La mail per preventivo hotel è una comunicazione scritta in cui un potenziale cliente chiede a un albergo di fornire un preventivo dettagliato per un soggiorno. Questa richiesta include tipicamente le date di soggiorno, il numero di ospiti, il tipo di camere desiderate e qualsiasi servizio aggiuntivo o specifica esigenza particolare. L’obiettivo è ottenere tutte le informazioni necessarie per valutare l’offerta dell’hotel in termini di costi, servizi disponibili e condizioni di soggiorno, per poter prendere una decisione informata riguardante la prenotazione. Una mail per preventivo ben scritta è chiara, concisa e include tutte le informazioni rilevanti per permettere all’hotel di rispondere in modo adeguato e completo.
Come scrivere una mail per preventivo hotel
Scrivere una mail per richiedere un preventivo a un hotel richiede attenzione e precisione per assicurarsi di ricevere tutte le informazioni necessarie e di comunicare in modo chiaro le proprie esigenze. Il cuore di tale comunicazione sta nel fornire i dettagli chiave della richiesta e nello mostrarsi aperti a ricevere eventuali suggerimenti o alternative da parte dell’albergo.
Iniziando con un saluto educato, è importante presentarsi brevemente e specificare il motivo della comunicazione, ovvero la richiesta di un preventivo per un soggiorno. Non bisogna dare per scontato che il destinatario sappia già chi siamo o il contesto della nostra richiesta, soprattutto se ci si sta rivolgendo a un grande hotel che riceve numerose email ogni giorno.
Subito dopo, occorre entrare nel dettaglio del soggiorno. Indicare con precisione le date di arrivo e partenza è fondamentale. Questa informazione permette all’hotel di verificare immediatamente la disponibilità e considerare eventuali variazioni stagionali dei prezzi.
Segue la specifica del numero di ospiti, inclusa una distinzione tra adulti e bambini, se presenti, poiché molti hotel offrono tariffe ridotte o servizi speciali per i più piccoli. È anche utile indicare il tipo di sistemazione desiderata: una singola, una doppia, una suite, ecc. Specificare se si hanno preferenze riguardo alla posizione della camera, come una vista mare o l’accessibilità per ospiti con mobilità ridotta, contribuisce a ricevere un preventivo più accurato e in linea con le proprie necessità.
Non dimenticare di menzionare eventuali servizi aggiuntivi di interesse. Questo può includere pasti in hotel, accesso a spa o piscina, parcheggio, wifi, ecc. Esplicitare questi interessi consente all’hotel di personalizzare l’offerta e forse anche di proporre pacchetti o promozioni speciali disponibili in quel periodo.
Un altro aspetto cruciale è evidenziare qualsiasi esigenza particolare o preferenza che potrebbe influenzare la scelta o il comfort durante il soggiorno, come allergie alimentari, necessità di un letto aggiuntivo o richieste specifiche per occasioni speciali (ad esempio, lune di miele, anniversari).
Concludendo la missiva, è considerato cortese esprimere flessibilità sulle date o sulle tipologie di sistemazione, se si è aperti a variazioni, e incoraggiare l’hotel a proporre alternative qualora le prime scelte non fossero disponibili.
Chiudere con una frase di ringraziamento rispecchia buone maniere e apre la porta a una comunicazione cordiale; non dimenticare di fornire i propri recapiti per la risposta, preferibilmente un numero di telefono e un indirizzo e-mail.
Esempi di mail per preventivo hotel
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per preventivo hotel.
Primo esempio di mail per preventivo hotel
Oggetto: Richiesta di Preventivo per Soggiorno Hotel
Gentile Direzione dell’Hotel [Nome dell’Hotel],
mi chiamo [Il tuo nome] e rappresento l’azienda [Nome della tua azienda], specializzata in [Breve descrizione dell’azienda, es: tecnologie informatiche, eventi aziendali, consulenze professionali, ecc.].
In vista di un prossimo evento aziendale, previsto per [data o periodo dell’evento], stiamo valutando diverse soluzioni alberghiere che possano ospitare i nostri collaboratori provenienti da diverse parti d'[area geografica, es: Italia, Europa, ecc.]. L’evento avrà una durata di [inserire durata, es: due giorni] e ci aspettiamo di ospitare circa [inserire numero partecipanti] persone.
Dopo un’attenta selezione, il vostro hotel è risultato tra le nostre opzioni preferenziali, grazie ai servizi offerti e alla posizione vantaggiosa. Prima di procedere con la prenotazione, tuttavia, saremmo interessati a ricevere un preventivo dettagliato in base alle seguenti necessità:
1. Alloggio: necessitiamo di [numero] camere singole/doppie [se necessario, specificare eventuali preferenze come suite, camere con vista, etc.] per il pernottamento del [data di arrivo] al [data di partenza].
2. Sale Riunioni: interessa inoltre la disponibilità di una sala riunioni capace di ospitare [specificare il numero] persone, dotata di [elencare eventuali esigenze tecniche come proiettore, Wi-Fi, servizio di coffee break, etc.], per la giornata/e di [inserire data/e].
3. Servizi Aggiuntivi: descrivere ulteriori servizi che potrebbero essere necessari, come trasporti dall’aeroporto/stazione all’hotel, catering per i pasti o eventuali attività di team building nelle vicinanze dell’albergo.
Abbiamo l’intenzione di definire tutti gli aspetti organizzativi in tempi brevi, perciò saremmo grati se poteste inviarci un preventivo dettagliato, comprensivo di tutte le voci di costo, entro [specificare una data limite per la ricezione del preventivo, es: una settimana dalla data di invio della mail].
Rimango a vostra completa disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento e in attesa di un vostro cortese riscontro, vi ringrazio anticipatamente per la vostra collaborazione e disponibilità.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome e cognome]
[Tuo titolo/Posizione]
[Nome della tua azienda]
[Indirizzo email]
[Numero di telefono]
Secondo esempio di mail per preventivo hotel
Oggetto: Richiesta Preventivo per Soggiorno presso [Nome dell’Hotel]
Gentile Team di [Nome dell’Hotel],
Con la presente, desidero richiedere un preventivo per un soggiorno presso la vostra struttura, che mi è stata calorosamente raccomandata per l’eccellenza del servizio e la posizione privilegiata.
Dettagli del viaggio:
– Nomi degli ospiti: [Inserire i Nomi]
– Data di arrivo: [Inserire la Data]
– Data di partenza: [Inserire la Data]
– Numero di adulti: [Inserire il numero]
– Numero e tipologia di camere desiderate: [Specificare, ad es. Doppia, Matrimoniale, Suite, ecc.]
– Preferenze particolari riguardo alla sistemazione: [Es. piano alto, vista mare, letti separati, ecc.]
Ulteriori richieste:
– Informazioni su eventuali pacchetti o offerte speciali validi per il periodo del mio soggiorno.
– Dettagli su politiche di cancellazione e deposito.
– Informazioni su servizi inclusi nel prezzo del soggiorno (es. colazione, accesso alla spa, Wi-Fi gratuito, parcheggio, ecc.)
– Opzioni di pasti disponibili (mezza pensione, pensione completa, ecc.).
Motivo del soggiorno:
[Specificare il motivo, es. vacanza, viaggio di lavoro, celebrazione di un evento particolare come anniversari o matrimoni, ecc.]
Saremmo grati se poteste fornirci un preventivo dettagliato che includa tutte le eventuali tasse e spese aggiuntive, al fine di valutare la proposta.
Per qualsiasi ulteriore informazione o dettaglio da chiarire, rimaniamo a disposizione sia via email che telefonicamente al numero [Inserire il Numero di Telefono].
Ringraziandovi anticipatamente per la vostra disponibilità e attenzione, speriamo di poter vivere un’esperienza indimenticabile presso la vostra struttura.
Cordialmente,
[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Indirizzo Email]
[Il Tuo Numero di Telefono]
Terzo esempio di mail per preventivo hotel
Oggetto: Richiesta di Preventivo per Soggiorno Hotel
Gentile Direzione dell’Hotel [Nome dell’Hotel],
Mi permetto di scrivere alla vostra stimata struttura per richiedere un preventivo dettagliato per un potenziale soggiorno presso il vostro hotel. Il mio nome è [Il Tuo Nome] e rappresento l’organizzazione/azienda [Nome dell’Organizzazione/Azienda], specializzata in [Breve Descrizione dell’Attività dell’Organizzazione/Azienda].
Siamo attualmente in fase di pianificazione per [Indicare l’Evento/Motivazione del Soggiorno, es.: una conferenza aziendale, un viaggio incentivo, una vacanza di gruppo, ecc.] e desideriamo valutare la vostra ospitalità tra le nostre opzioni.
Di seguito, trovate i dettagli specifici della nostra richiesta:
– Date del Soggiorno: [Indicare la Data di Arrivo] fino al [Indicare la Data di Partenza]
– Numero di Ospiti: [Indicare il Numero Approssimativo dei Partecipanti]
– Tipo di Camere: [Specificare la Preferenza sul Tipo di Camere, es.: Singole, Doppie, Suite, ecc.]
– Pasti: [Se necessario, indicare se si richiedono servizi di ristorazione, come colazione/mezza pensione/pensione completa]
– Sale Riunioni/Conferenze: [Se applicabile, specificare se è necessario disporre di sale per incontri o eventi, includendo le esigenze tecniche].
– Servizi Aggiuntivi: [Elencare eventuali servizi aggiuntivi desiderati, come trasferimenti aeroportuali, organizzazione di escursioni locali, attrezzature speciali, ecc.]
Apprezzeremmo ricevere una proposta dettagliata, inclusiva di tutti i costi previsti e delle condizioni, preferibilmente entro [inserire una data limite ragionevole], per permetterci di procedere tempestivamente con la valutazione e l’approvazione interna.
Speriamo di poter instaurare una collaborazione proficua e di lungo termine. Vi ringraziamo anticipatamente per la cortese attenzione e restiamo in attesa di un vostro sollecito riscontro.
Cordiali Saluti,
[Il Tuo Nome Completo]
[Il Tuo Titolo/Posizione]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[Il Tuo Indirizzo Email]
[Indirizzo dell’Organizzazione/Azienda]
[Sito Web dell’Organizzazione/Azienda] (se applicabile)
Quarto esempio di mail per preventivo hotel
Oggetto: Richiesta preventivo per soggiorno al [Nome dell’Hotel]
Gentili Signori del [Nome dell’Hotel],
Mi chiamo [Il tuo nome] e scrivo questa mail per richiedere un preventivo dettagliato per un possibile soggiorno presso la vostra struttura, che ho avuto il piacere di scoprire tramite [fonte di scoperta: sito internet, passaparola, etc.].
Sono alla ricerca di [specificare tipo di alloggio: singola, doppia, suite, etc.] per [numero] adulti [e numero bambini se applicabile], con arrivo previsto il [data di arrivo] e partenza il [data di partenza].
Di seguito, troverete una lista dettagliata delle mie richieste e preferenze per il soggiorno:
1. Tipo di camera: [Descrivere il tipo di camera e le specifiche desiderate, es. camera doppia con letti separati, suite con vista mare, etc.]
2. Servizi in camera: [Preferenze sui servizi disponibili in camera, es. Wi-Fi gratuito, aria condizionata, minibar, etc.]
3. Pasti: Siamo interessati [specificare pasti inclusi come mezza pensione, pensione completa, solo colazione, etc.]
4. Servizi aggiuntivi: [Indicare eventuali servizi extra desiderati, come l’uso del parcheggio, accesso al centro benessere/spa, lezioni di surf, visite guidate, etc.]
5. Occasioni speciali: [Se il soggiorno è legato a un’occasione speciale, es. anniversario, compleanno, etc., specificare se si desiderano servizi o attenzioni particolari.]
6. Fascia di prezzo: Se possibile, vorrei che il preventivo rientrasse entro una fascia di prezzo di [specificare il budget approssimativo], comprensivo di tutte le tasse e i servizi indicati.
Assicuro la mia completa disponibilità per eventuali chiarimenti o modifiche alla presente richiesta. Sarà mia premura fornire tutte le informazioni necessarie a garantire una prenotazione conforme alle mie esigenze.
In attesa di una Vostra sollecita risposta, vorrei esprimere il mio apprezzamento per l’attenzione che vorrete dedicare alla mia richiesta. Sono ansioso di sperimentare l’ospitalità e i servizi di qualità che caratterizzano il [Nome dell’Hotel].
Cordiali Saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo contatto telefonico]
[Il tuo indirizzo email]