La caparra confirmatoria nelle prenotazioni alberghiere è la somma che il cliente versa quando la prenotazione diventa un accordo vincolante e serve a garantire l’impegno di entrambe le parti.
La sua disciplina discende dall’articolo 1385 del codice civile: se il cliente che ha versato la caparra è inadempiente, l’hotel può recedere e trattenerla; se è inadempiente l’hotel che l’ha ricevuta, il cliente può recedere ed esigere il doppio. Perché operi correttamente è necessario che l’hotel qualifichi espressamente la somma come “caparra confirmatoria”, preferibilmente nella conferma di prenotazione, indicando l’importo, le modalità di versamento e la futura imputazione al prezzo del soggiorno.
Come compilare una caparra confirmatoria per un hotel
Nella pratica alberghiera la caparra confirmatoria è spesso richiesta per soggiorni in alta stagione, per tariffe non rimborsabili o per gruppi e long stay. A differenza dell’acconto, che è un’anticipazione del prezzo e in caso di mancata fruizione del servizio rientra nelle regole generali del risarcimento danni, la caparra assegna rimedi tipici e immediati a prescindere dalla prova del danno, salvo la facoltà della parte non inadempiente di chiedere l’adempimento o il risarcimento integrale dimostrandone l’ammontare. È diverso anche il meccanismo della caparra penitenziale di cui all’articolo 1386 del codice civile, che opera solo se il contratto attribuisce un diritto di recesso “a pagamento”: in quel caso la somma versata è il corrispettivo del recesso legittimamente esercitato e non una sanzione per inadempimento, e chi subisce il recesso non può pretendere anche ulteriori danni. Per evitare contenziosi l’hotel dovrebbe usare termini coerenti con l’effetto voluto e non confondere acconto, caparra confirmatoria e caparra penitenziale.
Il contratto di albergo si conclude quando l’hotel accetta la richiesta del cliente su date, tariffa, tipologia di camera, servizi inclusi, condizioni di cancellazione e pagamento. Se la prenotazione avviene a distanza, il consumatore non beneficia del diritto di recesso di 14 giorni previsto in via generale dal Codice del Consumo perché le prestazioni di alloggio con data o periodo di esecuzione specifici rientrano tra le esclusioni legali; ciò non toglie che l’hotel possa liberamente concedere politiche di cancellazione più favorevoli. Per la validità della caparra è fondamentale che la conferma riporti in modo chiaro la natura della somma, la data entro cui è dovuta, il canale di pagamento e la regola di imputazione al saldo al momento del check-in o del pagamento finale, nonché cosa accade in caso di annullamento, no-show, partenza anticipata o overbooking.
Quando il cliente annulla senza una causa giuridicamente rilevante e oltre i termini pattuiti, l’inadempimento legittima l’hotel a sciogliere il vincolo trattenendo la caparra. Se invece è l’hotel a non poter onorare il soggiorno per fatto a sé imputabile, come la mancata disponibilità della camera senza valida giustificazione, il cliente può recedere ed esigere il doppio della somma oltre al maggior danno provato, per esempio i costi superiori di una sistemazione alternativa. In situazioni di forza maggiore o factum principis documentati e non imputabili a nessuna delle parti, come provvedimenti che impediscano l’apertura della struttura o eventi eccezionali imprevedibili, la corretta gestione è contrattualizzare clausole che ripartiscano il rischio prevedendo il rinvio del soggiorno, la trasformazione della caparra in voucher con scadenza congrua o la restituzione semplice; se manca una clausola, prevalgono le regole generali su impossibilità sopravvenuta e buona fede. La gestione dei pagamenti incrocia profili fiscali e probatori. L’hotel dovrebbe richiedere mezzi tracciabili o preautorizzazioni su carta, rilasciare ricevuta che identifichi prenotazione, date, tariffa e qualificazione della somma come caparra confirmatoria e conservare le comunicazioni intercorrenti. Al momento del soggiorno la caparra si imputa al prezzo e viene portata in detrazione dal saldo; se la prenotazione si scioglie legittimamente secondo le regole della caparra, la struttura contabilizza la somma trattenuta come corrispettivo del recesso o come indennizzo secondo il taglio giuridico prescelto, curando coerenza tra clausole, documenti fiscali e prassi interne. In presenza di intermediari come OTA o agenzie, è opportuno chiarire chi incassa materialmente la caparra, in quali condizioni la trasferisce all’hotel e sulla base di quali evidenze rilascia rimborsi o accrediti, evitando conflitti tra le condizioni dell’intermediario e quelle contrattuali dell’hotel.
La prevenzione delle liti passa da testi chiari e comunicazioni tempestive. L’hotel dovrebbe inviare una conferma dettagliata che ribadisca natura della somma, termini di cancellazione, orari di check-in e check-out, penali per no-show e partenza anticipata, specificando quando la caparra si considera acquisita e quando è restituita o convertita in voucher. Il cliente, dal canto suo, dovrebbe leggere con attenzione le condizioni prima di versare la somma e usare canali scritti per le richieste di modifica o disdetta. Se insorge una controversia sull’inadempimento o sulla quantificazione del pregiudizio, la caparra può risultare insufficiente o eccessiva rispetto al danno effettivo, e le parti possono valutare soluzioni conciliative o il ricorso alle vie giudiziarie, ricordando che la parte non inadempiente può sempre scegliere il risarcimento integrale provandone l’entità invece di applicare la regola trattenere/doppio.
In sintesi la caparra confirmatoria è uno strumento utile e legittimo per dare certezza alle prenotazioni alberghiere, ma richiede una redazione accurata e un uso coerente con la finalità perseguita. La distinzione da acconto e caparra penitenziale, la chiarezza delle condizioni di cancellazione, la corretta imputazione al prezzo e la gestione trasparente di rimborsi e trattenute sono gli snodi che determinano la solidità legale delle politiche dell’hotel e la tutela effettiva del cliente. Quando sono in gioco somme rilevanti o regimi promozionali complessi, è prudente sottoporre le clausole a un professionista per assicurare conformità alla normativa civile e consumeristica e per adattarle alla tipologia di struttura e di clientela.
Esempi di caparra confirmatoria per un hotel
Di seguito è possibile trovare gli esempi di caparra confirmatoria per un hotel.
Caparra confirmatoria per prenotazione alberghiera standard
Oggetto: Caparra confirmatoria per prenotazione soggiorno in hotel
Tra l’Hotel ________________________ con sede in ________________________ via ________________________ n. ________ P.IVA ________________________ (di seguito “Hotel”) e il Sig./Sig.ra ________________________ nato/a a ________________________ il ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ n. ________ (di seguito “Cliente”) si conviene quanto segue. Il Cliente prenota presso l’Hotel un soggiorno dal ________________________ al ________________________ per n. ________ notti, n. ________ camera/e tipologia ________________________ occupazione ________________________ trattamento ________________________ tariffa per notte € ________________________ per un totale stimato di € ________________________ tasse incluse/escluse ________________________. A conferma della prenotazione il Cliente versa oggi a favore dell’Hotel la somma di € ________________________ con ________________________ a titolo di caparra confirmatoria ex art. 1385 c.c., che l’Hotel dichiara di ricevere. La caparra sarà imputata al prezzo del soggiorno al momento del pagamento del saldo. Il saldo sarà corrisposto al check-in/check-out in data ________________________ con modalità ________________________. In caso di inadempimento del Cliente per cancellazione oltre i termini pattuiti, mancata presentazione o partenza anticipata senza giustificato motivo, l’Hotel potrà recedere trattenendo la caparra. In caso di inadempimento dell’Hotel consistente nella mancata messa a disposizione dell’alloggio prenotato per causa a sé imputabile, il Cliente potrà recedere ed esigere il doppio della caparra, salvo il maggior danno. Politica di cancellazione concordata: cancellazione gratuita fino al ________________________ ore ________, oltre tale termine si applica la disciplina della caparra confirmatoria. Eventuali richieste particolari del Cliente sono indicate in ________________________. Dati per fatturazione/ricevuta: intestatario ________________________ P.IVA/C.F. ________________________ indirizzo ________________________. Foro competente ________________________. Luogo e data ________________________. Firma Hotel ________________________ Firma Cliente ________________________
Caparra confirmatoria per tariffa promozionale con condizioni specifiche
Oggetto: Caparra confirmatoria per prenotazione con tariffa promozionale
L’Hotel ________________________ con sede in ________________________ via ________________________ n. ________ P.IVA ________________________ e il Cliente ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ n. ________ convengono che per il soggiorno dal ________________________ al ________________________ per n. ________ notti, n. ________ camera/e tipologia ________________________ trattamento ________________________ al prezzo complessivo di € ________________________ è dovuta dal Cliente alla data odierna una caparra confirmatoria ex art. 1385 c.c. pari a € ________________________ versata con ________________________, che sarà imputata al prezzo al momento del saldo. La tariffa è promozionale e soggetta alle seguenti condizioni specifiche: validità per le sole date indicate, non cumulabile con altre offerte, eventuale modifica date consentita/non consentita entro il ________________________ con eventuale adeguamento tariffario. Il saldo di € ________________________ verrà corrisposto al check-in/check-out con ________________________. In caso di annullamento oltre il ________________________ ore ________ o mancata presentazione, l’Hotel potrà recedere trattenendo la caparra. In caso di inadempimento dell’Hotel, ivi compreso overbooking per causa imputabile alla struttura e mancata sistemazione alternativa di livello equivalente o superiore entro tempo congruo, il Cliente potrà recedere ed esigere il doppio della caparra oltre al maggior danno provato. In presenza di eventi di forza maggiore documentati e non imputabili alle parti, le parti convengono sin d’ora che la caparra potrà essere restituita o trasformata in voucher di pari importo utilizzabile entro il ________________________. Dati fiscali del Cliente per documenti: ________________________. Foro competente ________________________. Luogo e data ________________________. Firma Hotel ________________________ Firma Cliente ________________________
Caparra confirmatoria con intermediazione OTA/agenzia e deposito fiduciario
Oggetto: Caparra confirmatoria con deposito presso intermediario
Tra l’Hotel ________________________ con sede in ________________________ via ________________________ n. ________ P.IVA ________________________ e il Cliente ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ n. ________, con intermediazione di ________________________ (OTA/agenzia) con sede in ________________________ P.IVA ________________________ (di seguito “Intermediario”), si conferma la prenotazione dal ________________________ al ________________________ per n. ________ notti, n. ________ camera/e tipologia ________________________ trattamento ________________________ al prezzo complessivo di € ________________________. Il Cliente versa oggi, tramite l’Intermediario, la somma di € ________________________ a titolo di caparra confirmatoria ex art. 1385 c.c., che l’Intermediario trattiene in deposito fiduciario fino alla data del ________________________ o fino a diversa istruzione scritta congiunta delle parti. Alla presentazione del Cliente e regolare erogazione del soggiorno la caparra sarà trasferita all’Hotel o imputata al saldo secondo il flusso definito con l’Intermediario. In caso di inadempimento del Cliente per cancellazione oltre i termini o no-show, l’Hotel potrà recedere e ricevere dall’Intermediario la caparra. In caso di inadempimento dell’Hotel per causa a sé imputabile, il Cliente potrà recedere ed esigere dall’Intermediario la restituzione in misura doppia previa evidenza scritta dell’inadempimento, fermo restando il maggior danno. Termini di cancellazione concordati: entro il ________________________ ore ________ senza penali, oltre applicazione della caparra. Modalità saldo alla partenza: ________________________. Dati fiscali per fatturazione: intestatario ________________________ P.IVA/C.F. ________________________ indirizzo ________________________. Foro competente ________________________. Luogo e data ________________________. Firma Hotel ________________________ Firma Cliente ________________________ Firma Intermediario per ricevuta ________________________
Caparra confirmatoria per gruppo o evento con rooming list
Oggetto: Caparra confirmatoria per prenotazione gruppo/evento
L’Hotel ________________________ con sede in ________________________ via ________________________ n. ________ P.IVA ________________________ e il Referente Gruppo/Cliente ________________________ C.F./P.IVA ________________________ con sede/residenza in ________________________ via ________________________ n. ________ convengono la prenotazione per gruppo/evento denominato ________________________ con arrivo il ________________________ e partenza il ________________________ per n. ________ notti, n. ________ camere totali di cui ________________________ singole, ________________________ doppie, ________________________ multiple, trattamento ________________________ al prezzo complessivo stimato di € ________________________ soggetto a conguaglio. Alla data odierna il Cliente versa a favore dell’Hotel la somma di € ________________________ a titolo di caparra confirmatoria ex art. 1385 c.c. con ________________________, che sarà imputata al prezzo al momento del saldo. La rooming list definitiva con nominativi e tipologie camera sarà inviata entro il ________________________ ore ________, con possibilità di variazioni entro la soglia di tolleranza del ________% fino al ________________________. Pagamenti successivi: seconda caparra/intermedio di € ________________________ entro il ________________________ con ________________________; saldo finale di € ________________________ entro il ________________________ con ________________________. In caso di annullamento totale o parziale oltre i termini indicati, per causa imputabile al Cliente, l’Hotel potrà recedere trattenendo la caparra; in caso di inadempimento dell’Hotel, ivi compresa indisponibilità non giustificata delle camere confermate, il Cliente potrà recedere ed esigere il doppio della caparra oltre al maggior danno provato. Eventuali servizi aggiuntivi inclusi o a pagamento sono descritti in ________________________. Dati per fatturazione: intestatario ________________________ P.IVA/C.F. ________________________ indirizzo ________________________. Foro competente ________________________. Luogo e data ________________________. Firma Hotel ________________________ Firma Referente Gruppo/Cliente ________________________
Fac simile caparra confirmatoria per un hotel Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile caparra confirmatoria per un hotel Word da scaricare.
