Una mail di richiesta prenotazione hotel per un gruppo di persone è una comunicazione scritta inviata a una struttura alberghiera con l’obiettivo di riservare alloggio per più individui contemporaneamente. Solitamente, questa tipologia di email deve essere redatta con cura, specificando dettagli importanti come le date del soggiorno, il numero di persone coinvolte, le esigenze particolari legate alla sistemazione e eventuali richieste speciali che possono riguardare servizi aggiuntivi offerti dall’hotel. La chiarezza e la completezza delle informazioni fornite sono essenziali per permettere alla struttura ricettiva di comprendere appieno le necessità del gruppo e proporre l’opzione più adatta. La comunicazione dovrebbe inoltre mantenere un tono cortese e professionale, enfatizzando l’interesse verso l’hotel e la volontà di collaborazione per un soggiorno piacevole e soddisfacente.
Come scrivere una mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Quando si scrive una mail per richiedere la prenotazione di un hotel per un gruppo di persone, bisogna prestare particolare attenzione a fornire informazioni dettagliate e chiare per facilitare la comprensione e la gestione della richiesta da parte dell’hotel.
Innanzitutto, è essenziale iniziare la mail con un saluto cortese e una breve presentazione personale, specificando il motivo del contatto. Successivamente, è importante delineare chiaramente il motivo del soggiorno, ad esempio, se si tratta di un viaggio di piacere, di un evento specifico come un matrimonio, una conferenza o semplicemente di una vacanza di gruppo.
Successivamente, si deve specificare il numero esatto di persone che faranno parte del gruppo, indicando, se necessario, quanti adulti e quanti bambini, e le loro eventuali esigenze particolari, come ad esempio, l’esigenza di culle o letti aggiuntivi per bambini, o la presenza di ospiti con mobilità ridotta.
La data di arrivo e partenza sono fondamentali; è utile non solo indicare le date precise ma anche mostrare flessibilità, se presente, per permettere all’hotel di proporre alternative nel caso in cui non possa accomodare il gruppo nelle date richieste.
È importante anche specificare il tipo di sistemazione desiderata, per esempio, se si preferiscono camere singole, doppie, triple o suite, e se si ha bisogno di un certo numero di ciascuna tipologia. Se l’hotel offre diverse opzioni di pensione (come pensione completa, mezza pensione, pernottamento e prima colazione), indicare chiaramente la preferenza del gruppo.
Non bisogna dimenticare di menzionare eventuali richieste specifiche legate ai servizi dell’hotel, come la necessità di un’area per riunioni, accesso ad attrezzature specifiche, servizi di ristorazione per il gruppo, o altre esigenze particolari legate alla natura della visita.
Infine, è buona norma inserire una richiesta di conferma della disponibilità, dei prezzi, e delle condizioni di prenotazione e cancellazione, chiedendo, se possibile, un preventivo dettagliato per il soggiorno. È anche utile fornire un recapito telefonico oltre all’indirizzo email per facilitare un contatto diretto per eventuali chiarimenti.
Concludere la mail ringraziando anticipatamente per l’attenzione e la disponibilità, con un saluto cordiale.
Scrivere una mail con queste informazioni in maniera fluida, senza elencarle come punti, ma integrandole in un discorso coerente e ben strutturato, è fondamentale per trasmettere professionalità e serietà nella richiesta.
Esempi di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone.
Primo esempio di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Oggetto: Richiesta di disponibilità e preventivo per prenotazione gruppo – [Nomi/Codice Gruppo se disponibile]
Gentile Direzione [Nome dell’Hotel],
Mi chiamo [Il Tuo Nome] e scrivo a nome del [Nome del Gruppo/Organizzazione] per richiedere la disponibilità e un preventivo per un soggiorno presso il vostro prestigioso hotel. Siamo alla ricerca di alloggi adatti per accomodare un gruppo di circa [Numero Persone] persone per il periodo dal [Data di Arrivo] al [Data di Partenza].
I dettagli specifici del nostro gruppo e delle nostre necessità sono i seguenti:
– Numero di ospiti: [Numero Persone]
– Preferenza sul tipo di camere: [es. singole, doppie, triple]
– Eventuali necessità speciali (es. accessibilità per disabili, allergie alimentari, ecc.)
Inoltre, vorremmo sapere se potete offrire i seguenti servizi durante il nostro soggiorno:
– Sala riunioni per [Numero Persone], per [Data e Orario]
– Servizi di ristorazione per colazione/pranzo/cena
– Qualsiasi attività ricreativa o team building disponibile per gruppi
Saremmo grati se poteste fornirci un preventivo dettagliato includendo:
– Tariffe per notte, specificando cosa è incluso (es. colazione, tasse, ecc.)
– Politiche di cancellazione e modifica della prenotazione
– Qualunque offerta o sconto applicabile a prenotazioni di gruppo
Per la nostra pianificazione, apprezzeremmo una risposta entro [Data], se possibile. In caso di disponibilità, saremmo interessati anche a organizzare un tour virtuale o a ricevere materiale informativo aggiuntivo riguardo alle camere e ai servizi offerti.
Vi lascio i miei contatti diretti per qualsiasi domanda o per fornire ulteriori dettagli: [Numero di Telefono / Email].
Confidiamo nella qualità dei servizi offerti dal vostro hotel e speriamo di poter collaborare per rendere il nostro soggiorno memorabile.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Ruolo, se applicabile]
[Nome del Gruppo/Organizzazione]
[Recapiti Telefonici]
[Email]
Secondo esempio di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Oggetto: Richiesta di Prenotazione per Gruppo – [Il Tuo Nome/Ente]
Gentile Responsabile delle Prenotazioni,
Mi chiamo [Il Tuo Nome] e sto scrivendo per conto di [Nome del Gruppo/Ente/Azienda], per richiedere la disponibilità e un preventivo di prenotazione presso il vostro rinomato hotel. Siamo interessati a soggiornare nella vostra struttura per [Numero di Notti] notti, dal [Data di Arrivo] al [Data di Partenza].
Siamo un gruppo di [Numero Totale Persone] persone. I dettagli specifici del nostro gruppo sono i seguenti:
– Numero di camere singole: [Inserire Numero]
– Numero di camere doppie: [Inserire Numero]
– Qualsiasi esigenza particolare in termini di accessibilità o diete speciali: [Elencare eventuali esigenze]
Il nostro soggiorno sarà un mix di attività di lavoro e tempo libero. Pertanto, saremo interessati a conoscere anche:
– La disponibilità di sale riunioni/conferenze per [Inserire Data/Orario e Numero di Partecipanti] e i relativi servizi (come attrezzature audiovisive, connettività WiFi, catering, ecc.).
– Qualsiasi pacchetto o servizio speciale che possiate offrire a gruppi di nostra dimensione, compresi i trasporti locali, le escursioni guidate, gli eventi culturali, ecc.
Inoltre, saremmo grati se poteste fornirci informazioni sui seguenti aspetti:
– Le politiche di cancellazione e modifica per prenotazioni di gruppo.
– La modalità di pagamento preferita e i termini di pagamento.
– Gli orari di check-in e check-out.
Speriamo di poter vivere una piacevole esperienza presso la vostra struttura, e crediamo che essa possa soddisfare al meglio le esigenze del nostro gruppo. Vi preghiamo di inviarci un preventivo dettagliato inclusivo di tutti i costi, tasse e oneri aggiuntivi, nonché qualsiasi altra informazione riteniate possa essere utile per la nostra permanenza.
La preghiamo di contattarci al numero [Il Tuo Numero di Telefono] o all’indirizzo email [Il Tuo Indirizzo Email] per qualsiasi domanda o per ulteriori dettagli. Siamo desiderosi di ricevere una vostra risposta al più presto possibile, preferibilmente entro [Inserire la Data Limite per la Risposta].
Vi ringraziamo anticipatamente per la vostra attenzione e collaborazione.
Cordiali saluti,
[Firma con nome completo]
[Il Tuo Nome]
[Titolo/Ruolo, se applicabile]
[Nome del Gruppo/Ente/Azienda]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]
Terzo esempio di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Oggetto: Richiesta prenotazione gruppo – [Nome del Gruppo/Congreso/Evento] – [Data]
Gentile Direttore/Direttrice,
mi permetto di contattarVi nel nome di [Nome del Gruppo/Organizzazione/Azienda], con l’intento di richiedere disponibilità e preventivo per una prenotazione di gruppo presso il Vostro rinomato albergo.
Il gruppo che intende soggiornare è composto da [Numero] persone, e il soggiorno sarebbe previsto dal [Data di Arrivo] al [Data di Partenza]. Siamo particolarmente interessati a sapere se potete offrire [Numero] camere singole e [Numero] camere doppie/matrimoniali, preferibilmente con qualche opzione di camera comunicante/adiacente, se disponibile.
Se possibile, vorremmo che ci fosse incluso nel preventivo un’opzione per pensione completa/mezza pensione, dato che riteniamo importante avere almeno uno o due pasti al giorno garantiti per il nostro gruppo.
Oltre al pernottamento e ai pasti, avremmo interesse a conoscere quali altri servizi potreste offrire al nostro gruppo, inclusi, ma non limitati a:
– Sale riunioni o spazi per eventi, poiché stiamo pianificando [Tipo di Evento/Incontro] durante il nostro soggiorno.
– Trasporto da/per l’aeroporto/stazione ferroviaria, se disponibile.
– Possibilità di organizzare escursioni guidate o attività ricreative nei dintorni per il gruppo.
Data l’importanza di questa iniziativa per [Nome del Gruppo/Organizzazione/Azienda], saremmo grati di una Vostra risposta quanto più dettagliata possibile in merito a disponibilità, servizi offerti e preventivo di costo per il soggiorno descritto. Un’eventuale flessibilità nelle tariffe, considerando il numero di ospiti e la durata del soggiorno, sarebbe molto apprezzata e potrebbe influenzare la nostra scelta definitiva.
In attesa di una Vostra cortese e celere risposta, Vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione e Vi porgo i miei migliori saluti.
Cordialmente,
[Nome]
[Posizione/Role nell’Organizzazione/Azienda]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo E-mail]
[Nome dell’Organizzazione/Azienda]
[Indirizzo dell’Organizzazione/Azienda]
Quarto esempio di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Oggetto: Richiesta di Prenotazione per Gruppo – [Nome del Gruppo] per il periodo [dd/mm/yyyy] al [dd/mm/yyyy]
Gentile Team di [Nome dell’hotel],
Mi chiamo [Il Tuo Nome] e sono il coordinatore del gruppo [Nome del Gruppo], che è interessato a soggiornare presso la vostra struttura per il periodo compreso tra il [data di inizio] e il [data di fine]. Scrivo questa email con l’intento di richiedere informazioni per una possibile prenotazione per un gruppo di [numero di persone] persone.
Vorremmo esplorare le opzioni di alloggio che potete offrire, tenendo in considerazione che il nostro gruppo è composto di [specificare se adulti, bambini, famiglie, ecc.]. Saremmo interessati a conoscere i dettagli delle camere disponibili, preferibilmente vorremmo [specificare tipo di camere: doppie, triple, suite, ecc.] per garantire il massimo comfort per tutti i membri.
In aggiunta, ci piacerebbe sapere di più sui servizi offerti dall’hotel, inclusi:
– Pasti (colazione/pranzo/cena) e se esistono menù per gruppi
– Accessibilità per persone con mobilità ridotta, se necessario
– Disponibilità di sale riunioni o spazi comuni dove il nostro gruppo può riunirsi
– Wi-Fi e altre amenità in camera
– Parcheggio per [specificare numero] veicoli o autobus
Considerata la natura del nostro soggiorno, vorremmo inoltre discutere di eventuali tariffe speciali per gruppi che potreste offrire, compresi i termini e le condizioni di cancellazione e di deposito richiesto.
Avremo bisogno di un ambiente accogliente e funzionale che possa contribuire positivamente all’esperienza del nostro viaggio. Per tale motivo, qualsiasi informazione riguardante attività aggiuntive, escursioni, o punti di interesse nella zona sarebbe molto apprezzata.
Per agevolare la comunicazione, vi saremmo grati se poteste fornirci una risposta preliminare, comprensiva di un preventivo, entro [specificare una data ove opportuno], così da poter procedere con le necessarie disposizioni il prima possibile.
In attesa di una vostra gentile risposta, sono disponibile per qualsiasi chiarimento o ulteriori dettagli. Potete contattarmi via email o telefonicamente al [Il tuo numero di telefono].
Vi ringrazio anticipatamente per la vostra attenzione e collaborazione.
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Ruolo o Posizione, se applicabile]
[Nome del Gruppo]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[Il Tuo Indirizzo Email]
Quinto esempio di mail richiesta prenotazione hotel per gruppo di persone
Oggetto: Richiesta prenotazione per gruppo presso [Nome dell’Hotel]
Gentile Direttore/Responsabile prenotazioni,
Mi chiamo [Il tuo nome] e sono l’organizzatore di un piccolo gruppo interessato a soggiornare nel vostro hotel. Vorrei gentilmente richiedere la disponibilità e, se possibile, ricevere un’offerta per un soggiorno gruppo presso la vostra struttura.
Dettagli della prenotazione:
– Numero di persone: [Numero esatto di persone]
– Data di arrivo: [Data di arrivo]
– Data di partenza: [Data di partenza]
– Tipologia di camere richieste: [Specificare se doppie, singole, triple ecc.]
– Pasti: [Specificare se la prenotazione deve includere colazione, mezza pensione, pensione completa]
Ci interesserebbe inoltre sapere se offrite servizi speciali per gruppi, come ad esempio tariffe scontate, uso di sale riunioni, attività di team building o altri servizi aggiuntivi.
Considerando la natura e la dimensione del nostro gruppo, saremmo molto grati se poteste fornirci un preventivo preferenziale che tenga conto delle nostre esigenze.
Siamo inoltre aperti a discutere eventuali pacchetti o promozioni che potreste offrire per rendere il nostro soggiorno ancora più speciale e conveniente.
Nel caso in cui le date da noi preferite non siano disponibili, vi saremmo grati se ci poteste proporre alternative possibili.
Vi prego di inviarmi tutte le condizioni relative alla prenotazione, inclusi i dettagli sulla politica di cancellazione e qualsiasi altra informazione rilevante che dovremmo considerare prima di confermare la nostra prenotazione.
Ringrazio anticipatamente per l’attenzione e rimango in attesa di una vostra gentile risposta. Saremmo entusiasti di avere l’opportunità di soggiornare presso la vostra struttura.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo contatto telefonico]
[La tua email]