La mail per rifiutare un preventivo è una comunicazione scritta attraverso cui un individuo o un’organizzazione informa un fornitore di servizi o un venditore che la proposta economica da loro presentata, solitamente conosciuta come preventivo, non verrà accettata. Questo tipo di mail è un elemento essenziale nel mondo professionale poiché permette di mantenere aperte le porte per future collaborazioni, preservando al contempo la cortesia e il rispetto reciproco tra le parti. Nella stesura di questa mail, è fondamentale essere chiari e diretti, ma anche cortesi e professionali, spiegando in modo succinto ma gentile le ragioni di tale decisione, che possono variare dalla scelta di un altro fornitore, alla modifica del progetto o alla indisponibilità di budget. L’obiettivo è chiudere la discussione sul preventivo in modo che sia il mittente sia il destinatario possano procedere senza malintesi o tensioni.
Come scrivere una mail per rifiutare un preventivo
Rifiutare un preventivo via email richiede tatto e precisione per mantenere buone relazioni professionali, specialmente se si desidera lasciare aperta la possibilità di futuri affari. Una comunicazione efficace in questo contesto dovrebbe essere chiara, cortese e professionale, articolata in modo da rispettare il tempo e la professionalità di chi ha elaborato il preventivo, ma anche di spiegare i motivi della propria decisione in modo costruttivo.
Inizialmente, è importante iniziare la mail con un saluto formale, rivolgendosi al destinatario per nome, se possibile, per stabilire un tono rispettoso. Quindi, è buona norma esprimere apprezzamento per il tempo e lo sforzo dedicati alla preparazione e presentazione del preventivo. Riconoscere l’impegno dell’altra parte dimostra professionalità e rispetto.
Seguendo l’introduzione, si dovrebbe procedere con la comunicazione della decisione in maniera diretta, ma gentile. È essenziale fare ciò in modo franco, ma evitando terminologie che potrebbero sembrare brusche o insensibili. Una frase può essere strutturata per affermare che, dopo un’attenta considerazione, si è deciso di non procedere con l’offerta presentata, specificando che la decisione è stata presa a seguito di un’attenta valutazione di tutte le opzioni.
Subito dopo, è utile e spesso apprezzato fornire una motivazione specifica, senza tuttavia prolungarsi in dettagli eccessivi o inutili. Questo può includere fattori come il bilancio, la scelta di un’altra offerta che si allinea meglio agli obiettivi specifici del progetto, o altri motivi di scelta strategica, assicurandosi sempre di mantenere un tono neutrale e professionale. È importante evitare commenti che possano essere interpretati come critica personale o valutazione negativa del lavoro dell’altra parte.
Dopo aver spiegato i motivi della decisione, può essere opportuno esprimere il desiderio di mantenere aperte le linee comunicative per future opportunità. Ciò indica che, nonostante la decisione attuale, si valuta positivamente la professionalità dell’interlocutore e si è interessati a potenziali collaborazioni future.
In conclusione, è consuetudine ringraziare nuovamente il destinatario per la proposta e per il tempo dedicatoci, seguito da un saluto cordiale e dalla firma. Questo non solo chiude la mail su una nota positiva, ma riafferma anche il rispetto per il lavoro svolto dall’altra parte.
In sintesi, una mail di rifiuto di un preventivo dovrebbe essere composta con cura per comunicare la propria decisione in modo diretto ma cortese, fornendo una motivazione chiara, esprimendo apprezzamento per gli sforzi compiuti e lasciando aperta la possibilità di future interazioni professionali.
Esempi di mail per rifiutare un preventivo
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per rifiutare un preventivo.
Rifiuto per motivi di budget
Oggetto: Esito preventivo {{RIF_PREVENTIVO}} – impossibilità di procedere
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
La ringraziamo per il preventivo inviato in data {{DATA_PREVENTIVO}} e per il tempo dedicato all’analisi delle nostre esigenze. Dopo un’attenta valutazione interna, Le comunichiamo che non possiamo procedere con l’accettazione della proposta, principalmente per motivi di budget. L’importo complessivo pari a {{IMPORTO}} supera l’allocazione prevista per il progetto {{NOME_PROGETTO}} nel periodo {{PERIODO}}.
La decisione non riguarda la qualità della proposta, che abbiamo trovato completa e ben strutturata, ma risponde a un vincolo economico attuale.
Qualora in futuro il perimetro economico dovesse cambiare, saremo lieti di ricontattarLa.
Grazie ancora per la disponibilità e la professionalità dimostrate.
Cordiali saluti,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{TELEFONO}} | {{EMAIL}}
Rifiuto dopo confronto competitivo
Oggetto: Esito valutazione RDO {{RIF_RDO}} – proposta non selezionata
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
abbiamo concluso il confronto tra i preventivi ricevuti per {{NOME_PROGETTO}}. Purtroppo la Sua offerta, pur valida, non è risultata la più adatta alle nostre esigenze rispetto ad alternative che offrivano un miglior rapporto qualità/prezzo e una maggiore copertura dei requisiti prioritari.
Nello specifico, abbiamo ritenuto determinanti:
– la disponibilità di {{FUNZIONALITÀ_PRIORITARIA}} inclusa a canone;
– i tempi di attivazione inferiori a {{TEMPI}};
– la possibilità di estendere supporto e manutenzione a {{ANNI}} anni.
Le siamo grati per l’impegno profuso e restiamo volentieri in contatto per future iniziative più in linea con le Vostre aree di forza.
Un cordiale saluto,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Rifiuto per scostamento tecnico dal capitolato
Oggetto: Preventivo {{RIF_PREVENTIVO}} – scostamenti dai requisiti tecnici
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
a seguito della verifica tecnica del Suo preventivo, abbiamo riscontrato scostamenti significativi rispetto al nostro capitolato:
– mancanza di conformità al requisito {{REQ_1}};
– copertura parziale del requisito {{REQ_2}};
– assenza della documentazione di certificazione {{CERTIFICAZIONE}}.
Considerata la natura vincolante di tali requisiti, non possiamo procedere con l’accettazione. La ringraziamo per la chiarezza dell’offerta e per la rapidità con cui ci è stata recapitata.
Se in futuro avesse la possibilità di allineare la soluzione ai requisiti sopra indicati, saremo lieti di valutare una nuova proposta.
Distinti saluti,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Rifiuto con richiesta di restare aggiornati
Oggetto: Proposta {{RIF_PREVENTIVO}} – non procediamo ora, restiamo in contatto
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
grazie per il preventivo relativo a {{DESCRIZIONE_SERVIZIO}}. Al momento abbiamo scelto di non procedere, poiché stiamo ridefinendo le priorità del nostro piano operativo e non potremo avviare nuove attivazioni nel trimestre {{TRIMESTRE}}.
La soluzione presentata è interessante e desideriamo restare aggiornati su eventuali evoluzioni di prodotto, promozioni o casi d’uso pertinenti al nostro settore. Potrebbe inserirci nella Vostra mailing list e segnalarci novità rilevanti?
Apprezziamo il supporto fornito nelle fasi di chiarimento.
Cordiali saluti,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Rifiuto per tempistiche non compatibili
Oggetto: Preventivo {{RIF_PREVENTIVO}} – impossibilità di procedere per tempi
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
dopo il riesame del cronoprogramma proposto, abbiamo rilevato che i tempi di consegna stimati (go-live previsto al {{DATA_GO_LIVE}}) non risultano compatibili con la nostra scadenza interna fissata al {{DATA_SCADENZA_INTERNA}}. Dovendo rispettare tale milestone, non possiamo accettare il preventivo.
La ringraziamo per la disponibilità a valutare ottimizzazioni, ma la compressione richiesta implicherebbe rischi che preferiamo evitare.
Rimaniamo a disposizione per riprendere il dialogo qualora si aprisse una finestra temporale più adatta.
Grazie e a presto,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{TELEFONO}} | {{EMAIL}}
Rifiuto a seguito di revisione strategica interna
Oggetto: Esito offerta {{RIF_PREVENTIVO}} – stop progettuale interno
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
La informiamo che, in seguito a una revisione strategica decisa dal nostro Consiglio di Amministrazione, il progetto {{NOME_PROGETTO}} è stato sospeso a tempo indeterminato. Di conseguenza, non possiamo accettare il preventivo da Voi presentato.
Riconosciamo il valore dell’offerta e l’accuratezza della Vostra analisi. Qualora il progetto venisse riattivato, sarete tra i primi interlocutori che ricontatteremo.
Grazie per la collaborazione e la comprensione.
Cordiali saluti,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Ritiro della richiesta e annullamento della procedura
Oggetto: Annullamento richiesta di preventivo {{RIF_RICHIESTA}}
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
con la presente comunichiamo l’annullamento della richiesta di preventivo relativa a {{DESCRIZIONE_RICHIESTA}}. A valle di una nuova valutazione del fabbisogno, abbiamo deciso di non proseguire con la fornitura. Pertanto il Vostro preventivo non potrà essere preso in carico.
Vi ringraziamo per la rapidità della risposta e per la documentazione inviata.
Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti amministrativi.
Un saluto cordiale,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Rifiuto per vincoli di conformità e policy
Oggetto: Preventivo {{RIF_PREVENTIVO}} – non conformità a policy interne
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
in esito ai controlli di conformità, la Vostra proposta non risulta allineata a talune policy interne e requisiti di conformità, in particolare in merito a {{AMBITO_CONFORMITÀ}} e alla gestione dei dati {{TIPO_DATI}}. Trattandosi per noi di aspetti inderogabili, non ci è possibile accettare il preventivo.
Qualora in futuro doveste adottare le misure richieste (es. {{MISURA_1}}, {{MISURA_2}}), saremo lieti di rivalutare una nuova offerta.
Grazie per l’attenzione e la collaborazione.
Distinti saluti,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Rifiuto con feedback puntuale sui costi
Oggetto: Proposta economica {{RIF_PREVENTIVO}} – esito negativo e feedback
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
abbiamo apprezzato la chiarezza del Vostro preventivo. Dopo analisi TCO, non procederemo con l’accettazione. Condividiamo di seguito alcuni elementi che hanno inciso sulla decisione:
– canone annuo di {{IMPORTO_CANONE}} superiore del {{SCOSTAMENTO_PERCENT}} rispetto al benchmark di mercato da noi rilevato;
– costi di setup pari a {{IMPORTO_SETUP}} non ammortizzabili nel periodo contrattuale previsto;
– extra-costi per {{VOCE_EXTRA}} non compresi nel canone.
Speriamo che questi punti possano essere utili per eventuali revisioni future. Rimaniamo disponibili per ulteriori chiarimenti.
Cordiali saluti,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{TELEFONO}} | {{EMAIL}}
Rifiuto per internalizzazione del servizio
Oggetto: Esito preventivo {{RIF_PREVENTIVO}} – scelta di internalizzare
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
La ringraziamo per il preventivo relativo a {{SERVIZIO/PRODOTTO}}. A seguito di una valutazione make or buy, abbiamo optato per internalizzare l’attività con risorse e strumenti già disponibili, pertanto non procederemo con l’affidamento esterno.
La Sua proposta è stata molto utile per orientarci nella definizione del perimetro e dei costi. Qualora in futuro rendessimo nuovamente esterna la gestione, saremo felici di ricontattarLa.
Grazie per la comprensione e per la professionalità dimostrata.
Un cordiale saluto,
{{NOME E COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}