La mail di invio fattura è un messaggio elettronico utilizzato prevalentemente nel contesto aziendale per comunicare al destinatario l’emissione di una fattura relativa a beni o servizi forniti. Questa email svolge una funzione cruciale nel processo di fatturazione, fungendo da veicolo immediato e diretto per la consegna del documento contabile al cliente o al partner commerciale. Al fine di mantenere un tono professionale e assicurare chiarezza, la mail di invio fattura include spesso un breve testo che accompagna il documento, indicando il motivo dell’invio, i dettagli principali della transazione (come numero di fattura, importo totale, e data di scadenza per il pagamento), e le istruzioni per procedere al pagamento o per eventuali chiarimenti. In questo modo, la mail facilita non solo la trasmissione della fattura, ma contribuisce anche a mantenere solide le relazioni commerciali, assicurando trasparenza e efficienza nella gestione finanziaria tra le parti coinvolte.
Come scrivere una mail invio fattura
Scrivere una mail per l’invio di una fattura richiede attenzione e cura nei dettagli, poiché si tratta di una comunicazione importante tra un fornitore di servizi o venditore e il suo cliente. La mail deve essere chiara, concisa e contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al destinatario di comprendere immediatamente lo scopo della comunicazione, gestire la fattura ricevuta e procedere eventualmente al pagamento entro i termini stabiliti.
All’inizio della mail, è importante fare un cordiale saluto, utilizzando un tono professionale ma cortese. Questo aiuta a stabilire una comunicazione positiva con il destinatario. Subito dopo, introduci lo scopo della mail in modo diretto, per esempio, informando il destinatario che in allegato si trova la fattura relativa ai servizi forniti o ai prodotti venduti in una determinata data o periodo.
Successivamente, è cruciale fornire dettagli specifici riguardanti la fattura stessa. Questo include il numero della fattura, la data di emissione, l’importo totale da pagare e, se applicabile, la scadenza per il pagamento. Anche se questi dettagli saranno presenti sulla fattura allegata, riassumerli nel corpo della mail può migliorare la chiarezza e facilitare la gestione della fattura da parte del destinatario.
È altrettanto importante fornire istruzioni chiare su come il pagamento deve essere effettuato. Questo può includere, se necessario, le diverse modalità di pagamento accettate, come bonifico bancario o postale, pagamento online tramite piattaforme specifiche, assegni, ecc., e i dettagli pertinenti per ciascun metodo, come IBAN, indirizzo fisico per l’invio di assegni, links a portali di pagamento, eccetera.
Non dimenticare poi di offrire assistenza per eventuali domande o dubbi riguardanti la fattura o il pagamento. Fornire un contatto diretto, che sia un numero di telefono, un indirizzo email o entrambi, dimostra disponibilità e professionalità, incentivando il destinatario a comunicare con te in caso di necessità.
Infine, chiudi la mail con un ringraziamento per la tempestiva attenzione alla fattura e, se appropriato, esprimi la tua disponibilità a continuare la collaborazione. Concludi con un saluto formale e la tua firma, che dovrebbe includere il tuo nome, la tua posizione o ruolo all’interno dell’azienda, i tuoi recapiti e, se pertinente, il logo della tua azienda.
Ricorda di allegare effettivamente la fattura alla mail prima di inviarla. Come misura aggiuntiva di professionalità, potresti considerare l’utilizzo di un formato di file universale come PDF per la fattura, assicurando che il destinatario possa aprirla e leggerla senza difficoltà.
Esempi di mail invio fattura
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail invio fattura.
Primo esempio di mail invio fattura
Oggetto: Invio Fattura N. [Numero Fattura] – [Nome della Tua Azienda]
Gentile [Nome del Cliente],
ti invio in allegato la fattura n. [Numero della Fattura] relativa ai servizi/prodotti forniti nel periodo [indicare il periodo di riferimento], come da nostro precedente accordo.
Riepilogo dei dettagli principali della fattura:
– Numero Fattura: [Numero della Fattura]
– Data Fattura: [Data di Emissione]
– Totale Fattura: [Importo Totale] €
– Scadenza per il Pagamento: [Data di Scadenza]
[Puoi includere qui ulteriori dettagli ritenuti necessari come una breve descrizione dei servizi/prodotti forniti, qualsiasi dettaglio specifico concordato, modalità di pagamento accettate, ecc.]
Ti preghiamo di effettuare il pagamento entro la data di scadenza sopra indicata. Qualora ci fossero esigenze o domande specifiche riguardo alla fattura inviata o alle modalità di pagamento, non esitare a contattarci all’indirizzo email [Email di Contatto] o al numero [Numero di Telefono].
Ci teniamo a ringraziarti per la fiducia accordataci e ci auguriamo di continuare a lavorare insieme in futuro. Restiamo a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento possa essere necessario.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione] presso [Nome della Tua Azienda]
[Recapiti Telefonici]
[Email]
[Sito Web dell’Azienda]
Secondo esempio di mail invio fattura
Oggetto: Invio Fattura n. [Numero Fattura] – [Nome della Sua azienda]
Gentile [Nome del destinatario],
In allegato a questa email troverete la fattura n. [Numero Fattura] relativa ai servizi/prodotti forniti in data [Data Fornitura].
Dettagli della fattura:
– Numero Fattura: [Numero Fattura]
– Data Fornitura: [Data Fornitura]
– Importo Totale: [Importo] [Valuta]
– Data di Scadenza per il Pagamento: [Data Scadenza]
Vi preghiamo di procedere con il pagamento dell’importo sopra indicato entro la data di scadenza tramite [Metodo di Pagamento preferito, es. bonifico bancario sul seguente IBAN: XYZ].
Qualora abbiate già provveduto con il pagamento, vi preghiamo di ignorare questo messaggio. In caso di eventuali domande o necessità di ulteriori dettagli, non esitate a contattarmi direttamente all’indirizzo email [Tuo Indirizzo Email] o al numero di telefono [Tuo Numero di Telefono].
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatti dell’Azienda (e-mail, telefono, ecc.)]
[Link al sito web dell’azienda, se applicabile]
Allegato: Fattura n. [Numero Fattura].pdf
Terzo esempio di mail invio fattura
Oggetto: Invio Fattura N. 12345 – Data [Inserire Data]
Gentile [Nome del Cliente],
Ti scriviamo per inviare la fattura relativa ai servizi forniti/prodotti consegnati, come da accordi. In allegato troverai la fattura n. 12345, datata [Inserire Data].
Riepilogo dei servizi/forniture:
– Descrizione servizio/prodotto 1
– Descrizione servizio/prodotto 2
– [Aggiungi ulteriori dettagli se necessario]
L’importo totale fatturato ammonta a [Inserire Importo] €, da corrispondere secondo le modalità di pagamento concordate, entro il termine stabilito di [Inserire Scadenza Pagamento].
Modalità di Pagamento:
– Bonifico Bancario:
– IBAN: [Inserire IBAN]
– Causale: Si prega di indicare nella causale del bonifico “Fattura N. 12345”.
– [Altre modalità di pagamento, se disponibili]
Ti chiediamo gentilmente di confermarci la ricezione di questo messaggio e degli allegati. In caso di domande o per ulteriori chiarimenti, non esitare a contattarci all’indirizzo email [Inserire Email] o al numero telefonico [Inserire Numero].
Il nostro team resta a disposizione per ogni tua necessità e ti ringrazia per la fiducia accordataci.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione/Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatti Email e Telefonico]
Quarto esempio di mail invio fattura
Oggetto: Invio Fattura [Numero Fattura] per [Servizio/Prodotto] del [Data]
Gentile [Nome del Cliente],
In allegato a questa mail troverai la fattura numero [Numero Fattura], relativa ai servizi/prodotti forniti in data [Data di Emissione o del servizio], come da accordi precedentemente stabiliti.
Dettagli Fattura:
– Numero Fattura: [Numero Fattura]
– Data Emissione: [Data Emissione]
– Importo Totale: [Importo]
– Data di Scadenza per il Pagamento: [Data Scadenza]
Riepilogo Servizi/Prodotti Forniti:
[Inserire un breve elenco o descrizione dei servizi/prodotti per cui si sta fatturando, se necessario]
Modalità di Pagamento:
[Inserire dettagli sulle modalità di pagamento – es. bonifico bancario, PayPal, etc. Includere dettagli come IBAN, causale da usare, ecc.]
Ti preghiamo di confermarci la ricezione di questa e-mail e della fattura allegata, e di procedere con il pagamento secondo le modalità indicate entro la data di scadenza sopra menzionata per evitare eventuali ritardi o costi aggiuntivi.
Qualora avessi bisogno di ulteriori chiarimenti o avessi delle domande relative alla fattura in oggetto, non esitare a contattarmi direttamente. Il nostro team è qui per assisterti e fornirti tutto il supporto necessario.
Ci teniamo a ringraziarti per la fiducia che hai riposto in noi e ci auguriamo di continuare a lavorare insieme in futuro.
Ti ringrazio anticipatamente per la tua tempestiva attenzione a questa pratica e resto a disposizione per qualsiasi ulteriore necessità.
Cordiali Saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tuo Contatto Telefonico]
[Tua Email]
[Nome della Tua Azienda]
[Sito Web dell’Azienda] (se esistente)