Una mail per inviare catalogo o brochure rappresenta uno strumento di comunicazione digitale usato prevalentemente in ambito commerciale e di marketing. Il suo obiettivo primario è quello di presentare ad un destinatario, che può essere un potenziale cliente o un partner, i prodotti o i servizi offerti da un’azienda. Attraverso un linguaggio chiaro, diretto e possibilmente persuasivo, questa tipologia di email cerca non solo di informare ma anche di stimolare interesse, incoraggiando il destinatario a esplorare ulteriormente i contenuti del catalogo o della brochure allegata. La capacità di sintesi, l’appeal visivo del materiale inviato e l’efficacia del messaggio sono elementi chiave per il successo di questa forma di comunicazione.
Come scrivere una mail per inviare catalogo o brochure
Consiglio di adottare un approccio che sia al tempo stesso professionale e invitante, in modo da ottimizzare le possibilità di una buona accoglienza del materiale inviato. Ecco una panoramica dettagliata su come strutturare il contenuto di tale e-mail.
Iniziamo con il saluto. È fondamentale personalizzare l’e-mail il più possibile. Se conosciamo il nome del destinatario, usiamolo. Un semplice “Gentile [Nome],” può fare un’enorme differenza rispetto a un impersonale “Gentile cliente” o “A chi di competenza”. Questo dimostra fin dall’inizio attenzione e rispetto per la persona che riceve il messaggio.
Introdurre poi il motivo della nostra e-mail con una frase di apertura che sia chiara ma anche coinvolgente. È importante essere diretti ma senza sembrare freddi o meramente transazionali. Potremmo dire qualcosa come: “Sono entusiasta di condividere con Lei il nuovo catalogo/brochure di [Nome dell’azienda o del prodotto], pensato per offrirLe un panorama dettagliato delle nostre ultime novità e soluzioni pensate su misura per Lei/la Sua azienda.”
Successivamente, è il momento di descrivere valore e contenuti del materiale che stiamo inviando. Qui, non limitiamoci a dire che stiamo inviando un catalogo o una brochure, ma sottolineiamo ciò che rende questo materiale unico e prezioso per il destinatario. Menzioniamo, senza trasformare il testo in un elenco puntato, alcune sezioni o prodotti particolarmente rilevanti, evidenziando i benefici che possono portare al destinatario o alla sua azienda. Ad esempio, potremmo scrivere: “Nel catalogo troverà una sezione dedicata alle nuove tecnologie di [settore specifico], che abbiamo sviluppato pensando proprio alle esigenze di aziende come la Sua. Siamo sicuri che le soluzioni presentate potranno farLe cogliere opportunità inedite e migliorare l’efficienza operativa.”
Non trascuriamo di includere istruzioni chiare su come accedere al materiale. Se il catalogo o la brochure è in allegato, lo specifichiamo chiaramente; se invece il destinatario deve scaricarlo da un sito web, forniamo il link esatto (possibilmente breve o ancor meglio un link testuale cliccabile che conduca direttamente alla risorsa). Assicuriamoci che il processo sia il più semplice possibile per l’utente. Ad esempio: “Troverà in allegato il catalogo in formato PDF. In alternativa, può consultarlo direttamente online al seguente link: [URL].”
Infine, concludiamo l’e-mail con un invito all’azione e un’apertura al dialogo. È importante lasciare la porta aperta a ulteriori domande o discussioni, incrementando così le possibilità di instaurare una comunicazione. Potremmo scrivere: “Spero che troverà il nostro nuovo catalogo illuminante e di suo interesse. Resto a Sua completa disposizione per qualsiasi domanda o per discutere insieme come i nostri prodotti possano soddisfare le esigenze specifiche della Sua azienda.”
Concludiamo la mail con un cordiale saluto, “Cordiali saluti,” seguito dal nostro nome, posizione (se appropriato), e i contatti aziendali (telefono, e-mail secondaria, ecc.), assicurandoci così di offrire al destinatario tutti i mezzi per raggiungerci facilmente.
Esempi di mail per inviare catalogo o brochure
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per inviare catalogo o brochure.
Invio catalogo generale con selezione personalizzata
Oggetto: Il catalogo {Anno} di {Azienda} per {Azienda_cliente}
Gentile {Titolo} {Cognome},
come anticipato, invio il catalogo {Anno} di {Azienda} con una selezione pensata per {Azienda_cliente}. Nel file trova:
- panoramica gamma e novità
- fasce prezzo e tempi di consegna
- casi d’uso per {settore}
Scarica il catalogo: {link_catalogo}
Se preferisce, posso guidarla in 15 minuti sui capitoli più rilevanti. Proporre uno slot: {link_calendario}
Cordiali saluti,
{Firma} | {Ruolo} | {Telefono}
Follow-up post fiera con brochure dedicata
Oggetto: È stato un piacere a {Fiera}: ecco la brochure con le novità
Ciao {Nome},
che bello incontrarti a {Fiera}. Ti lascio la brochure aggiornata con le soluzioni presentate allo stand {numero}:
- {prodotto1}: vantaggi per {beneficio1}
- {prodotto2}: integrazione con {sistema}
- {prodotto3}: promo valida fino al {data}
Brochure PDF: {link_brochure}
Se vuoi, organizziamo una demo mirata al tuo caso d’uso: {link_calendario}
A presto,
{Firma}
Nuova collezione stagionale
Oggetto: Nuova collezione {Stagione/Anno}: catalogo e listino
Gentile {Nome},
abbiamo appena pubblicato la collezione {Stagione/Anno}. Nel catalogo trovi: palette, materiali, referenze best seller e proposte merchandising.
- Download catalogo: {link_catalogo}
- Listino aggiornato: {link_listino}
Posso suggerire un assortimento per {punto_vendita/area}? Mi indichi target e budget indicativo.
Grazie,
{Firma}
Catalogo tecnico con schede prodotto
Oggetto: Documentazione tecnica e catalogo completo {Linea}
Buongiorno {Titolo} {Cognome},
condivido il catalogo {Linea} con specifiche, certificazioni e compatibilità. In allegato anche le schede tecniche di {n} articoli chiave.
Catalogo: {link_catalogo}
Schede tecniche: {link_cartella}
Resto disponibile per supporto a capitolati e comparativi.
Cordiali saluti,
{Firma}
Brochure commerciale breve per prima valutazione
Oggetto: Una panoramica rapida: brochure di {Azienda} in 6 pagine
Ciao {Nome},
per farti valutare velocemente l’opportunità, ecco una brochure sintetica con i punti chiave: valore, casi studio, implementazione, ROI medio.
Apri la brochure: {link_brochure}
Se vuoi, ti invio il catalogo completo o una selezione per {vertical}.
Grazie,
{Firma}
Invio su richiesta con suggerimenti di lettura
Oggetto: Come richiesto: catalogo {Azienda} e capitoli consigliati
Gentile {Nome},
come da sua richiesta, le invio il catalogo {Anno}. Per ottimizzare i tempi, suggerisco di partire da:
- capitolo {n}: soluzioni per {scenario}
- capitolo {n}: benchmark prestazioni
- capitolo {n}: piani di assistenza
Catalogo PDF: {link_catalogo}
Se desidera, fisso un incontro per approfondire le sezioni prioritarie.
Un saluto,
{Firma}
Versione digitale interattiva e opzione stampa
Oggetto: Catalogo interattivo con ricerca e QR – disponibili copie cartacee
Buongiorno {Nome},
è online il catalogo interattivo: ricerca per parola chiave, filtri per {categoria} e download delle schede in un click.
Sfoglia online: {link_viewer}
Vuoi copie cartacee per il team o il punto vendita? Possiamo spedirne {qta} entro {data}.
Indicami indirizzo e numero di copie.
Grazie,
{Firma}
Selezione curata per settore
Oggetto: Selezione dal catalogo per {settore} – proposta su misura
Ciao {Nome},
ho estratto dal catalogo gli articoli più adatti a {settore} considerando volumi, margini e tempi di installazione.
- mini-catalogo settoriale: {link_minicatalogo}
- configurazioni consigliate e bundle: {link_bundle}
Se mi dai i tuoi parametri (budget, lead time, vincoli tecnici), preparo una proposta pronta all’ordine.
A disposizione,
{Firma}
Catalogo con offerta lancio
Oggetto: Catalogo {Linea} + offerta lancio valida fino al {data}
Gentile {Titolo} {Cognome},
allego il catalogo {Linea} e una promozione dedicata su {SKU/servizio}. L’offerta include: condizioni migliorative, training iniziale e supporto priority.
Scarica il catalogo: {link_catalogo}
Dettagli promo: {link_promo}
Se interessato, blocchiamo le condizioni con un pre-ordine.
Cordiali saluti,
{Firma}
Aggiornamento periodico con changelog
Oggetto: Catalogo aggiornato {Mese/Anno}: novità, fine serie e sostituzioni
Ciao {Nome},
abbiamo aggiornato il catalogo con le ultime modifiche:
- nuovi ingressi: {articolo1}, {articolo2}
- fine serie: {articolo3} (sostituzione: {articolo4})
- variazioni prezzo e lead time
Catalogo aggiornato: {link_catalogo}
Changelog completo: {link_changelog}
Se vuoi, posso verificare impatti su ordini o progetti in corso.
Un saluto,
{Firma}