Una scheda di lavorazione del prodotto è il documento operativo che descrive come un bene viene trasformato, assemblato o confezionato, e al tempo stesso è un tassello legale della catena probatoria che dimostra conformità, tracciabilità e controlli eseguiti. Per i prodotti di consumo la cornice generale nell’Unione europea è il General Product Safety Regulation, che dal 13 dicembre 2024 sostituisce la precedente direttiva e richiede processi documentati idonei a prevenire e gestire rischi, incidenti e richiami: una scheda di lavorazione coerente con questi obblighi collega lotti, attrezzature, parametri, verifiche e firme, così da poter ricostruire come il prodotto è stato reso sicuro prima della messa sul mercato.
Come compilare scheda lavorazione prodotto
La scheda deve “parlare” il linguaggio della tracciabilità. Quando il prodotto è alimentare, il diritto UE impone la rintracciabilità a uno stadio a monte e a uno a valle e impone registrazioni coerenti con l’analisi dei pericoli e i piani HACCP: annotare ingredienti, fornitori, lotti, parametri di processo critici e risultati dei controlli è parte integrante della conformità, non un orpello amministrativo.
Se il bene o i materiali usati nella lavorazione entrano in contatto con alimenti, la scheda dovrebbe richiamare la dichiarazione di conformità MOCA, le buone pratiche di fabbricazione e gli estremi dei test pertinenti, perché la combinazione tra il regolamento quadro sui materiali a contatto e la GMP settoriale richiede prove documentali della corretta fabbricazione e dell’idoneità al contatto. Inserire nella scheda il codice del materiale, il lotto, il riferimento alla dichiarazione del fornitore e l’impianto/linea su cui è stato utilizzato semplifica i controlli ufficiali e le verifiche interne.
Quando la lavorazione usa sostanze o miscele chimiche, la conformità passa anche da REACH e CLP. La scheda di lavorazione dovrebbe collegare ogni sostanza alla relativa scheda di sicurezza e fissare, in modo verificabile, chi ha impiegato cosa, quando e con quali condizioni, perché REACH impone la conservazione delle informazioni necessarie ad adempiere ai doveri per almeno dieci anni dall’ultima fabbricazione, importazione, fornitura o uso e CLP governa classificazione, etichettatura e imballaggio. Questo legame tra processo e dossier chimico è spesso il punto d’appoggio per rispondere alle richieste delle autorità o ai quesiti dei clienti lungo la supply chain.
Per i prodotti regolamentati, la scheda di lavorazione deve “agganciarsi” alla documentazione tecnica di conformità e ai termini di conservazione previsti dalla legge settoriale. Nelle macchine e nei prodotti rientranti nella normativa macchine, il nuovo regolamento UE 2023/1230 conferma l’obbligo per il fabbricante di tenere a disposizione delle autorità per almeno dieci anni la documentazione tecnica e la dichiarazione UE, allineando anche in digitale istruzioni e informazioni lungo l’intero ciclo di vita; impostare le schede di lavorazione come parte integrante di quel fascicolo consente di dimostrare che il processo produttivo rispecchia le soluzioni di sicurezza dichiarate. L’applicazione generalizzata del regolamento decorre dal 20 gennaio 2027, e il raccordo tra documentazione “di processo” e fascicolo tecnico sarà un punto di verifica tipico dei controlli di vigilanza.
La validità probatoria della scheda può essere rafforzata in digitale. Se il documento è elettronico, la firma elettronica qualificata attribuisce effetti legali equivalenti alla sottoscrizione autografa in tutti gli Stati membri e i riferimenti temporali qualificati godono della presunzione di accuratezza della data e dell’integrità dei dati collegati; progettare la scheda con firma e marca temporale qualificata secondo eIDAS rende più semplice dimostrare chi ha fatto cosa e quando, soprattutto in caso di deviazioni o richiami.
Una scheda di lavorazione efficace non è un duplicato del manuale qualità, ma la sua incarnazione “in linea”: deve indicare risorse, attrezzature e stampi usati, condizioni di processo, controlli in accettazione e in corso d’opera, gestione della “line clearance” e dei cambi formato, trattamento delle non conformità e decisione di rilascio, in modo tale che, letta insieme alla distinta materiali e alle registrazioni di taratura, permetta di ricostruire il percorso del singolo lotto. In questo senso è anche lo strumento più rapido per dimostrare l’adempimento agli obblighi di sicurezza generale del prodotto e per documentare, se necessario, le azioni correttive messe in campo dopo un evento di campo.
Per il titolare del trattamento dei dati occorre prudenza: la scheda può contenere dati personali degli operatori e quindi va trattata secondo il GDPR con basi giuridiche coerenti con l’organizzazione della produzione, misure di sicurezza adeguate e tempi di conservazione commisurati alle finalità legali e regolatorie del prodotto. L’adozione di firme qualificate e marche temporali aiuta anche sotto questo profilo, perché rende controllabile chi ha accesso e chi ha validato le fasi critiche, senza eccedere nella raccolta di informazioni non necessarie.
La regola d’oro è l’allineamento: la scheda di lavorazione deve rispecchiare ciò che si dichiara nel fascicolo tecnico e negli atti di conformità applicabili alla famiglia di prodotti, dalla sicurezza generale del prodotto alla normativa di settore, passando per gli obblighi di tracciabilità, di GMP e di conservazione delle registrazioni. Quando questi “mattoni” combaciano, il documento non è solo utile alla produzione ma diventa la migliore difesa legale in caso di ispezioni, contestazioni o richiami.
Esempi scheda lavorazione prodotto
Scheda di lavorazione prodotto – Base
Oggetto: Scheda di lavorazione per ________________________
Azienda/Stabilimento: ________________________
Reparto/Linea/Postazione: ________________________
Ordine di produzione/Commessa: ________________________
Cliente/Ordine cliente (se applicabile): ________________________
Prodotto/Descrizione: ________________________
Codice prodotto/Rev. disegno o specifica: ________________________
Distinta base versione: ________________________
Data e turno: ________________________
Ora inizio/Ora fine: ________________________
Responsabile di lavorazione: ________________________
Operatori coinvolti: ________________________
Attrezzature/Stampi/Utensili impiegati (ID e stato): ________________________
Strumenti di misura impiegati (ID e scadenza taratura): ________________________
Materie prime/Semilavorati utilizzati (codice e lotto): ________________________
Quantità programmata/Quantità prodotta: ________________________
Parametri di processo impostati (temperatura/pressione/velocità/tempo): ________________________
Istruzioni operative di riferimento (codice e rev.): ________________________
Controlli in accettazione eseguiti ed esito: ________________________
Controlli in-process eseguiti ed esito: ________________________
Controllo finale/Collaudo ed esito: ________________________
Rintracciabilità lotto prodotto finito: ________________________
Non conformità/Deviazioni riscontrate: ________________________
Azioni correttive/immediate adottate: ________________________
Sicurezza/EHS (permesso di lavoro, LOTO, DPI): ________________________
Resa di produzione (buoni/scarti/rework): ________________________
Note operative: ________________________
Allegati (foto, report, log): ________________________
Firma operatore: ________________________
Firma supervisore/QA: ________________________
Scheda di lavorazione prodotto – Lotto alimentare (HACCP)
Oggetto: Scheda di lavorazione lotto alimentare ________________________
Stabilimento/Linea: ________________________
Ricetta/Prodotto: ________________________
Codice prodotto/Rev. ricetta: ________________________
Lotto in uscita/Data produzione: ________________________
Data e turno: ________________________
Responsabile di linea: ________________________
Materie prime e ingredienti (codice, fornitore, lotto): ________________________
Allergeni presenti/gestione cross-contamination: ________________________
MOCA/Imballaggi a contatto (codice, lotto, dichiarazione conformità): ________________________
Prerequisiti verificati (igiene, sanificazione pre-lavorazione): ________________________
Parametri critici di processo (es. T° cottura, tempo, pH, aw): ________________________
CCP individuati e limiti critici: ________________________
Monitoraggi CCP eseguiti ed esito: ________________________
Azioni correttive in caso di superamento limiti: ________________________
Raffreddamento/Abbattimento (profilo tempo–temperatura): ________________________
Etichettatura/Marcatura lotto e TMC/Scadenza: ________________________
Campione di ritenzione (codice e ubicazione): ________________________
Pulizia e sanificazione post-lavorazione: ________________________
Resa di lotto (avviato/conforme/scarto): ________________________
Tracciabilità in uscita (pallet/SSCC/destinazione): ________________________
Note di qualità/Osservazioni: ________________________
Firma operatore: ________________________
Firma QA/HACCP: ________________________
Scheda di lavorazione prodotto – Assemblaggio meccatronico/elettronico
Oggetto: Scheda di lavorazione per assemblaggio ________________________
Stabilimento/Reparto/Postazione ESD: ________________________
Ordine di lavoro/Commessa: ________________________
Prodotto/Assieme: ________________________
Codice e variante/Rev. tecnica: ________________________
Distinta base versione: ________________________
Data e turno: ________________________
Responsabile postazione: ________________________
Operatori: ________________________
Attrezzature/Utensili (ID, stato, taratura): ________________________
Sequenza operativa/Work instruction (codice e rev.): ________________________
Coppie di serraggio e utensile utilizzato: ________________________
Applicazioni adesivi/paste termiche (tipo, quantità, tempo di cura): ________________________
Cablaggi/Crimpature (tipologia, test continuità): ________________________
Caricamento firmware/Software (versione e checksum): ________________________
Test funzionali eseguiti (ICT/FCT/Burn-in) ed esito: ________________________
Seriali componenti critici tracciati: ________________________
Non conformità e rework effettuati: ________________________
Controllo finale/Conformità ai requisiti: ________________________
Imballo intermedio e protezioni ESD: ________________________
Resa (pezzi buoni/scarti/rework): ________________________
Note tecniche: ________________________
Firma operatore: ________________________
Firma supervisore/QA: ________________________
Scheda di lavorazione prodotto – Confezionamento ed etichettatura
Oggetto: Scheda di lavorazione confezionamento per ________________________
Stabilimento/Linea di confezionamento: ________________________
Ordine di confezionamento: ________________________
Prodotto finito: ________________________
Codice prodotto/Rev. artwork etichetta: ________________________
Data e turno: ________________________
Responsabile di linea: ________________________
Materiali di packaging utilizzati (codice e lotto: astuccio, etichetta, flacone, tappo, film): ________________________
Clearance linea/Verifica assenza residui lotto precedente: ________________________
Impostazioni linea (velocità, peso target, tolleranze): ________________________
Dati di stampa su etichetta/astucci (lotto, data scadenza, GTIN/Barcode): ________________________
Verifiche OCV/OCR e lettura codice a barre/QR (esito): ________________________
Sigillo di garanzia/Dispositivo anti-manomissione (tipo e verifica): ________________________
Peso netto/Controllo statistico (campionamento ed esiti): ________________________
Serializzazione/Aggregazione (se applicabile: SN, SSCC, livelli): ________________________
Anomalie riscontrate e azioni correttive: ________________________
Quantità avviate/confezionate/conformi/scarti: ________________________
Residui materiali di confezionamento e rientri a magazzino: ________________________
Pulizia e chiusura linea a fine lotto: ________________________
Note operative: ________________________
Firma operatore: ________________________
Firma QA/Controllo qualità: ________________________
Fac simile scheda di lavorazione prodotto Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda lavorazione prodotto Word.
