La ricevuta di pagamento per rimbroso spese è un documento che certifica la restituzione di denaro speso in anticipo da un individuo per conto di un’organizzazione, un’azienda o un’altra persona. In pratica, quando un individuo anticipa dei soldi per delle spese necessarie legate all’esecuzione di un incarico o all’attività lavorativa, al momento della richiesta di rimborso, presenta questa ricevuta come prova delle spese sostenute. Essa contiene generalmente dettagli delle voci di spesa, l’importo totale speso e altre informazioni rilevanti per attestare le operazioni effettuate e giustificare il rimborso.
Come compilare una ricevuta di pagamento per rimborso spese
# Guida legale sulla ricevuta di pagamento per rimborso spese
La ricevuta di rimborso spese è una quietanza con cui chi anticipa un costo per conto altrui attesta di aver ricevuto il relativo rimborso e collega quell’entrata al medesimo costo sostenuto. Non è un corrispettivo per una prestazione e non ha, di per sé, natura retributiva: serve a chiudere il ciclo “anticipazione–rendiconto–rimborso” e a dimostrare che il denaro incassato ripristina una spesa già sostenuta nell’interesse del soggetto che rimborsa. Affinché produca gli effetti desiderati deve aderire alla realtà economico-giuridica dell’operazione, cioè documentare che la spesa è riferibile a un incarico, a un mandato o a un obbligo del rimborsante, e che l’anticipazione è avvenuta in nome e per conto di quest’ultimo o comunque nel suo esclusivo interesse.
La funzione e il contenuto della ricevuta dipendono dal rapporto tra le parti. Nelle organizzazioni che operano senza corrispettivo, come associazioni e fondazioni, il rimborso al volontario ha natura meramente restitutoria e non può mascherare compensi; la quietanza deve richiamare l’attività istituzionale, indicare le spese effettivamente sostenute e rinviare ai giustificativi allegati, perché solo il rimborso documentato conserva la natura non retributiva. Nei rapporti di lavoro dipendente il rimborso confluisce normalmente nella nota spese e nella busta paga: la ricevuta può essere utilizzata come attestazione interna del pagamento, ma non sostituisce gli adempimenti di payroll né muta la qualificazione delle somme. Nei rapporti con professionisti e imprese la regola è diversa: se la spesa è “anticipazione in nome e per conto” del cliente, munita di delega o mandato e intestata al cliente nei documenti originali, il professionista rientra delle somme con rimborso fuori campo IVA, documentabile anche con voce dedicata e, se del caso, con una ricevuta allegata alla fattura; se invece si tratta di spese sostenute dal professionista nell’esecuzione dell’incarico e da lui riaddebitate, entrano nella base imponibile e devono essere fatturate, non semplicemente quietanzate. L’uso corretto della ricevuta evita di confondere il rimborso puro con il riaddebito di costi accessori della prestazione.
La distinzione tra rimborso analitico e forfetario è decisiva. Il rimborso analitico si fonda su pezze giustificative nominative o comunque riferibili con certezza all’incarico: biglietti di viaggio, fatture di albergo, pedaggi, materiali acquistati nell’interesse del rimborsante. In questo caso la ricevuta richiama l’elenco delle spese e la loro riconducibilità allo scopo, dichiarando che l’importo liquidato corrisponde alla somma dei giustificativi; la natura restitutoria discende dalla perfetta corrispondenza tra uscita e rientro. Il rimborso forfetario, privo di rendiconto o giustificativi, rischia di assumere natura di compenso o indennità e, fuori dai casi espressamente ammessi da legge o contratto, non può essere trattato come mera restituzione: una “ricevuta di rimborso spese” che copra importi forfetari senza pezze può esporre a riqualificazioni fiscali e previdenziali. La ricevuta, quindi, non crea da sola la natura del pagamento: la riflette.
Sotto il profilo fiscale e documentale la ricevuta non sostituisce i documenti del costo. I giustificativi originali, fatture, ricevute fiscali, biglietti nominativi, scontrini parlanti, devono essere intestati al soggetto corretto e conservati per i termini civilistici e fiscali applicabili, perché sono essi, non la quietanza, a fondare la deducibilità del costo e l’eventuale detraibilità dell’IVA in capo al rimborsante. La ricevuta attesta l’uscita finanziaria di rimborso e collega in modo univoco i giustificativi al pagamento. Quando il rimborso è fuori campo IVA o esente, la quietanza può essere soggetta all’imposta di bollo in misura fissa se supera la soglia prevista e non ricorre un’esenzione; se invece il rimborso confluisce in fattura perché imponibile, è la fattura a regolare il trattamento tributario e la quietanza ha valore meramente probatorio del pagamento. La tracciabilità del versamento è sempre preferibile e, per importi elevati, necessaria, tenuto conto dei limiti legali all’uso del contante.
Operativamente una ricevuta ben formata identifica con precisione le parti, riporta data e luogo, indica l’importo in cifre e in lettere, descrive la causale come “rimborso spese” specificando se analitico o su minimo garantito con conguaglio, richiama l’incarico o l’attività cui le spese si riferiscono, elenca i giustificativi allegati con numero, data e importo, chiarisce il mezzo di pagamento e, quando rileva, precisa il regime fiscale della somma (per esempio rimborso fuori campo IVA per anticipazioni in nome e per conto). La sottoscrizione del percettore rende la quietanza una confessione scritta dell’incasso, ma è l’allineamento tra ricevuta, giustificativi e rapporto sottostante a preservarne la natura restitutoria. In ambito digitale la stessa funzione si ottiene con documenti firmati elettronicamente e allegati telematici dei giustificativi, con assolvimento del bollo in modalità virtuale quando dovuto.
Quando il rimborso si accompagna a compensi o indennità, è opportuno separare le voci: la ricevuta copre la parte restitutoria, mentre il compenso segue le regole proprie del rapporto (fattura, ricevuta per prestazione occasionale, busta paga), evitando commistioni che potrebbero indurre in errore sull’inquadramento fiscale e previdenziale. Analogamente, nel contesto associativo o del Terzo settore, la ricevuta di rimborso deve riflettere fedelmente l’attività istituzionale svolta, l’assenza di corrispettivo e l’esistenza di spese documentate, così da non snaturare la gratuità del contributo del volontario. La cura redazionale e la coerenza documentale rendono la ricevuta uno strumento probatorio solido: attestano che non c’è un arricchimento, ma il semplice ripristino di una spesa sostenuta nell’interesse del rimborsante, prevenendo contestazioni e riqualificazioni.
Esempi di ricevuta di pagamento per rimborso spese
Di seguito è possibile trovare gli esempi di ricevuta di pagamento per rimborso spese.
Ricevuta di pagamento per rimborso spese – modello analitico generale
Luogo ________________________ Data ________________________ n. ricevuta ________________________
Percettore del rimborso ________________________ C.F./P. IVA ________________________ indirizzo ________________________ CAP ______ Comune ________________________ documento ________________________ n. ________________________ rilasciato da ________________________ il ________________________
Soggetto che effettua il rimborso ________________________ C.F./P. IVA ________________________ sede/indirizzo ________________________ CAP ______ Comune ________________________ recapiti ________________________
Causale
Rimborso spese sostenute per conto di ________________________ in relazione a incarico/attività ________________________ periodo di riferimento dal ________________________ al ________________________.
Dettaglio giustificativi allegati
Documento n. ________________________ del ________________________ esercente/emittente ________________________ importo € ________________________
Documento n. ________________________ del ________________________ esercente/emittente ________________________ importo € ________________________
Documento n. ________________________ del ________________________ esercente/emittente ________________________ importo € ________________________
Documento n. ________________________ del ________________________ esercente/emittente ________________________ importo € ________________________
Totali
Importo complessivo spese documentate € ________________________
Eventuali anticipi già ricevuti € ________________________
Importo rimborsato con la presente € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento ________________________ data operazione ________________________ identificativo operazione/assegno/CRO/ID ________________________
Dichiarazioni
Le somme di cui sopra sono rimborsi spese a fronte di giustificativi allegati n. ______ pagine. La presente non costituisce corrispettivo per prestazioni.
Firma del percettore ________________________ Firma di chi rimborsa (facoltativa) ________________________
Ricevuta di pagamento per rimborso spese – modello per anticipazioni in nome e per conto
Luogo ________________________ Data ________________________ n. ricevuta ________________________
Percettore del rimborso ________________________ C.F./P. IVA ________________________ indirizzo ________________________ CAP ______ Comune ________________________
Rimborsante/Committente ________________________ C.F./P. IVA ________________________ sede ________________________ CAP ______ Comune ________________________
Causale
Rimborso di anticipazioni sostenute in nome e per conto di ________________________ ai sensi del mandato/incarico del ________________________ relative a ________________________.
Elenco pezze giustificative intestate al rimborsante
Fattura/Ricevuta n. ________________________ del ________________________ intestata a ________________________ imponibile/importe € ________________________
Fattura/Ricevuta n. ________________________ del ________________________ intestata a ________________________ imponibile/importe € ________________________
Fattura/Ricevuta n. ________________________ del ________________________ intestata a ________________________ imponibile/importe € ________________________
Totale anticipazioni rimborsate € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento ________________________ data ________________________ identificativo operazione/assegno/CRO/ID ________________________
Dichiarazioni
Le spese sono state anticipate esclusivamente per conto del rimborsante e risultano documentate da n. ______ allegati intestati allo stesso. La presente quietanza si riferisce a rimborso spese e non a compensi.
Firma del percettore ________________________ Firma del rimborsante (facoltativa) ________________________
Ricevuta di pagamento per rimborso spese – modello per associazione/ETS e volontari
Luogo ________________________ Data ________________________ n. ricevuta ________________________
Associazione/Ente ________________________ C.F. ________________________ sede ________________________ CAP ______ Comune ________________________ RUNTS (se presente) ________________________
Volontario/a ________________________ C.F. ________________________ indirizzo ________________________ CAP ______ Comune ________________________ documento ________________________ n. ________________________
Causale
Rimborso spese sostenute in occasione dell’attività istituzionale/progetto ________________________ svolta nei giorni ________________________ secondo autorizzazione del ________________________.
Rendiconto analitico allegato
Titolo spesa ________________________ data ________________________ esercente ________________________ importo € ________________________
Titolo spesa ________________________ data ________________________ esercente ________________________ importo € ________________________
Titolo spesa ________________________ data ________________________ esercente ________________________ importo € ________________________
Ulteriori note ________________________
Importi
Totale spese documentate € ________________________
Eventuali anticipi ricevuti € ________________________
Importo rimborsato € ________________________ (euro ________________________).
Mezzo di pagamento ________________________ data ________________________ identificativo operazione ________________________
Dichiarazioni
Il rimborso ha natura meramente restitutoria a fronte di spese documentate, senza corresponsione di compensi. Allegati n. ______ pezze giustificative.
Firma del volontario/a ________________________ Firma del legale rappresentante/tesoriere ________________________
Ricevuta di pagamento per rimborso spese di trasferta/chilometrico
Luogo ________________________ Data ________________________ n. ricevuta ________________________
Beneficiario del rimborso ________________________ C.F. ________________________ indirizzo ________________________ CAP ______ Comune ________________________
Soggetto rimborsante ________________________ C.F./P. IVA ________________________ sede ________________________ CAP ______ Comune ________________________
Causale
Rimborso spese di trasferta per missione/servizio in ________________________ dal ________________________ al ________________________.
Dettaglio trasferta
Tragitto ________________________ data ________________________ km percorsi ______ tariffa €/km ________________________ importo € ________________________
Pedaggi € ________________________ parcheggi € ________________________ carburante € ________________________ pasti € ________________________ pernottamenti € ________________________ altre spese ________________________ € ________________________
Totali
Totale chilometrico € ________________________
Altre spese documentate € ________________________
Importo complessivo rimborsato € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento ________________________ data ________________________ identificativo operazione ________________________
Dichiarazioni
Le spese sopra indicate sono inerenti alla trasferta autorizzata e risultano documentate da n. ______ allegati. La presente quietanza si riferisce esclusivamente a rimborsi spese.
Firma del beneficiario ________________________ Firma del rimborsante (facoltativa) ________________________
Fac simile ricevuta di pagamento per rimborso spese Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile ricevuta di pagamento per rimborso spese Word da scaricare.
