Una proposta di convenzione palestra è un documento contrattuale che disciplina i termini e le condizioni con cui una palestra o un gestore di impianti sportivi concede accesso, servizi e gestione a favore di un soggetto terzo, che può essere un ente pubblico, un istituto scolastico, un’azienda, un’associazione o un condominio. Serve a definire diritti, obblighi, responsabilità e modalità operative per garantire la fruizione sicura e regolare delle strutture e per tutelare sia il concedente sia il soggetto affidatario.
Come scrivere proposta di convenzione palestra
La redazione di una proposta di convenzione palestra richiede un approccio metodico che coniughi chiarezza contrattuale, conformità normativa e attenzione alla gestione operativa. In primo luogo è fondamentale definire in modo inequivocabile l’oggetto della convenzione specificando la tipologia dell’impianto, la sua ubicazione, le attrezzature disponibili e gli spazi accessori. Una descrizione dettagliata dell’oggetto serve a evitare interpretazioni discordanti e costituisce la base per tutte le obbligazioni successive.
La durata della convenzione deve essere indicata con precisione, includendo la data di decorrenza e la scadenza, oltre a prevedere modalità e termini per il rinnovo o la non prosecuzione dell’accordo; è opportuno stabilire anche eventuali periodi transitori e il calendario di utilizzo in relazione alle esigenze scolastiche o agli altri utilizzi istituzionali della struttura. Gli orari di utilizzo rappresentano una componente essenziale e devono essere delimitati per giorno della settimana e per fascia oraria, prevedendo regole specifiche per le attività extrascolastiche, per le attività serali e per eventi straordinari che richiedano una variazione temporanea.
La parte economica richiede particolare attenzione: le tariffe devono essere determinate in modo trasparente, eventualmente differenziate per tipologia di utente, per fascia oraria o per tipologia di corso, indicando le modalità di pagamento, la periodicità dei versamenti, la fatturazione e gli eventuali oneri fiscali. Se la convenzione prevede agevolazioni o scontistiche per categorie particolari, tali condizioni vanno descritte con chiarezza e accompagnate dalle regole per la verifica dei requisiti. Devono essere altresì previste garanzie economiche a tutela del concedente, come cauzioni o fideiussioni, nonché sanzioni per il mancato pagamento che possono includere penali e l’escussione delle garanzie.
L’aspetto relativo alla manutenzione e alla custodia dell’impianto richiede di attribuire in modo netto le responsabilità per la manutenzione ordinaria e straordinaria, la pulizia, il controllo degli accessi e la conservazione delle attrezzature; la convenzione può prevedere piani di manutenzione periodici, documentazione delle ispezioni e obblighi di comunicazione in caso di guasti o problemi di sicurezza.
Sul piano della responsabilità civile e delle coperture assicurative è consigliabile specificare i massimali minimi richiesti, le tipologie di polizza necessarie e il soggetto obbligato alla stipula. In molti schemi di convenzione pubblici è richiesto un massimale minimo, spesso prossimo a un milione di euro, a copertura di eventi che coinvolgano terzi. La pattuizione di clausole che disciplinino l’esonero e la ripartizione dei rischi deve essere fatta con prudenza, garantendo che le esclusioni non contravvengano alle norme imperative e che non scarichino in maniera irragionevole sul concedente responsabilità per negligenze dell’affidatario. È opportuno prevedere procedure per la gestione degli infortuni e indicare la presenza o l’assenza di presidi quali il defibrillatore, nonché i protocolli per l’intervento di primo soccorso.
La tutela dei minori richiede clausole specifiche qualora l’impianto venga utilizzato da utenti minorenni. Occorre stabilire requisiti di accesso, modalità di sorveglianza, obbligo di autorizzazione dei genitori e criteri per la responsabilità durante le attività. Per gli istituti scolastici e per eventi che coinvolgono studenti è opportuno indicare le figure responsabili durante le attività e i termini per la comunicazione degli elenchi partecipanti.
La conformità alle norme sulla privacy assume rilievo in presenza di trattamenti di dati personali degli utenti. La convenzione deve individuare il titolare del trattamento e gli eventuali responsabili, descrivere le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i tempi di conservazione e le misure di sicurezza adottate in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati. È raccomandabile allegare un’informativa per gli iscritti e prevedere il consenso ove richiesto, oltre a stabilire procedure per la gestione delle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati.
La regolamentazione dell’uso degli spazi e delle modalità di fruizione deve contenere il regolamento interno, le norme di comportamento, le regole sull’uso delle attrezzature e le modalità di prenotazione, per garantire una convivenza ordinata e sicura tra gli utenti. Le clausole di consegna e riconsegna dell’impianto sono importanti per definire lo stato in cui la struttura deve essere restituita alla scadenza della convenzione e per stabilire eventuali penali per danneggiamenti o mancata riconsegna in condizioni adeguate.
Per quanto riguarda la governance della convenzione è utile prevedere meccanismi di controllo e di rendicontazione, come la presentazione di report periodici sull’attività, l’accesso del concedente alle registrazioni e agli elenchi utenti e la possibilità di ispezioni. Le modalità di modifica unilaterale e di recesso anticipato devono essere disciplinate con termini di preavviso e condizioni che tutelino entrambe le parti, includendo clausole risolutive espresse per eventi di grave inadempimento. La gestione degli eventi imprevedibili e dei casi di forza maggiore richiede una clausola dedicata che contempli sospensioni temporanee dell’attività senza responsabilità qualora sopravvengano cause al di fuori del controllo delle parti.
Infine la scelta del foro competente per le eventuali controversie e l’indicazione di procedure alternative di risoluzione delle controversie, come la mediazione o l’arbitrato, possono facilitare una soluzione più rapida ed efficiente delle dispute. Nel predisporre la proposta di convenzione palestra è consigliabile allegare documenti tecnici, planimetrie, certificazioni di conformità degli impianti e ogni documentazione amministrativa richiesta per la partecipazione a procedure pubbliche, comprese relazioni tecnico-gestionali e bilanci dell’affidatario. Una proposta chiara, completa e bilanciata riduce i rischi di contenzioso e favorisce una gestione stabile e sicura dell’impianto per tutta la durata della convenzione.
Esempi proposta di convenzione palestra
Convenzione Palestra – Azienda
Luogo e data: _____________
Tra
1) Società gestore palestra: _____________, con sede in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata da _____________ (di seguito “Palestra”);
2) Società/Ente aziendale: _____________, con sede in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata da _____________ (di seguito “Azienda”);
Premesso che
– La Palestra dispone di strutture e servizi per attività sportive e di fitness;
– L’Azienda intende promuovere il benessere dei propri dipendenti mediante una convenzione;
Si conviene quanto segue:
Art. 1 Oggetto
La presente convenzione ha per oggetto l’erogazione, da parte della Palestra, dei servizi di palestra indicati di seguito a favore dei dipendenti e collaboratori dell’Azienda: _____________.
Art. 2 Durata
La convenzione ha durata dal _____________ al _____________. Rinnovo: _____________.
Art. 3 Servizi e orari
Servizi inclusi: accesso alla sala pesi, corsi di gruppo (elenco): _____________, spogliatoi, servizi di consulenza: _____________. Orari di accesso: _____________.
Art. 4 Tariffe e modalità di pagamento
Scontistica riservata ai dipendenti: _____________. Modalità di pagamento: _____________. Fatturazione a carico: _____________.
Art. 5 Iscrizione e documentazione
Per l’iscrizione i dipendenti devono presentare: documento d’identità, tessera aziendale, certificato medico (se richiesto): _____________. Procedure: _____________.
Art. 6 Obblighi delle parti
Palestra: garantire servizi in conformità agli standard, informare su orari e variazioni, assicurazione: _____________. Azienda: promuovere la convenzione, fornire elenco dei beneficiari (se previsto): _____________.
Art. 7 Responsabilità e assicurazione
La Palestra è responsabile per danni derivanti da negligenza nella gestione. I partecipanti utilizzano le strutture a proprio rischio e responsabilità, salvo diversa copertura assicurativa: _____________.
Art. 8 Recesso e risoluzione
Ciascuna parte può recedere con preavviso di _____________ giorni. Casi di risoluzione immediata: _____________.
Art. 9 Trattamento dati personali
Le parti si impegnano a conformarsi alla normativa GDPR; finalità e modalità del trattamento: _____________.
Art. 10 Foro competente
Per ogni controversia sarà competente il Foro di _____________.
Firme
Per la Palestra: __________________________ Data: _____________
Per l’Azienda: ___________________________ Data: _____________
Convenzione Palestra – Istituto Scolastico / Università
Luogo e data: _____________
Tra
1) Società gestore palestra: _____________, con sede in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata da _____________ (di seguito “Palestra”);
2) Istituto scolastico/Università: _____________, con sede in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata da _____________ (di seguito “Istituto”);
Premesso che
– L’Istituto intende promuovere attività motorie per studenti, personale docente e amministrativo;
Si conviene quanto segue:
Art. 1 Finalità
La convenzione disciplina l’accesso alle strutture e ai corsi per alunni/studenti e personale dell’Istituto: _____________.
Art. 2 Durata e calendario
Validità dal _____________ al _____________. Giorni e fasce orarie dedicate: _____________.
Art. 3 Servizi offerti
Elenco servizi e corsi: _____________. Eventuali programmi educativi/sportivi dedicati: _____________.
Art. 4 Costi e contributi
Eventuali costi per gli utenti: _____________. Modalità di pagamento e agevolazioni per studenti: _____________.
Art. 5 Supervisione minorenni
Per gli utenti minorenni: norme di accesso, autorizzazioni parentali richieste: _____________. Responsabilità per attività sportive: _____________.
Art. 6 Sicurezza e norme comportamentali
Regolamento interno, obbligo di utilizzo di attrezzature e DPI: _____________. Procedura in caso di infortunio: _____________.
Art. 7 Comunicazione e promozione
Modalità di comunicazione della convenzione agli utenti: _____________. Materiale promozionale: _____________.
Art. 8 Recesso e modifica
Durata, rinnovo automatico (sì/no): _____________. Preavviso per recesso: _____________.
Art. 9 Privacy e tutela dati
Trattamento dati degli iscritti: finalità, responsabilità, conservazione: _____________.
Art. 10 Firma e presa visione
Per la Palestra: __________________________ Data: _____________
Per l’Istituto: ___________________________ Data: _____________
Convenzione Palestra – Associazione / Ente del Terzo Settore
Luogo e data: _____________
Tra
1) Società gestore palestra: _____________, con sede in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata da _____________ (di seguito “Palestra”);
2) Associazione/Ente: _____________, con sede in _____________, C.F./P.IVA/CF _____________, rappresentata da _____________ (di seguito “Associazione”);
Premesso che
– L’Associazione intende offrire attività motorie/ricreative ai propri soci tramite convenzione;
Si conviene quanto segue:
Art. 1 Oggetto
Fornitura di servizi sportivi e ricreativi per i soci dell’Associazione, dettagli: _____________.
Art. 2 Durata e rinnovo
Periodo: dal _____________ al _____________. Condizioni di rinnovo: _____________.
Art. 3 Agevolazioni e servizi dedicati
Sconti applicati: _____________. Corsi esclusivi o spazi riservati: _____________. Numero minimo di partecipanti per attivazione: _____________.
Art. 4 Modalità di adesione
Procedure per iscrizione soci: documenti richiesti _____________. Termini di attivazione: _____________.
Art. 5 Eventi e collaborazioni
Possibilità di organizzare eventi congiunti, giornata promozionale, utilizzo spazi per attività associative: condizioni _____________.
Art. 6 Assicurazione e responsabilità
Coperture assicurative previste per soci: _____________. Dichiarazioni di esonero/liability: _____________.
Art. 7 Pagamenti e rendicontazione
Modalità di fatturazione (a singolo socio / all’Associazione): _____________. Termini di pagamento: _____________.
Art. 8 Recesso e penali
Condizioni di recesso anticipato, eventuali penali: _____________.
Art. 9 Trattamento dati
Gestione dei dati degli associati e finalità della comunicazione: _____________.
Firme
Per la Palestra: __________________________ Data: _____________
Per l’Associazione: _______________________ Data: _____________
Convenzione Palestra – Condominio / Residence
Luogo e data: _____________
Tra
1) Società gestore palestra: _____________, con sede in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata da _____________ (di seguito “Palestra”);
2) Condominio/Residence: _____________, sito in _____________, rappresentato dall’Amministratore _____________ (di seguito “Condominio”);
Premesso che
– Il Condominio intende offrire ai condomini/residenti l’accesso a servizi fitness tramite convenzione;
Si conviene quanto segue:
Art. 1 Finalità
La Palestra concede ai condomini/residenti l’accesso a strutture e servizi fitness alle condizioni di seguito indicate.
Art. 2 Durata
Validità dal _____________ al _____________. Eventuale rinnovo: _____________.
Art. 3 Servizi inclusi e limiti di accesso
Servizi: _____________. Numero massimo utenti contemporanei: _____________. Prenotazioni e regole di fruizione: _____________.
Art. 4 Tariffe e gestione delle quote condominiali
Modalità di adesione e pagamento (diretto dai condomini o tramite Condominio): _____________. Sconti e agevolazioni: _____________.
Art. 5 Manutenzione e pulizia
Responsabilità per manutenzione ordinaria e straordinaria delle attrezzature: _____________. Programma di pulizia: _____________.
Art. 6 Regolamento e sicurezza
Regole di comportamento, accesso ai minorenni, divieti: _____________. Pronto soccorso e defibrillatore (sì/no): _____________.
Art. 7 Responsabilità
Esclusione di responsabilità del Condominio per attività sportive individuali salvo negligenza della Palestra; obbligo di polizza assicurativa: _____________.
Art. 8 Recesso e sospensione servizio
Modalità di sospensione/terminazione della convenzione: preavviso _____________. Condizioni per interruzione del servizio: _____________.
Art. 9 Privacy
Trattamento dati degli utilizzatori e comunicazioni ai condomini: _____________.
Firme
Per la Palestra: __________________________ Data: _____________
Per il Condominio (Amministratore): ___________ Data: _____________
Fac simile proposta di convenzione palestra Word
Di seguito è disponibile un fac simile in formato Word della proposta di convenzione palestra, pensato per essere adattato alle specifiche esigenze dell’ente o del gestore. Il documento in formato Word contiene i campi editabili per i dati delle parti, gli articoli standard e le clausole facoltative da personalizzare in base alla tipologia di convenzione prescelta.
