Un sollecito di invio materiale è una comunicazione formale con cui chi attende beni o contenuti richiama la controparte all’adempimento entro un termine preciso, fissando la base contrattuale, il perimetro della fornitura e le conseguenze del ritardo. È efficace quando identifica con esattezza l’ordine o il contratto, i codici articolo o la descrizione univoca del materiale, il quantitativo pattuito, il luogo e la data originaria di consegna, la resa concordata e lo stato delle attività già intercorrenti. La forma incide sugli effetti giuridici: un primo richiamo collaborativo favorisce la ripresa del flusso, mentre una messa in mora assegna un termine certo e fa decorrere responsabilità da ritardo; se l’utilità economica dipende da tempi inderogabili, la diffida ad adempiere può attribuire carattere risolutivo alla nuova scadenza, a condizione che il termine sia congruo e chiaramente indicato.
Come scrivere un sollecito di invio materiale
La sostanza del sollecito dipende dal tipo di materiale e dal canale logistico. Nelle forniture fisiche la resa Incoterms governa passaggio di rischi e obblighi accessori: un sollecito su resa EXW richiede la pronta messa a disposizione e l’avviso di ritiro; su FCA o CPT esige il caricamento per il vettore e la consegna della documentazione; su DAP o DDP pretende l’arrivo al luogo convenuto comprensivo degli adempimenti di sdoganamento quando a carico del venditore. Quando il ritardo deriva da istruzioni mancanti del committente, come mancate specifiche d’imballo o finestre di scarico, il sollecito deve riconoscere e sanare questi impedimenti per non trasferire indebitamente la responsabilità alla controparte. Se sono ammesse consegne parziali, la lettera chiarisce se si accetta lo split dell’ordine e con quali priorità; se non lo sono, ribadisce la necessità della consegna completa, evitando che l’accettazione tacita di frazionamenti modifichi il contratto.
Per i materiali digitali o editoriali la richiesta si concentra su formato, metadati, diritti e canale tecnico di trasferimento. Un sollecito ben scritto indica la piattaforma di upload, la struttura dei file, i requisiti di naming e validazione, l’eventuale necessità di dichiarazioni su diritti d’autore e liberatorie e l’obbligo di consegnare materiali esenti da malware e protetti da credenziali dedicate. Se l’invio comporta dati personali o informazioni riservate, la comunicazione richiama l’accordo di riservatezza o la nomina a responsabile del trattamento già sottoscritta, specifica il canale sicuro ammesso e chiede di evitare recapiti non protetti; quando sono coinvolti minori o categorie particolari di dati, la richiesta di materiale viene ridotta allo stretto necessario e incanalata verso strumenti conformi.
Gli effetti economici del ritardo sono parte del quadro e meritano di essere anticipati. Un sollecito utile segnala che lo slittamento sta generando costi di fermo, penali a valle, perdita di finestre promozionali o rotture di stock e riserva la quantificazione del danno, senza trasformare la richiesta in una diffida minacciosa priva di basi. Se il contratto prevede penali giornaliere, la lettera ne indica la decorrenza e ricorda che non precludono il risarcimento dell’eventuale maggior danno quando previsto. In assenza di penali, la messa in mora tutela comunque il diritto ai danni provati, purché si conservino ordini, conferme, scambi e prove del nesso causale.
La prova del sollecito dipende dal canale. Nei rapporti domestici la PEC o la raccomandata creano data certa e tracciabilità; nei rapporti B2B transnazionali vale ciò che il contratto indica come canale valido, ma è prudente duplicare su un mezzo che produca evidenza di consegna. L’allegazione di conferme d’ordine, cronologie di spedizione, packing list promesse, etichette SSCC o report di portale rende la vicenda verificabile e riduce lo spazio a contestazioni. Quando la spedizione è già avvenuta ma la consegna si è interrotta per cause del vettore, il sollecito può indirizzarsi anche all’operatore logistico per ottenere tracking, prova di affidamento e avvio della procedura di reclamo entro i termini.
La strategia dei rimedi deve restare proporzionata. In molte filiere conviene graduare i passi: prima la richiesta operativa con nuovo termine, poi la messa in mora che mantiene in vita il contratto, infine, se l’interesse è venuto meno, la diffida risolutiva con richiesta di restituzione di eventuali acconti e di risarcimento. Nelle forniture seriali si può sciogliere il lotto inadempiuto lasciando in piedi i successivi; nelle commesse su misura, invece, la ponderazione tra anticipi, stato di avanzamento e riutilizzabilità del materiale guida la scelta tra prosecuzione vigilata e risoluzione. Anche la sospensione dei pagamenti non ancora scaduti è legittima come eccezione d’inadempimento se proporzionata e motivata rispetto al ritardo della controparte.
La qualità redazionale fa la differenza. Una lettera chiara richiama il titolo giuridico, cita date, luoghi e codici, fissa un termine realistico ma stringente, indica le conseguenze del mancato adempimento e propone un contatto operativo per sbloccare ostacoli pratici. Se il materiale è destinato a un evento, a un’installazione o a un lancio, la comunicazione collega il ritardo al rischio concreto di perdita di utilità, così da legittimare l’urgenza della scadenza assegnata. Se il termine originario era qualificato come essenziale, il sollecito lo ricorda e preannuncia la risoluzione automatica in difetto, evitando equivoci sulla volontà di proseguire.
Esempi di solleciti di invio materiale
Ecco alcuni modelli di sollecito invio materiale da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio materiale
Oggetto: Sollecito di Invio Materiale Urgente – [Descrizione del Materiale]
Gentile [Nome del Destinatario],
Con la presente siamo a richiamare la vostra attenzione sull’invio del materiale di cui all’ordine [numero dell’ordine, data dell’ordine] che ad oggi non abbiamo ancora ricevuto. Tale materiale è essenziale per [indicare la finalità o il progetto specifico, se pertinente], e il suo ritardo sta causando non poche difficoltà nella pianificazione e nell’esecuzione del lavoro.
Siamo certi che si tratta di una semplice dimenticanza o di un problema logistico e vi chiediamo gentilmente di verificare lo stato della spedizione e fornire aggiornamenti circa i tempi di consegna previsti.
Vi ricordiamo che la data di consegna concordata era il [data di consegna prevista], e ad oggi siamo in attesa da [numero giorni di ritardo] giorni.
Per agevolare la gestione di questa situazione, vi preghiamo di:
- Fornire una conferma immediata dell’elaborazione del nostro ordine.
- Indicarci una nuova data di consegna, se necessario.
- Comunicarci qualsiasi problematica riscontrata al fine di valutare congiuntamente possibili soluzioni.
Nel caso aveste già provveduto alla spedizione del materiale, vi preghiamo di fornirci il numero di tracking o qualsiasi altra informazione utile per il monitoraggio.
Rimaniamo in attesa di un vostro cortese riscontro entro i prossimi [indicare un periodo ragionevole, es. sette giorni lavorativi].
Vi ringraziamo anticipatamente per la collaborazione e restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione.
Cordiali saluti,
[Il tuo Nome]
[Il tuo Titolo]
[Il nome della tua azienda]
[Email]
[Telefono]
[Indirizzo aziendale]
Esempio secondo sollecito di invio materiale
Oggetto: Secondo Sollecito per Invio Materiale in Ritardo
Gentile [Nome del Destinatario],
Facciamo seguito alla nostra precedente comunicazione del [data della prima lettera di sollecito], nella quale sollecitavamo l’invio del materiale richiesto, e rileviamo con rammarico che, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto quanto necessario.
Il materiale in questione è essenziale per la corretta e puntuale esecuzione del progetto/servizio in corso. La mancata ricezione sta già causando ritardi significativi, con inevitabili ripercussioni negative sull’andamento del lavoro e sui nostri reciproci impegni.
Riepilogo del materiale richiesto:
– [Descrizione dettagliata del materiale]
– [Quantità/specifiche]
– [Eventuali riferimenti a precedenti comunicazioni e scadenze]
Vi invitiamo pertanto a provvedere all’invio del materiale quanto prima, e comunque entro e non oltre [data limite rinegoziata], al fine di evitare ulteriori disagi e complicazioni.
Qualora persistano difficoltà nell’invio, Vi preghiamo di comunicarcelo tempestivamente per poter concordare una soluzione alternativa.
Confidiamo nella vostra collaborazione e nel rispetto degli impegni presi. In caso di mancato riscontro, ci vedremo costretti a considerare altre misure necessarie per tutelare i nostri interessi.
Rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e Vi porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Il Vostro Nome]
[La Vostra Posizione]
[Il Nome della Vostra Azienda]
[Recapiti Telefonici]
[Indirizzo Email]
Esempio ultimo sollecito di invio materiale
Oggetto: Ultimo Sollecito di Invio Materiale – [Nome del Progetto/Ordine n. [numero ordine]]
Gentile [Nome del destinatario],
mi rivolgo a Lei in qualità di [suo titolo/ruolo] della [nome azienda/istituzione], in merito alla nostra precedente corrispondenza riguardante la fornitura di [descrizione materiale] in relazione al progetto/ordine n. [numero ordine].
Come da accordi, la consegna del suddetto materiale era prevista per il [data di consegna concordata]. Tuttavia, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto quanto pattuito, né comunicazioni in merito a eventuali ritardi. Ciò sta causando significativi disagi nella nostra operatività e potrebbe compromettere il rispetto delle scadenze e degli impegni assunti con i nostri clienti/partner.
Pertanto, con la presente desideriamo sollecitare urgentemente la consegna del materiale entro e non oltre il [nuova data di consegna auspicata, es. 7 giorni dalla data di questa lettera]. La mancata ricezione entro tale termine ci costringerà, nostro malgrado, a considerare altre vie di risoluzione, incluse eventuali azioni legali per il recupero dei danni e la risoluzione del contratto.
Confidiamo in una Vostra pronta e positiva risposta a questo ultimo sollecito. Siamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o per collaborare alla soluzione di eventuali impedimenti. Vi invitiamo a contattarci al più presto possibile al numero [vostro numero di telefono] o via email all’indirizzo [vostra email].
Rimaniamo in attesa di un Vostro riscontro e di ricevere il materiale richiesto.
Cordiali saluti,
[Nome]
[Titolo]
[Il Nome dell’Azienda]
[Indirizzo dell’Azienda]
[Numero di Telefono]
Fac simile sollecito di invio materiale Word
Di seguito è disponibile un fac simile sollecito di invio materiale Word.
