Il sollecito di invio della nota di credito serve a ottenere dal fornitore la regolare variazione in diminuzione dell’operazione già fatturata quando è intervenuto uno sconto successivo, un reso, un errore di imponibile o aliquota, la risoluzione o la riduzione del contratto, o qualsiasi altra causa che renda inesatto, in tutto o in parte, l’importo dell’originaria fattura. Nella prassi italiana la “nota di credito” è la nota di variazione IVA di cui all’articolo 26 del DPR 633/1972: è il solo documento idoneo a rettificare imponibile e imposta già confluiti nelle liquidazioni, e consente al cedente di portare in detrazione l’IVA corrispondentemente stornata e al cessionario di regolare correttamente i propri registri. Per questo il sollecito non è un vezzo amministrativo, ma lo strumento con cui si tutela la quadratura contabile e fiscale dell’operazione.
Come scrivere un sollecito di invio nota credito
Per essere efficace, la richiesta deve ancorarsi alla causa che legittima la variazione e alla tempistica corretta. La variazione in diminuzione si emette quando la causa si verifica e va collegata all’originaria fattura, con chiaro richiamo a numero, data e importi, così da permettere il riversamento o la detrazione dell’IVA nella prima liquidazione utile. Se la fattura è stata rifiutata dal Sistema di Interscambio o non è mai entrata in circolazione fiscale, non occorre alcuna nota di credito; se invece è stata regolarmente emessa e contabilizzata, ogni storno deve passare da una nota elettronica di tipo TD04 (o dal corrispondente tracciato FatturaPA verso la PA), trasmessa via SdI e indicizzata nei “dati fattura collegata”. Il sollecito deve quindi chiedere espressamente l’emissione della nota di credito elettronica, precisare il motivo giuridico della variazione e domandare che nel documento siano riportati i riferimenti necessari alla riconciliazione.
La lettera guadagna forza probatoria se inviata su canali tracciabili e se indica un termine ragionevole per l’adempimento. È buona pratica far emergere che, fino all’emissione della nota, il cliente resta esposto a una rappresentazione contabile non corretta, con IVA indebitamente detratta o non rettificata, e che la mancata emissione può riflettersi sul pagamento dei saldi residui o sul diritto alla compensazione contrattuale delle differenze. Nei rapporti B2B la richiesta può richiamare le clausole di reso, di sconto a posteriori o di qualità, oltre alle regole su penali e interessi di mora per ritardi nella regolarizzazione; nei rapporti con la Pubblica Amministrazione il sollecito dovrebbe ricordare che la rettifica deve viaggiare nel formato FatturaPA con gli stessi codici amministrativi (CIG, CUP, ordine) per permettere la rimessa in pagamento. Se al reso o alla riduzione prezzo segue anche un rimborso, la nota di credito e il riaccredito devono camminare insieme: il documento fiscale regolarizza l’IVA, il pagamento chiude il dare–avere civilistico.
Quando l’errore riguarda l’aliquota o la base imponibile, il sollecito dovrebbe chiarire se si tratta di mero errore materiale o di sopravvenienza che modifica l’assetto del contratto; nel primo caso la nota di credito corregge l’imposta applicata in eccesso e consente il riallineamento delle scritture, nel secondo fotografa la nuova misura del corrispettivo concordata dalle parti. Se l’originaria fattura è stata oggetto di split payment o di reverse charge, la nota di credito deve replicare il medesimo regime, perché la rettifica segue il trattamento IVA dell’operazione di partenza. Nell’e-commerce verso consumatori, in presenza di recesso entro i termini di legge, il professionista resta tenuto a emettere la nota di credito e a restituire le somme entro il termine previsto, con coerenza tra documento fiscale e flusso finanziario.
Sotto il profilo dei rimedi, il sollecito è inizialmente collaborativo ma può assumere valore di messa in mora se il fornitore permane inerte, assegnando un termine finale e avvertendo che, in difetto, si agirà per la tutela del credito o per la ripetizione dell’indebito, con richiesta di risarcimento di eventuali danni da ritardo o sanzioni subite. In contabilità, in attesa della nota, il cliente può sospendere la detrazione della quota IVA contestata o accantonare l’importo in modo da non aggravare il disallineamento; appena ricevuto il documento, registrerà la variazione nei registri IVA e nei conti di ricavo o costo, secondo competenza. La forza del sollecito sta nella chiarezza: identificare senza ambiguità la fattura da rettificare, la causa legittimante, il formato imposto dall’e-fattura e il termine per l’emissione, utilizzando un canale che assicuri prova dell’invio e della ricezione. Con questi accorgimenti, la richiesta non solo accelera l’emissione della nota di credito, ma mette al riparo entrambe le parti da errori dichiarativi, liquidazioni scorrette e inutili contenziosi.
Esempi di solleciti di invio nota credito
Ecco alcuni modelli di sollecito invio nota credito da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio nota credito
Oggetto: Sollecito per l’emissione di Nota di Credito relativa alla fattura n. [Numero Fattura] del [Data Fattura]
Spettabile [Nome Azienda],
All’attenzione del reparto contabilità,
Con la presente, desideriamo richiamare la Vostra attenzione riguardo alla mancata emissione della nota di credito per la fattura n. [Numero Fattura], emessa in data [Data Fattura] per un importo di € [Importo Fattura].
In data [Data Comunicazione Precedente], Vi avevamo già comunicato la necessità di emettere una nota di credito per la suddetta fattura, a causa di [specificare la ragione, ad esempio: errata fatturazione, reso merce, servizio non fruito, etc.]. Tuttavia, ad oggi non abbiamo ancora ricevuto riscontro e la nota di credito attesa.
Vi preghiamo pertanto di provvedere all’emissione della suddetta nota di credito con la massima urgenza. Tale documento è indispensabile per poter regolare correttamente la nostra contabilità e chiudere i conti relativi alla transazione in oggetto.
A tal fine, Vi invitiamo a volerci trasmettere la nota di credito via email all’indirizzo: [proprio indirizzo email] o via fax al numero [proprio numero fax], entro e non oltre [specificare un termine, ad esempio: 15 giorni dalla data della presente].
Siamo certi che comprenderete l’importanza di questa richiesta e confidiamo nella Vostra tempestiva collaborazione.
Rimaniamo a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento si rendesse necessario.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Ruolo/Qualifica]
Esempio secondo sollecito di invio nota credito
Oggetto: Seconda Sollecito per Invio Nota di Credito – [Numero Fattura/Riferimento]
Spett.le [Nome dell’Azienda],
Con la presente, ci permettiamo di richiamare nuovamente la Vostra attenzione sulla nostra precedente richiesta per la ricezione della nota di credito relativa alla fattura n° [Numero Fattura] datata [Data Fattura], per un totale di [Importo] EUR.
Nonostante il nostro sollecito precedente del [Data Prima Sollecitazione], ad oggi non abbiamo ancora ricevuto alcun riscontro né il documento richiesto. Pensiamo che si tratti di una semplice svista, ma tale ritardo sta causando disagi contabili ai nostri uffici e impedisce la corretta gestione amministrativa.
Vi preghiamo cortesemente di procedere all’emissione e all’invio della nota di credito entro e non oltre [Data Limite], al fine di poter risolvere prontamente la situazione. La ricezione tempestiva del documento ci permetterà di mantenere aggiornati i nostri conti e di evitare possibili disguidi o incomprensioni future.
Vi invitiamo inoltre a contattarci nel caso fossero necessari ulteriori chiarimenti o se vi fossero problemi nell’elaborazione della nota di credito. Potete contattarci al numero [Numero di Telefono] o via email all’indirizzo [Indirizzo Email].
Confidiamo nella Vostra collaborazione e rimaniamo in attesa di un Vostro sollecito riscontro.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Nome dell’Azienda]
[Indirizzo]
Esempio ultimo sollecito di invio nota credito
Oggetto: Ultimo Sollecito per Emissione Nota di Credito
Gentile [Nome del Destinatario],
Le scriviamo in riferimento alla nostra recente richiesta di ricevere nota di credito relativa alla fattura n. [Numero Fattura] emessa in data [Data Fattura], per un importo di [Importo Fattura], a fronte del reso di merce effettuato in data [Data Reso].
Purtroppo, nonostante i precedenti solleciti inviati in data [Date dei precedenti solleciti], ad oggi non abbiamo ancora ricevuto la suddetta nota di credito. La invitiamo pertanto a procedere con l’emissione della nota di credito entro e non oltre [Data limite ragionevole, es. 7 giorni dalla data della presente lettera].
Qualora non avessimo riscontro entro il termine indicato, saremo costretti a considerare altre misure per la restituzione dell’importo dovutoci, compresa la possibilità di rivolgerci a vie legali per tutelare i nostri diritti. Siamo certi che comprenderà la nostra posizione e la necessità di una risoluzione rapida della questione.
Restiamo a Sua completa disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento possa essere necessario e confidiamo in una pronta risposta.
Cordiali Saluti,
[Firma]
[Nome]
[Posizione]
[Azienda]
[Indirizzo]
[Telefono]
Fac simile sollecito di invio nota credito
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile sollecito di invio nota credito Word da scaricare.
