La mail di richiesta di convenzione camere con aziende è una comunicazione formale inviata, di solito da un hotel o struttura ricettiva, a un’azienda, al fine di proporre una partnership o un accordo vantaggioso per entrambe le parti.
In questa email, il mittente descrive brevemente i servizi offerti dalla sua struttura, sottolineando i benefici che l’azienda destinataria potrebbe trarre da una tale collaborazione. Questi vantaggi possono includere tariffe preferenziali per il pernottamento dei dipendenti in viaggio d’affari, condizioni di prenotazione flessibili, servizi aggiuntivi esclusivi (come sale riunioni o trasporti) e qualsiasi altra agevolazione che possa semplificare le trasferte lavorative o incentivare il benessere dei dipendenti dell’azienda in viaggio.
L’obiettivo è creare una relazione di lavoro reciprocamente vantaggiosa, in cui l’azienda beneficia di condizioni convenienti e personalizzate per il soggiorno dei propri dipendenti, e in cambio, la struttura ricettiva assicura un flusso costante di clienti e un incremento della propria visibilità nel segmento business. La formulazione della mail è cruciale: essa deve essere professionale ma accattivante, illustrando chiaramente i termini dell’accordo proposto e invitando il destinatario a considerare l’opportunità di instaurare una collaborazione a lungo termine.
Come scrivere una mail richiesta di convenzione camere con aziende
Una mail di richiesta di convenzione camere con aziende deve essere strutturata con attenzione e precisione, al fine di comunicare chiaramente e in modo professionale l’intento di stabilire una collaborazione vantaggiosa per entrambe le parti. La chiarezza e la completezza delle informazioni fornite sono essenziali per facilitare la comprensione delle specifiche richieste dall’azienda e accelerare il processo decisionale.
Inizialmente, la mail dovrebbe aprire con un saluto formale, adeguato alla lingua e alla cultura dell’interlocutore, seguito dalla presentazione del mittente e dell’entità che rappresenta. È importante specificare la posizione ricoperta o il ruolo all’interno dell’organizzazione che permetta al destinatario di identificare immediatamente la legittimità e la rilevanza del mittente.
Successivamente, la mail dovrebbe procedere all’introduzione dell’oggetto della richiesta, esponendo chiaramente l’intenzione di instaurare una convenzione per l’allocazione delle camere. È fondamentale esprimere brevemente il motivo per cui si sceglie specificamente quella struttura ricettiva, valutando aspetti come la qualità dei servizi offerti, la posizione strategica o qualsiasi altro fattore che abbia stimolato l’interesse verso tale ente.
In questo contesto, è cruciale descrivere dettagliatamente la natura dell’azienda rappresentata, il settore di appartenenza, la missione aziendale e qualsiasi informazione che possa fornire un quadro chiaro dell’entità che si propone come partner. Delineare la tipologia del personale o dei clienti che usufruiranno del servizio e le esigenze specifiche aiuterà l’interlocutore a comprendere meglio le aspettative e le necessità aziendali.
Un aspetto chiave della richiesta è la definizione precisa delle condizioni desiderate per la convenzione. Anche se non si sta ancora negoziando un accordo definitivo, indicare una bozza delle preferenze riguardanti i termini di servizio, come tariffe preferenziali, numero di camere necessarie, periodicità della richiesta, servizi aggiuntivi richiesti (es. sale riunioni, catering), e eventuali politiche di cancellazione flessibili, contribuirà a gettare le basi per una negoziazione proficua.
Non meno importante è delineare le aspettative in termini di durata della convenzione, valutando se la collaborazione è pensata su base temporanea, per specifici eventi o progetti, oppure si ambisce a un accordo a lungo termine.
Concludere la mail ribadendo l’interesse in una collaborazione mutuamente vantaggiosa e manifestando la disponibilità a discutere ulteriormente dei dettagli o a organizzare un incontro per approfondire le modalità di partnership. È cruciale, infine, fornire tutte le informazioni di contatto necessarie, come numero di telefono, indirizzo e-mail e, se pertinente, gli orari più comodi per essere contattati.
La cortesia e la professionalità devono permeare l’intera comunicazione, dalla salutazione iniziale alla chiusura, che dovrebbe essere accompagnata da un ringraziamento per il tempo dedicato alla lettura della mail e per l’eventuale considerazione della proposta.
Ricordare che ogni dettaglio conta nel distinguere la propria richiesta in un mare di comunicazioni e nell’establishment di relazioni commerciali di successo.
Esempi di mail richiesta di convenzione camere con aziende
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta di convenzione camere con aziende.
Proposta di convenzione corporate standard
Oggetto: Proposta di convenzione camere 2025 per [Nome Azienda] – [Nome Hotel], [Città]
Gentile [Titolo e Cognome],
siamo lieti di sottoporle una proposta di convenzione corporate tra [Nome Hotel] e [Nome Azienda], pensata per ottimizzare costi e tempi delle vostre trasferte su [Città/Area].
Profilo struttura
- indirizzo: [via, CAP, città], a [min] da [stazione/aeroporto/fiera]
- camere: [numero] fra [tipologie]
- servizi inclusi: Wi-Fi ad alta velocità, colazione express dalle [ora], palestra, parcheggio [interno/convenzionato]
Condizioni proposte
- tariffa camera uso singolo BB: da [€] a notte
- tariffa camera doppia BB: da [€] a notte
- opzione LRA (last room availability) su [giorni/periodi], salvo blackout
- politiche di cancellazione: fino alle [ora] del giorno precedente senza penali
- check-in garantito h24, early breakfast su richiesta
Fatturazione e pagamenti
- fattura elettronica intestata a [Ragione sociale – P.IVA – SDI/PEC]
- metodi accettati: carta aziendale, VCC, bonifico a [gg] data fattura
Codice convenzione
- codice prenotazione dedicato: [codice] utilizzabile via sito/telefono/email
Restiamo a disposizione per un incontro di 20 minuti e per personalizzare la proposta su vostre esigenze specifiche.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Sales Manager – [Nome Hotel]
[Telefono] | [Email]
Convenzione executive in 5 punti
Oggetto: Convenzione camere su misura in 5 punti – [Nome Hotel] x [Nome Azienda]
Gentile [Nome],
per semplificare le vostre trasferte su [Città], ecco una proposta chiara e immediata:
Cosa offriamo
- prezzo netto fisso tutto l’anno: uso singolo BB a [€], doppia BB a [€]
- flessibilità: cancellazione entro [ora] del giorno di arrivo
- velocità: codice corporate [codice] con prenotazione in meno di 60 secondi
- comfort: Wi-Fi premium, colazione anticipata dalle [ora], deposito bagagli
- supporto: referente dedicato e risposta in [x] ore
Extra inclusi
- upgrade soggetto a disponibilità
- late check-out alle [ora] in giorni feriali
- sconto [x%] su sala meeting
Se gradito, inviamo accordo di convenzione per firma elettronica.
Un saluto cordiale,
[Nome]
Corporate Sales – [Hotel]
[Contatti]
Sconto dinamico su BAR con LRA
Oggetto: Convenzione dinamica con sconto su BAR e LRA – [Nome Azienda]
Egregio/a [Titolo e Cognome],
proponiamo una convenzione con sconto dinamico sulla miglior tariffa disponibile (BAR) per garantire competitività anche nei picchi di domanda.
Struttura della convenzione
- sconto corporate: [x%] su BAR, applicato 365 giorni l’anno
- LRA attivo dal lunedì al giovedì, escluse date di blackout [elenco]
- colazione inclusa, city tax esclusa
- prenotazione tramite codice [codice] e canali GDS [eventuale rate code]
Termini
- cancellazione gratuita fino alle [ora] del giorno precedente
- no-show: addebito prima notte
- fatturazione elettronica verso [SDI/PEC]
Possiamo attivare la convenzione in 24 ore. Gradiremmo un breve confronto per allineare il perimetro.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Revenue & Distribution – [Hotel]
[Recapiti]
Long stay per progetti e trasferte prolungate
Oggetto: Convenzione long-stay per team progetto a [Città]
Gentile [Nome],
per squadre impegnate su progetti medio-lunghi proponiamo una convenzione long-stay con servizi da residence.
Condizioni
- soglia long-stay: oltre [n] notti
- canone settimanale/mensile: da [€], con pulizie e cambio biancheria [frequenza]
- camere con angolo studio, kitchenette su richiesta, laundry room
- formule mezza pensione e packed lunch per cantieri/trasferte
Vantaggi operativi
- fatturazione cumulativa mensile per nominativi multipli
- posto auto furgoni, orari flessibili check-in/out
- desk dedicato per inserimento/variazione rooming list
Allego scheda tariffaria e planimetrie. Siamo disponibili per sopralluogo.
Cordiali saluti,
[Nome]
Key Account – [Hotel]
[Contatti]
Convenzione camere + MICE
Oggetto: Proposta convenzione camere con pacchetto sale meeting
Gentile [Titolo e Cognome],
sappiamo quanto sia utile avere un unico interlocutore per pernottamenti e riunioni. Ecco la nostra proposta integrata.
Camere corporate
- uso singolo BB: [€]
- doppia BB: [€]
- policy: cancellazione fino a [ora], LRA lun–gio
Sale e servizi
- day delegate rate da [€] a persona (sala, AV base, coffee break, light lunch)
- sconti camere legati al numero di presenze in sala
- supporto tecnico dedicato e prenotazione online degli spazi
Amministrazione
- accordo quadro annuale con report mensile presenze e saving
- pagamento centralizzato o carta ospite
Proponiamo una call di 15 minuti per definire calendario e volumi attesi.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
Sales & Events – [Hotel]
[Telefono] | [Email]
Convenzione con focus sostenibilità
Oggetto: Convenzione green per trasferte a basso impatto – [Hotel certificato]
Spett.le [Ragione Sociale],
[Hotel] è certificato [certificazione]. Proponiamo una convenzione che unisce risparmio e obiettivi ESG.
Pacchetto sostenibile
- sconto [x%] su BAR con colazione a filiera corta
- carbon footprint per soggiorno e report trimestrale per bilancio di sostenibilità
- bottiglie refill e amenities plastic-free
- sconto [x%] per arrivi con treno o mobilità elettrica (colonnine in struttura)
Termini economici
- uso singolo BB: da [€]
- cancellazione gratuita entro [ora]
- possibilità di rate cap in alta stagione
Saremmo lieti di illustrarvi il programma e condividere i KPI ambientali.
Cordiali saluti,
[Nome]
Sustainability Ambassador – [Hotel]
[Contatti]
Convenzione per reparti operativi e turni
Oggetto: Convenzione camere per turni h24 e early breakfast
Gentile [Nome],
pensata per team su turni e attività operative, la nostra convenzione garantisce flessibilità e servizi mirati.
Servizi dedicati
- check-in/out h24 e day-use su richiesta
- early breakfast dalle [ora] e breakfast box
- parcheggio mezzi commerciali, deposito attrezzi sicuro
- lavanderia express e stireria
Economics
- flat rate uso singolo: [€], doppia: [€]
- cancellazione entro [ora], no-show prima notte
- fatturazione a commessa/centro di costo con indicazione [PO/codice]
Attiviamo la convenzione in tempi rapidi. Restiamo a disposizione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Operations Sales – [Hotel]
[Contatti]
Convenzione per multinazionali e travel policy
Oggetto: Accordare una corporate rate conforme a travel policy – [Hotel]
Egregio/a [Titolo e Cognome],
proponiamo una corporate rate conforme alle vostre policy e ai flussi TMC.
Caratteristiche
- tariffa netta con LRA su giorni feriali e cap tariffario [€]
- pubblicazione su GDS con rate access code [codice]
- prenotazioni via TMC/OBT e carta virtuale (VCC)
- reportistica mensile: notti, ADR, saving vs cap, no-show
Amministrazione
- fattura elettronica con riferimenti [P.IVA/SDI] e split per centro di costo
- SLA di risposta entro [x] ore, escalation manager dedicato
Allego bozza di accordo e KPI di servizio. Proponiamo firma digitale.
Distinti saluti,
[Nome]
Global Corporate Sales – [Hotel]
[Recapiti]
Convenzione stagionale con allotment fieristico
Oggetto: Convenzione camere e allotment per [Fiera/Eventi] – [Città, anno]
Gentile [Nome],
per il calendario fieristico di [Città] proponiamo una convenzione con allotment dedicato.
Dettagli
- allotment: [n] camere nelle date [elenco], release [gg]
- tariffa convenzionata: uso singolo [€], doppia [€], BB incluso
- blackout: [date] con supplemento [€] o dynamic pricing scontato [x%]
- priorità di upgrade fuori periodo fiera
Termini
- caparra [x]% su date ad alta domanda
- penalità in caso di no-show: prima notte
- report post evento con dettaglio occupazione
Resto in attesa di un riscontro per bloccare il contingente.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
Trade & Exhibitions – [Hotel]
[Contatti]
Convenzione flessibile per volumi variabili
Oggetto: Convenzione camere flessibile per flussi last-minute e picchi
Buongiorno [Nome],
se i vostri flussi sono variabili, offriamo una convenzione senza minimo garantito ma con priorità di disponibilità.
Schema
- sconto [x%] su BAR con minimo di preavviso 24h
- opzione day-use a [€] per necessità operative
- late check-out gratuito fino alle [ora] quando possibile
- referenza unica per prenotazioni urgenti via WhatsApp/telefono
Amministrazione
- fatturazione settimanale/ quindicinale cumulata
- possibilità di carta virtuale e pre-autorizzazione remota
- dashboard mensile con KPI e saving stimato
Se d’accordo, inviamo accordo quadro e attiviamo il codice [codice] entro 1 giorno lavorativo.
Un cordiale saluto,
[Nome]
Business Development – [Hotel]
[Contatti]
Convenzione premium con benefit per i dipendenti
Oggetto: Corporate rate con benefit esclusivi per dipendenti [Nome Azienda]
Gentile [Titolo e Cognome],
oltre alla tariffa corporate, proponiamo vantaggi dedicati ai vostri dipendenti in trasferta o in leisure.
Condizioni camere
- uso singolo BB: [€], doppia BB: [€], LRA su [giorni]
- cancellazione gratuita fino a [ora]
Benefit
- sconto leisure per dipendenti e familiari: [x%]
- upgrade prioritario e drink di benvenuto
- accesso a area wellness e sconto [x%] ristorante
Amministrazione
- accordo annuale rinnovabile, report trimestrali
- fatturazione elettronica, pagamento centralizzato
Siamo disponibili per una presentazione in sede o online.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Director of Sales – [Hotel]
[Telefono] | [Email]