Una mail richiesta sponsor è un tipo di comunicazione formale rivolta a potenziali sponsor con l’intento di proporre una collaborazione o partnership. Tradizionalmente, questa email è curata nei dettagli per presentare in modo chiaro e convincente un evento, un progetto o un’attività che si sta organizzando, illustrando i benefici che lo sponsor potrebbe ottenere dall’associare il proprio nome o brand all’iniziativa. È essenziale che il testo sia scritto in modo professionale, rispettoso e personalizzato per ciascun destinatario, evidenziando l’unicità dell’opportunità offerta e come questa possa allinearsi con gli interessi e gli obiettivi del potenziale sponsor. Un elemento chiave di efficacia è la capacità di creare una narrazione coinvolgente attorno al progetto, rendendo palpabile il valore aggiunto che lo sponsor potrebbe contribuire a generare.
Come scrivere una mail richiesta sponsor
Scrivere una mail di richiesta sponsorizzazione richiede la capacità di presentare la propria iniziativa in modo convincente, evidenziando il valore sia per il potenziale sponsor che per chi richiede il sostegno. L’obbiettivo è stabilire un ponte comunicativo che colleghi in maniera efficace i bisogni e gli interessi di entrambe le parti.
Innanzitutto, è essenziale iniziare la mail con un saluto formale, seguito dalla presentazione di chi siamo, del nostro ente, organizzazione o della nostra attività personale. Questo passaggio iniziale serve a contestualizzare la nostra posizione e a fornire un quadro di riferimento che aiuti il destinatario a collocarci nel settore di appartenenza.
Successivamente, è cruciale introduire il progetto per cui si sta cercando sponsorizzazione. Questa parte deve essere curata con particolare attenzione: il progetto deve essere descritto in maniera chiara e dettagliata, sottolineando gli obiettivi che si prefigge, il target di riferimento e la rilevanza che esso ha all’interno di un determinato contesto sociale, culturale o economico. È importante evidenziare come il progetto possa rispondere ad un bisogno reale o come possa offrire un’opportunità unica sia per chi lo propone sia per lo sponsor.
Dopo aver delineato il progetto, è essenziale spiegare il motivo per cui si sta contattando specificamente quello sponsor. In questa sezione, dobbiamo dimostrare di aver fatto una ricerca approfondita sull’azienda o sull’individuo a cui ci stiamo rivolgendo, evidenziando gli aspetti della loro missione, dei loro valori o delle loro precedenti sponsorizzazioni che sono in linea con gli obiettivi del nostro progetto. È qui che si stabilisce la connessione, mostrando chiaramente quali benefici reciproci possono derivare dalla sponsorizzazione.
Non meno importante è dettagliare esattamente quale tipo di supporto stiamo cercando: finanziario, materiale, promozionale o altro. È utile essere il più precisi possibile, poiché ciò aiuta lo sponsor a comprendere l’entità dell’impegno richiesto e a valutare la fattibilità della collaborazione.
Un altro aspetto fondamentale da includere nella nostra mail è una proposta di visibilità per lo sponsor. Dobbiamo infatti ricordare che una sponsorizzazione è un investimento per l’azienda o l’individuo che decide di supportarci. È quindi necessario illustrare come intendiamo promuovere lo sponsor attraverso le nostre iniziative, eventi, materiali promozionali o qualsiasi altra modalità di visibilità prevista. Questo mostra che abbiamo a cuore non solo il successo del nostro progetto, ma anche quello del nostro sponsor.
Concludere la mail con una nota di disponibilità per ulteriori dettagli o per un incontro di persona (o virtuale) dimostra apertura e professionalità. È importante ringraziare il destinatario per aver preso in considerazione la nostra richiesta, offrendosi di fornire qualsiasi ulteriore informazione che possa essere utile alla valutazione della proposta.
Infine, un saluto formale e la firma con i propri contatti rendono la nostra comunicazione completa e facilmente rintracciabile per future interazioni. Ricordarsi di rileggere attentamente la mail prima di inviarla per correggere eventuali errori grammaticali o ortografici e per assicurarsi che il tono sia professionale ma allo stesso tempo cordiale.
Esempi di mail richiesta sponsor
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta sponsor.
Richiesta sponsor istituzionale per evento
Oggetto: Proposta di sponsorizzazione per [Nome Evento] – [date, città]
Gentile [Titolo e Cognome],
siamo lieti di presentarLe [Nome Evento], in programma a [luogo] dal [data inizio] al [data fine], con un’affluenza stimata di [n.] partecipanti e copertura media su [canali/principali testate]. Riteniamo che [Azienda] possa essere partner ideale per affinità di valori e pubblico.
Cosa offriamo
- visibilità del brand su materiali ufficiali (affissioni, sito, social, badge, segnaletica)
- presenza sul palco e citazioni durante i momenti istituzionali
- area espositiva dedicata [metri/posizione] e possibilità di attivazioni sul pubblico
- hospitality: [n.] pass VIP, backstage tour, posti riservati
Proposta economica
- pacchetti di sponsorship: Supporter [€], Partner [€], Main Sponsor [€]
- esclusiva merceologica su [categoria] per i livelli Partner e Main
Misurazione e report
- KPI: reach stimata, contatti generati, redemption attivazioni, sentiment social
- report finale con rassegna stampa e analytics
Tempistiche
- chiusura accordi entro [data]
- consegna materiali grafici entro [data]
Allegati: presentazione, media kit, planimetrie. Possiamo fissare una call di 20 minuti per allinearci?
Grazie per l’attenzione,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Organizzazione]
[Telefono] | [Email]
Proposta executive, orientata al ROI
Oggetto: Sponsorizzazione ad alto ritorno su audience B2[B/C] – [Nome iniziativa]
Gentile [Cognome],
Le sottopongo un’opportunità sintetica e misurabile per raggiungere [ICP/target] attraverso [Nome iniziativa] il [data] a [città].
In numeri
- pubblico in presenza: [n.]
- reach digitale prevista: [n.] impression, [n.] video views
- database opt-in attivabile: [n.] contatti
- costo per contatto stimato: [€]–[€]
Contropartite
- speaking slot di [min] sul main stage
- newsletter dedicata a [n.] iscritti
- contenuti co-brand in pre e post evento
- lead retrieval presso stand con GDPR compliance
Investimento proposto
- sponsorship unica: [€] con esclusiva categoria
- oppure pacchetto media + presenza fisica: [€]
Se Le va, posso condividere un foglio unit economics con scenari best/base/worst e break-even promozionale.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Partnerships – [Organizzazione]
Sponsorizzazione con focus CSR/ESG
Oggetto: Partnership a impatto per raggiungere obiettivi ESG – [progetto]
Egregio/a [Titolo e Cognome],
[Progetto] integra pratiche di sostenibilità misurabili (rifiuti differenziati > [x]%, acqua microfiltrata, CO₂ compensata). Proponiamo a [Azienda] una sponsorship che unisca visibilità e responsabilità sociale.
Allineamento SDGs
- SDG 11 città sostenibili, SDG 12 consumo responsabile, SDG 13 azione per il clima
Deliverable
- branding su isole ecologiche e water station
- attivazione di volontariato aziendale in turni da [ore]
- report di impatto certificato (CO₂ evitata, rifiuti riciclati, partecipazione)
Controvalore
- contributo: [€] (Green Partner) o [€] (Impact Partner, con naming area)
- diritto d’uso del bollino “Sustainability Partner di [Progetto]”
Scadenze: adesione entro [data], materiali entro [data]. Allego policy ESG e esempi di report.
Resto a disposizione,
[Nome e Cognome]
Sustainability & Partnerships – [Organizzazione]
Sponsorizzazione sportiva per stagione
Oggetto: Proposta di sponsor per stagione [anno/anno] – [Club/Disciplina]
Gentile [Nome],
[Club] milita in [campionato/serie] e disputa [n.] gare stagionali con media pubblico di [n.]. Offriamo un pacchetto sponsor su misura per [Azienda].
Diritti e visibilità
- logo su maglia [posizione], tute rappresentanza, backdrop interviste
- LED bordocampo/striscioni e spot in arena
- storytelling con atleti e clinic dedicati per i dipendenti
Hospitality
- [n.] hospitality pass/gara, meet&greet con la squadra, area bimbi brandizzata
Valore e KPI
- pacchetto Jersey Partner da [€]
- pacchetto Gold/Bronze da [€]
- reporting: audience TV/streaming, engagement social, redemption promozioni
Siamo disponibili per una presentazione in sede.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Sponsorship Manager – [Club]
[Contatti]
Sponsorizzazione culturale/mostra con naming di sala
Oggetto: Diventi Cultural Partner di [Mostra/Festival] – naming e benefit
Gentile [Titolo e Cognome],
[Mostra/Festival] si terrà a [sede] dal [data] al [data], con curatela di [nome]. È possibile associare il brand alla Sala [nome] e a percorsi educativi per le scuole.
Benefit
- naming “Sala [Azienda]” su totem, catalogo, mappe
- serata privata per [n.] ospiti con visita guidata
- contenuti editoriali co-brand (catalogo e podcast)
- biglietti omaggio e ridotti per clienti e dipendenti
Investimento
- Title Partner: [€]
- Sala Partner: [€]
- Education Partner: [€]
Report finale con numero visitatori, press coverage e sentiment. Allego dossier curatoriale.
Grazie per l’attenzione,
[Nome e Cognome]
Relazioni Istituzionali – [Fondazione/Ente]
Sponsorizzazione digitale: serie video/podcast
Oggetto: Sponsorizzazione contenuti digitali – [Serie/Podcast] stagione [n.]
Ciao [Nome],
stiamo producendo [n.] episodi su [tema] con distribuzione su [YouTube/Spotify/IG/TikTok] e media partner [nome].
Inventory e diritti
- pre-roll/mid-roll menzionato, logo in sigla e end card
- integrazione prodotto in 2 episodi e un episodio branded bonus
- newsletter dedicata a [n.] iscritti e social pack con [n.] post
Misurazione
- UTM dedicati, codici sconto, dashboard analytics condivisa
- KPI: view-through rate, CTR, conversioni
Fee
- main sponsor: [€]
- episode sponsor: [€]/episodio
Se utile, condividiamo benchmark delle ultime stagioni.
A presto,
[Nome]
Content Partnerships – [Organizzazione]
Sponsorizzazione educativa: borse e talent pipeline
Oggetto: Sponsorizzare il Fondo Borse [nome] – employer branding e impatto
Gentile [Cognome],
proponiamo a [Azienda] di sostenere [n.] borse di studio da [€] per studenti meritevoli in [area], con attività di mentorship e recruiting dedicato.
Contropartite
- borsa intitolata, logo su materiali e cerimonia di assegnazione
- career talk in campus, accesso a short-list talent
- report annuale con risultati accademici e storie degli studenti
Budget
- borsa singola: [€]
- cofinanziamento 50%: [€]
- naming del fondo: [€]
Scadenze: impegni entro [data] per erogazione [anno accademico]. Allego regolamento.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
University Relations – [Ente]
Sponsorizzazione per fiera/tech conference con lead garantiti
Oggetto: Pacchetto sponsor con lead garantiti a [Nome Conference] – [data]
Gentile [Nome],
[Conference] riunisce [n.] decision maker di [settore]. Offriamo un pacchetto sponsor focalizzato su generazione contatti qualificati.
Incluso
- stand 6×3 m con lead scanner e demo slot
- workshop tecnico di [min] in agenda ufficiale
- promozione su sito, app evento e push notification
- 50 lead qualificati garantiti (criteri: ruolo, azienda, interesse)
Investimento
- Platinum [€], Gold [€], Silver [€]
- add-on recruiting corner e job board
Report con KPI di traffico stand, lead, tasso di follow-up.
Resto a disposizione,
[Nome e Cognome]
Expo & Partnerships – [Organizzazione]
Sponsorizzazione in-kind/prodotto
Oggetto: Proposta di partnership in-kind per [Evento/Progetto] – valorizzazione reciproca
Gentile [Titolo e Cognome],
per [Evento/Progetto] cerchiamo un partner tecnico per la fornitura di [prodotti/servizi: quantità e specifiche]. Prevediamo un controvalore in visibilità e diritti promozionali.
Scambio proposto
- fornitura: [dettaglio quantitativi e timing]
- controvalore: logo su materiali, stand/corner, coupon sampling, [n.] contenuti social
- esclusiva di categoria e product placement dedicato
Valorizzazione economica: fornitura stimata [€] = benefit di visibilità [€].
Allegati: piano di attivazione e calendario. Possiamo valutarlo insieme?
Grazie,
[Nome e Cognome]
Sponsorship Office – [Organizzazione]
Sponsorizzazione cause related / matching campaign
Oggetto: Insieme per [causa] – campagna co-brand con matching donation
Gentile [Nome],
proponiamo una sponsorship che unisce marketing e impatto sociale: per ogni acquisto/azione degli utenti durante [periodo], [Azienda] raddoppia la donazione fino a [€] a favore di [causa/ente].
Struttura
- creatività co-brand, landing con contatore in tempo reale
- attivazioni in store/on-line e storytelling dei beneficiari
- KPI: transazioni attivate, fondi raccolti, reach, earned media
Contropartite
- titolo “Main Partner della campagna [nome]”
- kit PR e presenza in conferenza stampa
- report audit-ready e licenza uso del marchio progetto
Window: adesioni entro [data], live dal [data] al [data]. Allego deck della campagna.
Resto a disposizione per un confronto.
[Nome e Cognome]
Cause Marketing – [Organizzazione]