Una mail per preventivo cena è una comunicazione scritta inviata tipicamente a un ristorante, un catering, o un servizio di organizzazione eventi per richiedere una stima dei costi associati all’organizzazione di una cena. Questo tipo di email è formulato con l’intento di ottenere informazioni dettagliate sui servizi offerti, sui costi per persona, sulle opzioni di menu disponibili, e su eventuali servizi aggiuntivi come decorazione, musica o alloggio. L’obiettivo è avere un quadro chiaro e dettagliato dei costi e delle opzioni disponibili per poter pianificare un evento adeguato alle aspettative e al budget disponibile. Nella redazione di tale email, è importante essere chiari sulle proprie esigenze, sul numero di ospiti previsti, sulla data dell’evento e su qualsiasi richiesta specifica che possa influire sul preventivo finale.
Come scrivere una mail per preventivo cena
Scrivere una mail per richiedere un preventivo per una cena richiede un approccio chiaro e professionale, poiché l’obiettivo è comunicare in modo efficace le proprie esigenze per ricevere una risposta accurata in termini di costi e servizi offerti. Una tale email dovrebbe idealmente iniziare con un saluto cortese e, se opportuno, una breve presentazione personale o la presentazione dell’ente che si rappresenta, soprattutto se si tratta del primo contatto con il destinatario.
La parte centrale della comunicazione deve essere dedicata alla descrizione dettagliata dell’evento per cui si richiede il preventivo. È fondamentale includere la data e l’orario previsti per la cena, per permettere al fornitore di verificare immediatamente la disponibilità per quel giorno e orario. La stessa attenzione va data al luogo in cui si desidera che l’evento si svolga, specificando se si tratta di un luogo fornito dal cliente o se si richiede al servizio di catering di includere anche l’opzione di una location nel preventivo.
Successivamente, è essenziale descrivere il numero di ospiti previsti. Questa informazione è cruciale poiché influisce direttamente sulla quantità di cibo e bevande da preparare e, conseguentemente, sul costo del servizio. In questa sezione può essere utile specificare anche il tipo di ospiti (adulti, bambini, eventuali necessità particolari come diete vegetariane, vegane, allergie alimentari ecc.), per permettere al fornitore di proporre un menù adeguato.
La descrizione del tipo di cena che si desidera è un altro elemento chiave. Indicare se si predilige una cena formale con servizio al tavolo, un buffet, un cocktail cena o un tema specifico aiuta il fornitore a capire le aspettative e a modulare l’offerta di conseguenza. Non meno importante è comunicare il budget approssimativo a disposizione per l’evento, in quanto fornirà al destinatario un parametro importante per la formulazione del preventivo.
Non dimenticare di chiedere esplicitamente informazioni su cosa è incluso nel preventivo che si riceverà: il costo del personale, l’affitto dell’attrezzatura, la fornitura di bevande alcoliche e analcoliche, e così via. Questo aiuta a evitare sorprese e a confrontare con equità i preventivi di diversi fornitori.
Concludere la mail ringraziando per l’attenzione e manifestando la propria disponibilità a fornire ulteriori dettagli o a un incontro per approfondire le proprie necessità. È buona prassi includere anche i propri recapiti telefonici, oltre a quelli email, per facilitare un contatto diretto e più rapido.
Una mail redatta con cura e attenzione ai dettagli trasmette professionalità e serietà, incrementando la possibilità di ricevere una proposta adeguata e personalizzata in base alle proprie esigenze.
Esempi di mail per preventivo cena
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per preventivo cena.
Richiesta preventivo cena standard al ristorante
Oggetto: Richiesta preventivo cena per [n. persone] il [data] alle [ora]
Gentile [Nome Ristorante],
desidero ricevere un preventivo per una cena per [n. persone] prevista per il [data] alle [ora]. L’evento è di tipo [privato/aziendale/familiare] e gradiremmo un servizio al tavolo con menù fisso.
Dettagli richiesti
- proposta di 2–3 menù completi (antipasto, primo, secondo con contorno, dessert, acqua, caffè)
- opzioni bevande: calice/bottiglia, eventuale forfait vini
- menù bambini e alternative vegetariane/gluten free
- costo per persona IVA inclusa e eventuali costi di coperto
- disponibilità sala o area riservata e capienza
- tempi di permanenza del tavolo e orari ultimo servizio
Logistica e condizioni
- caparra richiesta e modalità di pagamento
- politica di cancellazione e variazioni numero ospiti
- dati per fattura: [intestazione, CF/P.IVA, SDI/PEC]
Resto in attesa della vostra migliore proposta.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Telefono] | [Email]
Cena aziendale con sala privata e attrezzature
Oggetto: Preventivo cena aziendale con sala riservata – [data], [città]
Gentile [Nome Ristorante/Eventi],
stiamo organizzando una cena aziendale per [n. persone] il [data] dalle [ora] alle [ora]. Richiediamo una sala privata con impostazione tavoli [imperiale/rotondi] e possibilità di breve speech.
Esigenze
- menù fisso in 2 varianti (standard e vegetariana)
- pacchetto bevande incluso (acqua, soft, vino selezione casa)
- attrezzature: microfono, diffusori audio, monitor/TV HDMI
- brandizzazione base (segnaposto, roll-up) e guardaroba
Offerta economica e condizioni
- costo per persona e inclusioni, eventuali fee sala
- capienza massima e planimetria
- caparra, termini di saldo, penali di cancellazione
- fatturazione elettronica intestata a [Ragione sociale, P.IVA, SDI/PEC]
Vi preghiamo di allegare foto sala e menù proposti.
Grazie,
[Nome e Cognome] – [Ruolo]
[Azienda] | [Contatti]
Cena di prova pre-matrimonio (rehearsal dinner)
Oggetto: Preventivo cena pre-matrimonio per [n. ospiti] – [data]
Gentile [Nome Ristorante],
vorremmo organizzare una cena di prova pre-matrimonio il [data] per circa [n. ospiti]. Atmosfera informale, servizio al tavolo, breve brindisi iniziale.
Richieste specifiche
- proposta menù stagionale (3 portate + dessert), con alternativa vegetariana
- selezione vini locali in abbinamento e prezzo per bottiglia
- torta personalizzata o taglio torta (opzione e costi)
- mise en place semplice con fiori freschi (se disponibile)
- musica di sottofondo e possibilità playlist dedicata
Preventivo
- costo per persona all inclusive (coperto, acqua, caffè inclusi)
- eventuale esclusiva sala e limiti orari
- acconto richiesto, termini di cancellazione
- assistenza per segnaposto e disposizione tavoli
Attendiamo volentieri una proposta dettagliata.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Telefono] | [Email]
Cena con esigenze alimentari e allergeni
Oggetto: Preventivo cena con menù dedicati e gestione allergeni – [data]
Gentile [Nome Ristorante],
per una cena di [n. persone] il [data], richiediamo particolare attenzione a intolleranze e scelte alimentari (celiachia, lattosio, vegetariano/vegano).
Dettagli richiesti
- menù principali + varianti certificate (senza glutine, senza lattosio)
- procedure anti-contaminazione (separate prep station/forni)
- elenco allergeni per ogni portata
- possibilità di personalizzare 2 dessert senza allergeni
Economica e logistica
- prezzo per persona differenziato (standard/special)
- tempi di servizio coordinati per tutti gli ospiti
- condizioni di prenotazione, caparra, policy no-show
- invio menù definitivo entro [data]
Grazie per un riscontro puntuale sulle misure HACCP adottate.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Contatti]
Cena degustazione con abbinamento vini e sommelier
Oggetto: Preventivo cena degustazione 5–7 portate con wine pairing – [data]
Buongiorno [Nome],
stiamo valutando una cena degustazione per [n. persone] il [data], con 5–7 portate e abbinamento vini curato dal sommelier.
Richieste
- bozza di menù degustazione con descrizione portate
- proposta di wine pairing (calice/bottiglia) e upgrade premium
- timing del servizio (indicativo 2,5–3 ore)
- eventuale aperitivo di benvenuto con finger food
Economica
- costo per persona menù + pairing base e premium
- acqua, caffè, coperto inclusi/esclusi
- fee sommelier dedicato, se prevista
- termini di conferma e pagamento
Gradiremmo ricevere anche una carta vini sintetica.
Grazie,
[Nome e Cognome]
[Telefono] | [Email]
Cena privata a domicilio con chef e brigata
Oggetto: Preventivo cena a domicilio con chef – [data], [indirizzo]
Gentile [Catering/Chef],
richiedo un preventivo per una cena privata a domicilio per [n. persone] il [data] presso [indirizzo]. Cucina utilizzabile con [forno/piani cottura], spazio per impiattamento [sì/no].
Esigenze
- menù 4 portate con ingredienti stagionali
- chef + [n.] camerieri, noleggio attrezzature (se necessario)
- mise en place (tovagliato, piatti, calici) e pulizia finale
- eventuale pairing vini o servizio sommelier
Offerta
- costo per persona e costi di servizio/noleggio
- sopralluogo incluso/escluso
- tempistiche arrivo staff e durata evento
- caparra e termini di cancellazione
Resto in attesa della vostra proposta completa.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Contatti]
Cena di gala/benefit con scaletta e palco
Oggetto: Preventivo cena di gala con scaletta e service tecnico – [data]
Spett.le [Ristorante/Location],
per una cena di gala benefica il [data] con [n. persone], cerchiamo una proposta con menù elegante e supporto tecnico per brevi interventi sul palco.
Requisiti
- menù 3–4 portate, pane e piccola pasticceria
- pacchetto bevande (welcome prosecco + vini a tavola)
- palco/leggio, microfono, impianto audio base
- tavolo accrediti, guardaroba, servizio hostess opzionale
- segnaletica tavoli e stampa menù
Preventivo
- costo per persona e fee sala
- orario disponibilità spazi (allestimento/smontaggio)
- caparra, condizioni penali, charity discount se previsto
- fatturazione a [Ente], P.IVA/CF [dati]
In attesa di una proposta con menù e foto sala.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ente/Associazione] | [Contatti]
Cena all’aperto con piano B meteo
Oggetto: Preventivo cena in giardino/terrazza con piano meteo – [data]
Gentile [Location/Ristorante],
vorremmo organizzare una cena all’aperto il [data] per [n. persone], orario [ora–ora]. Richiediamo un piano di contingenza in caso di pioggia.
Dettagli
- area esterna disponibile, illuminazione e riscaldatori/fan
- proposta menù estivo leggero, incluso welcome drink
- allestimenti base (centrotavola, candele), noleggio ombrelloni/tensostruttura
- piano B al coperto e tempistiche per lo spostamento
Economica
- prezzo per persona e costi extra per tensostruttura/riscaldatori
- capienza massima e limitazioni acustiche
- acconto, saldo e policy meteo
Resto in attesa di offerta e planimetrie.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Contatti]
Cena natalizia aziendale con intrattenimento
Oggetto: Preventivo cena aziendale di Natale – menù, bevande e intrattenimento
Gentile [Nome],
per la cena di Natale della nostra azienda il [data], con [n. persone], richiediamo una proposta completa comprensiva di intrattenimento leggero.
Richieste
- menù festivo (3 portate + dessert), opzione vegetariani
- forfait bevande (acqua, soft, vino) e brindisi finale
- DJ set/musica di sottofondo, SIAE se necessaria
- photobooth o backdrop brandizzato opzionale
- spazio per breve speech premi dipendenti
Condizioni
- costo per persona e inclusioni
- orari sala, fee tecnica, costi SIAE (se applicabili)
- caparra, saldo, policy cambi numero ospiti
Restiamo in attesa della vostra migliore offerta.
Grazie,
[Nome e Cognome] – [Ruolo]
[Azienda] | [Contatti]
Cena con budget massimo e proposte a pacchetto
Oggetto: Preventivo cena con budget definito – richiesta proposte a scaglioni
Buongiorno [Nome],
stiamo pianificando una cena per [n. persone] il [data]. Budget massimo indicativo: [€] IVA inclusa. Gradiremmo ricevere 3 proposte a pacchetto:
Scaglioni richiesti
- Essentials: fino a [€]/persona – menù 3 portate + acqua/caffè
- Plus: fino a [€]/persona – menù 3 portate + vini selezione casa
- Premium: fino a [€]/persona – menù 4 portate + vini superiori e aperitivo
Per ciascun pacchetto indicate
- dettaglio portate e bevande incluse
- eventuali extra (coperto, fee sala)
- condizioni di conferma, caparra, cancellazione
- tempi di servizio previsti
Grazie per l’attenzione e per la chiarezza dell’offerta.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Telefono] | [Email]