenti recenti rafforza la richiesta di rimozione o oscuramento.
L’esposto va indirizzato al Comune quale titolare del trattamento, chiedendo l’intervento del Responsabile della Protezione dei Dati e degli uffici competenti. Nelle pubbliche amministrazioni la designazione del RPD/DPO è obbligatoria, i relativi contatti devono essere pubblicati e comunicati al Garante, e il RPD è il punto di raccordo tecnico per la gestione della vicenda; inviare la segnalazione anche al suo indirizzo facilita la presa in carico e la tracciabilità.
Nel testo è utile indicare chi siete e come contattarvi, dove e quando si è verificato il rilascio di informazioni personali, da quali pagine o atti proviene, perché la base giuridica appare assente o sproporzionata e quali conseguenze concrete avete subito. Potete formulare richieste puntuali di oscuramento o rimozione dei contenuti, di rettifica di eventuali inesattezze e di cancellazione dei dati eccedenti o illecitamente diffusi, esercitando i diritti di cui agli articoli 16 e 17 del GDPR e chiedendo riscontro scritto sulle misure adottate. Se la pubblicazione o comunicazione indebita integra una violazione di sicurezza suscettibile di presentare un rischio per i diritti e le libertà, potete domandare che il Comune valuti l’evento come “data breach” e, se del caso, proceda alla notifica al Garante entro 72 ore e alla comunicazione agli interessati in presenza di rischio elevato.
Se l’ente non risponde o la risposta non è soddisfacente, resta sempre possibile presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del GDPR, utilizzando la modulistica ufficiale; l’iniziativa verso l’Autorità non esclude la parallela richiesta di accesso agli atti per conoscere nel dettaglio cosa sia stato diffuso e con quali presupposti. Per seguire il procedimento amministrativo potete inoltre avvalervi degli strumenti sull’accesso civico, che prevedono un riscontro espresso entro trenta giorni.
Quando dall’illecito rilascio di informazioni derivano danni materiali o immateriali, la tutela risarcitoria segue canali distinti rispetto all’esposto e si fonda sull’articolo 82 del GDPR, che riconosce il diritto al risarcimento nei confronti del titolare del trattamento o del responsabile in caso di violazione del Regolamento, ferma la prova del danno e del nesso causale. In ogni caso, la prima urgenza rimane far cessare la diffusione non necessaria e ripristinare la conformità del trattamento.
Operativamente conviene inviare l’esposto tramite PEC o protocollo generale del Comune, allegando le prove disponibili come URL, copie cache, schermate con data e ora e riferimenti agli atti coinvolti, e chiedendo che il riscontro arrivi anche al RPD. Un’impostazione chiara che richiami i principi del GDPR, i limiti dell’accesso civico e le cautele del Garante in materia di trasparenza aiuta l’amministrazione a motivare un intervento di rimozione, rettifica o oscuramento e, dove necessario, a trattare l’episodio come violazione dei dati con gli adempimenti previsti.
Esempi di esposto al comune per avere rilasciato informazioni personali
Di seguito è possibile trovare gli esempi di esposto al comune per avere rilasciato informazioni personali.
Esposto per pubblicazione illecita di dati personali su sito istituzionale
Oggetto: Esposto per pubblicazione illecita di informazioni personali su ________________________
Il/La sottoscritto/a ________________________ nato/a a ________________________ il ________________________ residente in ________________________ CAP ________________________ Città ________________________ codice fiscale ________________________ telefono ________________________ e-mail/PEC ________________________ espone quanto segue.
In data ________________________ ho constatato la pubblicazione sul sito istituzionale ________________________ nella sezione ________________________ del documento ________________________ identificato con protocollo/numero ________________________ contenente le seguenti informazioni personali riferite alla mia persona ________________________. La pubblicazione risulta priva di base giuridica/oltre il termine di pubblicazione/effettuata in forma eccedente e non necessaria rispetto alle finalità dichiarate, con concreta lesione della mia riservatezza e potenziale diffusione indiscriminata dei dati tramite motori di ricerca e copie cache.
Chiedo l’immediato oscuramento o rimozione del contenuto, la deindicizzazione dagli esiti dei motori di ricerca ove pertinente, la rettifica o minimizzazione dei dati presenti, la comunicazione scritta delle misure adottate e dei tempi di attuazione, nonché l’indicazione dei soggetti o categorie di soggetti cui i dati siano stati comunicati o diffusi. Domando inoltre che l’evento sia valutato come possibile violazione dei dati personali e, se del caso, che siano eseguite le notifiche e comunicazioni previste dalla normativa vigente, con riscontro al recapito indicato.
URL/percorsi dei contenuti pubblicati ________________________
Eventuali prove allegate (screenshot/copia cache) ________________________
Luogo e data ________________________
Firma ________________________
Esposto per comunicazione indebita di dati personali a terzi tramite e-mail/PEC
Oggetto: Esposto per comunicazione non autorizzata di informazioni personali a destinatari non legittimati
Il/La sottoscritto/a ________________________ nato/a a ________________________ il ________________________ residente in ________________________ CAP ________________________ Città ________________________ codice fiscale ________________________ telefono ________________________ e-mail/PEC ________________________ espone quanto segue.
In data ________________________ l’ufficio ________________________ ha inviato tramite e-mail/PEC da ________________________ a ________________________ il messaggio avente oggetto ________________________ con allegato ________________________ contenente informazioni personali riferite alla mia persona ________________________, indirizzandolo a soggetti non legittimati alla conoscenza dei dati. Non ho mai autorizzato tale comunicazione e non risulta individuabile una valida base giuridica che la giustifichi; l’evento ha comportato pregiudizio concreto e rischio di ulteriore circolazione dei dati.
Chiedo che sia disposta l’immediata richiesta di cancellazione del messaggio e degli allegati presso tutti i destinatari, con attestazione dell’avvenuta esecuzione, che sia fornito l’elenco completo dei destinatari, diretti e in copia, e che siano adottate misure correttive per prevenire il ripetersi dell’accaduto. Domando la rettifica di eventuali inesattezze, la limitazione o cancellazione dei dati indebitamente comunicati e la valutazione dell’evento quale possibile violazione dei dati personali, con riscontro scritto al sottoscritto/a.
Dati del messaggio (data/ora/ID protocollo) ________________________
Eventuali allegati (copia e-mail, intestazioni, ricevute PEC) ________________________
Luogo e data ________________________
Firma ________________________
Esposto per ostensione di documenti con dati personali in accesso civico/atti pubblici
Oggetto: Esposto per ostensione di documenti contenenti dati personali senza adeguato oscuramento
Il/La sottoscritto/a ________________________ nato/a a ________________________ il ________________________ residente in ________________________ CAP ________________________ Città ________________________ codice fiscale ________________________ telefono ________________________ e-mail/PEC ________________________ espone quanto segue.
A seguito di istanza di accesso civico/accesso documentale presentata da ________________________ e definita con nota/provvedimento n. ________________________ del ________________________, l’Amministrazione ha messo a disposizione di soggetti terzi la documentazione ________________________ contenente informazioni personali riferite alla mia persona ________________________ senza oscuramento o selezione dei dati non pertinenti e in assenza di idoneo bilanciamento tra trasparenza e tutela della riservatezza. L’ostensione in tale forma ha comportato la divulgazione ingiustificata di dati e il rischio di ulteriore diffusione.
Chiedo l’immediata riedizione del potere con rilascio di versione dei documenti conforme ai principi di minimizzazione e pertinenza, la rimozione o sostituzione delle copie già messe a disposizione, la comunicazione ai destinatari della necessità di non ulteriore diffusione e la trasmissione al sottoscritto/a di un riscontro motivato sulle misure adottate. Domando inoltre di conoscere i soggetti che hanno avuto accesso, le basi giuridiche invocate e le cautele applicate, con valutazione dell’eventuale violazione dei dati personali.
Riferimenti del procedimento/numero protocollo ________________________
Documenti interessati/descrizione sintetica ________________________
Luogo e data ________________________
Firma ________________________
Esposto per esposizione online non autorizzata di file e dati personali (violazione di sicurezza)
Oggetto: Esposto per pubblica accessibilità non autorizzata di file contenenti informazioni personali
Il/La sottoscritto/a ________________________ nato/a a ________________________ il ________________________ residente in ________________________ CAP ________________________ Città ________________________ codice fiscale ________________________ telefono ________________________ e-mail/PEC ________________________ espone quanto segue.
In data ________________________ ho rilevato la disponibilità pubblica, senza autenticazione, dei file ________________________ raggiungibili all’URL ________________________ e indicizzati/rintracciabili tramite ________________________, contenenti informazioni personali riferite alla mia persona ________________________. La circostanza risulta idonea a determinare la diffusione indiscriminata dei dati e integra una esposizione non autorizzata riconducibile a carenze di configurazione o di gestione dei contenuti pubblicati sul sito/portale comunale.
Chiedo l’immediata rimozione o oscuramento dei file, la chiusura degli accessi non autorizzati, l’inibizione dell’indicizzazione ove applicabile, la comunicazione delle misure tecniche e organizzative adottate e la valutazione dell’evento quale possibile violazione dei dati personali con le conseguenti notifiche e comunicazioni previste. Domando di essere informato/a sull’esito delle verifiche, sugli eventuali destinatari che abbiano avuto accesso e sulle tempistiche di ripristino della piena conformità.
URL ulteriori/percorsi di download ________________________
Prove disponibili (screenshot, data e ora dei rilievi) ________________________
Luogo e data ________________________
Firma ________________________
Fac simile esposto al comune per avere rilasciato informazioni personali Word
Di seguito è disponibile un fac simile esposto al comune per avere rilasciato informazioni personali Word.
