Una mail richiesta contributo è una comunicazione inviata per sollecitare la collaborazione o il supporto di una persona o di un’entità, in forma di risorse, contenuti, informazioni o finanziamenti, per un determinato progetto, evento o causa. Nella sua struttura, si prefigge di esporre chiaramente lo scopo della richiesta, dettagliando il contesto, gli obiettivi desiderati e, se del caso, il modo in cui il contributo sarà utilizzato. È fondamentale che essa trasmetta un messaggio professionale, cortese e al contempo convincente, incentivando il destinatario a partecipare attivamente alla realizzazione dell’obiettivo proposto. La redazione di queste mail richiede abilità nel comunicare efficacemente l’importanza del contributo richiesto e nel stabilire una connessione con il destinatario, incoraggiando una risposta positiva.
Come scrivere una mail richiesta contributo
Scrivere una mail per richiedere un contributo richiede attenzione e precisione, poiché l’obiettivo è comunicare efficacemente la tua richiesta mantenendo un tono professionale e rispettoso. Una buona mail di questo tipo dovrebbe essere strutturata in modo da presentare chiaramente la tua richiesta, fornire un contesto sufficiente, motivare adeguatamente la tua domanda e, infine, indicare chiaramente cosa stai chiedendo.
Innanzitutto, è essenziale iniziare con un saluto formale. Questo dimostra rispetto e professionalità. Utilizza il nome del destinatario se lo conosci; altrimenti, una formulazione generica come “Gentile redazione” o “Alla cortese attenzione di” può essere adeguata. È importante personalizzare l’apertura il più possibile per stabilire una connessione diretta sin dall’inizio.
Subito dopo il saluto, è buona norma presentarsi brevemente. Questo non significa scrivere un’autobiografia, ma fornire abbastanza informazioni su di te o sull’organizzazione che rappresenti per stabilire credibilità e contesto. Se lavori per un’organizzazione, menziona la tua posizione e spiega brevemente cosa fa l’organizzazione.
Successivamente, è il momento di inquadrare la tua richiesta. Questa parte deve rispondere alla domanda: “Perché stai contattando proprio me/la mia organizzazione?” Qui devi fornire un contesto sufficiente per spiegare il motivo della tua richiesta di contributo. Se rappresenti un’organizzazione no-profit che cerca donazioni per un progetto specifico, descrivi il progetto in modo conciso e motivante. È importante connettere il destinatario al tuo scopo, mostrando perché dovrebbe interessargli.
La parte seguente della mail dovrebbe concentrarsi sul “cuore” della richiesta, cioè sul contributo che stai chiedendo. Sii specifico riguardo alla natura del contributo: è finanziario, materiale, di expertise? Quanto è cruciale il loro sostegno per il successo del tuo progetto o iniziativa? È qui che devi persuadere il destinatario che il suo contributo farà la differenza, quindi fornire dati, precedenti successi o testimonianze può essere molto efficace.
Infine, è vitale chiudere la mail in modo professionale e cortese, ringraziando il destinatario per il tempo dedicato alla lettura della tua richiesta. Invitalo a contattarti per ulteriori dettagli o per discutere la possibile collaborazione, fornendo le tue informazioni di contatto. Una chiusura adeguata potrebbe essere “Resto a disposizione per qualsiasi domanda e spero possiamo discutere ulteriormente di questa meravigliosa opportunità. Grazie per il vostro tempo e considerazione.”
In conclusione, ricordati di rileggere attentamente la mail per correggere eventuali errori grammaticali o di battitura e assicurati che il tono sia adeguato e rispettoso. Una mail ben scritta che contiene tutte le informazioni di cui sopra non solo dimostra professionalità ma aumenta anche significativamente le possibilità che la tua richiesta di contributo riceva una risposta positiva.
Esempi di mail richiesta contributo
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta contributo.
Richiesta formale di contributo a sostegno di progetto sociale
Oggetto: Richiesta contributo per il progetto [nome progetto] – [Ente proponente]
Gentile [Titolo e Cognome],
con la presente Le sottoponiamo il progetto [nome progetto], volto a [obiettivo principale] a beneficio di [target beneficiari] sul territorio di [area]. Chiediamo un contributo di [importo richiesto] per coprire parte dei costi di avvio e garantire la piena operatività entro [mese/anno].
Sintesi del progetto
- obiettivi specifici: [elenco 2–3 obiettivi misurabili]
- attività chiave: [workshop/assistenza/forniture], durata [mesi]
- indicatori di impatto: [kpi 1], [kpi 2], [kpi 3]
- governance: responsabile di progetto [nome], partner [elenco]
Budget e coperture
- costo complessivo: [€]
- cofinanziamento già acquisito: [€] (percentuale [%])
- contributo richiesto a [Ente/azienda]: [€]
Trasparenza e rendicontazione
- report trimestrali con indicatori di avanzamento
- rendiconto economico a chiusura progetto
- visita in loco e incontri di monitoraggio su richiesta
Allegati: scheda progetto, Gantt, budget di dettaglio, statuto/ultimo bilancio.
Per informazioni: [nome referente], [telefono], [email].
La ringraziamo per l’attenzione e restiamo disponibili per un incontro di presentazione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Organizzazione]
[Indirizzo] | [Sito] | [CF/P. IVA]
Proposta di sponsorizzazione con piani di visibilità
Oggetto: Proposta di contributo sponsor per [evento/campagna] – pacchetti e visibilità
Egregio/a [Titolo e Cognome],
stiamo lanciando [evento/campagna] dal [data] al [data] con l’obiettivo di [obiettivo]. Offriamo ai partner la possibilità di sostenere l’iniziativa con un contributo economico e un piano di visibilità strutturato.
Pacchetti di partnership
- livello base: contributo da [€]; logo su sito, 2 post social, menzione in newsletter
- livello intermedio: da [€]; quanto sopra + backdrop evento, stand desk, 4 pass
- livello top: da [€]; title partner, video dedicato, keynote, media kit personalizzato
Benefit trasversali
- report finale con reach e KPI media
- utilizzo del bollino “Partner di [progetto]”
- opportunità di volontariato aziendale per i dipendenti
Chiediamo un confronto di 20 minuti per allineare obiettivi e scegliere il pacchetto più adatto. Allegati: dossier sponsor, calendario contenuti, stima audience.
Resto a disposizione.
[Nome e Cognome]
Partnership Manager – [Organizzazione]
[Contatti]
Lettera ai donatori individuali con storytelling e call to action
Oggetto: Un contributo oggi può cambiare [esito concreto] per [beneficiari]
Gentile [Nome],
ti scrivo per raccontarti di [storia breve di un beneficiario], che grazie al nostro intervento ha potuto [risultato]. Con il progetto [nome], vogliamo estendere questo risultato ad altre [n] persone entro [mese/anno].
Come puoi aiutare
- con 25 € garantisci [unità di impatto]
- con 50 € attivi [servizio] per una famiglia
- con 100 € copri [intervento] per un mese
Modalità di donazione
- bonifico: IBAN [IT..], causale “[nome progetto] – Donazione [Nome Cognome]”
- carta/PayPal: [link donazione]
- donazione ricorrente mensile a partire da [€]
Ogni contributo è prezioso e, secondo normativa vigente, può essere detraibile/deducibile. Ti invieremo un aggiornamento entro [data] con foto e risultati.
Grazie di cuore per ciò che potrai fare.
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Organizzazione]
[Telefono] | [Email]
Richiesta contributo per programma di borse di studio
Oggetto: Sostieni il Fondo Borse [nome fondo] – richiesta contributo
Gentile [Titolo e Cognome],
il Fondo Borse [nome] sostiene studenti meritevoli in condizioni economiche fragili. Per l’anno [anno] intendiamo erogare [n] borse da [€] ciascuna. Le chiediamo di valutare un contributo di [€] per intitolare una borsa a [nome azienda/famiglia].
Cosa garantiamo
- selezione trasparente con commissione indipendente
- tutoraggio e monitoraggio del percorso di studio
- report annuale con risultati accademici e testimonianze
Modalità di sostegno
- borsa intitolata: [€]
- cofinanziamento di mezza borsa: [€]
- contributo al fondo generale: libero
Allegati: regolamento, criteri di ammissione, bilancio dell’iniziativa. Saremmo onorati di incontrarLa per definire insieme la forma di sostegno più adatta.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Fondazione/Associazione]
[Contatti]
Richiesta di contributo aziendale con focus CSR/ESG
Oggetto: Partnership a impatto: proposta di contributo CSR per [progetto]
Egregio/a [Titolo e Cognome],
[Organizzazione] opera su [ambito] con risultati misurabili su [KPI]. Le proponiamo di collegare il vostro piano CSR/ESG 20[xx] a un intervento ad alto impatto locale: [descrizione breve].
Allineamento strategico
- SDGs rilevanti: [n. SDGs]
- metriche di impatto: [indicatore ambientale/sociale]
- coinvolgimento dipendenti: volontariato di competenza e payroll giving
Contributo richiesto
- quota annuale: [€]
- output attesi: [n] beneficiari, [indicatori]
- governance: comitato congiunto e report semestrali audit-ready
Benefit per l’azienda
- storytelling autentico su canali proprietari
- licenza d’uso del marchio progetto
- evento di chiusura con testimonianze
Restiamo disponibili per un workshop di co-progettazione. Allegati: theory of change, logframe, budget.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Impact Partnerships – [Organizzazione]
[Contatti]
Richiesta cofinanziamento a ente pubblico/locale
Oggetto: Richiesta contributo economico per iniziativa di interesse pubblico [titolo]
Spett.le [Comune/Provincia/Regione],
[Organizzazione] intende realizzare [iniziativa] dal [data] al [data] a beneficio di [cittadini/target]. Chiediamo un contributo di [€] a cofinanziamento, pari al [%] del costo complessivo.
Elementi principali
- finalità di pubblico interesse: [descrizione]
- benefici attesi sul territorio: [elenco sintetico]
- partenariati: [enti/associazioni]
- piano di comunicazione istituzionale: [descrizione]
Documentazione allegata
- progetto esecutivo e cronoprogramma
- piano finanziario e coperture
- autodichiarazioni requisiti e statuto
Siamo disponibili a integrare ulteriori atti secondo le procedure dell’ente. In attesa di cortese riscontro, porgiamo cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
Rappresentante Legale – [Organizzazione]
[PEC] | [Telefono]
Richiesta contributo in natura o servizi pro bono
Oggetto: Richiesta contributo in-kind/pro bono per [progetto] – lista priorità
Gentile [Nome],
per realizzare [progetto] abbiamo bisogno anche di contributi in natura e competenze pro bono. Di seguito le priorità per il trimestre [periodo]:
Bisogni materiali
- [attrezzatura] n. [x] unità
- [materiale di consumo] per [mesi]
- [arredi/tecnologie] con specifiche [dettagli]
Competenze pro bono
- consulenza legale/fiscale su [tema]
- grafica/social media per campagna
- formazione su [argomento]
Valorizzeremo il contributo con ricevuta per liberalità in natura, visibilità su canali e report di impatto. Possiamo concordare ritiro e logistica.
Grazie per l’attenzione.
[Nome e Cognome]
Donor Relations – [Organizzazione]
[Contatti]
Richiesta attivazione matching gift e payroll giving in azienda
Oggetto: Programma di contributo con matching aziendale – proposta operativa
Gentile [HR/CSR Manager],
proponiamo di attivare per i vostri dipendenti un programma di contributo con doppio impatto: donazione in busta paga e matching 1:1 a carico dell’azienda fino a [€]/anno per persona.
Struttura proposta
- finestra di adesione: [date]
- soglia minima/massima mensile: [€]
- matching aziendale fino al plafond annuo [€]
Operatività
- canalizzazione tramite payroll (codice causale dedicato)
- report trimestrale anonimo con KPI d’impatto
- privacy e compliance secondo normativa vigente
Vi chiediamo un contributo di avvio progetto di [€] per coprire i costi di setup e comunicazione interna. Allegati: brochure dipendenti, FAQ, accordo quadro.
Resto a disposizione.
[Nome e Cognome]
Corporate Fundraising – [Organizzazione]
[Contatti]
Richiesta contributo per campagna di crowdfunding (mid-campaign boost)
Oggetto: Siamo al [x]% – il tuo contributo può portarci al traguardo
Ciao [Nome],
la campagna di crowdfunding per [progetto] è al [x]% con [€] raccolti e [giorni] rimanenti. Un tuo contributo ora è decisivo per sbloccare il bonus matching di [€] messo a disposizione da [partner].
Come contribuire in 1 minuto
- link diretto: [URL]
- quote suggerite: [15 €], [30 €], [50 €], [100 €]
- lascia un messaggio: lo condivideremo con la community
Cosa succede dopo
- invio aggiornamento entro [data]
- pubblicazione budget e timeline lavori
- evento di ringraziamento online per i sostenitori
Se non puoi donare, condividi il link con tre persone. Grazie per esserci.
[Nome]
Campaign Lead – [Organizzazione]
[Contatti]
Richiesta contributo alumni/patron con benefit dedicati
Oggetto: Diventa Patron di [programma] – richiesta contributo e benefits
Carissimo/a [Nome],
come alumnus/a di [istituzione], sai quanto [programma] abbia impatto su [studenti/comunità]. Ti invitiamo a diventare Patron con un contributo annuale di [€] o a entrare nel Circle [nome] a partire da [€].
Benefici per i sostenitori
- inviti a eventi riservati e talk con ospiti
- accesso anticipato a report e pubblicazioni
- riconoscimento sul wall dei donatori (con consenso)
Trasparenza
- rendicontazione annuale, audit indipendente
- possibilità di destinare il contributo a un’area specifica
Allega una promessa di donazione o dona online: [link]. Siamo a disposizione per un incontro dedicato.
Con gratitudine,
[Nome e Cognome]
Alumni e Advancement – [Istituzione]
[Contatti]