Un sollecito di invio merce è una comunicazione formale con cui il compratore intima al venditore di adempiere alla consegna pattuita entro un termine certo, chiarendo che l’inadempimento sta producendo pregiudizi economici e che, in difetto, verranno attivati i rimedi contrattuali e di legge. Funziona se è preciso nell’individuare il rapporto e coerente con le regole che governano la consegna. Questo significa richiamare l’ordine o il contratto, la merce identificata per codice o descrizione, il quantitativo, il luogo e la data originaria di consegna e l’eventuale resa concordata. In presenza di Incoterms è essenziale usare il loro linguaggio: con EXW si sollecita la predisposizione del bene e l’avviso di ritiro, con FCA o CPT si richiede la messa a disposizione per il vettore indicato, con DAP o DDP si pretende la consegna al luogo convenuto includendo gli adempimenti doganali a carico del venditore. Se il termine originario era qualificato come essenziale, il ritardo oltre quella data consente la risoluzione senza ulteriori formalità; in caso contrario il sollecito serve a fissare un nuovo termine ragionevole e a far decorrere la mora del venditore.
Come scrivere un sollecito di invio merce
Sul piano probatorio il sollecito deve lasciare traccia. La trasmissione via PEC o raccomandata A/R dimostra invio e ricezione; nei rapporti internazionali può bastare una e-mail se il contratto la prevede come canale valido, ma è prudente reiterare su un mezzo che garantisca prova. Nel testo conviene indicare l’interesse alla ricezione tempestiva, allegare o citare conferme d’ordine, proforme, packing list promesse e ogni scambio precedente utile a ricostruire la cronologia, e specificare se si accetta o si rifiuta una spedizione parziale. È importante chiarire se il ritardo ha già generato costi, come fermo impianto, penali verso i clienti a valle o costi di stoccaggio, riservandosi il diritto al risarcimento. Quando la merce è pronta ma bloccata per mancanza di istruzioni del compratore, la responsabilità può spostarsi: un sollecito mal impostato rischia di rimbalzare se la controparte sostiene che l’ostacolo dipende da voi; per questo vanno sciolti in anticipo nodi come indirizzi di consegna, finestre orarie, KDM logistici, codici d’accesso e autorizzazioni al vettore.
Giuridicamente il sollecito ha gradi. Un primo richiamo collaborativo tutela il rapporto e spesso sblocca la spedizione; se l’inerzia persiste, la comunicazione può valere come messa in mora, con cui si assegna un termine preciso decorso il quale il venditore è responsabile dei danni da ritardo. Se il ritardo è grave e mina l’utilità economica dell’affare, la diffida ad adempiere attribuisce al termine fissato valore risolutivo, rendendo il contratto sciolto di diritto se la consegna non avviene entro quella data. Nelle forniture seriali è possibile risolvere solo i lotti inadempiuti, mantenendo vivo il resto; l’esercizio proporzionato dei rimedi riduce il rischio di contenzioso per abuso del diritto. In parallelo è legittimo sospendere i pagamenti non ancora dovuti a fronte del mancato adempimento della controparte, purché la sospensione sia proporzionata e motivata e non incida su prestazioni già ricevute e conformi. Se il contratto prevede penali per ritardo, il sollecito le richiama indicando la decorrenza; in mancanza, resta azionabile il risarcimento del danno provato, con attenzione a conservare documenti e comunicazioni che dimostrino causalità e ammontare.
Il contenuto minimo della lettera è sempre lo stesso, ma va scritto in forma discorsiva e inequivoca. È utile aprire con l’identificazione dell’ordine, proseguire con la constatazione del ritardo rispetto al termine contrattuale, fissare un nuovo termine perentorio coerente con le esigenze produttive e logistiche e anticipare le conseguenze. Una formula efficace suona così: “con riferimento all’ordine n. ______ del ______ relativo a ______ con resa ______ presso ______, rileviamo il mancato invio entro il termine del ______. Vi invitiamo ad eseguire la consegna completa entro e non oltre il ______ alle ore ______; decorso infruttuosamente tale termine, la presente varrà quale messa in mora ai sensi di legge, con riserva di risoluzione e richiesta dei danni da ritardo, ivi incluse eventuali penali contrattuali.” Se il termine originario era essenziale, la variante chiarisce: “poiché il termine del ______ era espressamente essenziale per la nostra organizzazione, in difetto di consegna riterremo il contratto risolto di diritto, con addebito dei danni.”
Nei rapporti con consumatori la logica resta simile, ma i rimedi vanno calibrati sulle norme di tutela, che spesso impongono tempi massimi di consegna o la possibilità di risolvere senza costi dopo un ulteriore termine congruo. Nel B2B, invece, prevale l’autonomia contrattuale e la disciplina del codice civile su proposta, accettazione, mora e risoluzione; qui pesano le clausole sulle consegne parziali, sulle tolleranze quantitative, sulla forza maggiore e sulla ripartizione dei rischi lungo la catena logistica. Se la consegna è già affidata a un vettore e il rischio è passato al compratore secondo la resa convenuta, il sollecito di invio può trasformarsi in un sollecito di consegna o in una richiesta di tracking e prova di affidamento, per attivare la responsabilità del vettore quando ricorrono i presupposti.
Quando l’inadempimento perdura o l’interesse alla prestazione è divenuto irrimediabilmente inutile, la risoluzione e il recupero del prezzo eventualmente pagato diventano l’esito naturale. La lettera conclusiva richiama i precedenti solleciti, dichiara sciolto il contratto per mancato rispetto del termine assegnato e quantifica, ove possibile, i danni, riservandosi integrazioni. Nelle ipotesi più critiche, specie se la merce è specifica e non facilmente reperibile, è possibile domandare in giudizio un ordine di esecuzione con misure coercitive indirette per ogni giorno di ritardo, ma la praticabilità dipende dal caso concreto. In ogni scenario, la forza del sollecito sta nella sua coerenza: riferimenti tecnici e logistici esatti, termini realistici ma stringenti, conseguenze chiare e un canale di invio che regga la prova. Così la comunicazione non è solo un “promemoria”, ma il primo mattone di una tutela effettiva del vostro diritto alla consegna.
Esempi di solleciti di invio merce
Ecco alcuni modelli di sollecito invio merce da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio merce
Oggetto: Sollecito per Invio Merce Ordinata – Ordine N. [Numero Ordine]
Gentile [Nome del Fornitore/Responsabile],
mi chiamo [Suo Nome] e rappresento la [Sua Azienda], cliente di lunga data della vostra stimata impresa. Con la presente desidero richiamare alla vostra attenzione l’ordine numero [Numero Ordine], effettuato il [Data dell’Ordine], che purtroppo non è ancora stato consegnato.
Secondo i termini inizialmente concordati, la consegna della merce era prevista per il [Data di Consegna Prevista]. Tuttavia, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto il materiale ordinato né alcuna comunicazione riguardante eventuali ritardi.
Comprendo che possano sorgere imprevisti che potrebbero influenzare il normale processo di spedizione e consegna. Tuttavia, questa situazione causa serie difficoltà alla nostra attività, in quanto abbiamo pianificato le nostre operazioni basandoci sulla vostra tempistica di consegna.
Vi saremmo grati se poteste fornire una rapida conferma riguardo al nuovo stato della nostra spedizione e un aggiornamento sulle azioni che intendete intraprendere per risolvere la situazione quanto prima. La tempestività di questo invio è essenziale per evitare ulteriori disguidi e mantenere il nostro piano di produzione rispettando le scadenze prefissate.
Confidando in una vostra pronta e positiva risposta, vi ringrazio anticipatamente per la vostra collaborazione e attenzione.
Cordiali Saluti,
[Nome]
[Azienda]
Esempio secondo sollecito di invio merce
Oggetto: Secondo sollecito per mancata consegna dell’ordine n. [numero ordine]
Gentile [Nome del Responsabile/Referente],
Siamo spiacenti di doverle scrivere nuovamente riguardo all’ordine n. [numero ordine] effettuato in data [data ordine]. Nonostante il precedente sollecito inviato in data [data del primo sollecito], non abbiamo ancora ricevuto la merce né alcuna comunicazione che indichi un ritardo o una nuova data di consegna.
Il mancato arrivo dei prodotti è causa di notevoli disagi per la nostra attività, il che ci costringe a rivolgerci a voi per una risoluzione urgente di questa situazione. La puntualità nelle consegne è per noi fondamentale e confidiamo nella vostra sollecitudine per evitare ulteriori problematiche.
Vi chiediamo cortesemente di darci un riscontro immediato e di fornire un aggiornamento chiaro e dettagliato riguardo lo stato dell’ordine. In caso contrario, saremo costretti a prendere in considerazione altre misure, inclusa la possibile cancellazione dell’ordine e la richiesta di rimborsi e danni.
Vi ringraziamo anticipatamente per la collaborazione e restiamo in attesa di un vostro rapido riscontro.
Cordiali saluti,
[Il tuo Nome]
[Il tuo Titolo/Posizione]
[Nome della tua Azienda]
[Indirizzo della tua Azienda]
[Numero di telefono]
Esempio ultimo sollecito di invio merce
Oggetto: Ultima Sollecitazione per l’Invio della Merce Ordine n. [numero ordine]
Alla cortese attenzione di [nome destinatario],
Con la presente, ci troviamo costretti a reiterare per l’ultima volta la nostra richiesta di consegna della merce relativa all’Ordine n. [numero ordine], effettuato in data [data ordine]. A tutt’oggi, nonostante i numerosi solleciti precedenti, non abbiamo ricevuto né comunicazioni riguardanti eventuali ritardi, né la merce ordinata.
Desideriamo ricordarle che la consegna della suddetta merce era prevista entro e non oltre il [data prevista di consegna]. Il ritardo accumulato sta ormai causando notevoli disagi alle nostre operazioni aziendali e conseguenti potenziali danni economici.
Di seguito, riepiloghiamo le specifiche dell’ordine in questione:
- Numero Ordine: [numero ordine]
- Data Ordine: [data ordine]
- Descrizione della Merce Ordinata: [descrizione dettagliata della merce]
- Quantità: [quantità]
- Prezzo Totale: [prezzo totale]
- Data prevista di consegna: [data prevista di consegna]
Vi invitiamo pertanto ad inviare la merce con estrema urgenza, entro e non oltre [data termine], al nostro indirizzo operativo:
[Nome azienda]
[Indirizzo completo]
[CAP, Città, Provincia]
Nel caso in cui non ricevessimo quanto richiesto entro la suddetta scadenza, saremo costretti a ricorrere a ulteriori azioni a norma di legge per tutelare i nostri diritti, e considereremo questo ordine annullato ad ogni effetto di legge, con le conseguenze economiche che ciò comporterà per la vostra azienda.
Confidiamo in un vostro pronto riscontro e nella risoluzione tempestiva della questione.
Ringraziando per l’attenzione, porgiamo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo all’interno dell’azienda]
[Nome Azienda]
[Numero di Telefono]
[Firma ci azienda se la lettera è inviata in formato cartaceo]
Fac simile sollecito di invio merce Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile sollecito di invio merce Word da scaricare.
