La mail di sollecito per mancata ricezione assegno è una comunicazione formale e cortese inviata al destinatario che non ha ancora effettuato un pagamento previsto tramite assegno. Questa tipologia di mail ha lo scopo di ricordare all’interlocutore l’impegno non ancora onorato, sollecitandolo a procedere con la regolarizzazione della situazione. Solitamente, si struttura in modo chiaro e diretto, ma mantenendo un tono rispettoso: si inizia ricordando l’obbligazione non adempiuta, si forniscono dettagli specifici relativi alla transazione (come date, importi, etc.), e si conclude esprimendo la disponibilità a ricevere l’assegno entro un nuovo termine o a discutere di eventuali problemi che hanno impedito il pagamento. L’obiettivo è risolvere la questione in maniera amichevole, evitando incomprensioni o tensioni.
Come scrivere una mail di sollecito per mancata ricezione assegno
Scrivere una mail di sollecito per la mancata ricezione di un assegno richiede tatto e professionalità, al fine di comunicare efficacemente la propria preoccupazione mantenendo una relazione positiva con il destinatario. Il linguaggio deve essere chiaro e rispettoso, evitando toni accusatori o aggressivi che potrebbero inasprire inutilmente la situazione.
Inizialmente, è importante inserire un oggetto preciso e diretto che anticipi il contenuto della mail senza essere troppo brusco. Qualcosa come “Richiesta di aggiornamento sulla spedizione dell’assegno” può essere appropriato. Questo permetterà al destinatario di capire immediatamente il motivo della comunicazione.
All’inizio del corpo della mail, è buona norma introdurre se stessi e il motivo del contatto, creando così un contesto che aiuti il destinatario a collocare la situazione. Per esempio, si potrebbe iniziare affermando il proprio nome, la propria posizione (se in rappresentanza di un’organizzazione o azienda) e facendo riferimento alla transazione o all’accordo che prevedeva l’invio dell’assegno. Ricordare brevemente i dettagli salienti, come date e importo accordato, può aiutare a rinfrescare la memoria del destinatario senza sembrare ripetitivi.
Successivamente, è bene esprimere, in modo cortese, la propria preoccupazione riguardo alla mancata ricezione dell’assegno alla data prevista. Spiegare che, non avendo ricevuto l’assegno, si è spinti a contattare per assicurarsi che non ci siano state complicazioni o malintesi. È essenziale qui mantenere un tono collaborativo, mostrando comprensione per eventuali ritardi o problemi che possono aver impedito la puntualità nell’invio.
Quindi, è opportuno chiedere gentilmente un aggiornamento sullo stato di spedizione dell’assegno, invitando il destinatario a comunicare una nuova data prevista per la ricezione o a fornire una spiegazione nel caso in cui ci fossero stati imprevisti. Offrire la propria disponibilità alla discussione di eventuali questioni o alla ricerca di soluzioni alternative dimostra apertura e flessibilità, contribuendo a mantenere un dialogo costruttivo.
Prima di concludere la mail, è utile riassumere brevemente i punti chiave affrontati e ribadire l’importanza che si attribuisce alla risoluzione tempestiva della situazione, sempre mantenendo un approccio positivo e collaborativo. Chiudere con una frase che esprima gratitudine per l’attenzione e la cooperazione anticipata del destinatario rafforza il tono cortese e professionale della comunicazione.
Infine, firmare con il proprio nome completo, posizione (se applicabile) e recapiti, così da facilitare eventuali risposte dirette e dimostrare la propria genuina disponibilità al dialogo. Questi elementi combinati contribuiranno a rendere la mail di sollecito per la mancata ricezione di un assegno sia efficace che rispettosa, favorendo una risoluzione positiva della questione.
Esempi di mail di sollecito per mancata ricezione assegno
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail di sollecito per mancata ricezione assegno.
Primo sollecito per mancata ricezione assegno
Oggetto: Mancata ricezione assegno relativo a [Fattura/Ordine n. X]
Gentile [Titolo e Cognome],
le scrivo in merito all’assegno previsto a saldo di [importo] per [fattura/ordine n. X] con scadenza [data]. A oggi non risulta pervenuto presso i nostri uffici.
Per agevolare la chiusura amministrativa, le chiedo cortesemente di:
- confermare se l’invio è già avvenuto e, in tal caso, condividere i riferimenti di spedizione
- indicare un’eventuale nuova data di consegna
Qualora preferisse utilizzare un metodo alternativo, può disporre bonifico su [IBAN] indicando in causale [riferimento].
Grazie dell’attenzione e resto a disposizione.
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
[Recapiti]
Verifica indirizzo e tracciamento spedizione
Oggetto: Richiesta conferma recapito per assegno in scadenza
Buongiorno [Nome],
non abbiamo ancora ricevuto l’assegno relativo a [fattura/contratto] per [importo]. Potrebbe cortesemente confermare:
- indirizzo di spedizione utilizzato: [indirizzo corretto]
- corriere e numero di tracking, se disponibili
- data prevista di consegna
Se più semplice, possiamo concordare un’alternativa (bonifico istantaneo o trasferimento bancario).
La ringrazio per il riscontro rapido.
[Nome]
Ufficio Amministrazione – [Azienda]
Promemoria amministrativo con nuova scadenza
Oggetto: Promemoria: assegno non pervenuto – proposta nuova data
Gentile [Titolo e Cognome],
in riferimento al pagamento di [importo] per [riferimento], segnaliamo che l’assegno non è ancora pervenuto. Per evitare disallineamenti contabili, proponiamo di fissare come nuova data di ricezione il [data proposta].
Opzioni rapide:
- conferma invio con prova di spedizione
- riemissione assegno intestato a [beneficiario]
- pagamento alternativo su [IBAN] con causale [riferimento]
Restiamo in attesa di un cenno entro [giorno/ora].
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Recapiti]
Sollecito formale inviato a mezzo PEC
Oggetto: Sollecito formale per mancato ricevimento assegno – [riferimento]
Spett.le [Ragione Sociale],
con la presente, inviata a mezzo PEC, sollecitiamo la consegna dell’assegno a saldo di [importo] relativo a [fattura/ordine n. X], scaduto il [data]. L’assegno non risulta pervenuto presso [indirizzo azienda].
Vi invitiamo a provvedere entro e non oltre [data limite] indicando:
- data di spedizione e corriere utilizzato
- eventuale nuova emissione dell’assegno non trasferibile intestato a [beneficiario]
- in alternativa, esecuzione di bonifico su [IBAN]
In difetto, ci riserviamo di adottare i rimedi previsti dal contratto e dalla normativa applicabile.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
[PEC] | [Telefono]
Tono collaborativo con proposta di soluzioni
Oggetto: Possiamo chiudere insieme il pagamento di [riferimento]?
Ciao [Nome],
ti scrivo perché l’assegno da [importo] per [riferimento] non è ancora arrivato. Capita, soprattutto con le spedizioni.
Per semplificare:
- se l’hai già spedito, mandami il tracking e siamo a posto
- se preferisci, facciamo bonifico su [IBAN] oggi stesso
- se ci sono difficoltà di tesoreria, possiamo valutare una breve dilazione
Fammi sapere cosa è più comodo per te.
Grazie,
[Nome] – [Azienda]
Proposta ritiro con corriere
Oggetto: Possiamo organizzare il ritiro dell’assegno
Gentile [Nome],
poiché l’assegno relativo a [riferimento] non è ancora pervenuto, proponiamo di inviare un nostro corriere per il ritiro presso i vostri uffici, in data e ora per voi comode.
Dettagli operativi richiesti:
- indirizzo di ritiro e referente in sede
- fascia oraria disponibile
- eventuali note di accesso
In alternativa, resta valida la possibilità di pagamento tramite bonifico su [IBAN].
Grazie per la collaborazione.
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Sollecito dopo contatto telefonico
Oggetto: A seguito della nostra chiamata: assegno non pervenuto
Buongiorno [Titolo e Cognome],
come da conversazione telefonica del [data], confermiamo che l’assegno di [importo] per [riferimento] non è ancora arrivato. Come concordato, restiamo in attesa di riceverlo entro [data concordata] oppure della contabile di bonifico.
Riepilogo:
- importo: [importo]
- causale: [riferimento]
- coordinate bancarie alternative: [IBAN]
Grazie per la tempestività.
Cordiali saluti,
[Nome]
Ufficio Crediti – [Azienda]
Ultimo sollecito prima di sospensione servizi
Oggetto: Ultimo sollecito: mancata ricezione assegno – possibile sospensione
Spett.le [Ragione Sociale],
nonostante i precedenti solleciti, l’assegno per [importo] relativo a [riferimento] non è stato ricevuto. Per evitare la sospensione dei servizi a partire dal [data], vi invitiamo a regolarizzare entro [data limite breve].
Potete:
- confermare spedizione e inviare prova di consegna
- effettuare bonifico immediato su [IBAN], inviando CRO/TRN
- concordare ritiro con nostro corriere
Confidiamo in una pronta definizione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Sollecito sintetico per dirigenti
Oggetto: Assegno non pervenuto – richiesta riscontro entro oggi
Gentile [Nome],
l’assegno di [importo] per [riferimento] non è arrivato. Ci occorre un riscontro entro oggi alle [ora] con una di queste informazioni:
- data di spedizione e tracking
- conferma bonifico con CRO
- nuova data di consegna
Grazie della collaborazione.
[Nome]
[Ruolo] – [Azienda]
[Telefono]
Sollecito con apertura a piano di rientro
Oggetto: Regolarizzazione pagamento assegno e possibili alternative
Gentile [Titolo e Cognome],
comprendiamo che possano esservi stati impedimenti nella spedizione dell’assegno relativo a [riferimento]. Per evitare ulteriori disallineamenti, proponiamo le seguenti opzioni:
- invio immediato dell’assegno con conferma di spedizione
- pagamento via bonifico su [IBAN] entro [data]
- accordo di breve piano di rientro con prima scadenza al [data]
Se l’assegno fosse già stato inviato, la preghiamo di considerare questo messaggio come un promemoria e di inoltrarci il tracking.
Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
[Email] | [Telefono]