Una proposta di collaborazione tra casa vacanza e agenzia è un documento che delinea in modo chiaro e vincolante i termini attraverso i quali un proprietario affida a un’agenzia attività di promozione, gestione operativa, assistenza clienti o revenue management della propria struttura ricettiva. Serve a definire diritti, obblighi, modalità economiche, responsabilità, durata dell’accordo e tutte le procedure operative necessarie per prevenire controversie e garantire l’adeguato livello di servizio agli ospiti.
Come scrivere proposta di collaborazione tra casa vacanza e agenzia
Per redigere una proposta di collaborazione che abbia valore operativo e che sia sostenibile anche dal punto di vista legale, è fondamentale partire da una definizione precisa delle parti coinvolte, delle finalità del rapporto e del contesto normativo applicabile. Il documento deve contenere indicazioni anagrafiche complete delle parti, inclusi dati fiscali e riferimenti per le comunicazioni ufficiali; oltre a questo è opportuno delineare con precisione l’oggetto della collaborazione specificando se l’agenzia si occuperà esclusivamente di attività promozionali, gestione delle prenotazioni, operazioni di check-in/check-out, assistenza ospiti, gestione delle pulizie e della manutenzione, oppure di una combinazione di tali servizi.
Dal punto di vista contrattuale, le obbligazioni devono essere descritte in modo tale che la prestazione dell’agenzia sia misurabile e verificabile: occorre indicare gli standard qualitativi richiesti, le soglie minime di servizio, i tempi di intervento per le emergenze, le eventuali modalità di subappalto e il controllo esercitabile dal proprietario sulla rete di fornitori utilizzati. È essenziale prevedere clausole che regolino l’accesso dell’agenzia alle piattaforme di prenotazione e ai sistemi gestionali, chiarendo le modalità di consegna delle credenziali, il diritto di modifica delle tariffe e dei blackout date, nonché i limiti di responsabilità in caso di errori di inserimento o doppie prenotazioni.
La disciplina economica rappresenta un elemento di primaria importanza: il contratto deve specificare se la remunerazione dell’agenzia avverrà mediante percentuale sul ricavo delle prenotazioni, fee fissa periodica o combinazioni di entrambe. È opportuno stabilire il momento di maturazione della commissione, le modalità di rendicontazione e pagamento, gli eventuali anticipi e le condizioni per il recupero di crediti. Le clausole relative alla fatturazione e alla ritenuta d’imposta devono rispettare la normativa fiscale vigente e definire chi è responsabile dell’emissione della documentazione fiscale verso l’ospite, nonché gli obblighi di comunicazione ai fini delle normative locali sul turismo e di eventuali adempimenti per la riscossione di imposte locali.
Per quanto riguarda la gestione dei pagamenti e delle cauzioni, la proposta dovrebbe prevedere regole chiare per l’incasso di depositi, la gestione di eventuali danni causati dagli ospiti e la procedura per il rimborso, compresa la tempistica e i criteri di valutazione dei danni, oltre a specificare l’eventuale obbligo dell’agenzia di segnalare prontamente al proprietario qualsiasi contestazione.
Il tema della responsabilità e della copertura assicurativa non può essere trascurato: il documento deve indicare quali assicurazioni deve mantenere il proprietario, quali coperture sono richieste all’agenzia e le conseguenze del mancato adempimento assicurativo. È prudente prevedere una clausola che obblighi le parti a informarsi reciprocamente su sinistri e a cooperare nella gestione delle pratiche di liquidazione dei danni. Le clausole di limitazione della responsabilità e gli eventuali massimali devono essere formulate in modo conforme alla legge applicabile e non devono escludere responsabilità che la legge considera inderogabili.
Per tutelare i dati personali degli ospiti, la proposta deve contenere una sezione dedicata al trattamento dei dati in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale applicabile. È necessario stabilire le finalità del trattamento, la base giuridica, le modalità di conservazione, i tempi di retention, le misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate, nonché i ruoli delle parti in qualità di titolare o responsabile del trattamento. Devono essere previste clausole che disciplinino l’eventuale trasferimento di dati a terzi, il diritto degli interessati e le modalità di gestione delle richieste da parte degli ospiti. Parimenti, la riservatezza commerciale e l’utilizzo di materiali promozionali e fotografici devono essere regolati con attenzione, specificando i diritti di utilizzo, la durata della licenza e le limitazioni di impiego dei contenuti forniti dal proprietario o creati dall’agenzia.
La durata dell’accordo e le condizioni di recesso anticipato richiedono norme chiare e proporzionate: la proposta dovrà precisare la durata iniziale, i termini di rinnovo, le modalità di recesso con relativo preavviso e le eventuali penali per recesso anticipato, prevedendo altresì cause di risoluzione immediata per gravi inadempimenti. Il contratto dovrebbe includere procedure di consegna dello stato dell’immobile alla cessazione del rapporto, comprese eventuali verifiche di inventario, il trasferimento delle credenziali e la riconsegna di chiavi e dispositivi. È inoltre opportuno contemplare un meccanismo di risoluzione delle controversie che preveda la negoziazione preventiva, la mediazione o l’arbitrato, e l’indicazione della legge applicabile e del foro competente, sempre tenendo conto delle norme imperative locali in materia di locazione turistica e di tutela dei consumatori.
Infine, il buon contratto include allegati tecnici che dettagliano informazioni operative fondamentali: inventario dettagliato degli arredi, regolamento della casa, planimetria, piani di pulizia e manutenzione, istruzioni per impianti e normative condominiali. Questi allegati costituiscono parte integrante del contratto e servono a rendere eseguibili le attività concordate, riducendo il rischio di conflitti interpretativi. Un’accurata redazione della proposta, accompagnata se necessario dal parere di un consulente legale e fiscale, aumenta la certezza del rapporto, tutela entrambe le parti e facilita la crescita commerciale attraverso una collaborazione professionale e trasparente.
Esempi proposta di collaborazione tra casa vacanza e agenzia
Modello 1 — Proposta di collaborazione: Gestione completa della casa vacanza
Parti:
- Proprietario: Nome e Cognome _____________
- Indirizzo proprietà _____________
- Codice fiscale / Partita IVA _____________
- Agenzia: Ragione sociale _____________
- Sede legale _____________
- P.IVA / Cod. Fiscale _____________
- Referente agenzia _____________
- Contatti (telefono/e-mail) _____________
Oggetto della collaborazione:
- Descrizione immobile (indirizzo, tipologia, n. posti letto) _____________
- Servizi inclusi nella gestione (prenotazioni, check-in/out, pulizie, manutenzione, biancheria, assistenza ospiti) _____________
Durata proposta:
- Data inizio _____________
- Data fine (se a termine) _____________
Compenso e condizioni economiche:
- Modalità di remunerazione (commissione su ogni prenotazione / fee fissa) _____________
- Percentuale o importo _____________
- Modalità e termini di pagamento (bonifico, periodicità) _____________
Obblighi dell’agenzia:
- Elenco dettagliato dei servizi forniti _____________
- Standard qualitativi richiesti _____________
Obblighi del proprietario:
- Fornitura di utenze e accesso alla proprietà _____________
- Coperture assicurative e responsabilità _____________
Penali, cancellazioni e gestione danni:
- Regole per cancellazioni e penali _____________
- Procedura gestione danni e responsabilità _____________
Risoluzione contratto:
- Modalità di recesso anticipato e preavviso richiesto _____________
Privacy e trattamento dati:
- Accordo sul trattamento dei dati degli ospiti secondo normativa vigente _____________
Firma delle parti:
- Firma Proprietario _____________ Data _____________
- Firma Agenzia _____________ Data _____________
Modello 2 — Proposta di collaborazione: Promozione e marketing
Parti:
- Proprietario: Nome e Cognome _____________
- Indirizzo proprietà _____________
- Agenzia/Partner marketing _____________
- Referente _____________
- Contatti _____________
Oggetto:
- Attività di marketing proposte (fotografia professionale, annunci su portali, social, SEO, campagne pubblicitarie) _____________
- Materiale fornito dal proprietario (foto, planimetria, regolamenti) _____________
Durata e obiettivi:
- Periodo della campagna _____________
- Obiettivi misurabili (tasso di occupazione, visibilità, lead) _____________
Costi e remunerazione:
- Tariffa servizi marketing (una tantum / mensile) _____________
- Eventuali commissioni su prenotazioni generate _____________
- Budget pubblicitario stimato _____________
Reportistica:
- Frequenza report performance (mensile / trimestrale) _____________
- KPI monitorati _____________
Diritti di utilizzo contenuti:
- Licenza per l’uso di foto/testi e durata _____________
Confidenzialità:
- Clausola di non divulgazione su strategie e dati commerciali _____________
Modifiche e recesso:
- Modalità di modifica servizi e termini di recesso _____________
Firma delle parti:
- Firma Proprietario _____________ Data _____________
- Firma Agenzia _____________ Data _____________
Modello 3 — Proposta di collaborazione: Booking, check-in e assistenza ospiti
Parti:
- Proprietario: Nome e Cognome _____________
- Indirizzo immobile _____________
- Agenzia/Operatore per check-in _____________
- Referente _____________
- Contatti _____________
Servizi offerti dall’agenzia:
- Gestione delle prenotazioni (portali, telefono, e-mail) _____________
- Realizzazione check-in e check-out _____________
- Accoglienza clienti e consegna chiavi _____________
- Assistenza ospiti durante il soggiorno (h/24 o orari) _____________
Orari e procedure:
- Fasce orarie operative per check-in/check-out _____________
- Procedure per casi di emergenza e assistenza _____________
Compenso:
- Tariffa per check-in/check-out (per intervento / mensile) _____________
- Percentuale su prenotazioni se applicabile _____________
- Modalità di pagamento e termini _____________
Responsabilità:
- Responsabilità per perdite, danneggiamenti o smarrimento chiavi _____________
- Assicurazioni richieste al proprietario/agenzia _____________
Formazione e istruzioni:
- Materiale informativo per gli operatori (istruzioni casa, regole condominiali) _____________
Durata e recesso:
- Durata iniziale _____________
- Preavviso per risoluzione _____________
Firma delle parti:
- Firma Proprietario _____________ Data _____________
- Firma Agenzia _____________ Data _____________
Modello 4 — Proposta di collaborazione: Revenue sharing e gestione dinamica tariffe
Parti:
- Proprietario: Nome e Cognome _____________
- Indirizzo immobile _____________
- Agenzia/Gestore revenue _____________
- Referente _____________
- Contatti _____________
Oggetto:
- Implementazione di strategia di revenue management (gestione tariffe dinamiche, scontistiche, minimi soggiorno) _____________
Parametri economici:
- Percentuale di revenue sharing spettante all’agenzia _____________
- Eventuali fee minime mensili _____________
- Modalità di calcolo e rendiconto (periodicità) _____________
Accesso alle piattaforme:
- Credenziali e accessi necessari per gestione prezzi e calendari _____________
- Diritti di modifica e blackout date _____________
Reporting e trasparenza:
- Report periodici con occupazione, ricavi e commissioni _____________
- Dashboard di accesso (se previsto) _____________
Vincoli e obiettivi:
- Obiettivi di performance (occupazione media, ADR) _____________
- Azioni concordate in caso di mancato raggiungimento obiettivi _____________
Durata e rinnovo:
- Durata contratto _____________
- Modalità di rinnovo e recesso con preavviso _____________
Clausole aggiuntive:
- Gestione promozioni e sconti speciali _____________
- Risoluzione controversie e legge applicabile _____________
Firma delle parti:
- Firma Proprietario _____________ Data _____________
- Firma Agenzia _____________ Data _____________
Fac simile proposta di collaborazione tra casa vacanza e agenzia Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word della proposta di collaborazione tra casa vacanza e agenzia, strutturato per essere facilmente compilabile e adattabile alle specifiche esigenze contrattuali: include sezioni per i dati delle parti, l’oggetto della collaborazione, le condizioni economiche, gli obblighi di entrambe le parti, le clausole relative a privacy e trattamento dati, le modalità di risoluzione e gli allegati tecnici come inventario e regolamento dell’immobile.
