La scheda progetto culturale è un documento sintetico che delineano le caratteristiche e gli obiettivi di un’iniziativa culturale. Essa serve a presentare in modo chiaro e conciso l’idea centrale del progetto, il contesto in cui si inserisce, le attività previste, il pubblico target e i risultati attesi. Questi documenti sono strumenti fondamentali per comunicare e promuovere il progetto presso finanziatori, partner e la comunità, facilitando la comprensione del valore e dell’impatto culturale dell’iniziativa. In sostanza, la scheda riassume le intenzioni artistiche e culturali, evidenziando l’importanza di queste per la società.
Come compilare scheda progetto culturale
Quando il progetto coinvolge opere dell’ingegno o contenuti creativi, occorre descrivere in scheda la titolarità dei diritti, le licenze ottenute e le modalità di utilizzo. In Italia la legge sul diritto d’autore protegge le opere creative e, dopo il recepimento della direttiva UE 2019/790, prevede regole aggiornate per l’uso online e la negoziazione con gli aventi diritto. Se intendi pubblicare o riusare immagini, testi, audio o video, indica la base giuridica (titolarità, licenza, eccezione o pubblico dominio) e, se usi Creative Commons, specifica la versione esatta e gli eventuali divieti commerciali. Se il progetto riproduce beni culturali pubblici, segnala se l’uso è senza scopo di lucro e rientra nelle ipotesi libere del Codice dei beni culturali; per usi commerciali o non ricompresi va acquisita la concessione dell’ente che ha in consegna il bene. È buona prassi richiamare le linee guida ministeriali sul riuso digitale del patrimonio.
La scheda deve coprire i profili di immagine delle persone e di protezione dei dati. Il diritto all’immagine richiede, di regola, il consenso della persona ritratta e tutela anche rispetto a usi lesivi; l’inquadramento si fonda sull’articolo 10 del codice civile e sugli articoli 96 e 97 della legge d’autore. Se prevedi riprese foto-video del pubblico o dei partecipanti, occorre un’informativa trasparente e una base giuridica ai sensi del GDPR, con particolare attenzione a minori e categorie vulnerabili; per riprese continuative o di sorveglianza vanno rispettate le indicazioni del Garante (informative semplificate e cartellonistica prima dell’area ripresa). Inserisci in scheda il link all’informativa privacy, le finalità d’uso delle immagini, i tempi di conservazione e le modalità per esercitare i diritti.
Se il progetto prevede musica o spettacolo, chiarisci le licenze per diritti d’autore e diritti connessi. Per l’esecuzione o la diffusione pubblica di musica tutelata serve la licenza per i diritti degli autori e, quando si usano fonogrammi registrati, anche la licenza per i diritti dei produttori e degli artisti interpreti o esecutori. Indica nella scheda a quali enti di gestione collettiva ti rivolgi e per quali repertori, così da evitare sovrapposizioni o scoperture.
Per eventi aperti al pubblico occorre chiarire in scheda iter e titoli autorizzativi. La licenza per spettacoli e trattenimenti è richiesta dal Testo unico di pubblica sicurezza e l’agibilità dei locali o degli spazi è subordinata al parere delle commissioni competenti; la prevenzione incendi segue la regola tecnica dei locali di pubblico spettacolo. Gli allestimenti temporanei di palchi e strutture rientrano nelle regole del Testo unico sicurezza e nel cosiddetto “decreto palchi e fiere”. Nella scheda descrivi come saranno adempiuti questi passaggi, chi è il responsabile del procedimento e quali professionisti della sicurezza sono coinvolti.
Se il progetto beneficia di fondi pubblici o di sponsorizzazioni, la scheda deve spiegare il canale finanziario, gli obblighi di tracciabilità dei flussi e le eventuali procedure del Codice dei contratti. Per donazioni culturali valuta l’Art-bonus e indica in che modo saranno assolti gli obblighi di rendicontazione e di pubblicità; per contratti e concessioni riconduci l’affidamento alle regole del D.Lgs. 36/2023 e, se pertinente, al partenariato speciale per beni culturali. Specifica conti dedicati e riferimenti ai CIG/CUP quando richiesti.
Impostando la scheda progetto in questo modo, chiarisci dall’inizio chi detiene i diritti, quali permessi servono, come saranno trattati i dati personali, come garantisci sicurezza e accessibilità e con quali regole gestisci i fondi: tutto ciò facilita la valutazione di partner, enti concedenti e finanziatori e riduce il rischio di blocchi o sanzioni in fase esecutiva.
Esempi scheda progetto culturale
Scheda progetto culturale – Base
Oggetto: Presentazione del progetto culturale ________________________
Titolo del progetto: ________________________
Soggetto proponente (denominazione legale): ________________________
Forma giuridica e n. iscrizione/REA (se presente): ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
Referente del progetto e ruolo: ________________________
Contatti referente (email e telefono): ________________________
Sede legale e operativa: ________________________
Partner e collaborazioni (se presenti): ________________________
Ambito disciplinare (es. musica, teatro, arti visive, editoria, multimediale): ________________________
Sintesi del progetto (max 800 battute): ________________________
Obiettivi generali: ________________________
Obiettivi specifici e misurabili: ________________________
Destinatari/target e bacino d’utenza: ________________________
Bisogni del territorio/comunità a cui si risponde: ________________________
Luoghi e spazi di realizzazione: ________________________
Calendario e cronoprogramma (fasi e scadenze): ________________________
Attività previste (descrizione): ________________________
Accessibilità e inclusione (misure previste): ________________________
Sostenibilità ambientale e gestione rifiuti: ________________________
Autorizzazioni e permessi necessari: ________________________
Gestione diritti d’autore e diritti connessi: ________________________
Trattamento dati personali e immagini: ________________________
Piano di comunicazione e promozione: ________________________
Piano di valutazione e indicatori (KPI): ________________________
Budget di spesa (voci principali): ________________________
Fonti di finanziamento e cofinanziamento: ________________________
Risorse umane e ruoli nel team: ________________________
Rischi principali e strategie di mitigazione: ________________________
CUP/CIG (se applicabile): ________________________
Allegati previsti: ________________________
Scheda progetto culturale – Evento/Festival dal vivo
Oggetto: Realizzazione dell’evento/festival ________________________
Nome dell’evento e edizione: ________________________
Direzione artistica e project management: ________________________
Soggetto organizzatore e partner istituzionali: ________________________
Date e orari di svolgimento: ________________________
Sedi, capienza e mappa degli spazi: ________________________
Programma artistico e contenuti: ________________________
Target di pubblico e stima affluenza: ________________________
Politiche di biglietteria e accesso (gratuito/paid): ________________________
Piano safety e security (responsabili e presidi): ________________________
Piano sanitario/first aid e procedure d’emergenza: ________________________
Piano acustico e gestione impatti sul vicinato: ________________________
Autorizzazioni T.U.L.P.S., suolo pubblico e agibilità: ________________________
Permessi SIAE/diritti musica e proiezioni: ________________________
Service tecnici (audio, luci, video, palco): ________________________
Allestimenti temporanei e compliance tecnica: ________________________
Accessibilità fisica e sensoriale (servizi e ausili): ________________________
Piano volontari e gestione personale: ________________________
Piano di comunicazione, brand e media partnership: ________________________
Piano sostenibilità ambientale e mobilità: ________________________
Assicurazioni e responsabilità civile: ________________________
Budget preventivo (costi/ricavi) e break-even: ________________________
Fonti di finanziamento, sponsor e grant: ________________________
Monitoraggio risultati e report finale: ________________________
Scheda progetto culturale – Mostra/Esposizione/Residenza
Oggetto: Progetto di mostra/esposizione/residenza ________________________
Titolo e concept curatoriale: ________________________
Curatore/curatrice e comitato scientifico: ________________________
Artisti/autorə coinvolti e numero opere: ________________________
Provenienza opere e titolarità diritti: ________________________
Prestiti, assicurazioni e condition reports: ________________________
Allestimento, display e apparati didattici: ________________________
Sede espositiva e requisiti tecnici (clima, luce, sicurezza): ________________________
Calendario di produzione, montaggio e smontaggio: ________________________
Piano catalogo e diritti di riproduzione immagini: ________________________
Attività collaterali (talk, laboratori, visite): ________________________
Accessibilità dei contenuti e mediazione culturale: ________________________
Piano di conservazione e movimentazione: ________________________
Piano di comunicazione e relazioni con la stampa: ________________________
Gestione ticketing e prenotazioni (se previsto): ________________________
Autorizzazioni e compliance con ente proprietario dei beni: ________________________
Gestione privacy per immagini pubblico/partecipanti: ________________________
Budget dettagliato per voci (allestimenti, assicurazioni, trasporti, catalogo, personale): ________________________
Fonti di finanziamento, sponsor tecnici e partner: ________________________
Valutazione impatto culturale, educativo ed economico: ________________________
Scheda progetto culturale – Piattaforma/Format digitale ed educativo
Oggetto: Sviluppo del progetto digitale/educativo ________________________
Titolo e descrizione sintetica: ________________________
Soggetto proponente e team di sviluppo: ________________________
Obiettivi formativi/culturali e risultati attesi: ________________________
Target utenti (scuole, famiglie, professionisti, pubblico generale): ________________________
Funzionalità principali della piattaforma/format: ________________________
Contenuti editoriali e licenze d’uso (es. CC BY/ND/NC): ________________________
Gestione diritti d’autore, immagini e musica online: ________________________
Architettura tecnica e requisiti di scalabilità: ________________________
Accessibilità digitale (WCAG/EAA) e usabilità: ________________________
Protezione dati personali (informative, basi giuridiche, tempi conservazione): ________________________
Gestione account minori e parental consent (se applicabile): ________________________
Moderazione UGC e procedure di segnalazione: ________________________
Piano di sicurezza informatica e continuità operativa: ________________________
Piano di comunicazione digitale e community management: ________________________
Partnership educative e accordi con scuole/enti: ________________________
Calendario rilascio versioni e roadmap: ________________________
Indicatori di monitoraggio apprendimento/engagement: ________________________
Budget di sviluppo, gestione e manutenzione: ________________________
Fonti di finanziamento, grant e sponsorship digitali: ________________________
Strategia di sostenibilità economica nel tempo: ________________________
Fac simile scheda per progetto culturale Word
Di seguito è disponibile un fac simile scheda progetto culturale Word.
