Il recesso da un contratto software, in modo specifico, segue la logica generale del diritto di recesso ma si applica agli accordi stipulati per l’acquisto o l’utilizzo di software. Questo può comprendere sia contratti per licenze software a lungo termine che abbonamenti a servizi basati su software (come software as a service, SaaS). Il diritto di recesso in questo contesto consente all’utente o all’acquirente di terminare il contratto entro un determinato periodo di tempo definito nel contratto stesso o dalla legge, come i quattordici giorni previsti dal codice del consumo per gli acquisti a distanza.
Le ragioni per esercitare il diritto di recesso possono variare: l’utente potrebbe non essere soddisfatto del software, potrebbe aver cambiato idea riguardo al suo utilizzo, o potrebbe aver trovato un’alternativa più adatta alle sue esigenze. Al momento del recesso, l’utente è solitamente tenuto a notificarlo al fornitore del software in modo formale, ad esempio attraverso una comunicazione scritta, conformemente a quanto stabilito nelle condizioni del contratto.
Come scrivere un recesso contratto software
Il primo passaggio è capire che cosa hai davvero acquistato: un abbonamento a un servizio cloud, cioè un SaaS che ti dà accesso al software tramite account e credenziali; una licenza d’uso perpetua installata su tuoi sistemi; una licenza a tempo con canone periodico; un pacchetto misto che combina software, manutenzione, aggiornamenti e supporto. La qualificazione incide su tempi, costi ed effetti dell’uscita, perché negli abbonamenti la prestazione è continuativa e si interrompe con la disattivazione dell’account, mentre nelle licenze perpetue il diritto d’uso rimane ma cessano manutenzione e supporto se non rinnovi il canone.
Se sei un consumatore e hai concluso il contratto a distanza o fuori dai locali del professionista, esiste il diritto di ripensamento che ti permette di sciogliere il vincolo entro un termine di legge con una dichiarazione su supporto durevole, senza penali e senza dover motivare. Nei servizi digitali e nei contenuti digitali il recesso resta esercitabile ma si intreccia con un principio importante: se hai chiesto di iniziare l’esecuzione nel periodo di ripensamento, il fornitore può trattenere un importo proporzionato a quanto già erogato fino alla tua comunicazione; se invece hai accettato espressamente di ricevere il contenuto digitale senza supporto materiale e hai dichiarato di perdere il diritto di recesso, quel diritto può venire meno una volta completata la fornitura. Laddove il software sia stato acquistato in negozio, il ripensamento non si applica e la via d’uscita dipende dal contratto e dalle regole generali.
Negli scenari business to business contano soprattutto le clausole pattuite. Molti contratti SaaS prevedono durata annuale con fatturazione periodica e finestre di disdetta prima del rinnovo successivo. È frequente che sia richiesto un preavviso scritto, spesso di trenta o sessanta giorni, e che per le offerte scontate con vincolo minimo sia prevista una penale di recesso anticipato o la restituzione dello sconto goduto pro quota. La validità di questi oneri dipende dalla chiarezza della clausola e dalla proporzionalità rispetto al vantaggio ricevuto. Se il rapporto è a tempo indeterminato senza vincoli minimi, il recesso unilaterale è normalmente ammesso con un preavviso congruo; quando invece il testo qualifica il rapporto come appalto di servizi, l’uscita “ad nutum” può essere possibile ma con l’obbligo di indennizzare il fornitore per spese, lavoro già eseguito e mancato guadagno in misura equa, salvo diversa pattuizione. Per le licenze perpetue accompagnate da manutenzione, il recesso di solito incide solo sul servizio accessorio: smetti di pagare il canone, perdi aggiornamenti e supporto ma mantieni il diritto d’uso nella versione in tuo possesso, a meno che la licenza non sia in realtà time based.
Quando il problema non è cambiare idea ma il servizio che non funziona come promesso, entra in gioco la risoluzione per inadempimento. In pratica si documentano disservizi, downtime e violazioni dei termin9i di servizio, si invia una diffida ad adempiere fissando un termine ragionevole per il ripristino e si dichiara la risoluzione se il fornitore non rimedia. Questa strada è diversa dal recesso “libero” e serve quando cerchi anche la restituzione di quanto pagato per prestazioni non rese e l’eventuale risarcimento dei danni. In presenza di una clausola risolutiva espressa, basta dichiarare che te ne avvali quando si verifica l’evento previsto, per esempio il mancato raggiungimento di livelli minimi di servizio o la mancata correzione di bug bloccanti entro i tempi contrattuali.
Qualunque sia la base giuridica, la gestione dei dati è il capitolo più delicato. Un gestionale o un SaaS custodiscono anagrafiche, documenti, registri, log e talvolta dati personali dei tuoi clienti. Un recesso ben fatto prevede un piano di uscita scritto che stabilisca in quali formati verranno esportati i dati, per quanto tempo resterà disponibile un accesso in sola lettura, quando e come saranno cancellati gli archivi e i backup e chi rilascerà un’attestazione di avvenuta cancellazione. Se il fornitore è nominato responsabile del trattamento, l’addendum privacy in genere obbliga alla restituzione o cancellazione dei dati su tua istruzione alla cessazione: è utile richiamare queste clausole nella comunicazione di recesso e indicare chiaramente tempi, modalità e referenti tecnici per l’export.
Sul piano operativo conviene inviare la disdetta o la dichiarazione di recesso con un mezzo tracciabile, indicare numero e data del contratto, la norma o la clausola che inviti, la data di efficacia, il rispetto del preavviso se dovuto e le coordinate per eventuali rimborsi o conguagli. Se paghi con addebito diretto, è prudente revocare l’autorizzazione dalla data di cessazione per evitare addebiti successivi non dovuti. Se il software include componenti di terzi, licenze di moduli fiscali o servizi esterni come invio di fatture elettroniche, verifica se esistono contratti separati da disdire e se la cessazione del principale comporta la chiusura automatica anche di questi add on.
I rinnovi taciti richiedono attenzione. Nei rapporti verso consumatori la legge impone obblighi informativi sul preavviso di rinnovo e apre spazi per recedere senza penali quando l’avviso manchi; nei rapporti tra imprese prevale la libertà contrattuale, ma rimangono profili di trasparenza e buona fede che possono incidere sull’applicazione di costi di uscita. Se il recesso arriva durante un periodo già fatturato in anticipo, in assenza di patti più favorevoli il fornitore tende a trattenere il corrispettivo fino alla fine del ciclo; una clausola di rimborso pro rata o di credito per i mesi non goduti evita contenziosi e conviene negoziarla a monte.
La sostanza è che “recesso da un contratto software” non è un gesto unico e uguale per tutti ma un ventaglio di vie alternative, ciascuna con i suoi effetti. Se sei un consumatore a distanza puoi affidarti al ripensamento entro i termini; se sei un’azienda con abbonamento a tempo determinato devi guardare a preavviso, finestre di disdetta e penali; se il servizio non funziona la porta corretta è la risoluzione per inadempimento; se devi solo interrompere la manutenzione di una licenza perpetua puoi farlo sapendo che perderai supporto e patch. In ogni caso la chiusura migliore è quella che unisce forma corretta, prova documentale e piano di uscita sui dati, perché è lì che si gioca la continuità operativa e si riduce al minimo il rischio legale.
Esempi di recesso contratto software
Di seguito è possibile trovare gli esempi di recesso contratto software.
Recesso entro 14 giorni per contratto software concluso a distanza o fuori dai locali
Oggetto: Recesso entro 14 giorni dal contratto software n. ________________________
Mittente: ________________________ codice fiscale/partita IVA ________________________ domicilio/sede ________________________ CAP ______ città ________________________ PEC/e-mail ________________________ telefono ________________________
Destinatario (fornitore software): ________________________ partita IVA ________________________ sede legale ________________________ CAP ______ città ________________________ PEC ________________________
Riferimenti contratto: data sottoscrizione ________________________ canale ________________________ piano/licenza ________________________ codice cliente/tenant ________________________
Con la presente dichiaro di esercitare il diritto di recesso entro 14 giorni dal contratto sopra indicato. Chiedo l’immediata cessazione del servizio senza penali e il rimborso delle somme eventualmente corrisposte entro i termini di legge, con accredito su IBAN ________________________. Qualora l’esecuzione sia già iniziata su mia richiesta nel periodo di recesso, accetto il solo addebito proporzionato alla parte già erogata fino alla ricezione della presente.
Richiedo l’esportazione dei dati in formato ________________________ entro ________________________ e la successiva cancellazione degli stessi, con attestazione scritta. Revoco eventuali addebiti diretti/RID/SEPA collegati al contratto.
Luogo e data: ________________________
Firma: ________________________
Disdetta alla prima scadenza utile con preavviso (abbonamento SaaS)
Oggetto: Disdetta del contratto SaaS n. ________________________ alla scadenza del ________________________
Mittente: ________________________ codice fiscale/partita IVA ________________________ domicilio/sede ________________________ CAP ______ città ________________________ PEC/e-mail ________________________ telefono ________________________
Destinatario (fornitore software): ________________________ partita IVA ________________________ sede legale ________________________ CAP ______ città ________________________ PEC ________________________
Riferimenti contratto: decorrenza ________________________ durata ________________________ piano/edizione ________________________ codice cliente/tenant ________________________
Comunico la volontà di non rinnovare il contratto indicato e di recedere alla prima scadenza utile del ________________________, nel rispetto del preavviso contrattuale di ______ giorni. Fino a tale data richiedo il mantenimento del servizio alle condizioni vigenti.
Domando il piano di uscita con esportazione completa dei dati in formato ________________________ entro ________________________, disponibilità dell’ambiente in sola lettura fino al ________________________ e disattivazione delle credenziali alla cessazione. Chiedo l’emissione della fattura di chiusura con eventuale conguaglio e l’accredito di rimborsi su IBAN ________________________. Revoco addebiti diretti/RID/SEPA dalla data di cessazione.
Luogo e data: ________________________
Firma: ________________________
Recesso anticipato da contratto a tempo determinato con oneri di early termination
Oggetto: Recesso anticipato dal contratto software n. ________________________
Mittente: ________________________ codice fiscale/partita IVA ________________________ domicilio/sede ________________________ CAP ______ città ________________________ PEC/e-mail ________________________ telefono ________________________
Destinatario (fornitore software): ________________________ partita IVA ________________________ sede legale ________________________ CAP ______ città ________________________ PEC ________________________
Riferimenti contratto: data stipula ________________________ scadenza ________________________ durata residua ________________________ clausola di recesso/early termination n. ________________________
Comunico il recesso anticipato con efficacia dal ________________________. Chiedo il dettaglio di calcolo di ogni importo di early termination previsto dal contratto, con separata indicazione di sconti/franchigie residui, canoni già fatturati e non goduti ed eventuali costi di terze parti. Domando l’emissione della fattura di chiusura e l’accredito di rimborsi su IBAN ________________________.
Richiedo l’esportazione integrale dei dati in formato ________________________ entro ________________________ e l’attestazione di cancellazione definitiva alla data di cessazione. Le credenziali dovranno restare attive in sola lettura fino al ________________________ esclusivamente per consentire l’export. Revoco gli addebiti diretti/RID/SEPA dalla data di efficacia.
Luogo e data: ________________________
Firma: ________________________
Risoluzione/recesso per inadempimento (malfunzionamenti, mancato supporto)
Oggetto: Diffida ad adempiere e risoluzione/recesso dal contratto software n. ________________________ per inadempimento
Mittente: ________________________ codice fiscale/partita IVA ________________________ domicilio/sede ________________________ CAP ______ città ________________________ PEC/e-mail ________________________ telefono ________________________
Destinatario (fornitore software): ________________________ partita IVA ________________________ sede legale ________________________ CAP ______ città ________________________ PEC ________________________
Riferimenti contratto: data stipula ________________________ uptime pattuito ________________________ ticket/incidente n. ________________________ codice cliente/tenant ________________________
Contesto i seguenti inadempimenti: ________________________ verificatisi in data ________________________ con impatti ________________________. Diffido ad adempiere integralmente entro ______ giorni dal ricevimento della presente, ripristinando i livelli di servizio e correggendo i malfunzionamenti indicati. In difetto, il contratto si intenderà risolto con effetto dal primo giorno successivo alla scadenza del termine, con mia contestuale dichiarazione di recesso.
In caso di risoluzione chiedo la restituzione dei corrispettivi versati per prestazioni non eseguite, l’eventuale risarcimento dei danni e l’esportazione completa dei dati in formato ________________________ entro ________________________, oltre all’attestazione di cancellazione definitiva. Per conguagli e rimborsi indico l’IBAN ________________________. Le credenziali dovranno restare attive in sola lettura fino al ________________________ esclusivamente per consentire l’export.
Luogo e data: ________________________
Firma: ________________________
Fac simile recesso contratto software Word
Di seguito viene proposto un fac simile recesso contratto software Word.
