La scheda di accettazione officina è il documento che mette in sicurezza tecnico e cliente fin dal primo istante in cui il veicolo entra in lavorazione. Serve a identificare senza ambiguità mezzo, proprietario o utilizzatore, motivo della visita e condizioni d’ingresso, ma soprattutto a fissare per iscritto cosa è autorizzato e cosa no, con quali limiti economici, quali tempi e quali responsabilità. Se è compilata con rigore, diventa il fulcro probatorio dell’intero rapporto: collega il reclamo descritto dal cliente alla diagnosi, al preventivo, all’autorizzazione ai lavori e alla riconsegna, riducendo al minimo i contenziosi su costi, tempi e qualità della riparazione.
Come compilare scheda accettazione officina
Il primo blocco della scheda deve ancorare l’ordine di lavoro a dati oggettivi verificabili. Targa e VIN, chilometraggio reale alla presa in carico, livello carburante o SOC per ibride ed elettriche, stato esteriore con fotografie datate e inventario degli accessori a bordo sono elementi che tutelano entrambe le parti. Annotare graffi, ammaccature, crepe parabrezza, spie accese e la presenza di antifurti, seggiolini o dispositivi aftermarket evita discussioni al ritiro e consente di distinguere ciò che preesisteva da ciò che potrebbe accadere in officina. Per i veicoli elettrificati è prudente riportare l’idoneità del mezzo alla messa in sicurezza HV e il consenso a eventuali operazioni di isolamento del sistema ad alta tensione.
Il centro della scheda è l’autorizzazione. La descrizione del difetto va raccolta con le parole del cliente e affiancata dalla richiesta formale: sola diagnosi, diagnosi con tetto di spesa, o intervento diretto sul difetto lamentato. È essenziale indicare l’importo massimo autorizzato senza nuovo assenso, la validità del preventivo, la tariffa oraria applicata e l’eventuale costo della diagnosi nel caso in cui si decida di non proseguire con la riparazione. Quando emergono lavorazioni aggiuntive, la scheda deve prevedere la procedura di estensione dell’autorizzazione con data, ora e canale del consenso, così che ogni extra sia tracciabile. Se è previsto il collaudo su strada, occorre una sezione di consenso specifico che identifichi chi guida, per quanti chilometri indicativi e con quale copertura assicurativa, chiarendo che il test è parte integrante della verifica del ripristino funzionale.
Accanto alla parte economica, la scheda disciplina i materiali. La scelta tra ricambio originale, equivalente certificato o usato rigenerato va esplicitata, così come la provenienza dei componenti e la gestione dei pezzi sostituiti, che il cliente può richiedere in restituzione salvo obblighi di smaltimento o resi al fornitore. Indicare con precisione liquidi e specifiche (gradazione olio, norme del costruttore, DOT dei freni, refrigerante conforme) dimostra il rispetto delle prescrizioni tecniche e rende coerenti fattura e garanzia. Se l’officina pratica una garanzia commerciale su manodopera e parti, durata, estensione e modalità di attivazione vanno riportate in modo chiaro e compatibile con la garanzia legale di conformità dei beni forniti; per la prestazione d’opera resta l’obbligo di esecuzione a regola d’arte, documentabile attraverso valori misurati prima e dopo, report diagnostici e reset effettuati.
La custodia del veicolo durante la permanenza in officina non è un aspetto marginale. La scheda deve chiarire dove il mezzo sosta fuori orario, quali misure di sicurezza sono adottate, chi detiene le chiavi e se è stata disattivata l’app di controllo remoto su richiesta del cliente. È opportuno prevedere la disciplina della giacenza una volta dichiarata la “pronta consegna”, con un termine di cortesia e l’eventuale addebito per deposito decorrente da un preciso preavviso, evitando oneri inattesi. In caso di auto sostitutiva, le condizioni di uso, franchigie e limiti chilometrici vanno riportati nello stesso fascicolo, legandoli alla pratica principale per coerenza contabile e assicurativa.
Sul piano legale la scheda di accettazione è anche privacy e trattamento dati. Dati del cliente, recapiti, fotografie dell’auto, log telematici e, talvolta, credenziali temporanee dei sistemi infotainment sono dati personali a tutti gli effetti: l’informativa deve essere disponibile e lo scopo del trattamento limitato alla gestione della pratica, all’esecuzione della riparazione e agli adempimenti connessi. L’eventuale uso di immagini per fini promozionali richiede un consenso distinto; l’accesso ai dati del veicolo connesso deve essere proporzionato al difetto e tracciato, con disattivazione o revoca delle credenziali una volta concluso l’intervento. Se vengono generati rifiuti (oli esausti, filtri, batterie, RAEE), la presa in carico per lo smaltimento va ricordata in nota, perché è un obbligo ambientale che si riflette su costi e responsabilità.
Una scheda ben costruita è anche un presidio contro i principali attriti. Prevedere un campo per la “data obiettivo” di riconsegna e per l’eventuale auto vincolata a revisione, bolli o richiami evita fraintendimenti sui tempi; inserire un riepilogo degli oneri accessori prevedibili (materiali di consumo, sanificazione, smaltimenti speciali) rende trasparente il totale a consuntivo; richiamare il diritto di ritenzione sui beni riparati in caso di mancato pagamento, nel perimetro consentito dalla legge, aiuta a prevenire abbandoni o contestazioni tardive. Al ritiro, la stessa scheda diventa verbale di consegna: chilometraggio finale, esito del collaudo, istruzioni post-intervento e prossime scadenze firmate dal cliente chiudono il cerchio e allineano ciò che è stato fatto con ciò che si fattura.
La versione digitale non indebolisce il valore della scheda se è gestita correttamente. Firma elettronica avanzata o qualificata per accettazione e autorizzazioni, marca temporale del sistema, log di modifica e allegati fotografici garantiscono integrità e data certa; l’invio del riepilogo via e-mail tracciabile o PEC crea una catena documentale completa. Standardizzare il modello per tutta l’officina, vietare abbreviazioni ambigue, imporre la rilevazione dei valori chiave e una breve narrazione tecnica delle lavorazioni significa trasformare un modulo in uno strumento di qualità: più la scheda è precisa e coerente, meno spazio resta a incomprensioni e più solida sarà la posizione dell’officina in caso di contestazioni.
Esempi scheda accettazione officina
Scheda accettazione officina – Autovettura tagliando/guasto
Oggetto: Scheda di accettazione veicolo per intervento ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________ Documento n.: ________________________ Telefono/Email: ________________________
Intestatario veicolo (se diverso): ________________________ Telefono/Email: ________________________
Targa: ________________________ VIN: ________________________ Marca/Modello: ________________________ Anno: ________________________
Chilometraggio alla consegna: ________________________ km Carburante residuo/SOC: ________________________
Data e ora accettazione: ________________________ Addetto accettazione: ________________________
Stato esterni/interni all’ingresso (graffi, ammaccature, parabrezza, spie accese): ________________________
Accessori presenti a bordo (ruota/kit, seggiolini, antifurto, dashcam, altro): ________________________
Reclamo del cliente (parole del cliente): ________________________
Richiesta del cliente (solo diagnosi/diagnosi con tetto spesa/intervento diretto): ________________________
Preventivo stimato n. ________________________ importo € ________________________ validità fino al ________________________
Autorizzazione preventiva ai lavori fino a € ________________________ senza ulteriore conferma (sì/no): ________________________
Costo diagnosi in caso di mancata riparazione € ________________________ accettato (sì/no): ________________________
Scelta ricambi (originali/equivalenti certificati/rigenerati) e provenienza: ________________________
Restituzione pezzi sostituiti richiesta (sì/no): ________________________
Consenso prova su strada per circa ________ km e gestione copertura assicurativa: ________________________
Data obiettivo riconsegna: ________________________ Canale aggiornamenti (tel/email): ________________________
Auto sostitutiva targa ________________________ consegnata alle ore ________________________ condizioni: ________________________
Note su garanzia/campagne tecniche/verifiche obbligatorie: ________________________
Firma cliente per conferma dati e autorizzazioni sopra indicate: ________________________ Firma accettatore: ________________________
Scheda accettazione officina – Diagnosi elettronica/ADAS
Oggetto: Scheda di accettazione per diagnosi elettronica e sistemi ADAS ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________ Documento n.: ________________________ Contatti: ________________________
Targa: ________________________ VIN: ________________________ Marca/Modello: ________________________ Allestimento/Anno: ________________________
Chilometraggio alla consegna: ________________________ km Stato batteria rilevato (tensione/CCA): ________________________
Sintomo segnalato dal cliente (spie, messaggi, comportamento): ________________________
Sistemi interessati (motore, ABS/ESP, airbag, infotainment, telecamera, radar, lidar): ________________________
Accessori elettrici/aftermarket presenti (allarmi, localizzatori, dashcam): ________________________
Autorizzazione a collegamento strumentazione diagnostica, aggiornamenti software e reset adattativi: ________________________
Autorizzazione a calibrazione ADAS in area dedicata e road test controllato: ________________________
Preventivo diagnosi iniziale € ________________________ Autorizzazione tetto spesa per ripristini urgenti fino a € ________________________
Documentazione e manuali forniti dal cliente (codici, libretti, schemi): ________________________
Data e ora accettazione: ________________________ Addetto accettazione: ________________________
Data obiettivo riconsegna: ________________________ Canale aggiornamenti (tel/email): ________________________
Note su garanzie costruttore/bollettini tecnici/ richiami: ________________________
Firma cliente per consenso operazioni elettroniche/ADAS e responsabilità collaudo: ________________________ Firma accettatore: ________________________
Scheda accettazione officina – Moto/Scooter
Oggetto: Scheda di accettazione per veicolo a due ruote ________________________
Cliente: ________________________ Documento n.: ________________________ Telefono/Email: ________________________
Targa: ________________________ VIN: ________________________ Marca/Modello/Cilindrata: ________________________ Anno: ________________________
Chilometraggio: ________________________ km Carburante residuo: ________________________
Data e ora accettazione: ________________________ Addetto accettazione: ________________________
Stato all’ingresso (carene, specchi, leve, pneumatici, catena/cinghia): ________________________
Accessori presenti (bauletto, staffe, antifurto, navigatori, parabrezza): ________________________
Reclamo del cliente e richiesta (tagliando, freni, trasmissione, elettrico): ________________________
Preventivo stimato € ________________________ Autorizzazione lavori senza ulteriore conferma fino a € ________________________
Ricambi preferiti (originali/equivalenti/aftermarket) e marchi ammessi: ________________________
Restituzione pezzi sostituiti richiesta (sì/no): ________________________
Consenso prova su strada con casco di officina e percorso breve di verifica: ________________________
Data obiettivo riconsegna: ________________________ Canale aggiornamenti (tel/email): ________________________
Note sicurezza (DPI consegnati, antifurto disattivato, blocca sterzo): ________________________
Firma cliente per conferma dati e autorizzazioni: ________________________ Firma accettatore: ________________________
Scheda accettazione officina – Veicolo elettrico/ibrido HV
Oggetto: Scheda di accettazione per veicolo elettrico/ibrido ad alta tensione ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________ Documento n.: ________________________ Contatti: ________________________
Targa: ________________________ VIN: ________________________ Marca/Modello: ________________________ Anno: ________________________
Chilometraggio: ________________________ km Stato di carica SOC alla consegna: ________________________ % Tipo connettore: ________________________
Data e ora accettazione: ________________________ Addetto accettazione: ________________________
Stato veicolo all’ingresso (carrozzeria, vetri, interni, spie HV, messaggi diagnostici): ________________________
Reclamo del cliente (autonomia, ricarica, raffreddamento batteria, inverter, freni by wire): ________________________
Autorizzazione a messa in sicurezza HV, isolamento circuito ad alta tensione e lock-out/tag-out secondo procedure: ________________________
Preventivo diagnosi HV € ________________________ Autorizzazione tetto spesa ripristini urgenti fino a € ________________________
Scelta ricambi/consumabili (OEM/equivalenti certificati) e specifiche fluidi termici: ________________________
Consenso a aggiornamenti software/firmware e telemetria di assistenza durante prova su strada: ________________________
Accessori e cavi presenti (modo 2, modo 3, adattatori) inventariati: ________________________
Data obiettivo riconsegna: ________________________ Canale aggiornamenti (tel/email): ________________________
Note su garanzia trazione elettrica/campagne tecniche HV: ________________________
Firma cliente per consenso operazioni HV e autorizzazioni economiche: ________________________ Firma accettatore: ________________________
Fac simile scheda accettazione officina Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile scheda accettazione officina Word.
