La mail di richiesta di convenzione camere con aziende è una comunicazione formale inviata, di solito da un hotel o struttura ricettiva, a un’azienda, al fine di proporre una partnership o un accordo vantaggioso per entrambe le parti.
In questa email, il mittente descrive brevemente i servizi offerti dalla sua struttura, sottolineando i benefici che l’azienda destinataria potrebbe trarre da una tale collaborazione. Questi vantaggi possono includere tariffe preferenziali per il pernottamento dei dipendenti in viaggio d’affari, condizioni di prenotazione flessibili, servizi aggiuntivi esclusivi (come sale riunioni o trasporti) e qualsiasi altra agevolazione che possa semplificare le trasferte lavorative o incentivare il benessere dei dipendenti dell’azienda in viaggio.
L’obiettivo è creare una relazione di lavoro reciprocamente vantaggiosa, in cui l’azienda beneficia di condizioni convenienti e personalizzate per il soggiorno dei propri dipendenti, e in cambio, la struttura ricettiva assicura un flusso costante di clienti e un incremento della propria visibilità nel segmento business. La formulazione della mail è cruciale: essa deve essere professionale ma accattivante, illustrando chiaramente i termini dell’accordo proposto e invitando il destinatario a considerare l’opportunità di instaurare una collaborazione a lungo termine.
Come scrivere una mail richiesta di convenzione camere con aziende
Una mail di richiesta di convenzione camere con aziende deve essere strutturata con attenzione e precisione, al fine di comunicare chiaramente e in modo professionale l’intento di stabilire una collaborazione vantaggiosa per entrambe le parti. La chiarezza e la completezza delle informazioni fornite sono essenziali per facilitare la comprensione delle specifiche richieste dall’azienda e accelerare il processo decisionale.
Inizialmente, la mail dovrebbe aprire con un saluto formale, adeguato alla lingua e alla cultura dell’interlocutore, seguito dalla presentazione del mittente e dell’entità che rappresenta. È importante specificare la posizione ricoperta o il ruolo all’interno dell’organizzazione che permetta al destinatario di identificare immediatamente la legittimità e la rilevanza del mittente.
Successivamente, la mail dovrebbe procedere all’introduzione dell’oggetto della richiesta, esponendo chiaramente l’intenzione di instaurare una convenzione per l’allocazione delle camere. È fondamentale esprimere brevemente il motivo per cui si sceglie specificamente quella struttura ricettiva, valutando aspetti come la qualità dei servizi offerti, la posizione strategica o qualsiasi altro fattore che abbia stimolato l’interesse verso tale ente.
In questo contesto, è cruciale descrivere dettagliatamente la natura dell’azienda rappresentata, il settore di appartenenza, la missione aziendale e qualsiasi informazione che possa fornire un quadro chiaro dell’entità che si propone come partner. Delineare la tipologia del personale o dei clienti che usufruiranno del servizio e le esigenze specifiche aiuterà l’interlocutore a comprendere meglio le aspettative e le necessità aziendali.
Un aspetto chiave della richiesta è la definizione precisa delle condizioni desiderate per la convenzione. Anche se non si sta ancora negoziando un accordo definitivo, indicare una bozza delle preferenze riguardanti i termini di servizio, come tariffe preferenziali, numero di camere necessarie, periodicità della richiesta, servizi aggiuntivi richiesti (es. sale riunioni, catering), e eventuali politiche di cancellazione flessibili, contribuirà a gettare le basi per una negoziazione proficua.
Non meno importante è delineare le aspettative in termini di durata della convenzione, valutando se la collaborazione è pensata su base temporanea, per specifici eventi o progetti, oppure si ambisce a un accordo a lungo termine.
Concludere la mail ribadendo l’interesse in una collaborazione mutuamente vantaggiosa e manifestando la disponibilità a discutere ulteriormente dei dettagli o a organizzare un incontro per approfondire le modalità di partnership. È cruciale, infine, fornire tutte le informazioni di contatto necessarie, come numero di telefono, indirizzo e-mail e, se pertinente, gli orari più comodi per essere contattati.
La cortesia e la professionalità devono permeare l’intera comunicazione, dalla salutazione iniziale alla chiusura, che dovrebbe essere accompagnata da un ringraziamento per il tempo dedicato alla lettura della mail e per l’eventuale considerazione della proposta.
Ricordare che ogni dettaglio conta nel distinguere la propria richiesta in un mare di comunicazioni e nell’establishment di relazioni commerciali di successo.
Esempi di mail richiesta di convenzione camere con aziende
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta di convenzione camere con aziende.
Primo esempio di mail richiesta di convenzione camere con aziende
Oggetto: Proposta di Convenzione per Alloggi Aziendali
Gentilissimo/a [NOME DEL DESTINATARIO],
Mi permetto di contattarVi in qualità di [Tuo Titolo/Ruolo] presso [Nome della Tua Struttura alberghiera o del Tuo Business], struttura situata in [Indirizzo Completo/Posizione Strategica] e riconosciuta per l’eccellenza nel servizio e l’ospitalità di qualità superiore.
Siamo consapevoli dell’importanza che riveste per la Vostra azienda garantire alloggi confortevoli e funzionali per i Vostri dipendenti in viaggio d’affari, clienti in visita, o per qualunque altra necessità di alloggio temporaneo legata alla Vostra attività. È per questo motivo che desideriamo proporVi una convenzione esclusiva che soddisfi tali esigenze assicurando allo stesso tempo un ottimale rapporto qualità-prezzo.
La nostra proposta comprende:
– Tariffe agevolate riservate ai dipendenti e collaboratori della Vostra azienda, con sconti che variano dal [Inserire percentuale]% al [Inserire percentuale]% in base alla stagionalità e alla durata del soggiorno;
– Servizi personalizzati, che possono includere trasferimenti da/per aeroporti e stazioni, prenotazioni last-minute, upgrade di camera gratuito in base alla disponibilità, e molto altro;
– Flessibilità nelle cancellazioni e nelle modifiche delle prenotazioni, per venire incontro alle dinamiche aziendali che richiedono spesso adeguamenti last minute;
– Un punto di contatto dedicato presso la nostra struttura, disponibile a rispondere a qualsiasi esigenza o richiesta da parte della Vostra azienda.
Saremmo lieti di discutere ulteriormente i dettagli di questa proposta e di organizzare un incontro, virtuale o presso la nostra struttura, per farvi conoscere personalmente i nostri spazi e i servizi offerti.
Convinci che una partnership tra le nostre realtà possa portare notevoli benefici ad entrambe le parti, rimaniamo a completa disposizione per qualsiasi informazione aggiuntiva o per concordare un appuntamento.
Vi ringraziamo per l’attenzione e speriamo di poter iniziare una collaborazione proficua e duratura.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Titolo/Ruolo]
[Nome della Tua Struttura alberghiera o del Tuo Business]
[Email di Contatto]
[Numero di Telefono]
Secondo esempio di mail richiesta di convenzione camere con aziende
Oggetto: Richiesta di Convenzione Camere per [Nome della Vostra Azienda]
Gentile [Nome del destinatario o Nome dell’Hotel],
Mi permetto di scrivervi a nome di [Nome della Vostra Azienda], una realtà operante nel settore [specificare il settore di appartenenza] con sede a [Inserire la localizzazione della vostra azienda].
Nell’ambito delle nostre attività, ci troviamo frequentemente nella necessità di garantire ai nostri collaboratori, clienti e partner delle soluzioni di alloggio confortevoli ed efficienti durante le loro trasferte in [specificare la città o l’area geografica di interesse]. Per questa ragione, siamo alla ricerca di una struttura alberghiera partner che possa soddisfare le nostre esigenze in termini di qualità, posizione e flessibilità.
In particolare, siamo interessati a stabilire una convenzione che preveda tariffe agevolate e condizioni preferenziali per il pernottamento nelle vostre camere, includendo, se possibile, servizi aggiuntivi come la colazione, l’accesso ad internet ad alta velocità, e l’uso delle vostre strutture convegnistiche o per meeting, qualora necessario.
Siamo convinti che una collaborazione tra le nostre realtà potrebbe portare significativi benefici ad entrambe le parti, garantendo a [Nome dell’Hotel] un flusso costante di clienti durante tutto l’anno e offrendo a [Nome della Vostra Azienda] una soluzione ottimale per le esigenze di alloggio dei suoi rappresentanti.
Per discutere ulteriormente di questa potenziale collaborazione e dei dettagli della convenzione, saremmo lieti di organizzare un incontro o una call, a seconda delle vostre preferenze, nei prossimi giorni.
La prego di farci sapere la vostra disponibilità per un appuntamento o se necessitate di ulteriori informazioni riguardo la nostra azienda e le nostre specifiche esigenze.
In attesa di una vostra cortese risposta, vi porgo i miei più cordiali saluti.
[La Vostra Firma]
[Nome Cognome]
[Posizione all’interno dell’azienda]
[Contatti Diretti – Telefono/Email]
[Nome della Vostra Azienda]
[Indirizzo della Vostra Azienda]
[Logo dell’Azienda – se applicabile]
Terzo esempio di mail richiesta di convenzione camere con aziende
Oggetto: Proposta di Convenzione per l’Ospitalità d’Azienda
Gentile [Nome del Destinatario],
in qualità di [Tua Posizione] presso [Nome della Tua Azienda o Hotel], sono lieto/a di rivolgermi a Lei per proporre una collaborazione tra la nostra struttura e la Vostra stimata azienda.
Riconoscendo l’importanza di disporre di un partner affidabile per l’ospitalità dei collaboratori, clienti e ospiti in viaggio d’affari, ci piacerebbe inserire la Vostra azienda tra i nostri partner privilegiati, offrendovi condizioni vantaggiose e servizi su misura che rispondano perfettamente alle Vostre esigenze.
La nostra struttura, strategicamente situata in [indica la località], dispone di [inserisci il numero] camere dotate di ogni comfort, sale meeting modulari tecnologicamente attrezzate, WiFi ad alta velocità gratuito e una serie di servizi esclusivi dedicati alla clientela business, inclusi trasporti da e per gli aeroporti/stazioni, early check-in e late check-out, e molto altro.
Nell’ottica di instaurare una collaborazione proficua e duratura, siamo disposti a offrire:
1. Tariffe aziendali preferenziali, pensate su misura per la Vostra realtà, con sconti significativi sulle nostre migliori tariffe pubbliche.
2. Flessibilità nelle cancellazioni e nelle modifiche delle prenotazioni, comprendendo le esigenze dinamiche del mondo aziendale.
3. Una persona di riferimento dedicata all’interno del nostro team, pronta a supportarvi per ogni necessità, dalla prenotazione all’ospitalità in loco.
4. Pacchetti personalizzati per eventi, riunioni e conferenze, con soluzioni catering e coffee break adattabili alle vostre specifiche richieste.
Riteniamo che questa convenzione rappresenti un valore aggiunto significativo per entrambe le parti, garantendo a Voi soluzioni di alloggio vantaggiose e di qualità, e a noi l’opportunità di accogliere ospiti provenienti da una realtà prestigiosa quale la Vostra.
Restiamo a disposizione per approfondire in dettaglio la proposta e per organizzare un incontro, anche virtuale, nel quale poter discutere di persona le Vostre esigenze e come possiamo soddisfarle al meglio.
Confidando in un Vostro interessamento, colgo l’occasione per inviarVi i miei più cordiali saluti.
In attesa di un Vostro gentile riscontro, Vi porgo i migliori auguri di buon lavoro.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tuo Contatto Telefonico]
[Indirizzo Email]
[Nome della Tua Azienda o Hotel]
[Indirizzo della Tua Azienda o Hotel]
Quarto esempio di mail richiesta di convenzione camere con aziende
Oggetto: Proposta di Convenzione per Alloggi Aziendali
Gentile [Nome del destinatario],
Mi permetto di contattarVi in qualità di [Tua Posizione] presso [Nome del tuo Hotel/Struttura Ricettiva], un’istituzione che si distingue nel settore dell’ospitalità per l’eccellenza dei suoi servizi e la qualità superiore delle sue strutture. La nostra ubicazione privilegiata, unita a un insuperabile standard di servizio, rende il [Nome del Hotel/Struttura Ricettiva] l’opzione ideale per soddisfare le esigenze alloggiative del vostro personale e degli ospiti aziendali.
In considerazione del valore che attribuiamo alle collaborazioni durature e reciprocamente vantaggiose, saremmo onorati di proporre una convenzione aziendale tra la nostra struttura e la Vostra stimata azienda, [Nome dell’Azienda]. Crediamo fermamente che una tale partnership possa offrire soluzioni alloggiative vantaggiose per la Vostra azienda, garantendo tariffe preferenziali e servizi su misura per i Vostri dipendenti e ospiti.
Il nostro obiettivo è quello di fornire un’esperienza alloggiativa impeccabile che possa contribuire al benessere e alla soddisfazione dei Vostri collaboratori durante i loro soggiorni, assicurandoci che si sentano pienamente supportati e valorizzati. Per raggiungere questo fine, siamo disposti a offrire le seguenti condizioni preferenziali:
1. Tariffe agevolate su pernottamenti, personalizzabili in base alle esigenze e alla frequenza delle prenotazioni.
2. Flessibilità nelle cancellazioni e nelle modifiche alle prenotazioni, per accomodare le dinamiche aziendali in continua evoluzione.
3. Servizi esclusivi dedicati ai collaboratori della Vostra azienda, quali check-in prioritario, upgrade di camera quando disponibile e accesso gratuito al Wi-Fi e ad altre strutture dell’hotel.
4. Sale riunioni e spazi per eventi a tariffe competitive, ideali per ospitare incontri di lavoro, conferenze o eventi aziendali.
Siamo altresì aperti a discutere eventuali ulteriori esigenze o preferenze che la Vostra azienda potrebbe avere, con l’obiettivo di personalizzare ulteriormente la nostra offerta in modo che rispecchi al meglio le Vostre necessità specifiche.
Valuteremmo con grande interesse l’opportunità di incontrarVi personalmente o tramite una call di presentazione per discutere più dettagliatamente della nostra proposta e come possiamo adattarla per massimizzare i benefici per la Vostra azienda. Vi preghiamo di farci sapere la Vostra disponibilità per un incontro, confermando la possibilità di organizzare una sessione informativa a Vostro agio.
Vi ringraziamo sinceramente per aver preso in considerazione questa opportunità di collaborazione e attendiamo fiduciosi un Vostro cortese riscontro. Per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento, non esitate a contattarci direttamente.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Nome Hotel/Struttura Ricettiva]
[Contatti]
Quinto esempio di mail richiesta di convenzione camere con aziende
Oggetto: Proposta di Collaborazione e Convenzione tra [Nome Hotel] e [Nome Azienda]
Gentile [Nome del destinatario],
Mi permetto di contattarVi in qualità di [Tua Posizione] presso [Nome del Tuo Hotel], un’istituzione che si distingue per [Breve descrizione punti di forza dell’hotel, es. qualità del servizio, posizione strategica, ecc.]. La nostra missione è offrire esperienze indimenticabili ai nostri ospiti, garantendo un soggiorno confortevole e servizi di alta qualità.
In osservanza di tale missione, siamo costantemente alla ricerca di nuove opportunità per estendere la nostra offerta e creare sinergie valore aggiunto. È in questo contesto che desideriamo proporre una convenzione tra il nostro hotel e [Nome Azienda], al fine di stabilire una partnership reciprocamente vantaggiosa.
La nostra proposta prevede condizioni vantaggiose per le sistemazioni dei Vostri dipendenti, clienti o partner in viaggio d’affari nella nostra città, includendo tariffe preferenziali, servizi personalizzati (es. check-in/check-out flessibili, connessione Wi-Fi gratuita, accesso alla sala riunioni) e altro ancora, dettagli dei quali saremmo lieti di discutere in un incontro.
Siamo convinti che questa collaborazione possa arricchire l’offerta che [Nome Azienda] propone ai propri collaboratori e clienti, fornendo loro una soluzione alloggiativa di primo livello che rifletta il prestigio e l’importanza che la Vostra azienda merita.
Ci farebbe piacere poter discutere ulteriormente di questa opportunità con Voi. Siamo a disposizione per organizzare un incontro o una videochiamata dove possiamo presentare in dettaglio la nostra proposta e rispondere a ogni Vostra possibile domanda.
La ringrazio per l’attenzione e rimango in attesa di un Vostro cortese riscontro, augurandomi possa essere l’inizio di una proficua collaborazione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Nome Hotel]
[Contatti: Telefono, E-mail]