Una mail richiesta preventivo è una comunicazione scritta inviata tipicamente da un potenziale cliente a un fornitore con l’obiettivo di ottenere un’offerta dettagliata sui beni o i servizi di interesse prima di procedere all’acquisto o al noleggio. Questo tipo di missiva è fondamentale tanto nel mondo degli affari quanto in ambiti privati quando si ha necessità di valutare con precisione i costi, le tempistiche e le specifiche di ciò che si intende acquistare o commissionare. La sua stesura richiede chiarezza e precisione, poiché l’obiettivo è fornire al destinatario tutte le informazioni necessarie per elaborare una proposta quanto più vicina possibile alle esigenze del richiedente, favorendo così una comunicazione efficace e una decisione informata.
Come scrivere una mail richiesta preventivo
Quando si scrive una mail per richiedere un preventivo, è importante redigirla con precisione e chiarezza per assicurarsi che sia comprensibile a chi la riceve e per aumentare le possibilità di ricevere una risposta adeguata alle proprie esigenze. La considerazione principale è comunicare in modo efficace tutti i dettagli necessari affinché il fornitore o servizio possa fornire una stima il più possibile accurata.
Innanzitutto, l’introduzione della mail dovrebbe stabilire immediatamente il tono della conversazione. È opportuno iniziare con un saluto formale, seguito da un’introduzione di sé o della propria azienda e dell’obiettivo della comunicazione. Questo aiuta a instaurare un rapporto immediato con il destinatario e rende chiaro il contesto della richiesta.
Successivamente, è essenziale descrivere nel dettaglio cosa si sta cercando. Questo include la specificazione del prodotto o servizio di interesse, le quantità desiderate se rilevante, e ogni particolarità o caratteristica specifica che si ritiene possa influenzare il preventivo. È anche utile fornire informazioni sul contesto di utilizzo del prodotto o servizio, in modo che chi risponde possa comprendere meglio le esigenze e possa, eventualmente, offrire soluzioni alternative o consigliate.
Altrettanto fondamentale è la chiarezza riguardo le tempistiche. Se esiste una deadline entro cui è necessario ricevere il prodotto o servizio, o se ci sono altre scadenze rilevanti (come date di eventi per i quali si necessita il prodotto), va indicato chiaramente. Questo permette al fornitore di valutare se è in grado di soddisfare le esigenze temporali e, in caso contrario, di comunicarlo tempestivamente.
Non bisogna dimenticare di menzionare eventuali aspettative specifiche riguardo al preventivo stesso, come la richiesta di suddivisione dei costi per capire meglio come si compone l’offerta o la necessità che siano inclusi eventuali costi aggiuntivi, per esempio di spedizione o installazione, per avere un’idea chiara del costo totale.
Concludere la mail con una nota di disponibilità per fornire ulteriori dettagli o per un incontro, se necessario, mostra apertura al dialogo e facilità di comunicazione, elementi sempre apprezzati in ambito professionale.
Infine, un saluto formale seguito dal proprio nome, posizione (se rilevante) e dati di contatto faciliterà ulteriori comunicazioni.
Una mail redatta con cura, che includa tutte queste informazioni, trasmette professionalità e serietà, incrementando la probabilità di ricevere una risposta dettagliata e tempestiva.
Esempi di mail richiesta preventivo
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta preventivo.
Richiesta preventivo standard per fornitura
Oggetto: Richiesta preventivo per {prodotto/servizio}
Gentile {Nome/Cognome},
siamo interessati a ricevere un preventivo per {prodotto/servizio}. Per favore includa:
- descrizione dettagliata di quanto offerto
- tempi di consegna e disponibilità
- prezzo unitario e totale, IVA e spese incluse
- condizioni di pagamento e validità dell’offerta
Se utile, possiamo organizzare una breve call di allineamento.
Grazie per il riscontro,
{Nome e cognome} – {Ruolo}, {Azienda}
{Telefono} | {Email}
Richiesta preventivo con specifiche tecniche allegate
Oggetto: Offerta economica per {progetto} – specifiche allegate
Buongiorno {Nome},
in allegato trova il capitolato tecnico per {progetto}. La preghiamo di predisporre un preventivo coerente con i requisiti, specificando:
- scomposizione costi (materiali, manodopera, servizi)
- eventuali varianti migliorative e relativi impatti economici
- tempi di esecuzione e piano attività
- garanzie e condizioni post-vendita
Rimaniamo disponibili per chiarimenti.
Cordiali saluti,
{Firma}
Richiesta preventivo urgente con scadenza
Oggetto: Richiesta preventivo urgente per {servizio} – risposta entro {data/ora}
Gentile {Titolo} {Cognome},
per esigenze interne abbiamo necessità di ricevere un’offerta per {servizio} entro {data/ora}. Le chiediamo di indicare:
- canone/fee o prezzo complessivo
- tempi di avvio e durata
- eventuali costi opzionali
- condizioni di recesso e penali
Grazie in anticipo per la tempestività.
{Nome} – {Ruolo}, {Azienda}
Richiesta preventivo comparativo a più fornitori
Oggetto: Invito a presentare offerta per {categoria} – confronto fornitori
Ciao {Nome},
stiamo raccogliendo proposte per {categoria}. Per facilitare il confronto, ti chiediamo un preventivo con:
- dettaglio voci di costo e scontistica quantità
- SLA/tempi di risposta e assistenza inclusa
- condizioni di pagamento e validità dell’offerta
- referenze o casi d’uso simili
Ti ringraziamo per l’attenzione e restiamo a disposizione.
{Firma}
Richiesta preventivo per consulenza
Oggetto: Preventivo per consulenza su {tema} – obiettivi e deliverable
Buongiorno {Nome},
cerchiamo supporto consulenziale su {tema}. Obiettivi: {obiettivo1}, {obiettivo2}. Le chiediamo un’offerta che includa:
- metodologia proposta e deliverable attesi
- profili coinvolti e seniority
- numero di giornate/uomo stimate
- fee, spese rimborsabili e termini di fatturazione
Possiamo fissare un incontro per approfondire.
Cordiali saluti,
{Firma}
Richiesta preventivo per manutenzione e assistenza
Oggetto: Offerta per contratto di manutenzione {impianto/sistema}
Gentile {Nome},
desideriamo un preventivo per la manutenzione di {impianto/sistema}. La proposta dovrebbe indicare:
- perimetro attività (ordinaria/straordinaria)
- frequenza interventi e SLA di presa in carico
- reperibilità, ricambi inclusi e tempi medi di ripristino
- canone, franchigie e esclusioni
Attediamo il suo riscontro.
{Firma}
Richiesta preventivo per evento aziendale
Oggetto: Preventivo per organizzazione evento del {data} a {città}
Ciao {Nome},
stiamo pianificando un evento per {numero} partecipanti il {data} a {città}. Ci serve un’offerta che copra:
- location, catering, allestimenti, AV
- personale di supporto e coordinamento
- eventuali permessi e assicurazioni
- piano tempi e costi complessivi
Grazie per la proposta.
{Firma} – {Azienda}
Richiesta preventivo per sviluppo software/SaaS
Oggetto: Richiesta offerta per {sviluppo/integrazione} – requisiti principali
Buongiorno {Nome},
abbiamo bisogno di {sviluppo funzionalità/integrazione con {sistema}}. Per favore invii un preventivo che specifichi:
- ambito funzionale, milestone e roadmap stimata
- architettura proposta e integrazioni previste (API)
- licenze, costi di hosting e manutenzione
- sicurezza, compliance e supporto post go-live
Allego una breve lista requisiti. Restiamo disponibili.
Cordiali saluti,
{Firma}
Richiesta preventivo per produzione/stampa
Oggetto: Offerta per stampa {prodotto} – tiratura {qta}
Salve {Nome},
richiediamo un preventivo per la stampa di {prodotto} con le seguenti specifiche: formato {formato}, carta {grammatura/finitura}, colori {quadricromia/Pantone}, tiratura {qta}, confezione {tipo}. Indichi per favore:
- costo unitario e totale
- tempi di produzione e consegna a {indirizzo}
- prove colore/campioni e costi di spedizione
- condizioni di pagamento e validità
Grazie per il riscontro.
{Firma}
Richiesta preventivo quadro annuale
Oggetto: Richiesta offerta quadro annuale per {categoria} – volumi stimati
Gentile {Nome},
stiamo definendo un accordo annuale per {categoria}, con volumi stimati di {volumi}. La preghiamo di inviare un’offerta che includa:
- listino, sconti per fasce di consumo e revisione prezzi
- KPI di servizio, penali e modalità di monitoraggio
- tempi di consegna e gestione urgenze
- condizioni contrattuali e durata
In attesa della sua proposta, porgiamo cordiali saluti.
{Firma}