Una mail richiesta feedback servizio è una comunicazione inviata da un’organizzazione o un individuo ai propri clienti o utenti al fine di raccogliere opinioni, commenti e valutazioni riguardo a un servizio che è stato loro offerto. Questa tipologia di email è fondamentale per le aziende e i fornitori di servizi che puntano a migliorare la qualità del loro lavoro, adattandosi alle aspettative e alle esigenze della propria clientela. Attraverso queste richieste, si invita il destinatario a esprimere il proprio grado di soddisfazione, suggerimenti per miglioramenti futuri o segnalare eventuali problemi riscontrati. L’obiettivo è creare un canale di comunicazione diretto con l’utente finale, al fine di costruire un rapporto basato sulla fiducia e sull’ascolto, elementi cruciali per la crescita e il successo di qualsiasi servizio.
Come scrivere una mail richiesta feedback servizio
Scrivere una mail per richiedere feedback su un servizio richiede attenzione e cura, al fine di ottenere risposte utili e costruttive. Per farlo efficacemente, bisogna strutturare il messaggio in modo chiaro, rispettoso e informativo.
All’inizio della tua mail, è importante iniziare con un saluto formale o semi-formale, a seconda della familiarità con il destinatario. Questo potrebbe essere qualcosa come “Gentile [Nome]” o “Caro/a [Nome]”, a seconda del livello di formalità tipico della tua interazione con il destinatario.
Dopo il saluto, entra subito nel vivo della questione. È utile introdurre te stesso e il tuo ruolo, se pensi che ci sia bisogno di rinfrescare la memoria del destinatario riguardo la tua identità o la tua relazione con lui/lei. Segue poi una breve spiegazione del motivo per cui stai inviando la mail. Ad esempio, potresti dire che stai cercando di raccogliere feedback su un determinato servizio che il destinatario ha recentemente utilizzato, allo scopo di migliorarlo.
Evidenzia l’importanza del loro feedback. Gli utenti sono più propensi a dedicare tempo per fornire feedback se sentono che la loro opinione è veramente valorizzata. Spiega come il loro input sarà utilizzato direttamente per migliorare il servizio offerto. Mettere in luce il valore di ogni singola opinione sul processo di miglioramento può fare la differenza tra una risposta superficiale e un feedback dettagliato e costruttivo.
Successivamente, è fondamentale essere precisi sul tipo di feedback che stai cercando. Anche se può essere tentante chiedere un’opinione generale, spesso si ottengono risposte più utili e concrete se si guidano i rispondenti su aspetti specifici del servizio. Ad esempio, potresti chiedere commenti sul livello di soddisfazione complessivo, sulla qualità del servizio ricevuto, sulla tempestività della fornitura o sull’esperienza utente del sito web attraverso il quale il servizio è stato prenotato o acquistato.
Indica come il feedback potrà essere fornito, specificando se vi sono moduli specifici da compilare, se preferisci risposte scritte nell’e-mail, o se è previsto un incontro faccia a faccia o una chiamata. Fornire opzioni multiple può facilitare il processo per il destinatario, permettendogli di scegliere il metodo che gli è più congeniale.
Infine, ringrazia il destinatario per il tempo e l’attenzione, chiarendo che apprezzi il loro contributo per il miglioramento del servizio. Conclude la tua e-mail con un saluto cordiale, come “Cordiali saluti,” seguito dal tuo nome, titolo, e dati di contatto se ritenuto necessario.
In breve, una mail di richiesta feedback deve essere personale, rispettosa, e chiara, ponendo l’enfasi sulla valutazione del servizio offerto e su come il feedback raccolto sarà impiegato per miglioramenti futuri. Con il giusto mix di informazione e cortesia, puoi incoraggiare risposte significative che aiuteranno a far crescere e migliorare il tuo servizio.
Esempi di mail richiesta feedback servizio
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta feedback servizio.
Feedback post-servizio: richiesta breve e mirata
Oggetto: Il suo parere sul servizio [nome servizio] erogato il [data]
Gentile [Titolo e Cognome],
la contatto a seguito dell’erogazione del servizio [nome servizio] presso [luogo/online] in data [data]. Il suo feedback ci aiuta a migliorare priorità operative e standard di qualità.
Le chiediamo 2 minuti per rispondere a 5 domande:
- quanto è soddisfatto complessivamente da 1 a 5
- puntualità e rispetto dei tempi da 1 a 5
- competenza e cortesia del personale da 1 a 5
- qualità del risultato da 1 a 5
- cosa potremmo migliorare in una frase
Questionario: [link survey]
Se preferisce, può rispondere direttamente a questa email. Grazie per il tempo dedicato.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Customer Care – [Azienda]
[Telefono] | [Email]
Una sola domanda (NPS)
Oggetto: Consiglierebbe [Azienda] a un collega o amico
Buongiorno [Nome],
quanto è probabile, da 0 a 10, che consigli [Azienda] dopo il servizio [nome servizio] del [data]?
0 = per nulla probabile, 10 = estremamente probabile.
Risponda cliccando qui: [link NPS]
Se assegna 8 o meno, ci dica in una riga cosa potremmo fare meglio. Ogni suggerimento viene letto e pianificato.
Grazie di cuore,
[Nome]
Responsabile Esperienza Cliente – [Azienda]
Feedback B2B strutturato con follow-up
Oggetto: Ci aiuta a valutare la delivery del servizio per [Nome Azienda Cliente]
Gentile [Titolo e Cognome],
chiudiamo ora lo sprint di servizio [codice/periodo]. Per il nostro report trimestrale, le chiediamo un riscontro su tre aree chiave.
Valutazione (1–5) e commento libero:
- qualità tecnica degli output
- aderenza a SLA/tempi e comunicazione proattiva
- valore generato vs obiettivi iniziali
Questionario: [link survey] (tempo stimato 3 minuti)
Se preferisce un confronto diretto, propongo una call di 15 minuti il [data/ora 1] o [data/ora 2].
Grazie per la collaborazione,
[Nome e Cognome]
Account Manager – [Azienda]
[Contatti]
Dopo la chiusura di un ticket di assistenza
Oggetto: Ticket [n. ticket] risolto – come abbiamo lavorato
Gentile [Nome],
abbiamo chiuso il ticket [n. ticket] relativo a [breve descrizione]. Per assicurarci che tutto sia in ordine, vorremmo un riscontro.
Valuti da 1 a 5:
- tempo di risposta
- chiarezza delle istruzioni
- risoluzione definitiva del problema
Se qualcosa non è ancora come si aspetta, risponda “riapri” a questa email: rientra immediatamente in coda prioritaria.
Feedback rapido: [link CSAT]
Grazie,
[Nome]
Supporto Tecnico – [Azienda]
Post-onboarding: primi 30 giorni
Oggetto: Come sta andando il servizio dopo i primi 30 giorni
Ciao [Nome],
abbiamo completato l’onboarding del servizio [nome]. Ci interessa capire se i primi risultati sono in linea con le aspettative.
Ci racconti:
- cosa ha funzionato meglio finora
- un punto da migliorare subito
- una funzionalità/attenzione che le è mancata
Compili qui il modulo (2 minuti): [link feedback]
In alternativa, risponda a questa mail con tre punti elenco.
Grazie per il confronto,
[Nome e Cognome]
Customer Success – [Azienda]
Richiesta feedback premium con concierge dedicato
Oggetto: Il suo feedback esclusivo su [servizio] con canale prioritario
Gentile [Titolo e Cognome],
come cliente Premium desideriamo offrirle un canale privilegiato per condividere la sua esperienza sul servizio [nome]. Il suo contributo guiderà i prossimi rilasci.
Opzioni di feedback
- questionario dedicato: [link]
- call 10 minuti con il concierge: [link calendario]
- risposta diretta a questa email (le scrivo personalmente entro 24 ore)
Ambiti suggeriti: tempi, qualità, comunicazioni, proposte di valore aggiunto.
Grazie per la fiducia,
[Nome e Cognome]
Concierge Clienti Premium – [Azienda]
Prima del rinnovo: check di soddisfazione
Oggetto: Un rapido check prima del rinnovo del servizio
Buongiorno [Nome],
il rinnovo del servizio [nome] è previsto il [data]. Per adeguare al meglio il prossimo periodo, ci invii un riscontro sintetico.
Indichi da 1 a 5:
- risultati ottenuti vs obiettivi
- facilità d’uso/fruizione del servizio
- rapporto qualità/prezzo
Ha suggerimenti o nuove priorità per il prossimo ciclo?
Questionario: [link] – tempo 90 secondi.
Grazie,
[Nome]
Renewals – [Azienda]
Feedback qualitativo dopo progetto pilota
Oggetto: Esito del pilota [nome] – richiesta feedback qualitativo
Gentile [Nome],
si è concluso il pilota del servizio [nome] dal [data] al [data]. Vorremmo raccogliere feedback per valutare il go-live.
Se possibile, ci invii:
- 3 risultati concreti osservati
- 2 criticità emerse e impatto
- 1 priorità per il rilascio in produzione
Modulo strutturato: [link]
Se preferisce, possiamo fissare un debrief di 20 minuti: [link calendario].
Grazie per la collaborazione,
[Nome e Cognome]
Project Lead – [Azienda]
Richiesta feedback multicanale (email/WhatsApp)
Oggetto: Come valuta il servizio ricevuto ieri
Ciao [Nome],
ci aiuta a capire se il servizio [nome] di ieri è stato all’altezza? Può scegliere il canale che preferisce:
- email: rispondi con un voto 1–5 e un commento di una riga
- modulo: [link rapido]
- WhatsApp: invia “feedback [voto] [commento]” al [numero]
Leggiamo ogni messaggio entro la giornata e, se serve, interveniamo subito.
Grazie mille,
[Nome]
Operations – [Azienda]
Feedback post-formazione/erogazione in presenza
Oggetto: Come è andata la sessione di servizio/formazione del [data]
Gentile [Nome],
grazie per aver partecipato alla sessione di [servizio/formazione] tenuta presso [sede] il [data]. Per migliorare contenuti e delivery, le chiediamo un feedback.
Valutazioni richieste (1–5) e note:
- chiarezza del format e materiali
- competenza del relatore/tecnico
- applicabilità pratica nel suo contesto
- logistica e supporto in sede
Compili il form: [link]
Se desidera ricevere un recap con suggerimenti operativi, lo invieremo entro 48 ore.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Training & Service Delivery – [Azienda]