La scheda fornitore è il dossier anagrafico-contrattuale con cui un’organizzazione identifica e qualifica un soggetto economico prima e durante il rapporto di fornitura; è il punto unico di verità per ragione sociale, poteri di firma, coordinate fiscali e bancarie, condizioni applicabili e riferimenti documentali. Dal punto di vista legale non è solo un supporto operativo: è il presupposto per concludere contratti validi, prevenire errori di fatturazione e pagamenti verso conti non corretti, presidiare responsabilità su qualità, sicurezza, conformità e tracciabilità. Se il fornitore è una ditta individuale o se nella scheda compaiono dati di persone fisiche (rappresentanti, referenti, tecnici), il trattamento rientra nell’ambito del GDPR e richiede basi giuridiche adeguate, un’informativa resa al momento della raccolta e misure di sicurezza proporzionate. La fonte di riferimento resta il Regolamento (UE) 2016/679, che disciplina principi, basi di liceità e contenuti minimi dell’informativa.
Come compilare scheda fornitore
Quando la fornitura comporta trattamenti di dati personali per conto del cliente, la scheda fornitore deve evidenziare il ruolo privacy del contraente e attivare un accordo da responsabile del trattamento con le clausole obbligatorie su oggetto, durata, natura, finalità, categorie di dati e di interessati, misure tecniche e organizzative, subfornitori e audit. È il contenuto minimo richiesto dall’articolo 28 del GDPR, che lega la qualifica del fornitore “processor” alla sottoscrizione di un contratto o altro atto giuridico idoneo, distinto e coerente con le prestazioni affidate.
Nel perimetro degli appalti pubblici italiani, la scheda fornitore dialoga con gli adempimenti di qualificazione e verifica dei requisiti previsti dal nuovo Codice dei contratti. Le stazioni appaltanti accedono al Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico per verificare requisiti generali e speciali, anche in corso di esecuzione, e il fornitore vi raccoglie la documentazione rilevante. Una corretta scheda interna deve quindi mappare i documenti e le autodichiarazioni che confluiscono nel FVOE, oltre a scadenze e soglie applicabili, per garantire coerenza tra anagrafiche, gare e contratti.
La regolarità contributiva è spesso un requisito contrattuale o legale nella catena di fornitura. Il DURC online, rilasciato in via telematica, attesta la posizione del fornitore verso INPS, INAIL e, per l’edilizia, Casse edili; inserirne estremi e scadenze nella scheda consente controlli tempestivi e conserva la prova dell’avvenuta verifica, soprattutto quando il pagamento è condizionato alla regolarità.
Per gli operatori soggetti alla normativa antiriciclaggio, la procedura di onboarding fornitori può intrecciarsi con gli obblighi di adeguata verifica della clientela e di identificazione del titolare effettivo, nei casi e alle condizioni previste dal decreto italiano di recepimento. In tali contesti la scheda fornitore deve riflettere il perimetro “KYC” effettivamente dovuto, con tracciamento di verifiche svolte, base giuridica e conservazione nei termini, distinguendo ciò che è richiesto dalla legge da ciò che è frutto di policy interne.
Sul piano contrattuale, la scheda supporta la corretta attribuzione dei poteri di firma, l’inquadramento del regime fiscale e IVA del fornitore, la gestione di penali, SLA e garanzie, nonché le clausole di conformità regolatoria e di etica d’impresa. È utile legare ogni informazione a un documento fonte verificabile, come visura aggiornata, procura, polizze assicurative, attestazioni tecniche o certificazioni, così da rendere opponibili a terzi le verifiche interne in caso di controversie su vizi, ritardi o responsabilità lungo la supply chain. In chiave fiscale e amministrativa, la scheda deve restare allineata ai flussi di fatturazione elettronica e ai riferimenti per la consegna delle FatturePA quando il cliente è una pubblica amministrazione, evitando discrepanze che possano ritardare liquidazioni o far scattare controlli aggiuntivi.
Dal punto di vista privacy è buona pratica minimizzare i dati raccolti, separare i consensi eventualmente necessari per comunicazioni di marketing da quelli relativi alla gestione del rapporto contrattuale e definire tempi di conservazione realistici, differenziando documenti soggetti a obblighi legali da riferimenti operativi aggiornabili. Laddove la scheda sia gestita in sistemi cloud o CRM di terzi, occorre inquadrare correttamente i ruoli di titolare e responsabile del trattamento, formalizzare la nomina e assicurarsi che siano coperte le catene dei sub-fornitori, con particolare attenzione a localizzazione dei dati e trasferimenti extra-SEE, secondo gli standard e le garanzie del GDPR.
Nelle realtà che operano con stazioni appaltanti o in settori regolati, la scheda diventa il cruscotto di conformità per documenti come DURC, cauzioni, certificazioni, dichiarazioni antimafia e requisiti di ordine generale e speciale, oltre che per le scadenze dei rinnovi; l’aggiornamento continuo evita sospensioni, esclusioni o ritardi in gara ed esecuzione. L’utilizzo del FVOE e degli strumenti di digitalizzazione degli appalti pubblici rende tracciabili queste verifiche e favorisce la coerenza documentale tra anagrafiche interne e piattaforme esterne.
Esempi di scheda fornitore
Scheda fornitore – Base anagrafica e fatturazione
Oggetto: Scheda fornitore base per ________________________
Ragione sociale: ________________________
Forma giuridica: ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
REA/CCIAA: ________________________
Codice ATECO: ________________________
Sede legale (via, città, CAP, provincia, paese): ________________________
Sedi operative: ________________________
Legale rappresentante (nome, cognome, carica): ________________________
Poteri di firma/Procura n. e data: ________________________
Referente commerciale: ________________________
Referente amministrativo: ________________________
Telefono: ________________________
Email: ________________________
PEC: ________________________
Fatturazione elettronica – codice destinatario: ________________________
Fatturazione elettronica – PEC destinataria: ________________________
Categoria merceologica/Servizi forniti: ________________________
Listini e validità: ________________________
Termini di pagamento: ________________________
Banca d’appoggio: ________________________
IBAN: ________________________
BIC/SWIFT: ________________________
Conto dedicato (se applicabile): ________________________
Condizioni generali accettate (sì/no; riferimento documento): ________________________
Note: ________________________
Data compilazione: ________________________
Compilato da: ________________________
Scheda fornitore – Qualifica e compliance
Oggetto: Scheda di qualificazione e compliance fornitore ________________________
Ragione sociale: ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
Sede legale: ________________________
Referente qualità/compliance: ________________________
Telefono ed email referente: ________________________
Certificazioni di sistema (ISO 9001/14001/45001/27001 ecc.) con n. certificato ed ente: ________________________
Certificazioni di prodotto/omologazioni: ________________________
Polizze assicurative attive (RCO/RCT/Prodotti/Professionale) con massimali e scadenze: ________________________
DURC numero e scadenza: ________________________
Visura camerale data: ________________________
Rating di legalità/code of ethics/231 (presenza e riferimenti): ________________________
Procedure HSE applicate in sito cliente: ________________________
Requisiti di sicurezza per accesso ai siti del cliente: ________________________
Gestione subfornitori e tracciabilità: ________________________
Requisiti di cybersecurity per servizi digitali: ________________________
Dichiarazioni su conflitti di interesse: ________________________
Gestione reclami e non conformità: ________________________
Referenze clienti principali: ________________________
Documenti allegati e versione: ________________________
Note e condizioni particolari: ________________________
Data verifica: ________________________
Responsabile verifica: ________________________
Scheda fornitore – Forniture verso Pubblica Amministrazione
Oggetto: Scheda fornitore per rapporti con Pubblica Amministrazione ________________________
Ragione sociale: ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
Iscrizioni e abilitazioni (MEPA/SDAPA/altre piattaforme): ________________________
ID fornitore su piattaforma: ________________________
SOA categoria e classifica (se applicabile): ________________________
Iscrizione ANAC/ID operatore economico: ________________________
White list antimafia/Comunicazioni antimafia: ________________________
FVOE – riferimenti fascicolo: ________________________
Conto dedicato tracciabilità L. 136/2010: ________________________
IBAN conto dedicato: ________________________
Referente gare/PA: ________________________
Email e PEC dedicate ai contratti PA: ________________________
Termini di pagamento e split payment (sì/no): ________________________
Dati per FatturaPA del fornitore (PEC o canale tecnico): ________________________
Polizze cauzionali e performance bond disponibili: ________________________
Idoneità tecnico–professionale per lavori/servizi: ________________________
Documentazione sicurezza e DUVRI condivisibile: ________________________
Tracciabilità forniture e lotto/seriali: ________________________
Note su penali, SLA e tempi di intervento: ________________________
Documenti allegati e scadenze: ________________________
Data aggiornamento: ________________________
Responsabile amministrativo: ________________________
Scheda fornitore – Trattamento dati personali (ruolo di responsabile ex art. 28)
Oggetto: Scheda fornitore con trattamento di dati personali per ________________________
Ragione sociale del fornitore: ________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________________
Sede legale: ________________________
Referente privacy del fornitore: ________________________
Email/Telefono referente privacy: ________________________
DPO nominato (sì/no) e contatti: ________________________
Ruolo nel trattamento rispetto al cliente: ________________________
Oggetto e finalità del trattamento per conto del cliente: ________________________
Categorie di dati personali trattati: ________________________
Categorie di interessati: ________________________
Misure tecniche e organizzative adottate: ________________________
Localizzazione dei dati/Paesi di trattamento: ________________________
Trasferimenti extra-SEE e basi giuridiche: ________________________
Elenco sub-responsabili e attività affidate: ________________________
Procedure di data breach e tempi di notifica: ________________________
Tempi di conservazione per conto del cliente: ________________________
Restituzione o cancellazione dati a fine contratto: ________________________
Canali per esercizio diritti degli interessati: ________________________
Security by design e audit disponibili: ________________________
Riferimento all’accordo di nomina ex art. 28 e versione: ________________________
Note contrattuali e limitazioni d’uso: ________________________
Data compilazione: ________________________
Firma del fornitore: ________________________
Firma del cliente per accettazione: ________________________
Fac simile scheda fornitore Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda fornitore Word da scaricare.
