Una richiesta di sollecito per l’invio della fattura serve a mettere per iscritto che la controparte deve emettere e trasmettere il documento fiscale entro un termine ragionevole, spiegando perché è necessario e come deve essere recapitato. Nel contesto italiano, la base giuridica è l’obbligo del cedente/prestatore di emettere fattura entro i termini previsti dall’articolo 21 del D.P.R. 633/1972, oggi integrato dal regime della fatturazione elettronica via Sistema di Interscambio (SdI). La fattura “immediata” va emessa entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione e la “differita” entro il giorno 15 del mese successivo, se supportata da DDT o documento idoneo; il sollecito richiama questi termini e chiede l’invio in formato elettronico, perché il semplice PDF via email non sostituisce l’inoltro via SdI nelle operazioni interne B2B e B2C soggette all’obbligo.
Come scrivere un sollecito di invio fattura
Oggi la fatturazione elettronica riguarda tutti i soggetti IVA, inclusi i forfettari, che dal 1° gennaio 2024 devono utilizzare il tracciato XML e il canale SdI senza più esoneri per soglia. In un sollecito è quindi corretto ricordare al fornitore che la fattura deve transitare da SdI, indicando il vostro “codice destinatario” o, se si usa la PEC di ricezione, il valore “0000000” nel campo Codice Destinatario e l’indirizzo PEC nel campo dedicato. Se il cliente non ha registrato un indirizzo telematico, la fattura resta comunque disponibile nell’area “Fatture e Corrispettivi”.
Quando fissate la scadenza nel sollecito, considerate i tempi tecnici di controllo e consegna del SdI, che possono arrivare fino a cinque giorni. Se la fattura viene scartata, l’emittente deve rinviare il documento corretto entro cinque giorni dalla notifica di scarto, mantenendo numero e data coerenti: è utile chiedere che vi inoltri la ricevuta di consegna o la notifica di scarto/correzione, per allineare contabilità e detrazione.
Il sollecito è uno strumento graduale. Nella prima comunicazione adottate un tono collaborativo, indicando contratto o ordine di riferimento, la causale, il periodo e il canale di consegna; se l’inerzia persiste, la comunicazione successiva può valere come messa in mora ai sensi dell’articolo 1219 c.c., con effetti sulla responsabilità per ritardo, e nei casi più gravi come diffida ad adempiere ex articolo 1454 c.c., con termine congruo e avvertenza di risoluzione in caso di ulteriore inadempimento. L’invio tramite PEC rafforza la prova, perché le ricevute di accettazione e consegna hanno valore legale equiparabile alla raccomandata. Per i fornitori italiani il mancato rispetto dei termini di emissione può comportare sanzioni amministrative significative, commisurate all’IVA dell’operazione oppure, se il ritardo non incide sulla liquidazione dell’imposta, in misura fissa. Ricordarlo nel sollecito ha funzione informativa e deflattiva del contenzioso.
Da aprile 2025 è in vigore un presidio ulteriore a carico di chi acquista: se non ricevete la fattura o la ricevete irregolare per operazioni soggette a fatturazione domestica, entro novanta giorni dal termine in cui la fattura avrebbe dovuto essere emessa, o dalla data dell’emissione irregolare, dovete inviare allo SdI un documento TD29 di “comunicazione per omessa o irregolare fatturazione”, evitando così la sanzione a vostro carico. Questo adempimento ha sostituito, per le ipotesi di cui all’articolo 6, comma 8, del D.Lgs. 471/1997, la precedente “autofattura denuncia”; il riferimento va inserito in calce al sollecito quando il termine si avvicina, così da sollecitare l’emissione tempestiva e, in mancanza, consentirvi la regolarizzazione nei tempi.
Se il vostro controparte è una pubblica amministrazione, ricordate nel sollecito che l’unico canale valido è la FatturaPA via SdI con i codici richiesti dal capitolato e che i termini di pagamento decorrono dalla corretta ricezione, nel rispetto della disciplina europea e nazionale sui ritardi di pagamento; se le condizioni contrattuali rinviano a milestone o a collaudi, specificate quale evento fa scattare l’obbligo di fatturazione.
Sul piano pratico, un sollecito efficace contiene oggetto chiaro, richiami puntuali a contratto, ordine e periodo, il vostro indirizzo telematico di ricezione, la data entro cui trasmettere via SdI e l’avviso che, in difetto, la comunicazione varrà come messa in mora con eventuale attivazione dei rimedi contrattuali. È opportuno conservare il fascicolo completo con messaggio di PEC e ricevute, poiché costituiscono prova dell’intimazione e della datazione.
Esempi di solleciti di invio fattura
Ecco alcuni modelli di sollecito invio fattura da utilizzare come esempio.
Sollecito invio fattura – Modello base
Oggetto: Sollecito invio fattura relativa a ________________________
Riferimenti del rapporto: contratto/ordine n. ________________________ del ________________________ relativo a ________________________
Vi chiediamo cortesemente di emettere e trasmettere la fattura tramite SdI entro il ________________________ indicando come canale di recapito ________________________ (codice destinatario ________________________ / PEC ________________________ ).
Importo atteso e causale fattura: € ________________________ per ________________________
Indirizzo amministrativo di cortesia per copia di cortesia (facoltativo): ________________________
In mancanza di riscontro entro il termine, potranno subire slittamento i pagamenti collegati ai tempi di ricezione della fattura correttamente trasmessa.
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Sollecito invio fattura – Secondo sollecito con messa in mora
Oggetto: Secondo sollecito e messa in mora per invio fattura relativa a ________________________
Richiamiamo i precedenti solleciti del ________________________ e del ________________________ rimasti inevasi e vi intimiamo di emettere e trasmettere tramite SdI la fattura riferita a ________________________ (contratto/ordine n. ________________________ del ________________________ ) entro e non oltre il ________________________ alle ore ________________________ .
Canale di recapito: codice destinatario ________________________ oppure PEC ________________________ (indicare in fattura il riferimento pratica ________________________ )
La presente vale a tutti gli effetti di legge quale messa in mora; decorso il termine indicato ci riserviamo di attivare i rimedi previsti dal contratto e dalla normativa applicabile, con eventuale regolarizzazione d’ufficio e richiesta dei danni da ritardo.
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Sollecito invio fattura – Progetto finanziato/rendicontazione
Oggetto: Sollecito invio fattura per rendicontazione progetto ________________________
Con riferimento al progetto ________________________ codice pratica/CUP ________________________ e alla scadenza di rendicontazione fissata al ________________________ , vi invitiamo a emettere e trasmettere tramite SdI la fattura relativa a ________________________ (ordine n. ________________________ del ________________________ ) entro il ________________________ .
Canale di recapito: codice destinatario ________________________ oppure PEC ________________________ ; indicare in fattura il CIG/CUP ________________________ e il riferimento interno ________________________
Importo e periodo di competenza: € ________________________ per prestazioni rese nel periodo ________________________
L’assenza della fattura nei termini impedisce l’inclusione della spesa nella rendicontazione e potrà determinare lo slittamento o la mancata liquidazione.
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Sollecito invio fattura – Fornitura verso Pubblica Amministrazione
Oggetto: Sollecito invio FatturaPA per fornitura ________________________ a favore di ________________________
Ai fini della corretta liquidazione, si sollecita l’emissione e la trasmissione via SdI della FatturaPA relativa a ________________________ (determinazione/ordine n. ________________________ del ________________________ ) entro il ________________________ .
Codice Univoco Ufficio: ________________________ ; CIG ________________________ ; CUP ________________________ ; riferimento contratto/convenzione ________________________
Indicare nel tracciato i seguenti dati: codice CIG/CUP, riferimento ordine, codice ufficio destinatario e numero impegno/permesso di spesa ________________________
Eventuali copie di cortesia potranno essere inviate a ________________________ ; i termini di pagamento decorreranno dalla corretta ricezione della FatturaPA tramite SdI.
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Fac simile ultimo sollecito di invio fattura Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile ultimo sollecito di invio fattura Word
