Una mail per ricordare il pagamento è un messaggio inviato per sollecitare l’adempimento di un obbligo finanziario non ancora assolto. La comunicazione deve essere formulata con cortesia e professionalità, poiché si interviene in una situazione delicata come il mancato pagamento. Il tono dovrebbe essere gentile ma chiaro, evitando frasi che possano sembrare minacciose o troppo aggressive, per mantenere una relazione positiva con il destinatario.
L’obiettivo è far presente al destinatario che si è verificato un ritardo nel pagamento, forse involontario, e sollecitarlo a regolarizzare la sua posizione. Nella stesura del testo è importante includere dettagli specifici quali: l’importo dovuto, la data di scadenza originale della fattura e qualsiasi altra informazione che possa aiutare il destinatario a identificare il pagamento e procedere con la regolarizzazione. Può essere inoltre utile proporre differenti modalità di pagamento o accordi, se si intende offrire maggiore flessibilità.
Nel complesso, una mail per ricordare un pagamento è uno strumento essenziale nel mondo degli affari per garantire la fluidità finanziaria, gestito con tatto per preservare relazioni lavorative sane e produttive.
Come scrivere una mail per ricordare pagamento
Scrivere una mail per ricordare un pagamento richiede delicatezza e precisione. È importante avvicinarsi alla situazione con una combinazione di professionalità e cortesia, mirando a mantenere o costruire una relazione positiva con il destinatario, pur assicurandosi che il messaggio sia chiaro e diretto.
Iniziate con un saluto appropriato, usando il nome del destinatario se lo conoscete. Questo crea un tono personale e rispettoso. Ad esempio, “Gentile [Nome],” è una scelta adeguata.
Il paragrafo introduttivo dovrebbe iniziare immediatamente ponendo in contesto il lettore, senza sembrare eccessivamente diretto. Potreste iniziare spiegando brevemente lo scopo della vostra mail in una maniera che eviti di mettere a disagio il destinatario. Un approccio efficace potrebbe essere sottolineare il vostro desiderio di assicurarvi che non ci siano stati malintesi o dimenticanze riguardo al pagamento pendente. Esempio: “Spero che questo messaggio vi trovi bene. Mi sto permettendo di scrivervi oggigiorno per fare un veloce promemoria in relazione al pagamento concernente [descrivere brevemente il servizio o prodotto] stabilito il [data].”
Successivamente, fornite dettagli chiari e indispensabili senza diventare troppo complicati. Indicate l’importo dovuto, la data originale di pagamento e, se applicabile, ogni dettaglio del pagamento parziale già effettuato. È utile ricordare le condizioni concordate, per esempio, specificando: “Come da nostro accordo, l’importo di [x euro] doveva essere versato entro il [data].”. Questo aiuta a focalizzare il discorso e riduce il rischio di malintesi.
Dopo avere fornito queste informazioni di base, è importante adottare un tono che incoraggi il dialogo, specialmente se vi sono potenziali circostanze attenuanti di cui potreste non essere a conoscenza che hanno ritardato il pagamento. Inserite quindi una frase che invita alla comunicazione, come: “Capisco che possono sorgere imprevisti. Se ci sono state delle difficoltà o delle circostanze che dovremmo prendere in considerazione, vi preghiamo gentilmente di farcelo sapere.”
Concludete la vostra email con l’offerta di assistenza, suggerendo possibili soluzioni o la disponibilità a discutere modalità di pagamento alternative, se ciò fosse parte della vostra politica. Ad esempio: “Siamo aperti a discutere eventuali piani di pagamento che possano agevolarvi nell’assolvimento di questo obbligo.”
Infine, chiudete la vostra mail con un ringraziamento anticipato e un saluto cordiale, come: “Vi ringraziamo anticipatamente per la vostra pronta attenzione a questa questione. Cordiali saluti, [Il vostro nome]”. Questo tono rispettoso e professionale mantiene aperte le linee di comunicazione e facilita una risoluzione positiva per entrambe le parti.
Esempi di mail per ricordare pagamento
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per ricordare pagamento.
Promemoria gentile prima della scadenza
Oggetto: Promemoria pagamento in scadenza il [data] – Fattura [n. fattura]
Gentile [Nome/Cognome o Ragione Sociale],
la contattiamo per ricordare la prossima scadenza della fattura [n. fattura], emessa il [data emissione] e in scadenza il [data], per l’importo di [importo] [valuta].
Riepilogo
- riferimento ordine/contratto: [n. ordine/PO]
- modalità di pagamento prevista: [bonifico/carta/SEPA]
- coordinate: [IBAN], intestatario [intestatario], causale [n. fattura]
- eventuali allegati: [link/allegato PDF]
Se avesse già provveduto, La preghiamo di non considerare questo promemoria. In caso contrario, rimaniamo a disposizione per qualsiasi necessità amministrativa.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
[Telefono] | [Email]
Promemoria nel giorno di scadenza con link di pagamento
Oggetto: Oggi scade la fattura [n. fattura] – pagamento rapido
Buongiorno [Nome],
un promemoria amichevole: la fattura [n. fattura] per [importo] scade oggi [data]. Per semplificare, può saldare in pochi secondi al seguente link sicuro: [link pagamento].
Dettagli fattura
- emessa il: [data emissione]
- servizi/prodotti: [descrizione sintetica]
- termini: [es. 30 gg data fattura]
Una volta effettuato il pagamento, potrà caricare la contabile rispondendo a questa email oppure allegarla al portale [nome portale].
Grazie per l’attenzione,
[Nome] – Amministrazione
[Recapiti]
Primo sollecito dopo la scadenza
Oggetto: Primo sollecito pagamento – Fattura [n. fattura] scaduta il [data]
Gentile [Titolo e Cognome],
dai nostri riscontri risulta ancora insoluto il saldo della fattura [n. fattura] dell’importo di [importo], con scadenza il [data]. Comprendiamo che possano verificarsi imprevisti; Le chiediamo cortesemente di procedere al pagamento entro [nuova data].
Coordinate
- IBAN: [IBAN]
- intestatario: [intestatario]
- causale: [n. fattura – ragione sociale]
- alternativa: [link pagamento]
Qualora il pagamento fosse già stato eseguito, La invitiamo a inviarci la contabile (CRO/TRN). Grazie per la collaborazione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Ufficio Crediti – [Azienda]
Sollecito collaborativo con proposta di piano di rientro
Oggetto: Sollecito pagamento e possibili opzioni di rientro – Fattura [n. fattura]
Gentile [Nome],
La contattiamo in merito alla fattura [n. fattura], scaduta il [data], per [importo]. Se ha riscontrato difficoltà temporanee di tesoreria, possiamo concordare insieme una soluzione.
Proposte
- pagamento unico entro il [data]
- piano in [n] rate quindicinali/mensili da [importo rata] ciascuna
- compensazione parziale con nota di credito [se applicabile]
Ci indichi la Sua preferenza o un’alternativa sostenibile. L’obiettivo è chiudere serenamente la posizione senza impatti operativi.
Grazie,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
[Contatti]
Sollecito formale con riferimenti contrattuali
Oggetto: Sollecito formale pagamento – Fattura [n. fattura] oltre termine
Spett.le [Ragione Sociale],
con la presente sollecitiamo formalmente il pagamento della fattura [n. fattura], emessa il [data] e scaduta il [data], pari a [importo]. Come previsto dalle nostre condizioni generali di vendita/contratto [riferimento], in assenza di riscontro entro [data], potranno applicarsi oneri previsti dalla normativa vigente e dal contratto.
Dati per il saldo
- IBAN: [IBAN]
- BIC/SWIFT: [codice] (per bonifici esteri)
- intestatario: [intestatario]
- causale: [n. fattura]
Restiamo disponibili per eventuali chiarimenti amministrativi.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Amministrazione – [Azienda]
[PEC] | [Telefono]
Promemoria sintetico per dirigenti/CEO
Oggetto: Gentile promemoria su pagamento Fattura [n. fattura]
Gentile [Titolo e Cognome],
scrivo per un rapido promemoria: la fattura [n. fattura], [importo], scaduta il [data], risulta ancora aperta. Un cenno con la data prevista di pagamento ci consente di aggiornare la pianificazione.
Riferimenti: IBAN [IBAN], causale [n. fattura].
Grazie dell’attenzione.
[Nome e Cognome]
Finance – [Azienda]
[Contatti]
Sollecito con preavviso sospensione servizi
Oggetto: Sollecito pagamento e preavviso sospensione servizi – [riferimento]
Gentile [Nome],
alla data odierna risulta insoluta la fattura [n. fattura] per [importo], scadenza [data]. Per evitare la sospensione dei servizi a partire dal [data sospensione], La invitiamo a regolarizzare entro [data limite breve].
Riepilogo
- importo dovuto: [importo]
- metodo di pagamento: [bonifico/carta/SEPA] o [link pagamento]
- assistenza amministrativa: [email/telefono]
Siamo a disposizione per ogni chiarimento. Contiamo di risolvere in tempi rapidi.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Customer Operations – [Azienda]
Sollecito con riconciliazione di acconti/saldi
Oggetto: Riconciliazione pagamenti e saldo residuo – Fattura [n. fattura]
Buongiorno [Nome],
abbiamo registrato il Suo acconto di [importo acconto] del [data]. Il saldo residuo per la fattura [n. fattura] è pari a [importo residuo], con scadenza [data].
Per chiudere la posizione
- IBAN: [IBAN] – causale [n. fattura – saldo]
- in alternativa: [link pagamento]
- invio contabile a: [email amministrazione]
Se rilevasse discrepanze tra i nostri conteggi e i Suoi, ci segnali i dettagli (CRO/estratti). Grazie per la collaborazione.
Un cordiale saluto,
[Nome]
Amministrazione – [Azienda]
Promemoria per pagamenti ricorrenti/abbonamenti
Oggetto: Promemoria pagamento ricorrente non riuscito – aggiornare metodo
Gentile [Nome],
il pagamento ricorrente per il servizio [piano/abbonamento] del [mese/anno] non è andato a buon fine. La preghiamo di aggiornare il metodo di pagamento o procedere al saldo manuale di [importo] entro [data].
Come risolvere in 1 minuto
- area clienti: [link] → Pagamenti → Aggiorna carta/IBAN
- pagamento immediato: [link pagamento]
- assistenza: [email/telefono], lun–ven [orari]
Il servizio resta attivo fino al [data grazia]. Dopo tale data, verranno applicate le condizioni da contratto.
Grazie,
[Nome e Cognome]
Billing – [Azienda]
Ultimo sollecito prima di ulteriori azioni
Oggetto: Ultimo sollecito pagamento – Fattura [n. fattura] scaduta
Spett.le [Ragione Sociale],
non avendo ricevuto riscontro ai precedenti solleciti relativi alla fattura [n. fattura] (importo [importo], scadenza [data]), La invitiamo a provvedere entro e non oltre il [data limite]. In difetto, ci vedremo costretti a valutare ulteriori azioni previste dal contratto e dalla normativa applicabile.
Per il saldo
- bonifico su IBAN [IBAN], intestatario [intestatario], causale [n. fattura]
- invio contabile a [email] o tramite portale [nome]
Confidiamo in una rapida regolarizzazione e restiamo a disposizione.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Credit Management – [Azienda]
[PEC] | [Telefono]