Una mail formale per spostare un appuntamento è una comunicazione scritta inviata tramite mail con lo scopo di notificare alla controparte la necessità di modificare la data o l’orario di un incontro precedentemente concordato. Tale comunicazione si caratterizza per un tono e uno stile rispettosi e professionali, dove sono presenti tutte le informazioni necessarie per facilitare la ricollocazione dell’appuntamento, quali la proposta di nuove date o orari. È importante, in queste circostanze, esprimere anche le proprie scuse per il disagio causato dal cambiamento e mostrare disponibilità per adattarsi alle esigenze dell’altra parte, al fine di preservare un rapporto cordiale e professionale.
Come scrivere una mail formale per spostare appuntamento
Scrivere una mail formale per spostare un appuntamento richiede attenzione e cura per assicurarsi che il messaggio sia chiaro, cortese e professionale. Quando si scrive una tale comunicazione, si deve iniziare con un saluto appropriato, usando una formula di cortesia che rifletta il livello di formalità della relazione con il destinatario, come “Gentile [Nome],” o “Egregio/a [Titolo e Cognome],”.
Subito dopo il saluto, è cruciale iniziare il corpo della mail con una frase che esprima il motivo della comunicazione in maniera cortese, magari introducendosi brevemente se si tratta del primo contatto. Questo aiuta a inquadrare il contesto della richiesta. Se il destinatario è già a conoscenza della situazione, una breve frase di riconoscimento del dialogo in corso può essere sufficiente.
Proseguendo, bisogna arrivare al cuore della questione: la necessità di spostare un appuntamento precedentemente fissato. È importante essere diretti ma cortesi, spiegando in modo chiaro e conciso la ragione della richiesta senza dilungarsi eccessivamente in dettagli non necessari. La chiarezza aiuta a prevenire malintesi e dimostra rispetto per il tempo del destinatario.
Un aspetto fondamentale di questa comunicazione è proporre alternative. Invece di limitarsi a cancellare o a chiedere di spostare l’appuntamento, offrire specifiche opzioni per la nuova data o il nuovo orario dimostra proattività e rispetto per l’impegno dell’altro. Presentare più opzioni può facilitare il ritrovamento di un accordo compatibile con gli impegni di entrambe le parti.
È anche essenziale includere una frase che esprima apertura alla discussione, indicando la disponibilità a negoziare la data e l’ora dell’appuntamento se le proposte iniziali non fossero convenienti. Questo atteggiamento flessibile contribuisce a mantenere una relazione positiva con il destinatario.
Dopo aver espresso la richiesta, è buona norma chiudere la mail con una frase di ringraziamento anticipato per la comprensione e la flessibilità, seguita da una chiusura formale, come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” e la propria firma, che dovrebbe includere il nome completo, titolo professionale se applicabile, e i contatti diretti come numero di telefono o e-mail secondaria, per facilitare la risposta.
Questa struttura non solo trasmette la richiesta in modo efficace ma dimostra anche professionalità e rispetto, elementi chiave in ogni comunicazione formale, specialmente quando si deve richiedere una modifica agli accordi presi.
Esempi di mail formale per spostare appuntamento
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail formale per spostare appuntamento.
Primo esempio di mail formale per spostare appuntamento
Oggetto: Richiesta di Rinvio Appuntamento del [Data Appuntamento]
Gentile [Nome Destinatario],
Spero questa mail la trovi bene.
Mi rivolgo a Lei per discutere dell’appuntamento previsto per il [inserire data], relativo a [breve descrizione del motivo dell’incontro, ad es. “consultazione per il progetto XYZ”]. Pur essendo pienamente consapevole dell’importanza di questo incontro, mi trovo nella sfortunata posizione di dover richiedere uno spostamento della data a causa di [inserire breve spiegazione, es. “un imprevisto impegno di lavoro che non può essere posticipato”].
Sono sinceramente dispiaciuto per il possibile disagio che questo cambiamento potrebbe arrecare e assicuro che la mia richiesta è motivata da circostanze del tutto eccezionali.
Per dimostrare la mia piena disponibilità a trovare una soluzione che possa accomodare entrambi, propongo alcune alternative per il nostro incontro:
1. [Data e ora opzione 1]
2. [Data e ora opzione 2]
3. [Data e ora opzione 3]
Spero che una di queste opzioni possa essere conveniente anche per Lei. Resto comunque aperto a considerare qualsiasi altro momento che possa ritenere più adeguato.
La prego di accettare le mie più sincere scuse per qualsiasi inconveniente questa richiesta possa causare. Rimango in attesa di una Sua cortese risposta, sperando di poter confermare quanto prima il nuovo appuntamento.
La ringrazio per la Sua comprensione e cooperazione, e resto a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento.
Cordiali Saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo, se applicabile]
[Tua Azienda, se applicabile]
[Contatti: numero di telefono, e-mail]
Secondo esempio di mail formale per spostare appuntamento
Oggetto: Richiesta di posticipo appuntamento del [Data originale dell’appuntamento]
Gentile [Nome del destinatario],
mi permetto di contattarLa per comunicarLe la necessità di dover rinviare l’appuntamento precedentemente fissato per il giorno [Data originale dell’appuntamento], a causa di [motivo dello spostamento – es. un imprevisto, un impegno lavorativo inderogabile, motivi personali, etc.].
Sono consapevole dell’importanza del nostro incontro e della pianificazione necessaria, pertanto Le chiedo scusa per il disagio causato da questa variazione. Rimango pienamente interessato/a a discutere [breve riferimento all’argomento dell’appuntamento o al motivo dell’incontro] e spero sinceramente che possiamo trovare una nuova data che si adatti alle nostre agende.
Per evitare ulteriori inconvenienti, mi permetto di suggerire alcune date alternative nelle quali mi rendo disponibile:
– [Data alternativa 1]
– [Data alternativa 2]
– [Data alternativa 3]
Spero che una di queste opzioni possa essere conveniente anche per Lei. Naturalmente, rimango aperto/a alla discussione di ulteriori alternative secondo le Sue disponibilità.
La prego di accettare le mie più sincere scuse per qualsiasi inconveniente questo cambiamento possa causarLe e La ringrazio per la Sua comprensione e flessibilità.
In attesa di un Suo gentile riscontro per confermare la nuova data dell’appuntamento, La prego di accettare, [Nome del destinatario], l’espressione dei miei migliori saluti.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Il tuo numero di telefono]
[La tua firma elettronica, se disponibile]
[Le informazioni dell’azienda o organizzazione, se applicabile]
Terzo esempio di mail formale per spostare appuntamento
Oggetto: Richiesta di Rinvio Appuntamento del [Inserire Data]
Gentile [Nome del Destinatario],
mi permetto di scrivervi questa mail per discutere del nostro appuntamento precedentemente fissato per il giorno [inserire data e ora], riguardante [specificare l’argomento della riunione/appuntamento].
A causa di imprevisti insormontabili che riguardano [motivo del rinvio, ad esempio: “impegni professionali non posticipabili”/”una questione personale di urgenza”/”problemi di salute”], mi trovo nella spiacevole posizione di dover richiedere uno spostamento dell’appuntamento a una data successiva.
Sono consapevole dell’importanza del nostro incontro e del disagio che questa mia richiesta può causare. Pertanto, sono disponibile a riconcordare l’appuntamento in base alla Vostra agenda, proponendo come possibili alternative i seguenti slot:
– [Inserire la prima data/ora disponibile],
– [Inserire la seconda data/ora disponibile],
– [Inserire la terza data/ora disponibile].
Vi sarei grato se poteste confermare una delle date proposte o suggerirne un’altra che si adatti meglio alle Vostre esigenze.
In attesa di un Vostro cortese riscontro, Vi porgo le mie più sincere scuse per l’inconveniente causato e vi ringrazio anticipatamente per la comprensione e la flessibilità.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione/ruolo professionale]
[La tua azienda/organizzazione se applicabile]
[Contatti telefonici]
[Indirizzo e-mail]
Quarto esempio di mail formale per spostare appuntamento
Oggetto: Richiesta di rinvio appuntamento del [Inserire data]
Gentile [Nome del Destinatario],
Le scrivo per riferirLe una questione urgente che incide sull’appuntamento programmato per il [inserire data], alle ore [inserire ora].
Purtroppo, a causa di [motivazione dell’imprevisto, es: “un impegno professionale inaspettato”/”un imprevisto personale di natura urgente”], mi vedo costretto a chiederLe se fosse possibile rinviare il nostro incontro. Sono consapevole dell’importanza del nostro appuntamento e delle potenziali ripercussioni che questo cambiamento potrebbe comportare, per cui mi scuso sinceramente per il disguido e per qualsiasi inconveniente possa causarLe.
Sarei molto grato/a se potessimo trovare una nuova data e ora che possa accomodarci entrambi. Per mia parte, sono disponibile [inserire giorni e fasce orarie disponibili], sperando che una di queste opzioni possa essere altrettanto conveniente per Lei.
La mia priorità è assicurarmi che il nostro incontro avvenga nel momento più opportuno per entrambi, per discutere efficacemente i punti all’ordine del giorno senza ulteriori intoppi. In questo senso, sono più che disposto/a a fare tutto ciò che è in mio potere per adattarmi alle Sue eventuali preferenze.
Mi scuso ancora per qualsiasi inconveniente questo cambiamento potrebbe causarLe e La ringrazio anticipatamente per la Sua comprensione e flessibilità.
In attesa di una Sua risposta, rimango a disposizione per qualsiasi chiarimento o dettaglio aggiuntivo possa necessitare. Può contattarmi direttamente a questo indirizzo email o, se preferisce, al numero di telefono [inserire numero di telefono].
La ringrazio per la Sua attenzione e comprensione.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[La Tua Email]