La scheda anagrafica del lavoratore è il centro del fascicolo del personale: identifica in modo certo chi presta attività, collega i suoi dati alle registrazioni obbligatorie su presenze e retribuzioni e documenta le informazioni minime indispensabili per gestire il rapporto. In Italia dialoga con il Libro Unico del Lavoro, che il datore è tenuto a istituire e conservare per cinque anni dall’ultima registrazione secondo il decreto ministeriale del 9 luglio 2008; progettare la scheda in coerenza con queste scritture evita duplicazioni, omissioni e contestazioni ispettive.
Come compilare la scheda anagrafica del lavoratore
Il trattamento dei dati contenuti nella scheda deve rispettare il GDPR. Le basi giuridiche tipiche sono l’esecuzione del contratto di lavoro e l’adempimento di obblighi legali in materia fiscale, previdenziale e di sicurezza, con l’eventuale legittimo interesse per organizzare e difendere il rapporto nei limiti di necessità e proporzionalità. I principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione valgono in ogni fase: la raccolta deve concentrarsi su ciò che serve davvero per instaurare ed eseguire il rapporto e su ciò che la legge richiede, informando il lavoratore in modo chiaro al momento della raccolta.
Quando i dati toccano la salute o altre categorie particolari, la logica cambia: la regola è il divieto, con eccezioni precise. In ambito lavorativo la base giuridica ricorre se il trattamento è necessario per assolvere obblighi e diritti in materia di diritto del lavoro e sicurezza sociale o per finalità di medicina del lavoro e valutazione dell’idoneità, ma il perimetro operativo è rigoroso. La documentazione sanitaria non deve finire nella scheda anagrafica: la legge affida al medico competente l’istituzione, l’aggiornamento e la custodia della cartella sanitaria e di rischio, distinte e protette dal segreto professionale, mentre al datore perviene il solo giudizio di idoneità. Tenere separati questi flussi è una misura di conformità, oltre che di sicurezza.
Dati giudiziari e informazioni su condanne o reati non appartengono alla scheda, salvo che una norma lo imponga per specifiche mansioni e con garanzie adeguate. Il GDPR consente il trattamento di queste informazioni solo sotto il controllo dell’autorità pubblica o se espressamente autorizzato dal diritto nazionale o dell’Unione, con cautele rafforzate; in mancanza di una base normativa chiara, la raccolta è illecita. Impostare moduli e procedure in modo da escludere questi campi è parte essenziale della progettazione.
Le cautele privacy in ambito lavoro hanno una tradizione specifica in Italia. Le linee guida del Garante sul trattamento dei dati dei dipendenti ricordano che l’ufficio personale deve attenersi strettamente alla finalità di gestione del rapporto, limitando dati e circolazione interna delle informazioni e informando il lavoratore su chi accede a cosa, per quali motivi e per quanto tempo. Anche l’eventuale digitalizzazione della scheda deve rispettare questi principi, con misure tecniche e organizzative adeguate, ruoli formalizzati e istruzioni vincolanti ai fornitori esterni che trattano i dati per conto del datore.
La trasparenza verso il lavoratore non si esaurisce nell’informativa privacy. Il decreto cosiddetto “Trasparenza” ha ampliato l’elenco delle informazioni che il datore deve consegnare all’assunzione o su richiesta: condizioni essenziali del rapporto, orario, retribuzione, sistemi di monitoraggio automatizzati e organizzazione del lavoro. Una scheda anagrafica costruita bene dialoga con questi obblighi e aiuta a tenere allineati contratti, lettere di assunzione e comunicazioni al personale, riducendo il rischio di inadempimenti formali.
La conservazione dei dati va pianificata per categoria e finalità. Le registrazioni del LUL seguono il termine legale quinquennale, mentre i dati anagrafici del personale dovrebbero essere tenuti per il tempo necessario a far valere o difendere diritti derivanti dal rapporto e poi cancellati o anonimizzati, in coerenza con i principi di limitazione della conservazione e con le esigenze probatorie. In pratica significa definire tempi differenziati per ciò che serve a paghe e contributi, per ciò che attiene alla sicurezza sul lavoro e per gli atti contrattuali, documentando le scelte in una policy di retention e in un registro dei trattamenti.
Infine, la scheda non è un “contenitore universale”. Non dovrebbe includere log di controllo a distanza, informazioni eccedenti la finalità amministrativa o copie di documenti non necessari; se si raccolgono coordinate bancarie per l’accredito degli stipendi, l’uso va circoscritto al pagamento; se si acquisiscono dichiarazioni sostitutive, va richiamato il quadro dell’autocertificazione e conservata la prova. L’obiettivo è un fascicolo ordinato, fedele, proporzionato e aggiornato, dove ogni dato ha una ragione legale e organizzativa chiara. Così la scheda anagrafica del lavoratore diventa una risorsa utile in gestione, una protezione in caso di verifica e un indice di qualità del rapporto di lavoro.
Esempi scheda anagrafica del lavoratore
Scheda anagrafica del lavoratore – Base
Oggetto: Scheda anagrafica del lavoratore ________________________
Azienda: ________________________
Sede/Unità organizzativa: ________________________
Matricola/ID dipendente: ________________________
Cognome e nome: ________________________
Codice fiscale: ________________________
Data e luogo di nascita: ________________________
Cittadinanza: ________________________
Residenza (via, n., CAP, città, provincia): ________________________
Domicilio (se diverso): ________________________
Documento di identità (tipo, n., autorità, data rilascio, scadenza): ________________________
Permesso di soggiorno (se applicabile: tipo, n., scadenza): ________________________
Telefono: ________________________
Email personale: ________________________
Contatto di emergenza (nome, relazione, telefono): ________________________
Informativa privacy presa visione (sì/no): ________________________
Autorizzazione all’uso dell’email per comunicazioni di servizio (sì/no): ________________________
Data compilazione: ________________________
Firma del lavoratore: ________________________
Firma ufficio HR: ________________________
Scheda anagrafica del lavoratore – Dati contrattuali e amministrativi
Oggetto: Scheda dati contrattuali e amministrativi di ________________________
Tipo di rapporto (tempo indeterminato/determinato/apprendistato/altro): ________________________
Data inizio e, se a termine, data fine: ________________________
Periodo di prova (se previsto): ________________________
CCNL applicato: ________________________
Qualifica/Categoria/Livello: ________________________
Mansione prevalente: ________________________
Orario di lavoro (full time/part time con percentuale): ________________________
Sede di lavoro: ________________________
Modalità di lavoro (in presenza/ibrido/smart working): ________________________
Retribuzione lorda annua/RAL: ________________________
Elementi retributivi fissi e variabili: ________________________
Benefit/Fringe (auto, buoni pasto, altri): ________________________
Destinazione TFR (azienda/fondo): ________________________
Previdenza complementare (fondo, adesione, decorrenza): ________________________
Banca d’appoggio: ________________________
IBAN per accredito stipendio: ________________________
Addizionale regionale/comunale e domicilio fiscale: ________________________
Detrazioni per lavoro dipendente presentate (sì/no, data): ________________________
Cessione del quinto/pignoramenti in essere (sì/no, estremi): ________________________
Note amministrative: ________________________
Data compilazione: ________________________
Firma del lavoratore: ________________________
Firma ufficio paghe/HR: ________________________
Scheda anagrafica del lavoratore – Sicurezza, formazione e dotazioni
Oggetto: Scheda sicurezza e dotazioni per ________________________
Unità produttiva/Reparto: ________________________
Mansione ai fini sicurezza: ________________________
Valutazione dei rischi riferita alla mansione (rischi specifici): ________________________
Giudizio di idoneità alla mansione rilasciato dal medico competente (idoneo/idoneo con limitazioni/non idoneo) e data: ________________________
Scadenza prossima visita medica (se prevista): ________________________
Formazione generale art. 37 svolta il: ________________________
Formazione specifica rischio basso/medio/alto svolta il: ________________________
Aggiornamenti periodici previsti e date: ________________________
Abilitazioni e patentini (carrelli elevatori, PLE, gru, altri) con date e scadenze: ________________________
Ruoli emergenza (primo soccorso/antincendio/RLS) e date corsi: ________________________
DPI consegnati (tipologia, taglia, quantità, data consegna): ________________________
Procedure e istruzioni ricevute (LOTO, permessi di lavoro, procedure operative): ________________________
Dotazioni aziendali assegnate (badge, chiavi, laptop, telefono, altri): ________________________
Restrizioni operative o limitazioni temporanee: ________________________
Note del preposto/Responsabile: ________________________
Data compilazione/aggiornamento: ________________________
Firma del lavoratore per ricevuta: ________________________
Firma RSPP/HR: ________________________
Scheda anagrafica del lavoratore – Variazioni e cessazione
Oggetto: Scheda variazioni anagrafiche/contrattuali e cessazione per ________________________
Tipologia richiesta (variazione dati/variazione IBAN/variazione domicilio/variazione orario/cessazione): ________________________
Dati precedenti da aggiornare: ________________________
Nuovi dati anagrafici o di contatto: ________________________
Nuovo IBAN e banca d’appoggio: ________________________
Nuovo domicilio fiscale/residenza: ________________________
Variazione inquadramento/livello/orario con decorrenza: ________________________
Motivo della variazione: ________________________
Per cessazione del rapporto indicare data ultimo giorno di lavoro: ________________________
Causale cessazione: ________________________
Preavviso lavorato/indennità sostitutiva: ________________________
Restituzione dotazioni aziendali (badge, dispositivi, chiavi, DPI, veicoli): ________________________
Consegna documentazione di fine rapporto (CU, certificazioni, attestazioni): ________________________
Recapiti post-cessazione per invio documenti: ________________________
Note e pendenze amministrative: ________________________
Data richiesta/aggiornamento: ________________________
Firma del lavoratore: ________________________
Firma HR/Responsabile: ________________________
Fac simile scheda anagrafica del lavoratore Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda anagrafica del lavoratore Word.
