La ricevuta di pagamento per rimbroso spese è un documento che certifica la restituzione di denaro speso in anticipo da un individuo per conto di un’organizzazione, un’azienda o un’altra persona. In pratica, quando un individuo anticipa dei soldi per delle spese necessarie legate all’esecuzione di un incarico o all’attività lavorativa, al momento della richiesta di rimborso, presenta questa ricevuta come prova delle spese sostenute. Essa contiene generalmente dettagli delle voci di spesa, l’importo totale speso e altre informazioni rilevanti per attestare le operazioni effettuate e giustificare il rimborso.
Come compilare una ricevuta di pagamento per rimborso spese
Una ricevuta di rimborso spese deve essere dettagliata e contenere tutte le informazioni necessarie per attestare la transazione tra il beneficiario del rimborso e la parte che effettua il pagamento. Di seguito, ecco una spiegazione dettagliata delle informazioni che dovrebbero essere incluse in una ricevuta di rimborso spese:
Intestazione e dichiarazione iniziale:
La ricevuta dovrebbe iniziare con l’intestazione “Ricevuta di Pagamento per Rimborso Spese” o una formulazione simile.
Segue la dichiarazione iniziale, “Il/La sottoscritto/a”, dove il beneficiario del rimborso deve indicare il proprio nome completo.
Dati personali del beneficiario:
Luogo e data di nascita: vanno indicate la città di nascita, la provincia (abbreviata) e la data di nascita.
Residenza: comprende la città, la provincia (abbreviata), l’indirizzo completo (via/piazza, numero civico).
Codice fiscale: essenziale per questioni fiscali e per identificare univocamente il beneficiario.
Dichiarazione di ricezione:
Una frase che attesti la ricezione dell’importo, indicando la data in cui il pagamento è stato ricevuto.
Dati del pagante:
Questa sezione riguarda le informazioni sull’individuo o l’entità che effettua il rimborso spese. Deve includere nome completo, luogo e data di nascita, residenza (città, provincia, indirizzo, numero civico) e codice fiscale.
Dettagli del pagamento:
Importo: la somma precisa in euro ricevuta come rimborso.
Modalità di pagamento: specificare se il pagamento è stato fatto in contanti, con bonifico bancario, assegno, o altra forma.
Motivazione: descrivere brevemente la ragione del rimborso, collegandola ai documenti o alle fatture di riferimento che giustificano la spesa.
Data e firma:
La data in cui la ricevuta viene compilata.
La firma del beneficiario del rimborso, a conferma della veridicità delle informazioni fornite e della ricezione dell’importo.
Esempi di ricevuta di pagamento per rimborso spese
Di seguito è possibile trovare gli esempi di ricevuta di pagamento per rimborso spese.
Primo esempio di ricevuta di pagamento per rimborso spese
RICEVUTA DI RIMBORSO SPESE
Il/La sottoscritto/a _____
Nato/a a ___ prov. _ il ___
e residente a ___ prov. __
in via ____ n.ro ___
Codice fiscale ____
DICHIARA
di aver ricevuto in data odierna dal/la Signor/a ____
nato/a a __ prov. il ____
e residente a ___ prov. __
in via ____ n.ro
Codice fiscale _____
l’importo pari a euro _____
Il pagamento è avvenuto tramite ____ (specificare se in contanti, tramite bonifico, assegno, ecc.)
come rimborso delle spese sostenute per __ (specificare la natura delle spese, ad esempio: viaggio d’affari, acquisto materiale ufficio, alloggio per formazione professionale, ecc.)
Le spese sopracitate sono dettagliatamente elencate e documentate da ricevute/fatture allegata/e a questa dichiarazione.
Data ___
Firma __
Secondo esempio di ricevuta di pagamento per rimborso spese
QUIETANZA DI RIMBORSO SPESE
Io sottoscritto/a ____, residente in ____, Via ____ n. ____, Codice Fiscale ____, dichiaro di ricevere dal Sig./Sig.ra ____, avente Codice Fiscale ____, la somma di euro ____ (€ ____), erogata con ____ (specificare la modalità di pagamento, ad es. bonifico bancario, assegno, contanti), quale rimborso delle spese da me sostenute e documentate per conto dello stesso/a in relazione a ____ (specificare la natura delle spese, ad es. viaggi, vitto, alloggio, acquisto materiale ufficio, ecc.), per attività relative al contratto ____ stipulato in data ____.
Di tale rimborso, ne costituisce documentazione allegata e parte integrante della presente quietanza:
- ____ (elencare documenti allegati, ad es. fatture, ricevute, biglietti di viaggio, ecc.).
(In caso di rimborso parziale) Specifichiamo che tale somma mi viene corrisposta a titolo di acconto sul maggior importo di euro ____, relativamente alle spese ancora da documentare/comprovare.
(In caso di rimborso totale) Con il presente pagamento, si intende saldato ogni ulteriore debito relativo alle spese sostenute per conto del Sig./Sig.ra ____ in relazione al sopracitato contratto, per cui dichiaro di non aver null’altro a pretendere per le spese documentate al momento.
Distinti saluti,
Luogo e data: ____
Firma
(Per conferma)
Firma del Sig./Sig.ra ____
(per ricezione della quietanza)