La mail di comunicazione cambio sede è un messaggio inviato attraverso posta elettronica che ha l’obiettivo di informare i destinatari, che possono essere dipendenti, clienti, fornitori o altre parti interessate, riguardo al trasferimento fisico della sede di un’organizzazione, azienda o ente da un indirizzo a un altro. Questo tipo di comunicazione è cruciale per assicurare una transizione fluida e per mantenere tutti gli stakeholder informati e aggiornati sulle nuove coordinate geografiche dove l’entità sarà operativa. Viene generalmente redatta in modo chiaro e diretto, includendo tutti i dettagli pertinenti come la data di inizio dell’operatività nella nuova sede, il nuovo indirizzo completo, eventuali modifiche nei contatti telefonici o nelle modalità di accesso, e le ragioni del trasferimento se ritenute opportune da condividere. La tempestività e la chiarezza nella comunicazione sono essenziali per minimizzare disagi o malintesi.
Come scrivere una mail comunicazione cambio sede
In primo luogo, l’introduzione della mail dovrebbe stabilire immediatamente lo scopo della comunicazione. È fondamentale iniziare con un’affermazione che catturi l’attenzione del lettore e lo informi sul cambiamento imminente. Un esordio efficace potrebbe essere la menzione di una continua evoluzione e crescita dell’organizzazione come propellente per il cambiamento di sede. Questo non solo giustifica la decisione ma inquadra il cambiamento in una luce positiva.
Successivamente, la comunicazione deve trasmettere i dettagli critici relativi al cambiamento di sede con precisione. Ciò include l’indirizzo completo della nuova ubicazione, il giorno esatto in cui il cambiamento diventerà effettivo, e se applicabile, le ragioni principali per il trasferimento, come miglioramento delle infrastrutture, espansione dello spazio disponibile o accessibilità migliorata. È anche importante chiarire se il cambiamento di sede influenzerà in qualsiasi modo le operazioni quotidiane o le routine dei destinatari, dandogli il contesto per comprendere pienamente l’impatto del trasferimento.
Importante è anche fornire indicazioni pratiche riguardo alla nuova sede. Se la nuova ubicazione è in un’area con la quale i destinatari potrebbero non essere familiari, includere informazioni su come arrivarci, come trasporti pubblici disponibili, parcheggio, e se ci sono ingressi specifici o procedure di sicurezza che devono essere seguite all’arrivo. Offrire queste informazioni può ridurre l’ansia o la confusione circa il cambio e garantire una transizione più fluida per tutti i coinvolti.
Per offrire supporto aggiuntivo, è utile includere un punto di contatto nel messaggio. Designare una persona o un team come referenti per qualsiasi domanda o preoccupazione relativa al cambio di sede assicura ai destinatari che hanno a disposizione una risorsa per assistenza, rafforzando ulteriormente la trasparenza e l’apertura nella comunicazione.
Infine, concludere la mail con una nota di apprezzamento per la comprensione e la cooperazione dei destinatari invita a un ambiente collaborativo. È anche un momento opportuno per esprimere entusiasmo verso i vantaggi e le opportunità che la nuova sede porterà.
Esempi di mail comunicazione cambio sede
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail comunicazione cambio sede.
Comunicazione ufficiale ai clienti e partner
Oggetto: Cambio sede operativa a partire dal [data] – nuovi riferimenti
Gentile [Nome/azienda],
desideriamo informarla che, a decorrere dal [data], la nostra sede operativa si trasferirà in [nuovo indirizzo completo, CAP, città]. L’attività proseguirà senza interruzioni; i riferimenti commerciali e tecnici restano invariati salvo diversa indicazione qui sotto.
Dettagli utili
- nuovo indirizzo per visite e spedizioni: [nuovo indirizzo]
- orari di apertura: [giorni/ore]
- numeri telefonici: [nuovo numero] (se invariati: “restano invariati”)
- mappa e indicazioni: [link mappa]
- parcheggio ospiti: [istruzioni]
Per favore aggiorni le sue anagrafiche con il nuovo indirizzo a partire dal [data]. Per qualsiasi esigenza, il suo referente rimane [nome, email, telefono].
La ringraziamo per l’attenzione e la fiducia.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Cambio sede per fornitori, spedizionieri e corrieri
Oggetto: Variazione indirizzo consegne e note logistiche – valido dal [data]
Spett.le [Fornitore/Corriere],
a partire dal [data] le merci dovranno essere consegnate presso la nuova sede di [Azienda]: [nuovo indirizzo completo]. Il magazzino ricevimento è situato al [indicazioni accesso] con banchina n. [numero].
Informazioni operative
- orari ricevimento merci: [giorni/ore]
- prenotazione slot scarico: [link/contatto]
- DDT obbligatori: indicare PO/ordine n. [numero], colli e peso
- accesso mezzi: altezza max [m], ingresso da [via], contatto magazzino [nome/telefono]
- resi e ritiri: concordare via [email logistica]
Vi chiediamo di aggiornare immediatamente i vostri sistemi. Per urgenze: [telefono].
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Logistica – [Azienda]
Comunicazione interna ai dipendenti: piano trasloco e onboarding
Oggetto: Trasferimento uffici – istruzioni operative e calendario
Care colleghe e cari colleghi,
il trasferimento nella nuova sede di [indirizzo] è previsto tra [data–data]. Per garantire continuità e sicurezza, seguite il piano sotto.
Calendario
- entro [data]: imballaggio postazioni con etichette nominative
- [data]: ritiro scatole e apparecchiature IT
- [data]: riapertura operativa nella nuova sede
Cosa fare
- eseguire backup dei file entro [data]
- consegnare badge e ritirare il nuovo entro il primo giorno
- etichettare monitor e periferiche con il vostro nome e team
- smart working consentito nei giorni [giorni] per facilitare il trasloco
Servizi in sede
- accesso: [linee metro/bus, fermata]
- parcheggio bici/auto: [istruzioni]
- planimetrie e assegnazione desk: [link intranet]
Per domande: [email HR] e [email IT]. Grazie della collaborazione.
Ufficio HR – [Azienda]
Notifica legale-amministrativa: sede legale e fatturazione
Oggetto: Variazione sede legale e indirizzo di fatturazione dal [data]
Spett.le [Ragione Sociale],
comunichiamo la variazione della sede legale di [Azienda] a decorrere dal [data].
Nuovo indirizzo sede legale: [indirizzo completo].
Dati fiscali: P. IVA [numero], REA [numero], Cod. SDI [codice], PEC [indirizzo PEC].
Note operative
- indicare il nuovo indirizzo in fatture, note di credito e contratti dal [data]
- indirizzo di fatturazione: [indirizzo] (se diverso dalla sede legale)
- coordinate bancarie: [IBAN] (invariato/se variato: “nuovo IBAN: …”)
Alleghiamo visura aggiornata e delibera del CdA. Restiamo a disposizione per ogni adeguamento documentale.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Amministrazione – [Azienda]
Invito open day nella nuova sede
Oggetto: Vieni a trovarci nella nuova sede – open day il [data]
Gentile [Nome],
per celebrare il trasferimento in [nuovo indirizzo], ti invitiamo all’open day del [data] dalle [ora] alle [ora]. Sarà l’occasione per visitare gli spazi, incontrare i team e scoprire le novità di prodotto.
Programma sintetico
- welcome e registrazione
- tour guidati ogni 30’
- presentazione roadmap e Q&A
- networking con light lunch
Registrazione: [link RSVP]. Come arrivare e parcheggi: [link mappa].
Ti aspettiamo.
[Nome e Cognome]
Marketing & Events – [Azienda]
Continuità di servizio e finestra tecnica
Oggetto: Cambio sede e finestra di migrazione sistemi – informazioni di servizio
Gentile Cliente,
in concomitanza con il trasferimento presso [nuovo indirizzo] tra [data–data], effettueremo la migrazione delle linee telefoniche e di alcuni sistemi. Potrebbero verificarsi brevi rallentamenti nei seguenti orari: [fascia oraria].
Garanzie
- canali alternativi attivi: [numero mobile emergenze], [email supporto]
- Termini di assistenza invariati
- nessun impatto sui dati: backup completati e testati
Il suo referente resterà contattabile ai consueti recapiti. Grazie per la comprensione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Customer Operations – [Azienda]
Comunicazione al canale partner e showroom
Oggetto: Nuovo showroom e cambio sede – aggiornamento contatti dal [data]
Gentile Partner,
da [data] vi accoglieremo nella nuova sede di [indirizzo], dove abbiamo allestito uno showroom dedicato a demo e formazione.
Cosa cambia per voi
- nuovi spazi demo prenotabili: [link calendario]
- calendario training trimestrale: [link]
- indirizzo per ritiri su appuntamento: [indirizzo/ingresso]
Aggiornate i vostri materiali e indicazioni al cliente finale. Per visite e sessioni dedicate contattate [referente, email, telefono].
Grazie per la collaborazione,
[Nome]
Channel & Partnerships – [Azienda]
Comunicazione a enti e stazioni appaltanti
Oggetto: Variazione sede per contratti e comunicazioni ufficiali
Spett.le [Ente/Stazione Appaltante],
con la presente notifichiamo il cambio sede di [Azienda], efficace dal [data].
Nuovo indirizzo per comunicazioni e domiciliazione contrattuale: [indirizzo completo].
PEC per atti ufficiali: [PEC]. CIG/CUP riferimenti contrattuali: [dati].
Vi chiediamo di aggiornare i vostri archivi, i sistemi [es. MEPA/portale] e i contratti in essere. Allegati: visura aggiornata, dichiarazione legale rappresentante.
Restiamo a disposizione.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Ufficio Gare e Contratti – [Azienda]
Comunicazione a banche e assicurazioni
Oggetto: Aggiornamento anagrafica per cambio sede – rapporti n. [riferimenti]
Gentile [Istituto/Compagnia],
segnaliamo il trasferimento della sede di [Azienda] in [nuovo indirizzo], efficace dal [data]. Vi chiediamo di aggiornare le anagrafiche relative a: conti [IBAN], linee di credito, domiciliazioni, polizze n. [numeri].
Documenti allegati
- visura camerale
- delibera CdA su variazione sede
- certificato assicurativo aggiornato (se applicabile)
Contatto amministrativo: [nome, email, telefono]. Grazie per il riscontro di avvenuto aggiornamento.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Finance & Legal – [Azienda]
Comunicazione ai vicini e alla comunità locale
Oggetto: Benvenuti nel quartiere – apertura nuova sede di [Azienda]
Gentile [Nome/Condominio/Associazione],
dal [data] la nostra azienda si trasferisce in [indirizzo]. Vogliamo presentarci alla comunità e condividere alcune informazioni utili.
Informazioni pratiche
- orari di attività: [giorni/ore]
- carico/scarico: [fasce consentite], ingresso da [via]
- contatto facility per segnalazioni: [telefono/email]
- iniziative con il quartiere: [es. open day, volontariato aziendale]
Siamo felici di entrare a far parte del territorio e disponibili al dialogo.
Un cordiale saluto,
[Nome e Cognome]
Facility & Community Relations – [Azienda]
Modello sintetico e multilivello per tutti gli stakeholder
Oggetto: Cambio sede – nuovi riferimenti e decorrenza dal [data]
Gentile [Destinatario],
la informiamo del trasferimento della nostra sede in [nuovo indirizzo completo], operativo dal [data].
Contatti principali: centralino [numero], email generica [email], PEC [pec].
Come raggiungerci: [link mappa], mezzi pubblici [linee], parcheggio [istruzioni].
Per clienti e partner: aggiornare anagrafiche ordini e indirizzi di spedizione.
Per fornitori: consegne al magazzino [ingresso/logistica], orari [ore].
Per comunicazioni legali: utilizzare la PEC indicata.
Grazie per l’attenzione, restiamo a disposizione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]