La caparra confirmatoria, disciplinata dall’articolo 1385 del codice civile, è la somma che una parte versa alla conclusione del contratto per rafforzare l’impegno e predeterminare le conseguenze dell’inadempimento. Nei contratti di banqueting e catering, dove l’organizzazione ruota attorno a una data precisa, un numero stimato di ospiti, un menù e servizi accessori come allestimenti, noleggi e intrattenimento, la caparra è uno strumento centrale perché consente di bloccare la disponibilità della squadra, dei fornitori e delle materie prime, offrendo rimedi rapidi se una delle parti non rispetta gli accordi. Non va confusa con l’acconto, che è un’anticipazione del prezzo senza gli effetti tipici della caparra; se il contratto prosegue regolarmente entrambe si imputano al corrispettivo, ma in caso di inadempimento la caparra legittima il recesso con ritenzione o con richiesta del doppio, mentre l’acconto segue le regole generali del risarcimento. È opportuno evitare ambiguità lessicali e qualificare espressamente la somma come caparra confirmatoria nel testo contrattuale.
Come compilare una caparra confirmatoria banqueting
La peculiarità del banqueting impone che la caparra sia proporzionata ai costi che il fornitore deve sostenere in anticipo e all’impegno organizzativo assunto in vista di una data non ripetibile. Quando il cliente annulla senza giustificato motivo o non paga nei termini, il fornitore può recedere trattenendo la caparra senza dover provare il danno; quando è il fornitore a non adempiere, ad esempio non presentandosi all’evento o consegnando una prestazione gravemente difforme, il cliente può recedere ed esigere il doppio della caparra, fermo restando il diritto di chiedere il maggior danno se provato. La misura iniziale della caparra dovrebbe riflettere il rischio di indisponibilità di date alternative, la necessità di prenotare location e noleggi, la stagionalità e la difficoltà di riempire lo slot liberatosi all’ultimo momento, evitando importi manifestamente eccessivi che potrebbero essere contestati come sproporzionati.
Nel settore sono frequenti clausole su numero minimo garantito di ospiti, scadenze per la conferma del numero definitivo e variazioni consentite del menù. Queste pattuizioni devono dialogare con la caparra in modo coerente. Se, alla scadenza prevista, il cliente riduce oltre la franchigia concordata il numero dei coperti, si ha un parziale inadempimento che può attivare adeguamenti di prezzo e, nei casi più gravi, giustificare il recesso del fornitore con ritenzione della caparra. Se l’evento richiede oneri terzi come permessi SIAE, noleggi di attrezzature, trasporti a temperatura controllata o personale aggiuntivo, è buona pratica indicare espressamente che la caparra copre anche il rischio di questi impegni e che eventuali costi non recuperabili resteranno a carico della parte inadempiente, fermo il meccanismo legale di ritenzione o raddoppio. Una tracciabilità chiara dei pagamenti e delle prenotazioni consente di prevenire obiezioni sulla destinazione delle somme.
Il rapporto con la forza maggiore e con l’impossibilità sopravvenuta va gestito con precisione. Se l’evento non può tenersi per causa non imputabile, come provvedimenti autoritativi che vietano manifestazioni o impediscono l’uso della location, siamo fuori dall’inadempimento e la caparra, in linea di principio, deve essere restituita, salvo il rimborso di costi vivi non recuperabili se così stabilito nel contratto con clausole trasparenti e proporzionate. Diverso è il caso della mera sopravvenuta difficoltà o dell’eccessiva onerosità che non rende impossibile la prestazione: in assenza di accordi di rinegoziazione, la parte che recede per scelta organizzativa rimane esposta agli effetti tipici della caparra. Per ridurre le incertezze è utile prevedere fin dall’inizio meccanismi di riprogrammazione della data, con indicazione dell’arco temporale entro cui il cambio è possibile senza perdita della caparra e con imputazione delle somme alla nuova data, chiarendo che ulteriori rinvii o la scelta di date non disponibili fanno rivivere i rimedi dell’articolo 1385.
Quando il cliente è un consumatore e il banqueting è erogato da un professionista si applica il Codice del Consumo. Nei contratti conclusi a distanza o fuori dai locali commerciali occorre considerare che, per i servizi relativi ad attività del tempo libero con prestazione prevista a una data o in un periodo specifici, il diritto di recesso di regola non si applica, ma restano fermi gli obblighi informativi precontrattuali, la chiarezza dei prezzi e la tutela contro clausole vessatorie. La caparra confirmatoria non può essere usata per svuotare diritti inderogabili, né per coprire difformità qualitative gravi; se la prestazione è inidonea o non conforme al contratto, l’inadempimento è del fornitore e il cliente può sciogliere e chiedere il doppio della caparra, oltre a eventuali ulteriori rimedi. È opportuno distinguere la caparra confirmatoria dalla caparra penitenziale, che è il corrispettivo di un recesso libero convenzionale e funziona come prezzo dell’uscita senza inadempimento; adottare l’una o l’altra struttura comporta conseguenze diverse e richiede coerenza con la presenza o meno di facoltà di recesso discrezionale.
La redazione del contratto incide direttamente sull’efficacia della caparra. Una clausola chiara che richiami l’articolo 1385 e qualifichi espressamente l’importo come caparra confirmatoria, accompagnata dalla descrizione della prestazione con menù, servizi inclusi, orari, standard qualitativi, tempi di montaggio e smontaggio, policy sui coperti e sulle variazioni, termini di pagamento e ripartizione delle spese di terzi, riduce in modo significativo le aree di contenzioso. Prima di dichiarare risolto il contratto e attivare i rimedi connessi alla caparra è prudente inviare o richiedere una diffida ad adempiere con un termine congruo e perentorio, soprattutto quando il termine originario non è espresso come essenziale, perché ciò rafforza la prova dell’inadempimento. In presenza di location esterna è utile coordinare la clausola di caparra con gli obblighi del luogo dell’evento, chiarendo chi sopporta i rischi di cancellazione imputabili alla sede e chi è tenuto a stipulare assicurazioni per responsabilità civile, così da non far gravare sulla caparra ciò che è coperto da polizze o da obblighi terzi.
In conclusione, nel banqueting la caparra confirmatoria è uno strumento legittimo e funzionale quando l’importo è proporzionato, la funzione è chiaramente qualificata e la disciplina di evento, servizi, costi non recuperabili e circostanze straordinarie è definita in modo trasparente. Usata con attenzione, consente di allocare il rischio delle cancellazioni e delle inadempienze senza rinunciare ai rimedi generali dell’ordinamento, preservando al contempo l’equilibrio tra l’esigenza del fornitore di pianificare risorse per una data unica e il diritto del cliente a una prestazione conforme e tempestiva.
Esempi di caparra confirmatoria banqueting
Di seguito è possibile trovare gli esempi di caparra confirmatoria banqueting.
Caparra confirmatoria banqueting per matrimonio/cerimonia privata
Oggetto: caparra confirmatoria per servizio di banqueting in occasione di matrimonio/cerimonia
Fornitore (Banqueting/Catering): ________________________ P.IVA ________________________ sede in ________________________ via ________________________ tel ________________________ email ________________________
Cliente/Committente: ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ tel ________________________ email ________________________
Evento: tipologia ________________________ data ________________________ orario servizio da ________________________ a ________________________ location ________________________ indirizzo ________________________
Numero ospiti stimati: ________________________ numero minimo garantito entro il ________________________
Servizi inclusi: menù ________________________ bevande ________________________ allestimenti ________________________ personale di sala e cucina ________________________ noleggi ________________________
Prezzo complessivo stimato: € ________________________ oltre/compreso IVA ________________________
Caparra confirmatoria versata oggi ai sensi dell’art. 1385 c.c.: € ________________________ con ________________________ numero/rif. ________________________
Saldo: € ________________________ entro il ________________________ con ________________________
Clausola caparra confirmatoria: in caso di inadempimento del Cliente (annullamento ingiustificato, mancato pagamento entro i termini, riduzione coperti oltre la franchigia di ________________________ senza preavviso di ________________________ giorni) il Fornitore potrà recedere trattenendo la caparra; in caso di inadempimento del Fornitore (mancata esecuzione imputabile o difformità grave) il Cliente potrà recedere ed ottenere il doppio della caparra
Forza maggiore e impossibilità non imputabile: in caso di impossibilità sopravvenuta per cause indipendenti dalla volontà delle parti (provvedimenti autoritativi, eventi eccezionali sulla location) le somme versate a titolo di caparra saranno restituite, salvo costi documentati e non recuperabili fino a € ________________________ se espressamente accettati
Variazioni menù e coperti: modifiche consentite entro il ________________________ fino a ________________________ coperti senza variazione di prezzo; oltre tale soglia il prezzo sarà ricalcolato a € ________________________ per coperto aggiuntivo/ridotto
Foro competente: ________________________
Luogo e data: ________________________
Firma Fornitore: ________________________ Firma Cliente: ________________________
Caparra confirmatoria banqueting per evento aziendale
Oggetto: caparra confirmatoria per servizio di banqueting evento aziendale
Fornitore: ________________________ P.IVA ________________________ sede ________________________ tel ________________________ email ________________________
Cliente/Impresa: ________________________ P.IVA/C.F. ________________________ sede ________________________ referente ________________________ tel ________________________ email ________________________
Evento: tipologia ________________________ data ________________________ orari di montaggio/smontaggio ________________________ location ________________________ indirizzo ________________________
Numero partecipanti stimati: ________________________ numero minimo garantito entro il ________________________
Servizi inclusi: coffee break/lunch/dinner ________________________ menù ________________________ bevande ________________________ allestimenti e branding ________________________ attrezzature e noleggi ________________________ personale ________________________
Prezzo complessivo: € ________________________ oltre/compreso IVA ________________________
Caparra confirmatoria versata ai sensi dell’art. 1385 c.c.: € ________________________ con ________________________ numero/rif. ________________________
Fatturazione e saldo: acconto ulteriore € ________________________ entro il ________________________ saldo € ________________________ entro il ________________________ con ________________________
Clausola caparra confirmatoria: in caso di inadempimento del Cliente (annullamento non giustificato, mancato rispetto dei termini di pagamento, variazioni oltre la franchigia senza preavviso) il Fornitore potrà recedere trattenendo la caparra; in caso di inadempimento del Fornitore il Cliente potrà recedere ed ottenere il doppio della caparra
Costi di terzi non recuperabili: permessi, SIAE, noleggi e trasporti eventualmente anticipati dal Fornitore e documentati resteranno a carico della parte inadempiente fino a € ________________________
Foro competente: ________________________
Luogo e data: ________________________
Firma Fornitore: ________________________ Firma Cliente: ________________________
Caparra confirmatoria con condizione su location e autorizzazioni
Oggetto: caparra confirmatoria con condizione sospensiva per banqueting subordinato a disponibilità location e autorizzazioni
Fornitore: ________________________ P.IVA ________________________ sede ________________________ tel ________________________ email ________________________
Cliente: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ indirizzo ________________________ tel ________________________ email ________________________
Evento: tipologia ________________________ data ________________________ orario ________________________ location richiesta ________________________ indirizzo ________________________
Condizione sospensiva: efficacia dell’accordo subordinata a conferma scritta della disponibilità della location entro il ________________________ e all’ottenimento delle necessarie autorizzazioni/permessi (SIAE, occupazione suolo, HACCP temporaneo) entro il ________________________
Prezzo complessivo: € ________________________ oltre/compreso IVA ________________________
Caparra confirmatoria versata ai sensi dell’art. 1385 c.c.: € ________________________ mezzo di pagamento ________________________ numero/rif. ________________________
Effetti della condizione: in caso di mancato avveramento per causa non imputabile alle parti l’accordo resterà privo di effetti e la caparra sarà integralmente restituita; in caso di avveramento troveranno applicazione i termini e le obbligazioni qui previsti
Saldo: € ________________________ entro il ________________________ con ________________________
Clausola caparra confirmatoria dopo avveramento: in caso di inadempimento del Cliente il Fornitore potrà recedere trattenendo la caparra; in caso di inadempimento del Fornitore il Cliente potrà recedere ed ottenere il doppio della caparra
Foro competente: ________________________
Luogo e data: ________________________
Firma Fornitore: ________________________ Firma Cliente: ________________________
Caparra confirmatoria con politica di rinvio data e costi non recuperabili
Oggetto: caparra confirmatoria per banqueting con facoltà di riprogrammazione data
Fornitore: ________________________ P.IVA ________________________ sede ________________________ tel ________________________ email ________________________
Cliente: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ indirizzo ________________________ tel ________________________ email ________________________
Evento: tipologia ________________________ data originaria ________________________ orario ________________________ location ________________________
Numero ospiti stimati: ________________________ numero minimo garantito entro il ________________________
Prezzo complessivo: € ________________________ oltre/compreso IVA ________________________
Caparra confirmatoria versata ai sensi dell’art. 1385 c.c.: € ________________________ con ________________________ numero/rif. ________________________
Politica di rinvio: una sola riprogrammazione senza perdita della caparra consentita entro il ________________________ con nuova data compresa tra ________________________ e ________________________ soggetta a disponibilità del Fornitore; in caso di ulteriore rinvio o scelta di data non disponibile la caparra potrà essere trattenuta
Costi non recuperabili: in caso di rinvio o annullamento per scelta del Cliente restano dovuti i costi documentati e non riutilizzabili relativi a noleggi, permessi, fiori, materie prime deperibili fino a € ________________________ che verranno imputati a parte; in caso di annullamento imputabile al Fornitore il Cliente avrà diritto al doppio della caparra
Clausola caparra confirmatoria: in caso di inadempimento del Cliente il Fornitore potrà recedere trattenendo la caparra; in caso di inadempimento del Fornitore il Cliente potrà recedere ed ottenere il doppio della caparra
Forza maggiore: in presenza di eventi di forza maggiore che rendano impossibile lo svolgimento alla data originaria, la caparra sarà imputata alla prima data utile concordata; se anche la riprogrammazione risulta impossibile per cause non imputabili, la caparra sarà restituita detratti eventuali costi vivi documentati fino a € ________________________
Foro competente: ________________________
Luogo e data: ________________________
Firma Fornitore: ________________________ Firma Cliente: ________________________
Fac simile caparra confirmatoria per banqueting Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile caparra confirmatoria banqueting Word.
