Una scheda di intervento tecnico è il documento che prova cosa è stato fatto, da chi, dove, quando e a quali condizioni di sicurezza, e che collega l’attività svolta al contratto o all’ordine del cliente. Serve sia in chiave operativa, perché guida e traccia le operazioni sul bene o sull’impianto, sia in chiave legale, perché costituisce scrittura privata che, se sottoscritta, fa piena prova della provenienza delle dichiarazioni di chi firma e diventa la base per eventuali contestazioni o difese. In ambito digitale, la sottoscrizione con firma elettronica qualificata secondo il regolamento eIDAS produce effetti probatori equivalenti alla firma autografa e la trasmissione tramite PEC consente di dimostrare invio e consegna; ciò rende il “rapportino” opponibile a terzi quanto a data, contenuto e accettazione dell’intervento e degli oneri connessi.
Come compilare scheda intervento tecnico
Il contenuto minimo dovrebbe identificare bene e luogo, riferimenti contrattuali, attività richieste e svolte, materiali e ricambi impiegati, tempi di lavoro e di fermo, misure di sicurezza adottate, esiti dei test e stato di riconsegna, oltre a eventuali limitazioni o riserve. Quando l’intervento avviene nei luoghi del cliente, la scheda dovrebbe riflettere la cooperazione e il coordinamento ex art. 26 del D.Lgs. 81/2008, documentando informazioni sui rischi interferenziali e, se previsto, il DUVRI, nonché l’adozione delle procedure per l’isolamento delle energie pericolose (lockout/tagout) coerenti con l’art. 71 del medesimo decreto e con le norme tecniche di prevenzione dell’avviamento inatteso. La tracciabilità delle misure di safety non è un formalismo: in caso di incidente, la scheda è il presupposto documentale per dimostrare che l’attività è stata pianificata ed eseguita in conformità.
Se l’intervento ricade in filiere regolamentate, la scheda deve richiamare gli adempimenti speciali. Negli impianti all’interno degli edifici, l’esito di un lavoro che modifica o realizza parti d’impianto non si esaurisce nel rapportino: al termine, quando richiesto, la ditta abilitata rilascia la dichiarazione di conformità ai sensi del D.M. 37/2008 e ne cura il deposito secondo le modalità locali; la scheda di intervento va quindi coordinata con la Di.Co. e con l’eventuale Di.Ri. ove consentita. Per apparecchiature a pressione, il verbale di intervento deve dialogare con le verifiche di messa in servizio e periodiche previste dal D.M. 329/2004, così che la catena “manutenzione–verifica” resti integra. Per attività su sistemi con gas fluorurati, la scheda deve indicare controlli perdite, recupero e natura del refrigerante in accordo con il Regolamento (UE) 2024/573 e con i divieti e le scadenze su uso e manutenzione degli F-gas.
La gestione di rifiuti generati durante l’intervento (oli esausti, filtri, componenti elettrici, RAEE) non può essere rimessa a formule generiche. La scheda deve chiarire chi è produttore o detentore del rifiuto in quel contesto, se il manutentore lo prende in carico per il trasporto con idonea autorizzazione e con quale formulario di identificazione. Con l’entrata a regime del RENTRI, i nuovi modelli di FIR e la loro vidimazione digitale devono essere rispettati secondo le scadenze stabilite dal Ministero dell’Ambiente; il riferimento al numero di FIR o alla registrazione digitale rende verificabile la corretta movimentazione.
Sul fronte privacy, la scheda raccoglie dati personali di referenti e talvolta log tecnici associabili a persone; servono una base giuridica coerente con la finalità di assistenza e manutenzione, un’informativa resa al momento della raccolta e misure di sicurezza adeguate. Se si accede da remoto a sistemi del cliente o si annotano credenziali e seriali associati a utenti, vanno definiti ruoli e responsabilità, anche tramite nomina a responsabile del trattamento quando il fornitore tratta dati per conto del cliente. La minimizzazione dei dati e la chiara separazione fra informazioni operative e usi di marketing evitano trattamenti eccedenti.
Per la validità economico-amministrativa, la scheda è anche un documento aziendale da conservare. In quanto corrispondenza commerciale e prova delle prestazioni eseguite, rientra nelle scritture da tenere e conservare per dieci anni, insieme agli allegati tecnici e alle ricevute di invio, anche in conservazione digitale a norma. L’invio o la controfirma via PEC del rapportino o del verbale di collaudo rafforza la prova dell’avvenuta consegna e chiusura dell’intervento.
Infine, quando la scheda contiene clausole di accettazione economica o liberatoria (per esempio su materiali forniti, oneri di chiamata, limitazioni di garanzia o esclusioni), occorre coerenza con la disciplina di settore e con la tutela del consumatore se l’interlocutore non è un professionista. La sottoscrizione non può comprimere diritti inderogabili, e l’eventuale garanzia legale o obblighi speciali di riparazione introdotti dal diritto UE devono restare distinguibili dalle condizioni pattuite per l’intervento fuori garanzia. Un testo chiaro che separi attestazione tecnica, condizioni economiche e informative di legge riduce il rischio di nullità parziale e di contenzioso.
Esempi scheda intervento tecnico
Scheda intervento tecnico – Base
Oggetto: Scheda di intervento tecnico per ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________
Sede operativa/Indirizzo: ________________________
Referente cliente e contatti: ________________________
Codice cliente/Commessa: ________________________
Riferimento contratto/ordine: ________________________
Ticket/RMA: ________________________
Impianto/Apparecchiatura: ________________________
Marca/Modello/Matricola: ________________________
Ubicazione in sito: ________________________
Data e ora richiesta intervento: ________________________
Priorità assegnata: ________________________
Data e ora arrivo tecnico: ________________________
Data e ora fine intervento: ________________________
Tempo lavorato (ore): ________________________
Fermo impianto (sì/no) e durata: ________________________
Tecnico responsabile: ________________________
Tecnici/Operatori coinvolti: ________________________
Permesso di lavoro n.: ________________________
LOTO/Isolamento energie pericolose attivato (sì/no): ________________________
DPI utilizzati: ________________________
Descrizione richiesta/Segnalazione: ________________________
Diagnosi effettuata: ________________________
Attività eseguite: ________________________
Ricambi/Materiali impiegati (codici e quantità): ________________________
Aggiornamenti software/parametri: ________________________
Test e collaudi eseguiti: ________________________
Esito tecnico: ________________________
Stato macchina alla riconsegna: ________________________
Riserve/Limitazioni d’uso: ________________________
Raccomandazioni e prossime azioni: ________________________
Allegati (foto, log, report): ________________________
Firma tecnico: ________________________
Firma cliente per presa visione/accettazione: ________________________
Scheda intervento tecnico – Guasto/straordinario
Oggetto: Scheda di intervento straordinario per guasto su ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________
Sito e reparto: ________________________
Riferimento contratto/ordine d’urgenza: ________________________
Ticket/Allarme n.: ________________________
Macchina/Linea coinvolta (marca, modello, seriale): ________________________
Data e ora fermo impianto: ________________________
Data e ora ripristino: ________________________
Tempo totale di indisponibilità: ________________________
Sintomo riscontrato: ________________________
Causa radice accertata: ________________________
Azioni immediate di messa in sicurezza: ________________________
Interventi correttivi eseguiti: ________________________
Parti sostituite/riparate (codici, quantità): ________________________
Disponibilità/Tempi approvvigionamento ulteriori ricambi: ________________________
Aggiornamenti firmware/parametri effettuati: ________________________
Collaudo funzionale e risultati: ________________________
Ripristino provvisorio o definitivo (specificare): ________________________
Impatto su qualità/produzione: ________________________
Misure preventive consigliate: ________________________
Gestione garanzia/fornitore terzo (se applicabile): ________________________
Residui attività aperte e piano di chiusura: ________________________
Note operative e sicurezza: ________________________
Firma tecnico: ________________________
Firma cliente per accettazione intervento: ________________________
Scheda intervento tecnico – Installazione e collaudo
Oggetto: Scheda di installazione e collaudo per ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________
Sede/Ubicazione impianto: ________________________
Ordine/Progetto n.: ________________________
Data inizio installazione: ________________________
Data fine installazione: ________________________
Team tecnico/installatori: ________________________
Apparecchiatura installata (marca, modello, seriale): ________________________
Configurazione/Opzioni installate: ________________________
Allineamenti/Meccaniche eseguite: ________________________
Cablaggi/Connessioni realizzate: ________________________
Parametri di setup caricati: ________________________
Tarature e verifiche geometriche: ________________________
Aggiornamenti software/firmware: ________________________
Prove di funzionamento e collaudo (test eseguiti): ________________________
Risultati collaudo/Indicatori di accettazione: ________________________
Documentazione consegnata (manuali, schemi, certificati): ________________________
Formazione erogata a personale cliente (ore, contenuti): ________________________
Piano manutentivo iniziale e scadenze: ________________________
Garanzia/Decorrenza: ________________________
Riserve e condizioni particolari: ________________________
Note e raccomandazioni di esercizio: ________________________
Firma tecnico responsabile: ________________________
Firma cliente per accettazione collaudo: ________________________
Scheda intervento tecnico – Teleassistenza/da remoto
Oggetto: Scheda di intervento tecnico in teleassistenza su ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________
Referente e contatti: ________________________
Contratto/Ordine di servizio: ________________________
Ticket n.: ________________________
Sistema/PLC/HMI/Server oggetto intervento: ________________________
Versione software/firmware: ________________________
Canale di accesso remoto (VPN/desktop remoto/altro): ________________________
ID sessione/Log riferimento: ________________________
Data e ora avvio sessione: ________________________
Data e ora chiusura sessione: ________________________
Consenso del cliente all’accesso remoto (sì/no): ________________________
Backup/Restore eseguiti (specifica percorso): ________________________
Operazioni effettuate (configurazioni, patch, reset, tuning): ________________________
File/Parametri modificati: ________________________
Test e verifiche post-intervento: ________________________
Esito tecnico e stato servizio: ________________________
Rischi residui/Limitazioni d’esercizio: ________________________
Azioni richieste al cliente dopo la sessione: ________________________
Prossime attività pianificate/on-site: ________________________
Allegati (log, screenshot, report): ________________________
Tecnico esecutore: ________________________
Firma cliente per conferma esito: ________________________
Fac simile scheda di intervento tecnico Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda intervento tecnico Word da scaricare.
