Una scheda cliente è il punto di contatto tra identità, relazione commerciale e conformità. Serve a riconoscere in modo certo chi è l’interlocutore, a capire che cosa gli stai offrendo e a documentare quali patti regolano lo scambio. Se la tratti come un semplice modulo anagrafico rischia di diventare presto obsoleta; se la progetti come un piccolo contratto operativo diventa il cardine del rapporto, perché collega i dati essenziali alla storia delle interazioni, alle preferenze, ai consensi e alle condizioni applicate.
Come compilare scheda cliente
Il primo criterio è la pertinenza. Includi solo ciò che serve davvero a erogare il servizio o a vendere il prodotto, evitando campi “curiosità” che complicano la compilazione e invecchiano male. La scheda deve distinguere con chiarezza le informazioni obbligatorie per concludere il rapporto da quelle facoltative, e separare quanto è necessario per l’adempimento da ciò che vorresti usare per finalità ulteriori. Questa distinzione non è solo buon senso: è la base della trasparenza verso il cliente e, in ambito europeo, il modo corretto di rispettare i principi di minimizzazione e di limitazione delle finalità nel trattamento dei dati.
La qualità dei dati conta più della quantità. Ogni scheda dovrebbe avere un meccanismo minimo di validazione all’origine, perché un indirizzo e-mail scritto male o una partita IVA errata si traducono in fatture scartate e in messaggi che non arrivano. Le anagrafiche vanno deduplicate con regole semplici e ripetibili, agganciando ai campi chiave gli identificativi ufficiali (codice fiscale, partita IVA, codici cliente interni) per evitare doppioni che spezzano la storia del rapporto. Se lavori in più punti vendita o con canali digitali e fisici, definisci quale fonte è “master” e come si propagano gli aggiornamenti, altrimenti scivoli in conflitti tra versioni.
La scheda cliente regge anche il profilo legale della relazione. Quando il rapporto implica condizioni generali, privacy policy, consensi opzionali o clausole che incidono sui diritti della persona, la scheda è il posto giusto per raccogliere accettazioni informate e tracciabili, distinguendo l’accettazione necessaria per eseguire il contratto dal consenso per finalità di marketing o profilazione. In digitale questo significa timestamp, indirizzo IP, versione del testo e meccanismi di opt-in separati; su carta significa firme leggibili, data certa e riferimenti alla versione dei documenti mostrati. In entrambi i casi dev’essere facile dimostrare in seguito chi ha autorizzato cosa, quando e su quale base.
La protezione dei dati personali non è un allegato, è parte del design. Se tratti persone fisiche, la scheda deve richiamare o integrare un’informativa accessibile, dire chi è il titolare del trattamento, perché raccogli quei dati, per quanto tempo li conservi e con chi li condividi. I consensi opzionali devono essere liberi e revocabili; le opposizioni al marketing devono essere registrate in modo che prevalgano su ogni lista campagna. Nei rapporti B2B i contatti aziendali sono comunque dati personali se identificano persone; la scheda deve quindi rispettare le stesse cautele. Se compaiono categorie particolari di dati, come informazioni sanitarie per adattare un servizio, valuta se siano davvero necessarie e convoglia la raccolta su canali separati e protetti, con basi giuridiche adeguate e misure di sicurezza proporzionate. Una buona scheda collega anagrafica e operatività. Oltre ai dati di base e ai contatti, è utile includere il perimetro del servizio richiesto, gli eventuali livelli di assistenza, le preferenze rilevanti (canale di consegna, fasce orarie, lingua di comunicazione), le condizioni economiche concordate e il riferimento a preventivi o proposte firmate. Se l’ordine minimo, le spese accessorie o tempi di preavviso sono elementi ricorrenti di frizione, inserirli in chiaro nella scheda riduce contestazioni future. Nelle relazioni continuative, la scheda è anche il registro dei cambi: ogni modifica a indirizzi, IBAN, referenti o condizioni dovrebbe lasciare traccia con data, autore e fonte della variazione, in modo da poter ricostruire perché un certo documento è partito in un modo e non in un altro.
La sicurezza è concreta quando sai chi vede cosa. In un CRM o in una cartella condivisa, la scheda cliente non dovrebbe essere visibile a chiunque. Imposta profili di accesso in base alle mansioni, maschera i campi sensibili dove non sono necessari, registra accessi e modifiche rilevanti. Se esternalizzi servizi, formalizza gli impegni dei fornitori che toccano i tuoi dati di cliente e verifica che gli strumenti che usi offrano crittografia, backup e log adeguati. Quando serve la firma a distanza, usa canali che consentano verifica dell’identità e integrità del documento, così la scheda mantiene valore probatorio.
Esempi di scheda cliente
Scheda cliente – Base anagrafica
Oggetto: Scheda cliente base per ________________________
Nome e cognome/Ragione sociale: ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
Nato/a a ________________________ il ________________________
Sede legale/Indirizzo di residenza (via, n., CAP, città, provincia): ________________________
Sede operativa (se diversa): ________________________
Telefono: ________________________
Email: ________________________
PEC (se presente): ________________________
Documento di identità (tipo, n., autorità, scadenza): ________________________
Referente principale e ruolo: ________________________
Canale di contatto preferito (tel/email/WhatsApp/altro): ________________________
Lingua preferita: ________________________
Note anagrafiche: ________________________
Scheda cliente – B2B commerciale e fatturazione
Oggetto: Scheda cliente B2B per ________________________
Ragione sociale: ________________________
Forma giuridica: ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
REA/CCIAA: ________________________
Sede legale (via, n., CAP, città, provincia, paese): ________________________
Sedi operative/logistiche: ________________________
Referente acquisti: ________________________ Email/Tel: ________________________
Referente amministrazione: ________________________ Email/Tel: ________________________
Codice destinatario SDI per e-fattura: ________________________
PEC per e-fattura/comunicazioni: ________________________
IBAN per rimborsi/riaccrediti (se previsto): ________________________
Termini di pagamento concordati: ________________________
Valuta di fatturazione: ________________________
Listino/condizioni economiche applicate (riferimento/versione): ________________________
Indirizzo di spedizione/resa: ________________________
Orari di consegna e istruzioni logistiche: ________________________
Ordine minimo/spese accessorie: ________________________
Note amministrative/commerciali: ________________________
Scheda cliente – Servizi, consensi e preferenze
Oggetto: Scheda cliente servizi e consensi per ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________
Codice cliente interno: ________________________
Servizio richiesto/principale: ________________________
Livello di servizio/SLA (se applicabile): ________________________
Fasce orarie preferite per appuntamenti/assistenza: ________________________
Canali di comunicazione autorizzati (email/telefono/SMS/WhatsApp): ________________________
Consenso trattamento dati per esecuzione del contratto (sì/no): ________________________
Consenso comunicazioni promozionali facoltative (sì/no; canali): ________________________
Consenso profilazione per offerte personalizzate (sì/no): ________________________
Consenso uso immagine/feedback a fini testimonial (sì/no): ________________________
Informativa privacy visionata in data: ________________________
Delegati autorizzati ad agire per conto del cliente (nomi, ruoli, contatti): ________________________
Esigenze particolari/Accessibilità: ________________________
Documenti forniti/allegati (contratto, preventivo, deleghe): ________________________
Note operative: ________________________
Scheda cliente – Assistenza tecnica e storico rapporti
Oggetto: Scheda cliente assistenza tecnica per ________________________
Cliente/Ragione sociale: ________________________
Codice cliente/Account ID: ________________________
Referente tecnico: ________________________ Contatti: ________________________
Prodotti/impianti in carico (modello/seriale): ________________________
Stato garanzia/contratto manutenzione (riferimento/scadenza): ________________________
Indirizzo di intervento: ________________________
Accessi e autorizzazioni richieste (badge, permessi, nominativi): ________________________
Fasce orarie disponibili per interventi: ________________________
Preferenze su ricambi (originali/equivalenti/rigenerati): ________________________
Ticket aperti/pendenze (codice/data): ________________________
Storico interventi principali (data/esito sintetico): ________________________
Documentazione tecnica disponibile (manuali, schemi, foto): ________________________
Sicurezza in sito/contatti HSE: ________________________
Note per il team tecnico (parcheggi, varchi, DPI richiesti): ________________________
Fac simile scheda cliente Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile scheda cliente Word.
