Una mail per preventivo cena è una comunicazione scritta inviata tipicamente a un ristorante, un catering, o un servizio di organizzazione eventi per richiedere una stima dei costi associati all’organizzazione di una cena. Questo tipo di email è formulato con l’intento di ottenere informazioni dettagliate sui servizi offerti, sui costi per persona, sulle opzioni di menu disponibili, e su eventuali servizi aggiuntivi come decorazione, musica o alloggio. L’obiettivo è avere un quadro chiaro e dettagliato dei costi e delle opzioni disponibili per poter pianificare un evento adeguato alle aspettative e al budget disponibile. Nella redazione di tale email, è importante essere chiari sulle proprie esigenze, sul numero di ospiti previsti, sulla data dell’evento e su qualsiasi richiesta specifica che possa influire sul preventivo finale.
Come scrivere una mail per preventivo cena
Scrivere una mail per richiedere un preventivo per una cena richiede un approccio chiaro e professionale, poiché l’obiettivo è comunicare in modo efficace le proprie esigenze per ricevere una risposta accurata in termini di costi e servizi offerti. Una tale email dovrebbe idealmente iniziare con un saluto cortese e, se opportuno, una breve presentazione personale o la presentazione dell’ente che si rappresenta, soprattutto se si tratta del primo contatto con il destinatario.
La parte centrale della comunicazione deve essere dedicata alla descrizione dettagliata dell’evento per cui si richiede il preventivo. È fondamentale includere la data e l’orario previsti per la cena, per permettere al fornitore di verificare immediatamente la disponibilità per quel giorno e orario. La stessa attenzione va data al luogo in cui si desidera che l’evento si svolga, specificando se si tratta di un luogo fornito dal cliente o se si richiede al servizio di catering di includere anche l’opzione di una location nel preventivo.
Successivamente, è essenziale descrivere il numero di ospiti previsti. Questa informazione è cruciale poiché influisce direttamente sulla quantità di cibo e bevande da preparare e, conseguentemente, sul costo del servizio. In questa sezione può essere utile specificare anche il tipo di ospiti (adulti, bambini, eventuali necessità particolari come diete vegetariane, vegane, allergie alimentari ecc.), per permettere al fornitore di proporre un menù adeguato.
La descrizione del tipo di cena che si desidera è un altro elemento chiave. Indicare se si predilige una cena formale con servizio al tavolo, un buffet, un cocktail cena o un tema specifico aiuta il fornitore a capire le aspettative e a modulare l’offerta di conseguenza. Non meno importante è comunicare il budget approssimativo a disposizione per l’evento, in quanto fornirà al destinatario un parametro importante per la formulazione del preventivo.
Non dimenticare di chiedere esplicitamente informazioni su cosa è incluso nel preventivo che si riceverà: il costo del personale, l’affitto dell’attrezzatura, la fornitura di bevande alcoliche e analcoliche, e così via. Questo aiuta a evitare sorprese e a confrontare con equità i preventivi di diversi fornitori.
Concludere la mail ringraziando per l’attenzione e manifestando la propria disponibilità a fornire ulteriori dettagli o a un incontro per approfondire le proprie necessità. È buona prassi includere anche i propri recapiti telefonici, oltre a quelli email, per facilitare un contatto diretto e più rapido.
Una mail redatta con cura e attenzione ai dettagli trasmette professionalità e serietà, incrementando la possibilità di ricevere una proposta adeguata e personalizzata in base alle proprie esigenze.
Esempi di mail per preventivo cena
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per preventivo cena.
Primo esempio di mail per preventivo cena
Oggetto: Preventivo Personalizzato per la Vostra Cena Speciale
Gentile [Nome del Cliente],
È con grande piacere che riceviamo la vostra richiesta per l’organizzazione della vostra cena speciale in data [inserire la data]. Comprendiamo l’importanza di questo evento e siamo entusiasti all’idea di contribuire a renderlo memorabile.
Al fine di proporvi un preventivo che migliori rispecchi le vostre esigenze e aspettative, abbiamo considerato attentamente i dettagli da voi forniti e abbiamo elaborato un’offerta personalizzata, basandoci sulla qualità e l’eccellenza, pilastri del nostro servizio.
– Numero di Ospiti: [inserire il numero]
– Location: [inserire la location, se già definita o se inclusa nel servizio]
– Data e Orario: [inserire data e orario]
Menu Personalizzato:
A seguire, il dettaglio del menu proposto, che include [inserire il numero di portate] portate, selezionati per soddisfare il palato dei vostri ospiti e per adattarsi al tema da voi scelto:
– Antipasto: [dettagli antipasto]
– Primo Piatto: [dettagli primo piatto]
– Secondo Piatto con Contorno: [dettagli secondo piatto e contorno]
– Dessert: [dettagli dessert]
– Bevande: Inclusione di una selezione di vini [e/o altre bevande] adatta al menu.
Servizi Aggiuntivi Inclusi:
– Servizio di somministrazione da parte del nostro personale qualificato.
– Allestimento e decorazione della tavola, in linea con il tema della vostra serata.
– [Altri servizi offerti]
Costo Totale del Servizio:
Il costo totale del servizio, comprensivo di menu personalizzato, servizi aggiuntivi e IVA, ammonta a [inserire il prezzo totale]. Tale cifra è stata calcolata in base al numero di ospiti e ai servizi selezionati.
È nostra premura assicurarci che ogni aspetto del vostro evento sia curato nei minimi dettagli e che il vostro preventivo sia il più accurato possibile. Se aveste necessità di modificare qualsiasi aspetto di questa proposta o di discutere ulteriori dettagli, vi invitiamo a contattarci direttamente. Saremo felici di apportare le modifiche necessarie per soddisfare tutte le vostre esigenze.
Vi preghiamo di farci sapere entro [inserire data limite per l’accettazione] per poter procedere con l’organizzazione e garantirvi il miglior servizio possibile.
Grazie per aver considerato [Nome della Vostra Azienda] per la vostra cena speciale. Ci impegniamo a rendere il vostro evento un’esperienza indimenticabile.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Ruolo]
[Contatti]
[Nome della Tua Azienda]
Secondo esempio di mail per preventivo cena
Oggetto: Richiesta Preventivo per Cena Evento
Gentile [Nome del destinatario],
mi rivolgo a voi in qualità di [tuo titolo/ruolo], rappresentando [nome dell’organizzazione/tuo nome], con l’intento di richiedere un preventivo dettagliato per l’organizzazione di una cena evento.
L’evento è previsto per il [data dell’evento], presso la vostra struttura e ci aspettiamo la partecipazione di circa [numero degli ospiti] persone.
Ciò di cui necessitiamo include quanto segue, ma saremmo lieti di considerare altri suggerimenti che potreste avere in base alla vostra esperienza:
1. Menù:
– [Preferenze generali sul tipo di cucina, eventuali temi specifici, richieste dietetiche particolari come opzioni vegetariane, vegane, senza glutine, ecc.]
– [Indicare se si desidera un servizio al tavolo, buffet, cocktail reception, ecc.]
2. Bevande:
– [Specificare le preferenze generali come selezione di vini, cocktail, bibite analcoliche, caffè e tè, ecc.]
3. Attrezzature e allestimenti:
– [Dettagliare eventuali esigenze specifiche come allestimenti particolari, disposizione dei tavoli, necessità di attrezzature audio/video.]
4. Personale:
– [Precisare se oltre al personale di servizio sono necessari altri professionisti, come baristi, DJ, ecc.]
5. Budget:
– [Fornire una stima del budget a disposizione per avere proposte in linea con le possibilità economiche.]
6. Note aggiuntive:
– [Qualsiasi altro dettaglio che ritenete possa essere utile per permettervi di ricevere un preventivo quanto più aderente possibile alle vostre esigenze.]
Rimaniamo a disposizione per qualsiasi domanda o ulteriore chiarimento e, in attesa di un vostro cortese riscontro, vi ringraziamo anticipatamente per la vostra disponibilità e professionalità.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Titolo/Ruolo]
[Contatti: numero di telefono, indirizzo email]
[Nome dell’organizzazione, se applicabile]
Terzo esempio di mail per preventivo cena
Oggetto: Richiesta preventivo per cena aziendale
Gentile [Nome del Responsabile/Responsabile Catering],
Mi chiamo [Il tuo nome] e sono il responsabile dell’organizzazione di eventi presso [Nome della tua azienda]. Stiamo pianificando una cena aziendale per il [Data dell’evento], e desideriamo conoscere i servizi e i preventivi che il vostro ristorante/catering può offrire per un evento di questo tipo.
L’evento coinvolgerà circa [numero] persone e ci piacerebbe valutare diverse opzioni di menu, preferibilmente che includano scelte vegetariane, vegane e opzioni per eventuali allergie alimentari. Saremo anche grati se poteste fornire informazioni su opzioni di personalizzazione del menu in linea con il tema della nostra cena, che sarà [Tema dell’evento, se applicabile].
Siamo alla ricerca di un’esperienza culinaria che possa rimanere impressa nei nostri ospiti, quindi ogni suggerimento relativo a piatti speciali o esperienze uniche da voi offerte sarà accolto con grande interesse. Inoltre, gradiremmo dettagli riguardanti i seguenti servizi:
1. Disponibilità di sale private o spazi adatti per ospitare [Numero] persone, con eventuali opzioni di personalizzazione dello spazio.
2. Possibilità di integrare l’evento con servizi di intrattenimento o musica.
3. Informazioni su politiche di cancellazione o modifiche alla prenotazione.
4. Opzioni disponibili per bevande, inclusi pacchetti di vini o cocktail personalizzati.
5. Dettagli sul personale di servizio che sarà disponibile durante l’evento.
Ci auguriamo di poter lavorare insieme per rendere questo evento memorabile. Potete fornire un preventivo dettagliato che comprenda tutte le spese previste, comprese le eventuali tariffe per il servizio e altri costi aggiuntivi?
Vi saremmo grati se poteste farci avere la vostra proposta entro [Data limite per la proposta], in modo da poter procedere tempestivamente con la pianificazione.
Grazie per la vostra attenzione e collaborazione. Resto in attesa di una vostra risposta e sono disponibile per un incontro o una chiamata per discutere ulteriormente dei dettagli.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo o posizione]
[Nome della tua azienda]
[Informazioni di contatto]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]
Quarto esempio di mail per preventivo cena
Oggetto: Proposta Dettagliata e Preventivo per Cena del [Data]
Gentile [Nome del Cliente],
Innanzi tutto, permettetemi di esprimere il nostro sincero apprezzamento per averci considerati per la vostra imminente cena in data [Data]. È per noi un piacere avere l’opportunità di inviarvi la nostra proposta dettagliata e preventivo, pensati appositamente per soddisfare i vostri desideri e le vostre esigenze.
Basandoci sulla conversazione preliminare, abbiamo capito che cercate un’esperienza culinaria che sia sia indimenticabile, sia intima. Pertanto, proponiamo un menu esclusivo che rifletta sia la stagionalità sia l’eccellenza culinaria, con accenti particolari sull'[inserire preferenze culinarie], garantendo nel contempo che tutte le vostre richieste dietetiche e restrizioni vengano rispettate in pieno.
Dettagli del Menu:
Aperitivi: [Descrizione dettagliata degli aperitivi]
Antipasti: [Descrizione]
Primi piatti: [Descrizione]
Secondi piatti: [Descrizione]
Contorni: [Descrizione]
Dessert: [Descrizione]
Bevande: [Descrizione inclusa di vini, liquori, e opzioni analcoliche]
Ambientazione e Decorazioni:
Per creare l’ambiente perfetto, proponiamo [Descrizione dell’ambientazione e delle decorazioni, inclusi eventuali temi o colori preferiti].
Personale:
Incluso nel nostro servizio, avrete a disposizione [numero] camerieri altamente professionali e un Direttore del Banqueting per assicurare che tutto proceda come previsto.
Musica ed Intrattenimento:
Abbiamo diverse opzioni per quanto riguarda l’intrattenimento musicale, che possono andare da [Descrizione opzioni musicali e intrattenimento].
Preventivo Totale:
Basandoci sui dettagli sopra descritti e sul numero stimato di ospiti ([numero di ospiti]), il costo totale per l’evento sarà di [Euro]. Questa stima include tutti i servizi menzionati, senza costi nascosti. Eventuali servizi o richieste aggiuntive saranno soggette a preventivi separati.
Termini e Condizioni:
– Una caparra del 30% è necessaria per confermare la prenotazione.
– La cancellazione fino a [numero] giorni prima dell’evento prevederà il rimborso completo della caparra.
– Il saldo dovrà essere saldato entro [numero] giorni dall’evento.
Siamo entusiasti all’idea di poter collaborare con voi per rendere questa cena un’esperienza davvero memorabile per voi e i vostri ospiti. Se avete domande o desiderate discutere ulteriormente qualcuno degli aspetti della nostra proposta, non esitate a contattarmi direttamente.
In attesa della vostra risposta, vi porgo i miei più cordiali saluti.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Nome del Tuo Ristorante/Catering]
[Contatti]