La proposta di locazione è un documento preliminare con cui, di regola, il futuro inquilino manifesta per iscritto la volontà di prendere in affitto un immobile a condizioni determinate, impegnandosi a stipulare il contratto definitivo se il proprietario accetta. Serve a “bloccare” l’immobile per un tempo prestabilito e a fissare con chiarezza i termini economici e le principali clausole, offrendo tutele a entrambe le parti in attesa della firma del contratto di locazione.
Come scrivere proposta di locazione
Scrivere una proposta di locazione efficace significa predisporre un pre-contratto chiaro, completo e coerente con la successiva locazione, così da ridurre incertezze e rischi nel passaggio alla stipula definitiva. Anzitutto occorre definire l’oggetto con precisione, identificando l’immobile in modo univoco mediante indirizzo, piano, eventuale interno, pertinenze e dati catastali. La descrizione deve includere lo stato di fatto e, se rilevante, l’arredo e gli accessori, perché questi elementi incideranno sull’uso e sulla quantificazione del canone. È buona prassi richiamare l’attestato di prestazione energetica disponibile e la classe energetica, oltre alla planimetria e a ogni documento utile a rappresentare il bene.
La funzione della proposta è quella di pre-contratto: si tratta di un accordo vincolante, ma ancora prodromico al contratto di locazione. Con la proposta si anticipano le condizioni economiche e normative, si stabilisce un termine di irrevocabilità entro cui il proprietario può accettare e, spesso, si versa una caparra confirmatoria che rafforza l’impegno. La proposta esplicita la durata e la decorrenza previste per la locazione: per l’uso abitativo tipicamente si indicano formule 4+4 o 3+2 dove applicabili, mentre per l’uso commerciale si richiamano usualmente durate 6+6. Per i contratti transitori, si specificano la durata limitata e la motivazione della transitorietà, affinché sia conforme alle previsioni normative e alle esigenze dichiarate.
Una proposta ben redatta deve riportare i dati anagrafici delle parti, i recapiti, l’eventuale rappresentante legale in caso di soggetti giuridici e l’indicazione delle persone che abiteranno l’immobile, elemento importante per definire la destinazione d’uso e per consentire al locatore di valutare la congruità dell’utilizzo prospettato. Vanno indicate le condizioni economiche in modo puntuale: canone annuo e mensile, scadenza del pagamento, modalità (bonifico o altro mezzo tracciabile), disciplina dell’adeguamento ISTAT e l’eventuale adesione del locatore al regime della cedolare secca, chiarendo gli effetti sulla ripartizione delle imposte di registro e di bollo. In aggiunta, è opportuno specificare l’ammontare del deposito cauzionale o, se preferita, la fideiussione bancaria o assicurativa, con importo, durata e principali condizioni di escussione.
Nell’interesse di entrambi, la proposta dovrebbe definire con nettezza la ripartizione delle spese e degli oneri. Le spese condominiali ordinarie di regola sono poste a carico del conduttore, mentre quelle straordinarie competono al locatore; la proposta ne può prevedere una stima mensile per trasparenza. Le utenze vanno indicate con la regola di voltura o subentro e la responsabilità per i consumi. Per i locali commerciali aggiungere, se dovuto, il trattamento dell’IVA sul canone. In ogni caso, la proposta deve essere coerente con le regole del condominio e con la destinazione d’uso catastale, precisando il divieto di cambio d’uso senza consenso scritto.
È essenziale disciplinare la consegna dell’immobile e delle chiavi, fissando una data orientativa o vincolata a condizioni sospensive. Le clausole sospensive sono strumenti molto utili: ad esempio, l’efficacia della proposta può essere subordinata all’esito positivo delle verifiche reddituali e di affidabilità del proponente, al rilascio di una fideiussione entro una certa data, oppure, per i locali commerciali, alla verifica della conformità urbanistica e catastale e dei requisiti di agibilità. Se la condizione non si avvera entro il termine, la proposta decade senza penali e le somme versate a titolo di caparra o deposito vengono restituite, purché ciò sia espressamente previsto.
La caparra confirmatoria merita una gestione attenta. Prima dell’accettazione del locatore, le parti possono concordare che la somma resti “congelata” presso un intermediario o venga trattenuta con impegno di restituzione in caso di mancata accettazione. Dopo l’accettazione, la caparra assume la funzione tipica: se la parte obbligata non adempie senza giustificato motivo, l’altra può recedere trattenendo la caparra o esigendo il doppio di quanto versato. La proposta deve distinguere espressamente caparra confirmatoria e deposito cauzionale, indicando quando e come le somme si imputano, all’atto della stipula, a titolo di deposito.
La procedura pratica parte dalla visita dell’immobile e dalla raccolta delle informazioni. Il proponente compila e sottoscrive la proposta, vi allega eventuali documenti di solvibilità (buste paga, referenze, dichiarazioni di un garante) e determina un termine di irrevocabilità sufficientemente breve da non esporlo a inutili immobilizzi, ma adeguato perché il proprietario possa valutare la proposta. La proposta viene quindi trasmessa al locatore o all’agenzia. Il locatore può accettare integralmente, rifiutare oppure formulare una controproposta con modifiche: in quest’ultimo caso, la proposta originaria non vincola più e sarà necessaria una nuova accettazione del proponente. L’accettazione efficace deve pervenire al proponente entro il termine indicato come irrevocabile e possibilmente nella stessa forma scritta, così da cristallizzare i patti.
Al momento dell’accettazione bilaterale, la proposta diventa vincolante e le parti si impegnano a firmare il contratto definitivo entro una data prefissata, riportando senza stravolgimenti le condizioni già concordate. È utile stabilire nella proposta il termine per la stipula e le conseguenze dell’eventuale ritardo, oltre a ogni adempimento preliminare come la consegna dell’inventario degli arredi, la verifica dei contatori, l’aggiornamento di conformità degli impianti o l’esecuzione di piccoli lavori a carico del locatore. Per i casi commerciali, conviene anche prevedere tempi e responsabilità in ordine alle pratiche autorizzative e alle insegne, ricordando che l’ottenimento delle licenze ricade normalmente sul conduttore.
Un buon testo non trascura clausole di utilizzo e convivenza: divieto di sublocazione e cessione del contratto senza consenso, regole su animali domestici, fumo, ospiti, turni di pulizia nei casi di stanza in appartamento condiviso, rispetto del regolamento condominiale. Tutto ciò rende effettiva la tutela preventiva, perché delimita aspettative e obblighi fin dal pre-contratto. È consigliabile inserire la clausola sul recesso del conduttore, specificando tempi e preavviso, e, per i rapporti abitativi, la destinazione d’uso esclusivamente residenziale del nucleo del proponente.
In tema fiscale e di adempimenti, la proposta può prevedere chi curerà la registrazione del contratto definitivo e come verranno ripartite le imposte, tenendo conto dell’eventuale cedolare secca che, se scelta dal locatore, semplifica gli oneri tributari e incide sui costi accessori. Si può inoltre indicare espressamente che al momento della stipula verranno consegnati APE, planimetrie e regolamenti, insieme all’informativa privacy per il trattamento dei dati personali, così da conformare la raccolta dei documenti al quadro normativo.
Dal punto di vista redazionale, chiarezza e coerenza sono fondamentali. Evitare formulazioni ambigue, definire con cura scadenze e condizioni, specificare dove occorre “SI/NO” e indicare il termine preciso per l’efficacia della proposta riduce il rischio di contenzioso. È utile datare e firmare ogni pagina, riportare in modo leggibile nomi e recapiti, e predisporre uno spazio per l’accettazione del locatore con data. Per le parti che desiderano maggior tutela, si può prevedere una clausola che richiami la natura vincolante dell’accordo e la prosecuzione senza ritardi verso la stipula del contratto, oltre a una disciplina espressa sulla sorte della caparra in caso di mancato avveramento delle condizioni sospensive.
Infine, personalizzare la proposta alle specifiche esigenze è lecito e spesso opportuno: si può subordinare l’efficacia alla presenza di un garante, richiedere particolari interventi di manutenzione prima della consegna, pattuire canoni differenziati in caso di lavori, o stabilire una decorrenza posticipata per consentire trasferimenti o rilascio dell’immobile. L’importante è che ogni pattuizione sia formulata per iscritto, coerente con la normativa applicabile e comprensibile da entrambe le parti. Così strutturata, la proposta di locazione diventa uno strumento essenziale per tutelare il futuro inquilino, che ottiene la disponibilità dell’immobile alle condizioni pattuite, e il proprietario, che verifica affidabilità e garanzie prima di impegnarsi nella locazione definitiva.
Esempi proposta di locazione
### Proposta di locazione ad uso abitativo (Modello 1) Proponente (Conduttore) - Nome e Cognome: _____________ - Codice Fiscale: _____________ - Nato/a a: _____________ il: _____________ - Residente in (indirizzo): _____________ CAP: _____________ Città: _____________ - Documento (tipo e n.): _____________ rilasciato da: _____________ il: _____________ - Recapiti (tel/email): _____________ Locatore (Proprietario) - Nome e Cognome / Ragione sociale: _____________ - Codice Fiscale / P. IVA: _____________ - Sede/Residenza: _____________ - Recapiti (tel/email): _____________ Immobile - Indirizzo: _____________ CAP: _____________ Città: _____________ - Piano: _____________ Interno: _____________ - Composizione (vani/superficie): _____________ - Pertinenze (cantina/box/posto auto): _____________ - Arredamento: _____________ - Dati catastali (Sezione/Foglio/Particella/Sub): _____________ - Cert. APE classe: _____________ Oggetto della proposta Il/La sottoscritto/a proponente offre di condurre in locazione l’immobile sopra descritto alle condizioni che seguono. Durata e decorrenza - Durata contrattuale: anni _____________ (4+4 salvo diverso accordo) - Decorrenza dal: _____________ - Rinnovo: _____________ - Recesso del conduttore: preavviso di _____________ mesi Canone e pagamenti - Canone annuo € _____________, pari a € _____________ mensili - Scadenza canone (giorno del mese): _____________ - Modalità pagamento (bonifico/altro): _____________ - Adeguamento ISTAT: SI/NO _____________ (criterio/indice): _____________ - Cedolare secca: SI/NO _____________ Deposito e garanzie - Deposito cauzionale € _____________ (max 3 mensilità), versamento entro: _____________ - Garanzia/fideiussione (se prevista): _____________ per € _____________ valida fino al: _____________ Spese e oneri - Spese condominiali ordinarie a carico di: _____________ stima € _____________/mese - Spese straordinarie a carico di: _____________ - Utenze (intestazione e volture): _____________ - Manutenzione ordinaria a carico di: _____________; straordinaria a carico di: _____________ Consegna e stato - Consegna immobile entro il: _____________ - Stato dell’immobile e inventario arredi allegati: SI/NO _____________ Condizioni particolari - Destinazione d’uso esclusiva: abitativa del conduttore e nucleo familiare - Animali domestici: SI/NO _____________ - Sublocazione/cessione: vietata salvo consenso scritto - Lavori/adeguamenti: _____________ Registrazione - Registrazione contratto a carico di: _____________ - Ripartizione imposta di registro/bollo (se non cedolare): _____________ Condizioni sospensive - Esito positivo verifica referenze/reddituali entro il: _____________ - Rilascio garanzia/fideiussione entro il: _____________ Validità della proposta - Proposta irrevocabile fino al: _____________ ore: _____________ - Caparra confirmatoria versata € _____________ con (mezzo): _____________ Dichiarazioni e allegati - Visione immobile: SI/NO _____________ - APE, planimetria, regolamento condominiale: SI/NO _____________ - Trattamento dati (Reg. UE 679/2016) accettato: SI/NO _____________ Luogo e data: _____________ Firma del Proponente (Conduttore): _____________ Firma per accettazione del Locatore: _____________ Data accettazione: _____________ ### Proposta di locazione ad uso commerciale (Modello 2) Proponente (Conduttore) - Ragione sociale / Nome e Cognome: _____________ - P. IVA / Codice Fiscale: _____________ - Sede legale / Residenza: _____________ - Rappresentante legale (se applicabile): _____________ - Recapiti (tel/email): _____________ - Codice SDI/PEC: _____________ - Attività esercitata (ATECO): _____________ Locatore - Nome e Cognome / Ragione sociale: _____________ - Codice Fiscale / P. IVA: _____________ - Sede/Residenza: _____________ - Recapiti (tel/email): _____________ - PEC: _____________ Immobile - Indirizzo: _____________ CAP: _____________ Città: _____________ - Piano: _____________ Superficie mq: _____________ - Destinazione d’uso catastale: _____________ (es. C/1, C/3, A/10) - Dati catastali (Sezione/Foglio/Particella/Sub): _____________ - Vetrine/ingressi: _____________ - Pertinenze (magazzino/posto auto): _____________ - APE classe: _____________ Oggetto della proposta Il/La proponente offre di condurre in locazione l’immobile per uso: _____________ alle seguenti condizioni. Durata, decorrenza e recesso - Durata: anni _____________ (es. 6+6) - Decorrenza dal: _____________ - Recesso conduttore: preavviso mesi _____________ per giustificati motivi - Proroga/rinnovo: _____________ Canone e condizioni economiche - Canone annuo € _____________ oltre/compreso IVA: _____________ - Canone mensile € _____________ - Scadenza pagamento (giorno del mese): _____________ - Modalità pagamento: _____________ - Adeguamento ISTAT: SI/NO _____________ (criterio): _____________ - Deposito cauzionale € _____________ (___ mensilità) oppure - Fideiussione bancaria/assicurativa di € _____________ con durata fino al _____________ Spese e oneri - Oneri condominiali ordinari a carico di: _____________ stima € _____________/mese - Oneri straordinari e manutenzione straordinaria a carico di: _____________ - Utenze e allacci: intestazione a carico di: _____________ - Tassa rifiuti (TARI): _____________ - Imposta di registro e bolli: ripartizione _____________ (se non cedolare) Adeguamenti e lavori - Lavori a carico del locatore: _____________ entro il: _____________ - Lavori a carico del conduttore (previa autorizzazione): _____________ - Conformità impianti e agibilità: _____________ - Consegna locali e chiavi entro il: _____________ Licenze e destinazione - Ottenimento licenze/autorizzazioni a carico del conduttore - Divieto cambio destinazione d’uso senza consenso scritto - Insegne/vetrofanie previa autorizzazione: SI/NO _____________ Condizioni sospensive - Esito positivo due diligence e conformità urbanistico-catastale entro il: _____________ - Rilascio fideiussione/referenze entro il: _____________ - Approvazione società/consiglio (se applicabile) entro il: _____________ Validità della proposta - Proposta irrevocabile fino al: _____________ ore: _____________ - Caparra confirmatoria € _____________ versata con: _____________ Allegati e dichiarazioni - Planimetrie e APE: SI/NO _____________ - Regolamento condominiale/esercizio: SI/NO _____________ - Trattamento dati (Reg. UE 679/2016) accettato: SI/NO _____________ Luogo e data: _____________ Firma del Proponente (Conduttore): _____________ Firma per accettazione del Locatore: _____________ Data accettazione: _____________ ### Proposta di locazione ad uso transitorio/turistico (Modello 3) Proponente (Conduttore) - Nome e Cognome: _____________ - Codice Fiscale: _____________ - Residenza: _____________ - Documento (tipo e n.): _____________ - Recapiti (tel/email): _____________ Locatore - Nome e Cognome / Ragione sociale: _____________ - Codice Fiscale / P. IVA: _____________ - Residenza/Sede: _____________ - Recapiti (tel/email): _____________ Immobile - Indirizzo: _____________ CAP: _____________ Città: _____________ - Piano: _____________ Superficie mq: _____________ - Composizione: _____________ - Arredato: SI/NO _____________ - APE classe: _____________ Oggetto e durata - Uso: transitorio per motivi di _____________ / locazione turistica - Durata: dal _____________ al _____________ (giorni/mesi _____________) - Motivazione transitorietà (se applicabile): _____________ Corrispettivi e pagamenti - Canone/Quota soggiorno totale € _____________ - Oppure canone mensile € _____________ / settimanale € _____________ / giornaliero € _____________ - Modalità pagamento: _____________ - Deposito cauzionale € _____________ da versare entro: _____________ - Pulizie finali € _____________ a carico di: _____________ - Forfait utenze € _____________ (oppure a consumo secondo letture iniziali/finali) Condizioni di utilizzo - Numero massimo occupanti: _____________ - Check-in: _____________ Check-out: _____________ - Divieto feste/fumo: SI/NO _____________ - Animali domestici: SI/NO _____________ - Biancheria inclusa: SI/NO _____________ - Regole condominiali consegnate: SI/NO _____________ Consegna e stato - Consegna chiavi e inventario il: _____________ - Cauzione restituita entro: _____________ con verifica stato Imposte e adempimenti - Cedolare secca: SI/NO _____________ - Imposta di soggiorno: € _____________ per notte/persona, a carico di: _____________ - Registrazione (se dovuta): a carico di: _____________ Condizioni sospensive - Invio documento identità degli ospiti entro il: _____________ - Pagamento caparra/acconto € _____________ entro il: _____________ Validità della proposta - Proposta irrevocabile fino al: _____________ ore: _____________ - Caparra confirmatoria € _____________ versata con: _____________ Dichiarazioni e allegati - APE e informativa casa: SI/NO _____________ - Trattamento dati (Reg. UE 679/2016) accettato: SI/NO _____________ Luogo e data: _____________ Firma del Proponente (Conduttore/Ospite): _____________ Firma per accettazione del Locatore: _____________ Data accettazione: _____________ ### Proposta di locazione di stanza in appartamento condiviso (Modello 4) Proponente (Conduttore) - Nome e Cognome: _____________ - Codice Fiscale: _____________ - Residenza: _____________ - Documento (tipo e n.): _____________ - Recapiti (tel/email): _____________ - Professione/Studente presso: _____________ Locatore - Nome e Cognome / Ragione sociale: _____________ - Codice Fiscale / P. IVA: _____________ - Residenza/Sede: _____________ - Recapiti (tel/email): _____________ Immobile e stanza - Indirizzo: _____________ CAP: _____________ Città: _____________ - Piano: _____________ - Stanza n./descrizione: _____________ Superficie mq: _____________ - Arredata: SI/NO _____________ - Parti comuni (cucina/soggiorno/bagni): _____________ - Numero attuali coinquilini: _____________ - Regole della casa consegnate: SI/NO _____________ Durata e decorrenza - Durata: mesi _____________ (con eventuale rinnovo: _____________) - Decorrenza dal: _____________ - Recesso conduttore: preavviso di _____________ giorni Canone e spese - Canone mensile stanza € _____________ - Spese condominiali incluse: SI/NO _____________ (dettaglio): _____________ - Utenze (luce/gas/acqua/internet): forfettarie € _____________/mese oppure a consumo con riparto: _____________ - Modalità pagamento: _____________ (scadenza giorno _____________ del mese) - Deposito cauzionale € _____________ Condizioni di utilizzo - Uso esclusivo: stanza indicata; uso condiviso: parti comuni - Ospiti: consentiti/limiti: _____________ - Fumo: SI/NO _____________ - Animali domestici: SI/NO _____________ - Pulizie parti comuni: turnazione/regole: _____________ - Divieti: sublocazione/cessione senza consenso scritto Consegna e stato - Consegna chiavi il: _____________ - Inventario arredi stanza e parti comuni allegato: SI/NO _____________ Registrazione e opzioni fiscali - Registrazione contratto a carico di: _____________ - Cedolare secca: SI/NO _____________ Condizioni sospensive - Referenze/reddito o garante: _____________ - Versamento caparra € _____________ entro il: _____________ Validità della proposta - Proposta irrevocabile fino al: _____________ ore: _____________ - Caparra confirmatoria € _____________ versata con: _____________ Dichiarazioni e allegati - Visione immobile: SI/NO _____________ - Regolamento condominiale/casa consegnato: SI/NO _____________ - Trattamento dati (Reg. UE 679/2016) accettato: SI/NO _____________ Luogo e data: _____________ Firma del Proponente (Conduttore): _____________ Firma per accettazione del Locatore: _____________ Data accettazione: _____________
Fac simile proposta di locazione Word
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