Una proposta di sponsorizzazione è un documento strategico e commerciale con cui un’organizzazione presenta a potenziali sponsor un evento, un progetto o un’iniziativa al fine di ottenere supporto finanziario o in natura. Il documento illustra l’opportunità di visibilità, i benefici concreti per lo sponsor, il profilo del pubblico raggiunto e le modalità di collaborazione proposte, con l’obiettivo di stabilire un rapporto contrattuale chiaro, trasparente e misurabile tra le parti.
Come scrivere proposta di sponsorizzazione
La redazione di una proposta di sponsorizzazione efficace richiede non solo attenzione commerciale ma anche precisione giuridica. Dal punto di vista legale, la proposta costituisce il primo passo verso la conclusione di un contratto di sponsorizzazione che, in diritto commerciale, si inquadra tra i contratti pubblicitari e comporta obblighi reciproci di prestazione e contropartita. Pertanto, ogni proposta dovrebbe essere formulata in modo da facilitare la successiva conversione in un contratto vincolante, contenendo indicazioni puntuali su oggetto, durata, corrispettivi, diritti di utilizzo del marchio, ambito territoriale e condizioni di esecuzione.
La descrizione dettagliata dell’evento o del progetto deve essere accompagnata da informazioni verificabili sulla capacità organizzativa e sulla sostenibilità dell’iniziativa; tali elementi non sono meri accorgimenti commerciali ma costituiscono dati utili per valutazioni di responsabilità precontrattuale e per prevenire contestazioni per rappresentazioni inesatte o fuorvianti.
La parte dedicata al pubblico target deve offrire dati quantificabili e, se possibile, documentabili tramite ricerche, report passati o stime fondate: il profilo demografico, la stima del numero di partecipanti e i canali di diffusione determinano il valore della visibilità offerta e, conseguentemente, il corrispettivo richiesto. Dal punto di vista contrattuale, è importante esplicitare in che termini lo sponsor potrà avvalersi di tali audience, specificando le modalità di esposizione del marchio, la durata della visibilità e i formati ammessi.
Le garanzie di visibilità vanno calibrate correttamente: formulazioni vaghe possono generare incertezza e contestazioni; al contrario, clausole precise che definiscono metriche, luoghi e tempi di esposizione agevolano la misurazione della prestazione e la predisposizione di eventuali penali se concordate.
I vantaggi offerti allo sponsor devono essere delineati in modo chiaro e, quando possibile, accompagnati da indicatori di performance. È prassi consolidata prevedere diverse opzioni di partnership per adattarsi ai diversi budget e obiettivi aziendali, ma ciascuna opzione deve contenere una chiara descrizione dei deliverable, delle contropartite e dei limiti d’uso dei materiali forniti.
Dal punto di vista dei diritti di proprietà intellettuale e di immagine, la proposta deve qualificare le licenze concesse allo sponsor e viceversa: ad esempio, va definito se e come l’organizzatore potrà utilizzare loghi e marchi dello sponsor, per quali finalità, con quali standard qualitativi e con che durata. Le autorizzazioni all’uso dell’immagine dei partecipanti o dei performer devono rispettare la normativa sulla protezione dei dati personali e i diritti connessi all’immagine, prevedendo eventuali liberatorie firmate ove necessario e chiarendo le responsabilità relative all’ottenimento di tali consensi.
Dal punto di vista finanziario, la proposta dovrà indicare il budget complessivo, la ripartizione dell’utilizzo dei fondi e le modalità e tempistiche di pagamento. Sul piano legale è opportuno prevedere clausole che disciplinino fatturazione, trattamento IVA, modalità di pagamento e garanzie in caso di inadempimento. È consigliabile inserire previsioni su rimborsi o riduzioni del corrispettivo qualora le performance concordate non vengano raggiunte, specificando meccanismi oggettivi di misurazione e, se del caso, penali proporzionate.
Analogamente, la proposta dovrebbe anticipare le clausole che verranno poi inserite nel contratto definitivo in tema di responsabilità civile, assicurazioni e manleva: è normale richiedere allo sponsor o all’organizzatore polizze assicurative per responsabilità civile verso terzi e per danni legati all’evento, e indicare chi assume la responsabilità per eventuali danni a terzi o per inadempimenti contrattuali.
È fondamentale che la proposta tratti con chiarezza le questioni relative all’esclusività settoriale e alle limitazioni concorrenti. Se si propone un’esclusività lo sponsor dovrà comprenderne i limiti territoriali e temporali e il corrispettivo economico aggiuntivo; viceversa, se non si garantisce esclusività è bene indicarlo espressamente per evitare futuri contenziosi. Le clausole di riservatezza e le eventuali condizioni di approvazione preventiva dei materiali promozionali contribuiscono a tutelare l’immagine di entrambe le parti e a stabilire procedure operative chiare per la revisione dei contenuti.
La proposta dovrebbe altresì anticipare gli aspetti procedurali relativi alla rendicontazione e al proof of performance: indicare che tipo di report verranno forniti, con quali metriche e in quale tempistica facilita la negoziazione delle KPI e costituisce base per eventuali obblighi contrattuali di rendicontazione. Bisogna prevedere la possibilità di verifiche e audit limitati e ragionevoli da parte dello sponsor entro termini concordati, nel rispetto della riservatezza e delle norme sulla protezione dei dati.
Per quanto riguarda la compliance normativa, è opportuno richiamare l’attenzione su eventuali obblighi specifici come autorizzazioni amministrative, norme sulla sicurezza degli eventi, tassazione applicabile ai corrispettivi ricevuti e disciplina sulla pubblicità di prodotti regolamentati; questi elementi incidono sul rischio operativo e sul costo complessivo dell’iniziativa.
Infine, dal punto di vista negoziale, la proposta dovrebbe concludersi con una lettera di presentazione sintetica che espone la proposta di valore, le condizioni principali e l’invito a procedere con un incontro. La forma e il tono della comunicazione devono trasmettere professionalità e predisposizione alla collaborazione, lasciando aperta la possibilità di negoziare clausole tecniche nel contratto definitivo.
È prassi consolidata usare la proposta come documento non vincolante salvo che non si dichiari espressamente altrimenti; tuttavia, qualunque impegno vincolante offerto nella proposta dovrebbe essere identificato chiaramente per evitare effetti di natura obbligatoria non desiderati. L’attenzione alla precisione linguistica e alla completezza delle informazioni riduce il rischio di controversie e facilita la conversione della proposta in un accordo operativo e giuridicamente solido.
Esempi proposta di sponsorizzazione
Modello 1 — Proposta di sponsorizzazione: Evento dal vivo
Organizzazione proponente: _______________
Riferimento contatto: _______________
Data proposta: _______________
Titolo evento: _______________
Data evento: _______________
Luogo: _______________
Durata: _______________
Descrizione sintetica dell’evento:
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Obiettivi dell’evento:
- _______________
- _______________
- _______________
Pubblico target (numero stimato, età, interessi):
- Numero partecipanti stimati: _______________
- Profilo demografico: _______________
- Canali di provenienza: _______________
Visibilità e benefit offerti allo sponsor:
- Logo su materiali promozionali: _______________
- Spazio espositivo/stand: _______________
- Annunci/menzioni durante l’evento: _______________
- Post e promozione sui social media (numero/periodo): _______________
- Biglietti omaggio/ingressi VIP: _______________
- Altri benefit: _______________
Pacchetti di sponsorizzazione (esempi):
- Platinum — contributo: _______________ — Benefit principali: _______________
- Gold — contributo: _______________ — Benefit principali: _______________
- Silver — contributo: _______________ — Benefit principali: _______________
Budget totale richiesto: _______________
Utilizzo previsto dei fondi (voce per voce):
- Location: _______________
- Logistica e allestimento: _______________
- Comunicazione e pubblicità: _______________
- Compensi e ospiti: _______________
- Altro: _______________
Termini e modalità di pagamento:
- Scadenze: _______________
- Modalità di pagamento: _______________
- Clausole contrattuali principali: _______________
Metriche di reporting e rendicontazione post-evento:
- Report finale con: _______________
- Tempi di consegna report: _______________
Persona di riferimento/sottoscrizione:
Nome: _______________
Ruolo: _______________
Telefono: _______________
Email: _______________
Data e firma: _______________
Modello 2 — Proposta di sponsorizzazione: Progetto sportivo o squadra
Organizzazione / Squadra: _______________
Responsabile progetto: _______________
Data proposta: _______________
Nome del progetto/squadra: _______________
Periodo attività stagionale: _______________
Breve descrizione del progetto:
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Obiettivi del progetto:
- _______________
- _______________
- _______________
Target e copertura mediatica:
- Pubblico target: _______________
- Presenza eventi/partite previste: _______________
- Visibilità sui media locali/nazionali: _______________
Controvalore per lo sponsor:
- Presenza logo su divise: _______________
- Banner e pannelli campo: _______________
- Citazioni e ringraziamenti ufficiali: _______________
- Contenuti esclusivi per sponsor: _______________
- Accessi esclusivi (VIP, incontri atleti): _______________
Livelli di sponsorizzazione:
- Main Sponsor — contributo: _______________ — Benefit: _______________
- Sponsor ufficiale — contributo: _______________ — Benefit: _______________
- Partner tecnico — contributo: _______________ — Benefit: _______________
Piano di investimento e utilizzo fondi:
- Allenamenti e staff: _______________
- Trasferte e logistica: _______________
- Materiale tecnico: _______________
- Comunicazione: _______________
Durata dell’accordo e modalità di rinnovo:
- Durata: _______________
- Clausole di rinnovo: _______________
Controllo risultati e reportistica:
- KPI principali: _______________
- Tempistica report: _______________
Contatti per trattativa:
Nome: _______________
Ruolo: _______________
Telefono: _______________
Email: _______________
Firma e data: _______________
Modello 3 — Proposta di sponsorizzazione: Evento culturale o festival
Ente organizzatore: _______________
Referente progetto: _______________
Data proposta: _______________
Nome evento/festival: _______________
Date e orari principali: _______________
Location principali: _______________
Descrizione dell’iniziativa:
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Missione e obiettivi culturali:
- _______________
- _______________
Pubblico atteso:
- Numero stimato partecipanti: _______________
- Segmentazione (età, interessi): _______________
Pacchetti di sponsorizzazione e benefit:
- Sponsor principale — contributo: _______________ — Benefit: _______________
- Sponsor ufficiale — contributo: _______________ — Benefit: _______________
- Sponsor sostenitore — contributo: _______________ — Benefit: _______________
Visibilità e attività promozionali:
- Logo su locandine e materiale cartaceo: _______________
- Presenza su sito web e newsletter: _______________
- Spazi per attività brand experience: _______________
- Media partner e copertura stampa: _______________
Budget richiesto e allocazione:
- Produzione evento: _______________
- Cachet artisti: _______________
- Comunicazione: _______________
- Logistica: _______________
Diritti e obblighi reciproci:
- Esclusività settoriale (se prevista): _______________
- Durata dell’esposizione logo: _______________
- Policy su contenuti e approvazione materiale: _______________
Misurazione impatto e consegna deliverable:
- Report finale con dati partecipazione: _______________
- Materiale fotografico/video: _______________
- Reach social e stampa: _______________
Contatti:
Nome: _______________
Ruolo: _______________
Telefono: _______________
Email: _______________
Firma e data: _______________
Modello 4 — Proposta di sponsorizzazione: Campagna digitale / contenuti online
Proponente (azienda/creator): _______________
Referente commerciale: _______________
Data proposta: _______________
Titolo campagna: _______________
Periodo di attività: _______________
Obiettivi della campagna:
- Brand awareness: _______________
- Generazione lead: _______________
- Vendite dirette: _______________
- Altro: _______________
Descrizione dei contenuti e dei canali:
- Tipologia contenuti (video, post, articoli, newsletter): _______________
- Canali (Instagram, Facebook, YouTube, sito web, newsletter): _______________
- Frequenza pubblicazione: _______________
Target e metriche attese:
- Target demografico: _______________
- KPI principali (impression, click, CTR, conversioni): _______________
- Obiettivo numerico per KPI: _______________
Proposta di sponsorizzazione e deliverable:
- Pacchetto A — contributo: _______________ — Deliverable: _______________
- Pacchetto B — contributo: _______________ — Deliverable: _______________
- Pacchetto C — contributo: _______________ — Deliverable: _______________
Pianificazione e tempistiche:
- Brief e approvazione contenuti: _______________
- Date pubblicazioni principali: _______________
- Report intermedio e finale: _______________
Investimento e modalità di pagamento:
- Totale richiesto: _______________
- Scadenze pagamento: _______________
- Modalità (bonifico, fattura, baratto servizi): _______________
Garanzie e clausole contrattuali:
- Policy su modifiche contenuti: _______________
- Esclusività (se prevista): _______________
- Risoluzione contenziosi: _______________
Reportistica e proof of performance:
- Tipologia report (insight social, analytics, lead list): _______________
- Tempistica consegna report: _______________
Contatto per la collaborazione:
Nome: _______________
Ruolo: _______________
Telefono: _______________
Email: _______________
Firma e data: _______________
Fac simile proposta di sponsorizzazione Word
Di seguito è disponibile un fac simile della proposta di sponsorizzazione in formato Word pensato per facilitare la personalizzazione e la consegna formale allo sponsor. Il documento è predisposto in modo da includere tutte le sezioni essenziali: descrizione del progetto, pacchetti di sponsorizzazione, budget, termini di pagamento e clausole essenziali da trasformare poi in contratto. Scarica il file e adattalo inserendo i dati specifici della tua iniziativa e le clausole contrattuali concordate.
