Una mail di richiesta prenotazione hotel per un gruppo di persone è una comunicazione scritta inviata a una struttura alberghiera con l’obiettivo di riservare alloggio per più individui contemporaneamente. Solitamente, questa tipologia di email deve essere redatta con cura, specificando dettagli importanti come le date del soggiorno, il numero di persone coinvolte, le esigenze particolari legate alla sistemazione e eventuali richieste speciali che possono riguardare servizi aggiuntivi offerti dall’hotel. La chiarezza e la completezza delle informazioni fornite sono essenziali per permettere alla struttura ricettiva di comprendere appieno le necessità del gruppo e proporre l’opzione più adatta. La comunicazione dovrebbe inoltre mantenere un tono cortese e professionale, enfatizzando l’interesse verso l’hotel e la volontà di collaborazione per un soggiorno piacevole e soddisfacente.
Come scrivere una mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Quando si scrive una mail per richiedere la prenotazione di un hotel per un gruppo di persone, bisogna prestare particolare attenzione a fornire informazioni dettagliate e chiare per facilitare la comprensione e la gestione della richiesta da parte dell’hotel.
Innanzitutto, è essenziale iniziare la mail con un saluto cortese e una breve presentazione personale, specificando il motivo del contatto. Successivamente, è importante delineare chiaramente il motivo del soggiorno, ad esempio, se si tratta di un viaggio di piacere, di un evento specifico come un matrimonio, una conferenza o semplicemente di una vacanza di gruppo.
Successivamente, si deve specificare il numero esatto di persone che faranno parte del gruppo, indicando, se necessario, quanti adulti e quanti bambini, e le loro eventuali esigenze particolari, come ad esempio, l’esigenza di culle o letti aggiuntivi per bambini, o la presenza di ospiti con mobilità ridotta.
La data di arrivo e partenza sono fondamentali; è utile non solo indicare le date precise ma anche mostrare flessibilità, se presente, per permettere all’hotel di proporre alternative nel caso in cui non possa accomodare il gruppo nelle date richieste.
È importante anche specificare il tipo di sistemazione desiderata, per esempio, se si preferiscono camere singole, doppie, triple o suite, e se si ha bisogno di un certo numero di ciascuna tipologia. Se l’hotel offre diverse opzioni di pensione (come pensione completa, mezza pensione, pernottamento e prima colazione), indicare chiaramente la preferenza del gruppo.
Non bisogna dimenticare di menzionare eventuali richieste specifiche legate ai servizi dell’hotel, come la necessità di un’area per riunioni, accesso ad attrezzature specifiche, servizi di ristorazione per il gruppo, o altre esigenze particolari legate alla natura della visita.
Infine, è buona norma inserire una richiesta di conferma della disponibilità, dei prezzi, e delle condizioni di prenotazione e cancellazione, chiedendo, se possibile, un preventivo dettagliato per il soggiorno. È anche utile fornire un recapito telefonico oltre all’indirizzo email per facilitare un contatto diretto per eventuali chiarimenti.
Concludere la mail ringraziando anticipatamente per l’attenzione e la disponibilità, con un saluto cordiale.
Scrivere una mail con queste informazioni in maniera fluida, senza elencarle come punti, ma integrandole in un discorso coerente e ben strutturato, è fondamentale per trasmettere professionalità e serietà nella richiesta.
Esempi di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone.
Prenotazione gruppo turistico standard
Oggetto: Richiesta prenotazione gruppo di [n. persone] dal [data check-in] al [data check-out]
Gentile Ufficio Prenotazioni di [Nome Hotel],
desideriamo prenotare un soggiorno per un gruppo di [n. persone] adulti [+ eventuali bambini] nelle date indicate. Vi chiediamo disponibilità e conferma della migliore tariffa gruppi.
Distribuzione camere richiesta
- [n.] doppie/matrimoniali
- [n.] twin
- [n.] singole
- [n.] triple/family (se disponibili)
Trattamento e servizi
- trattamento: [B&B / mezza pensione / pensione completa]
- eventuale cena di benvenuto la sera del [data]
- deposito bagagli pre check-in e post check-out
- parcheggio pullman/auto se possibile
Dettagli operativi
- orario di arrivo stimato: [ora] (pullman/mezzi propri)
- allergie/intolleranze da gestire: [elenco]
- rooming list entro il [data]
Amministrazione
- richiesta tariffa per persona e totale gruppo (IVA/tassa di soggiorno specificate)
- termini di caparra, saldo e politica di cancellazione
- dati fatturazione: [ragione sociale, P. IVA/CF, SDI/PEC]
Rimaniamo in attesa della vostra gentile offerta e opzioni disponibili.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ente/Agenzia/Associazione] | [Telefono] | [Email]
Prenotazione per convention aziendale con sala meeting
Oggetto: Richiesta prenotazione camere + sala meeting per gruppo corporate – [date]
Gentile [Nome Hotel],
stiamo organizzando una convention a [città] e desideriamo prenotare per un gruppo di [n. persone] dal [data] al [data], con esigenza di sala plenaria e due breakout nella giornata del [data].
Camere richieste
- [n.] singole uso singola
- [n.] doppie/twin
Meeting & catering
- sala plenaria per [n.] persone, setup [platea/ferro di cavallo]
- 2 sale breakout per [n.] persone ciascuna
- coffee break mattino/pomeriggio e light lunch
- dotazioni AV: proiettore, schermo, audio, microfoni, Wi-Fi dedicato
Servizi aggiuntivi
- check-in dedicato al gruppo
- parcheggio e/o transfer stazione/aeroporto
- early breakfast dalle [ora]
Amministrazione
- tariffa camere (netta o commissionabile), canone sale e pacchetti F&B
- scadenze caparra, policy no-show e release gruppo
- fatturazione elettronica intestata a [dati aziendali]
Attendiamo una proposta dettagliata con planimetrie e capienza.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome] – [Ruolo]
[Azienda] | [Contatti]
Prenotazione gruppo scolastico/associativo
Oggetto: Prenotazione gruppo studenti [n.] + accompagnatori [n.] – [date]
Gentile Reception,
richiediamo la prenotazione per il nostro gruppo scolastico/associativo per le notti del [date], con sistemazione in camere multiple e twin per i docenti/accompagnatori.
Esigenze principali
- camere: multiple da [n.] letti per studenti; twin/singole per accompagnatori
- trattamento: mezza pensione + packed lunch per le giornate di escursione
- orari silenzio notturno e regolamento gruppi
- spazi comuni per riunione serale di 30 minuti
Sicurezza e compliance
- gestione allergie/intolleranze alimentari
- dichiarazione presenza minori a carico dell’ente
- portineria notturna e accesso pullman
Economica e termini
- prezzo per persona e gratuità accompagnatori (es. 1/15)
- caparra, saldo, penali di cancellazione scaglionate
- tassa di soggiorno (esenzione minori, se prevista)
In attesa di cortese conferma disponibilità e offerta.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Scuola/Associazione] | [Telefono] | [Email]
Prenotazione squadra sportiva in trasferta
Oggetto: Prenotazione gruppo sportivo per torneo [nome] – [date]
Gentile [Nome Hotel],
si richiede la prenotazione per una delegazione sportiva di [n.] atleti + [n.] staff tecnico dal [data] al [data], in occasione del torneo [nome].
Dettagli tecnici
- camere twin per atleti, singole per staff
- early breakfast dalle [ora] (menù sport) e dinner con carbo-load la sera del [data]
- stanza kit/lavanderia express per divise
- sala riunione breve per video-analisi (TV/HDMI)
- deposito sicuro per attrezzature e ghiaccio a disposizione
Logistica
- arrivo in pullman alle [ora], parcheggio bus
- late check-out post gara se disponibile
Economica
- tariffa per persona/per camera, inclusioni e tassa di soggiorno
- termini di pagamento e fatturazione
Grazie per un’offerta dedicata alle esigenze di team sportivi.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Team Manager – [Club] | [Contatti]
Prenotazione per troupe artistica/band in tour
Oggetto: Prenotazione gruppo artisti e crew – tour [nome], date [date]
Gentile [Nome Hotel],
richiediamo la prenotazione per [n.] artisti e [n.] tecnici nelle notti del [date], con arrivi tardivi dopo spettacolo.
Necessità specifiche
- check-in notturno garantito, snack box post-show
- camere: twin/singole contigue ai piani bassi se possibile
- deposito strumenti/flight case in area sicura
- sala prova silenziata per breve sound check diurno
- parcheggio furgoni e accesso carico/scarico
Dettagli economici
- tariffa per camera, eventuale day-use in partenza
- condizioni per late check-out e cauzioni
- fatturazione cumulativa per l’intero gruppo
Attendiamo la vostra migliore proposta con inclusioni.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
Tour Manager – [Produzione] | [Telefono] | [Email]
Prenotazione gruppo per fiera/congresso
Oggetto: Prenotazione delegazione per [Fiera/Congresso] – [date], [città]
Gentile Reservations,
richiediamo disponibilità per un gruppo di [n.] delegati dal [data] al [data] in occasione di [evento], con preferenza per camere silenziose e colazione anticipata.
Richieste
- camere: [n.] singole uso singolo, [n.] twin
- tempi di percorrenza verso [venue], eventuale navetta
- early breakfast dalle [ora] o breakfast box
- check-in dedicato e consegna badge al desk
Economica
- tariffa netta per tipologia camera (B&B), city tax esclusa/inclusa
- condizioni di release e penali ad hoc per evento
- fatturazione unica
Vi ringraziamo per una proposta con planimetrie, servizi e modalità di trasferimento.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ente/Azienda] | [Contatti]
Prenotazione gruppo last minute
Oggetto: Urgente – prenotazione gruppo di [n.] persone per questa settimana [date]
Gentile [Nome Hotel],
a causa di una variazione programma, necessitiamo di confermare entro oggi una prenotazione per [n.] persone dal [data] al [data].
Dettagli rapidi
- camere: [n.] twin, [n.] singole, [n.] triple
- trattamento: B&B, con possibilità di cena per due sere
- orario arrivo stimato: [ora], check-in veloce richiesto
- garanzia con carta aziendale/bonifico istantaneo
Economica e termini
- tariffa last minute gruppi con eventuale sconto
- modalità di pagamento e cauzioni
- policy cancellazione flessibile
Restiamo disponibili a inviare immediatamente rooming list e acconto.
Grazie per la tempestiva risposta,
[Nome e Cognome]
[Telefono] | [Email]
Prenotazione tramite agenzia viaggi con voucher
Oggetto: Prenotazione gruppo per conto di [Cliente/Ente] – voucher e commissione
Gentile Ufficio Prenotazioni,
siamo [Agenzia], IATA/PI [dati], e richiediamo la prenotazione per un gruppo di [n.] persone dal [data] al [data] a nome [Cliente/Ente].
Specifiche
- camere richieste: [n.] twin, [n.] doppie, [n.] singole
- trattamento: [B&B/MP/PC]
- arrivo in pullman alle [ora], deposito bagagli disponibile
- eventuale sala per briefing di 45 minuti
Amministrazione
- tariffa netta commissionabile [%] o BAR – [x%]
- emissione voucher e pagamento con carta virtuale (VCC)
- fatturazione intestata a [Cliente/Ente] con riferimenti [SDI/PEC]
- termini: caparra, saldo, release
In attesa di conferma disponibilità e offerta contrattuale.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Agency/TO] | [Telefono] | [Email]