La mail per richiesta di preventivo è una comunicazione scritta inviata principalmente attraverso il mezzo elettronico di posta elettronica, con l’obiettivo specifico di ottenere una stima dettagliata o una proposta di prezzo per determinati beni o servizi. Questo tipo di messaggio è tipicamente indirizzato a professionisti, aziende o fornitori che sono in grado di fornire il bene o il servizio desiderato. Nella sua struttura, la mail dovrebbe essere chiaro e diretta, includendo tutte le informazioni rilevanti che possono influenzare la stima o la proposta, come la natura e la quantità del bene o del servizio richiesto, le specifiche tecniche desiderate, e, se rilevante, il tempo entro cui si necessita la fornitura. L’obiettivo è permettere al destinatario di comprendere appieno le esigenze del richiedente, in modo da poter elaborare una risposta accurata e personalizzata. Così facendo, la mail per richiesta di preventivo diventa uno strumento cruciale nelle fasi preliminari di negoziazione commerciale, facilitando un dialogo chiaro e costruttivo tra le parti interessate.
Come scrivere una mail per richiesta preventivo
Una mail per la richiesta di un preventivo è più che una semplice comunicazione; è una richiesta professionale che merita attenzione e cura nel suo comporre. Per essere efficace e ricevere una risposta adeguata, il contenuto della tua email dovrebbe fluire in maniera logica ed essere suffragato dalla chiarezza e precisione.
Inizialmente, è basilare presentarti in modo professionale. La presentazione comprende non solo il tuo nome e il ruolo o la posizione che occupi all’interno di un’azienda o organizzazione ma anche una breve descrizione di quest’ultima. Questo aiuta il destinatario a comprendere il contesto e la rilevanza della tua richiesta.
Successivamente, è importante delineare chiaramente l’obiettivo della tua email, ovvero l’intenzione di ricevere un preventivo. Questo passaggio dovrebbe avvenire nei primi momenti della tua comunicazione per assicurarti che il destinatario comprenda immediatamente lo scopo del tuo messaggio senza dover navigare attraverso righe di testo.
Una volta esposto lo scopo, è fondamentale dettagliare la natura del servizio o del prodotto per cui si sta cercando un preventivo. Questa descrizione non deve lasciare spazio a interpretazioni: specifica il tipo di prodotto o servizio, le quantità di interesse, le specifiche tecniche se rilevanti, o qualsiasi altra informazione che potrebbe influenzare il preventivo. Essere dettagliati in questa fase riduce la necessità di scambi successivi di email per chiarimenti, accelerando l’intero processo.
Non dimenticare di menzionare eventuali aspettative riguardo ai tempi. Se vi sono scadenze specifiche entro le quali è necessario ricevere il preventivo o completare il progetto/servizio richiesto, indicale chiaramente. Questo permette ai fornitori di valutare immediatamente la loro capacità di soddisfare le tue tempistiche ed evita incomprensioni in seguito.
Inoltre, può essere utile inserire una richiesta per una discussione o un incontro, virtuale o fisico, per discutere i dettagli della richiesta di preventivo. Questo passaggio non è obbligatorio, ma suggerisce la tua disponibilità a collaborare e a instaurare un rapporto comunicativo efficace, elemento spesso apprezzato nelle transazioni commerciali.
Infine, chiudi la tua email con una nota di ringraziamento per il tempo e l’attenzione dedicati alla tua richiesta. Mostrare apprezzamento è una cortesia che rafforza i rapporti professionali e incrementa la probabilità di ricevere una risposta tempestiva.
Esempi di mail per richiesta preventivo
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per richiesta preventivo.
Richiesta preventivo standard e completa
Oggetto: Richiesta preventivo per [prodotto/servizio] – riferimento [codice interno]
Spett.le [Ragione Sociale],
con la presente chiediamo un preventivo per [breve descrizione di ciò che serve] da impiegare presso [sede/progetto]. Gradiremmo ricevere un’offerta dettagliata entro il [data].
Ambito e requisiti
- descrizione tecnica: [modello/specifiche/capitolato]
- quantità/stima ore: [qty/ore]
- luogo di consegna/esecuzione: [indirizzo]
- tempistiche desiderate: consegna/avvio entro [data]
Dettaglio economico richiesto
- prezzo unitario e totale, eventuali sconti
- costi accessori: trasporto, installazione, collaudo
- termini di pagamento e validità dell’offerta
- garanzia, assistenza post-vendita e SLA
Vi preghiamo inoltre di indicare riferimenti commerciali, tempi medi di evasione e un contatto tecnico.
Grazie per l’attenzione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome] – [Ruolo]
[Azienda] | [Telefono] | [Email]
Richiesta formale di offerta con capitolato
Oggetto: RDO [numero] – richiesta offerta per [oggetto] entro il [data]
Spett.le [Ragione Sociale],
si invita a presentare offerta per la fornitura/servizio di [oggetto], secondo capitolato tecnico e condizioni allegate.
Documenti allegati
- capitolato tecnico rev. [x]
- schema di contratto e condizioni generali
- modulo di offerta economica
Istruzioni per l’offerta
- invio entro le ore [ora] del [data], via [PEC/portale]
- offerta tecnica e offerta economica in buste separate digitali
- validità minima: [n] giorni
Criteri di aggiudicazione
- prezzo: [x%]
- qualità tecnica: [y%]
- tempi di consegna: [z%]
Per chiarimenti è attiva la finestra Q&A fino al [data] scrivendo a [email].
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Ufficio Acquisti – [Azienda]
Richiesta preventivo per consulenza professionale
Oggetto: Richiesta proposta economica per consulenza su [tema]
Gentile [Titolo e Cognome],
stiamo pianificando un incarico di consulenza su [ambito] con focus su [obiettivi]. Le chiediamo una proposta che includa approccio metodologico, deliverable e offerta economica.
Scope e deliverable attesi
- assessment iniziale e report di raccomandazioni
- workshop con il team (n. [x] sessioni)
- roadmap 90 giorni e KPI di successo
Aspetti economici
- tariffa oraria/giornaliera o forfait
- spese rimborsabili e modalità di rendicontazione
- tempi di pagamento e clausole di riservatezza
Gradiremmo ricevere il preventivo entro il [data].
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Richiesta preventivo lavori edili/impiantistici
Oggetto: Richiesta offerta per interventi di [edilizia/impianti] presso [indirizzo]
Spett.le [Impresa],
si richiede un preventivo per i lavori di [descrizione sintetica: es. rifacimento impianto elettrico/idrico, opere murarie] nella sede di [indirizzo].
Specifiche principali
- sopralluogo obbligatorio entro [data]
- materiali richiesti: [marchi/certificazioni]
- cronoprogramma: avvio [data], fine lavori [data]
- sicurezza: POS/DURC e responsabilità cantiere
Offerta richiesta
- computo metrico estimativo dettagliato
- costi manodopera, noli, smaltimenti
- garanzie e tempi di assistenza post-intervento
Contatto tecnico per il sopralluogo: [nome, telefono].
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Facility Management – [Azienda]
Richiesta quotazione IT hardware/software con SLA
Oggetto: Preventivo per fornitura [hardware/software] e servizi correlati
Gentile [Partner],
richiediamo quotazione per [modelli/licenze] e relativi servizi di installazione, configurazione e supporto.
Dettaglio richiesto
- prodotti: [SKU/modello], quantità [n], garanzia [anni]
- software: edizioni/licenze, durata e tipologia (perpetua/subscription)
- servizi: rollout, migrazione dati, training
SLA e compliance
- tempi di presa in carico e ripristino
- conformità sicurezza e standard [ISO/EN]
- condizioni di rinnovo/licenze
Indicare disponibilità a stock, tempi di consegna e validità offerta.
Grazie,
[Nome e Cognome]
IT & Procurement – [Azienda]
Richiesta preventivo per evento aziendale
Oggetto: Richiesta offerta per organizzazione evento [nome] – [data]
Buongiorno [Agenzia/Location],
stiamo organizzando un evento per circa [n] persone il [data] a [città]. Richiediamo un preventivo per location, catering e servizi tecnici.
Esigenze
- sala plenaria e 2 breakout, allestimenti inclusi
- catering: welcome coffee, light lunch, coffee break
- AV: schermo, proiettore, audio, regia, streaming
- staff: hostess, sicurezza, guardaroba
Dettagli economici
- canoni spazi e servizi inclusi
- extra a consumo e penali di cancellazione
- opzioni sostenibili e certificazioni food safety
Attesa offerta entro il [data].
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
Marketing & Events – [Azienda]
Richiesta preventivo per servizi di traduzione/interpretariato
Oggetto: Preventivo per traduzione/interpretariato [lingue] – tempi e formati
Gentile [Agenzia/Professionista],
richiediamo preventivo per la traduzione di [n] cartelle/parole da [lingua] a [lingua], nonché disponibilità per interpretariato [simultanea/consecutiva] il [data].
Dettagli
- ambito: [legale/tecnico/marketing]
- formati sorgente/destinazione e impaginazione
- glossario/terminologia aziendale fornita
- scadenza: consegna entro [data/ora]
Offerta
- tariffa a parola/cartella/ora
- costi revisione e impaginazione
- condizioni di riservatezza e NDA
Grazie per il riscontro.
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Richiesta quotazione per servizi di pulizia e facility
Oggetto: Preventivo servizi di pulizia periodica presso [sede]
Spett.le [Impresa di servizi],
si richiede un preventivo per servizi di pulizia ordinaria e straordinaria negli spazi di [mq] presso [indirizzo], con inizio previsto il [data].
Specifiche
- frequenza e fasce orarie
- elenco ambienti e metri quadri
- prodotti e attrezzature a carico del fornitore
- certificazioni ambientali e sicurezza
Offerta economica
- canone mensile con dettaglio ore/uomo
- interventi spot e tariffe straordinarie
- KPI e reportistica qualità
Contatto per sopralluogo: [nome, telefono].
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Facility – [Azienda]
Richiesta preventivo per campagna marketing/creativa
Oggetto: Richiesta proposta e preventivo per campagna [obiettivo]
Ciao [Agenzia],
stiamo valutando una campagna per [obiettivo: lead generation, brand awareness] su [canali]. Chiediamo proposta creativa con piano media e preventivo.
Brief
- target e ICP: [descrizione]
- KPI: [CPL/CTR/Reach]
- timing: kick-off [data], go-live [data]
- asset disponibili e vincoli di brand
Preventivo richiesto
- fee creativa e produzione
- media budget e commissioni
- reportistica e ottimizzazioni
Invio entro il [data], grazie.
[Nome e Cognome]
Marketing – [Azienda]
Richiesta preventivo forniture con Incoterms e logistica
Oggetto: Quotazione fornitura [materiale/prodotto] – Incoterms, lead time e MOQ
Spett.le [Fornitore],
richiediamo quotazione per [prodotto/materiale] con specifiche [grade/modello], destinazione [indirizzo/porto].
Dati richiesti
- prezzo unitario per scaglioni e MOQ
- Incoterms proposti [EXW/FCA/CIF…]
- lead time produzione e transit time
- packing list tipo e dimensioni colli
- certificazioni e controlli qualità
Condizioni
- validità offerta [n] giorni
- termini di pagamento
- penali o clausole di ritardo
Attendiamo il vostro migliore preventivo entro il [data].
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Supply Chain – [Azienda]