La lettera di sollecito invio merce è un tipo di corrispondenza commerciale utilizzata per richiamare l’attenzione su una spedizione di prodotti o beni che non è stata ancora ricevuta, nonostante sia stata precedentemente concordata o prevista. Questa comunicazione, inviata solitamente dal cliente al fornitore, ha l’obiettivo di esprimere in modo formale e professionale il disagio o il problema causato dal ritardo e di richiedere una risoluzione tempestiva della situazione.
Nella lettera, l’autore di solito sottolinea l’importanza della tempestività nelle consegne e come il ritardo stia influenzando negativamente le proprie operazioni, magari causando problemi di stoccaggio, vendite o produzione. Spesso vengono ribaditi i dettagli dell’ordine, come il numero dell’ordine, la data prevista di consegna e la descrizione dei beni. Questo aiuta il destinatario a identificare rapidamente l’ordine in questione e a capire la gravità della richiesta. Il tono della missiva è solitamente cortese ma fermo, con un equilibrio tra la manifestazione della frustrazione per il ritardo e la volontà di mantenere una relazione commerciale positiva. Viene espressa la speranza che si tratti di un disguido momentaneo e di una problematica risolvibile in breve tempo. Negli ultimi paragrafi, l’autore potrebbe anche richiedere informazioni aggiornate sullo stato dell’ordine e, in alcuni casi, proporre delle tempistiche alternative ritenute accettabili per la consegna.
Come scrivere un sollecito di invio merce
Il sollecito per l’invio di merce deve essere strutturato in modo da trasmettere chiaramente la richiesta di risolvere una situazione di ritardo nella consegna, mantenendo un tono professionale e collaborativo. La comunicazione dovrebbe iniziare con un riferimento specifico all’ordine effettuato, includendo dettagli come il numero d’ordine, la data d’acquisto e una descrizione dei prodotti o servizi richiesti. Questo aiuta il destinatario a identificare immediatamente l’oggetto della tua richiesta.
Risulta essere importante ribadire le date di consegna inizialmente concordate, confrontandole con la data attuale per evidenziare il ritardo. Fornire una breve cronologia dei contatti precedenti, se ce ne sono stati, può rinforzare la tua posizione, mostrando che hai già cercato di risolvere la questione con pazienza e collaborazione.
Nel corpo della lettera occorre esprimere chiaramente il disappunto per il ritardo, senza però assumere un tono accusatorio o ostile. È utile spiegare come questa situazione impatti negativamente sulla tua attività o sui tuoi piani, per far comprendere al venditore l’urgenza e l’importanza di una pronta risoluzione.
Una sezione della lettera dovrebbe richiedere esplicitamente che il destinatario fornisca una nuova data di consegna o, se possibile, un’azione immediata per l’inoltro della merce. Mantenere aperta la comunicazione è essenziale, quindi incoraggiare il venditore a contattarti per qualsiasi ulteriore chiarimento o per rassicurarti sulla risoluzione del problema.
Concludendo, è sempre una buona pratica rimanere aperti alla possibilità di future collaborazioni, esprimendo la speranza che questo incidente sia solo un caso isolato e che si possa continuare a lavorare insieme in modo efficiente e produttivo. Questo suggerisce al venditore che, nonostante il problema attuale, sei disposto a mantenere una relazione commerciale positiva e professionale.
Esempi di solleciti di invio merce
Ecco alcuni modelli di sollecito invio merce da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio merce
Oggetto: Sollecito per Invio Merce Ordinata – Ordine N. [Numero Ordine]
Gentile [Nome del Fornitore/Responsabile],
mi chiamo [Suo Nome] e rappresento la [Sua Azienda], cliente di lunga data della vostra stimata impresa. Con la presente desidero richiamare alla vostra attenzione l’ordine numero [Numero Ordine], effettuato il [Data dell’Ordine], che purtroppo non è ancora stato consegnato.
Secondo i termini inizialmente concordati, la consegna della merce era prevista per il [Data di Consegna Prevista]. Tuttavia, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto il materiale ordinato né alcuna comunicazione riguardante eventuali ritardi.
Comprendo che possano sorgere imprevisti che potrebbero influenzare il normale processo di spedizione e consegna. Tuttavia, questa situazione causa serie difficoltà alla nostra attività, in quanto abbiamo pianificato le nostre operazioni basandoci sulla vostra tempistica di consegna.
Vi saremmo grati se poteste fornire una rapida conferma riguardo al nuovo stato della nostra spedizione e un aggiornamento sulle azioni che intendete intraprendere per risolvere la situazione quanto prima. La tempestività di questo invio è essenziale per evitare ulteriori disguidi e mantenere il nostro piano di produzione rispettando le scadenze prefissate.
Confidando in una vostra pronta e positiva risposta, vi ringrazio anticipatamente per la vostra collaborazione e attenzione.
Cordiali Saluti,
[Nome]
[Azienda]
Esempio secondo sollecito di invio merce
Oggetto: Secondo sollecito per mancata consegna dell’ordine n. [numero ordine]
Gentile [Nome del Responsabile/Referente],
Siamo spiacenti di doverle scrivere nuovamente riguardo all’ordine n. [numero ordine] effettuato in data [data ordine]. Nonostante il precedente sollecito inviato in data [data del primo sollecito], non abbiamo ancora ricevuto la merce né alcuna comunicazione che indichi un ritardo o una nuova data di consegna.
Il mancato arrivo dei prodotti è causa di notevoli disagi per la nostra attività, il che ci costringe a rivolgerci a voi per una risoluzione urgente di questa situazione. La puntualità nelle consegne è per noi fondamentale e confidiamo nella vostra sollecitudine per evitare ulteriori problematiche.
Vi chiediamo cortesemente di darci un riscontro immediato e di fornire un aggiornamento chiaro e dettagliato riguardo lo stato dell’ordine. In caso contrario, saremo costretti a prendere in considerazione altre misure, inclusa la possibile cancellazione dell’ordine e la richiesta di rimborsi e danni.
Vi ringraziamo anticipatamente per la collaborazione e restiamo in attesa di un vostro rapido riscontro.
Cordiali saluti,
[Il tuo Nome]
[Il tuo Titolo/Posizione]
[Nome della tua Azienda]
[Indirizzo della tua Azienda]
[Numero di telefono]
Esempio ultimo sollecito di invio merce
Oggetto: Ultima Sollecitazione per l’Invio della Merce Ordine n. [numero ordine]
Alla cortese attenzione di [nome destinatario],
Con la presente, ci troviamo costretti a reiterare per l’ultima volta la nostra richiesta di consegna della merce relativa all’Ordine n. [numero ordine], effettuato in data [data ordine]. A tutt’oggi, nonostante i numerosi solleciti precedenti, non abbiamo ricevuto né comunicazioni riguardanti eventuali ritardi, né la merce ordinata.
Desideriamo ricordarle che la consegna della suddetta merce era prevista entro e non oltre il [data prevista di consegna]. Il ritardo accumulato sta ormai causando notevoli disagi alle nostre operazioni aziendali e conseguenti potenziali danni economici.
Di seguito, riepiloghiamo le specifiche dell’ordine in questione:
- Numero Ordine: [numero ordine]
- Data Ordine: [data ordine]
- Descrizione della Merce Ordinata: [descrizione dettagliata della merce]
- Quantità: [quantità]
- Prezzo Totale: [prezzo totale]
- Data prevista di consegna: [data prevista di consegna]
Vi invitiamo pertanto ad inviare la merce con estrema urgenza, entro e non oltre [data termine], al nostro indirizzo operativo:
[Nome azienda]
[Indirizzo completo]
[CAP, Città, Provincia]
Nel caso in cui non ricevessimo quanto richiesto entro la suddetta scadenza, saremo costretti a ricorrere a ulteriori azioni a norma di legge per tutelare i nostri diritti, e considereremo questo ordine annullato ad ogni effetto di legge, con le conseguenze economiche che ciò comporterà per la vostra azienda.
Confidiamo in un vostro pronto riscontro e nella risoluzione tempestiva della questione.
Ringraziando per l’attenzione, porgiamo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo all’interno dell’azienda]
[Nome Azienda]
[Numero di Telefono]
[Firma ci azienda se la lettera è inviata in formato cartaceo]