La mail di invio fattura è un messaggio elettronico utilizzato prevalentemente nel contesto aziendale per comunicare al destinatario l’emissione di una fattura relativa a beni o servizi forniti. Questa email svolge una funzione cruciale nel processo di fatturazione, fungendo da veicolo immediato e diretto per la consegna del documento contabile al cliente o al partner commerciale. Al fine di mantenere un tono professionale e assicurare chiarezza, la mail di invio fattura include spesso un breve testo che accompagna il documento, indicando il motivo dell’invio, i dettagli principali della transazione (come numero di fattura, importo totale, e data di scadenza per il pagamento), e le istruzioni per procedere al pagamento o per eventuali chiarimenti. In questo modo, la mail facilita non solo la trasmissione della fattura, ma contribuisce anche a mantenere solide le relazioni commerciali, assicurando trasparenza e efficienza nella gestione finanziaria tra le parti coinvolte.
Come scrivere una mail invio fattura
Scrivere una mail per l’invio di una fattura richiede attenzione e cura nei dettagli, poiché si tratta di una comunicazione importante tra un fornitore di servizi o venditore e il suo cliente. La mail deve essere chiara, concisa e contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al destinatario di comprendere immediatamente lo scopo della comunicazione, gestire la fattura ricevuta e procedere eventualmente al pagamento entro i termini stabiliti.
All’inizio della mail, è importante fare un cordiale saluto, utilizzando un tono professionale ma cortese. Questo aiuta a stabilire una comunicazione positiva con il destinatario. Subito dopo, introduci lo scopo della mail in modo diretto, per esempio, informando il destinatario che in allegato si trova la fattura relativa ai servizi forniti o ai prodotti venduti in una determinata data o periodo.
Successivamente, è cruciale fornire dettagli specifici riguardanti la fattura stessa. Questo include il numero della fattura, la data di emissione, l’importo totale da pagare e, se applicabile, la scadenza per il pagamento. Anche se questi dettagli saranno presenti sulla fattura allegata, riassumerli nel corpo della mail può migliorare la chiarezza e facilitare la gestione della fattura da parte del destinatario.
È altrettanto importante fornire istruzioni chiare su come il pagamento deve essere effettuato. Questo può includere, se necessario, le diverse modalità di pagamento accettate, come bonifico bancario o postale, pagamento online tramite piattaforme specifiche, assegni, ecc., e i dettagli pertinenti per ciascun metodo, come IBAN, indirizzo fisico per l’invio di assegni, links a portali di pagamento, eccetera.
Non dimenticare poi di offrire assistenza per eventuali domande o dubbi riguardanti la fattura o il pagamento. Fornire un contatto diretto, che sia un numero di telefono, un indirizzo email o entrambi, dimostra disponibilità e professionalità, incentivando il destinatario a comunicare con te in caso di necessità.
Infine, chiudi la mail con un ringraziamento per la tempestiva attenzione alla fattura e, se appropriato, esprimi la tua disponibilità a continuare la collaborazione. Concludi con un saluto formale e la tua firma, che dovrebbe includere il tuo nome, la tua posizione o ruolo all’interno dell’azienda, i tuoi recapiti e, se pertinente, il logo della tua azienda.
Ricorda di allegare effettivamente la fattura alla mail prima di inviarla. Come misura aggiuntiva di professionalità, potresti considerare l’utilizzo di un formato di file universale come PDF per la fattura, assicurando che il destinatario possa aprirla e leggerla senza difficoltà.
Esempi di mail invio fattura
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail invio fattura.
Invio fattura standard con riepilogo e coordinate di pagamento
Oggetto: Invio fattura n. {{NUM_FATTURA}} del {{DATA_FATTURA}} – Scadenza {{DATA_SCADENZA}}
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
in allegato trova la fattura n. {{NUM_FATTURA}} relativa a {{DESCRIZIONE_BENI_SERVIZI}}.
Riepilogo:
- Importo imponibile: € {{IMPONIBILE}}
- IVA {{ALIQUOTA_%}}%: € {{IVA}}
- Totale: € {{TOTALE}}
- Scadenza pagamento: {{DATA_SCADENZA}}
- Riferimenti: {{PO/COMMESSA}}, {{RIF_CONTRATTO}}
Modalità di pagamento:
- Bonifico bancario intestato a {{INTESTATARIO}}
- IBAN: {{IBAN}} | BIC/SWIFT: {{SWIFT}} | Banca: {{BANCA}}
- Causale: “Fattura {{NUM_FATTURA}} – {{AZIENDA_FORNITORE}}”
Per qualsiasi necessità amministrativa può scrivere a {{EMAIL_AMMINISTRAZIONE}} o chiamare {{TELEFONO}}.
La ringrazio e resto a disposizione.
Cordiali saluti,
{{NOME COGNOME}} – {{RUOLO}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Invio fattura collegata a ordine d’acquisto/commessa
Oggetto: Fattura n. {{NUM_FATTURA}} – PO {{NUM_PO}} / Commessa {{COD_COMMESSA}}
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
trasmettiamo la fattura n. {{NUM_FATTURA}} emessa in riferimento all’ordine d’acquisto {{NUM_PO}} per la commessa {{COD_COMMESSA}}.
Dettagli:
- Periodo di competenza: {{PERIODO}}
- Totale documento: € {{TOTALE}} ({{ALIQUOTA_%}}% IVA)
- Scadenza: {{DATA_SCADENZA}}
- Allegati: dettaglio attività/rapportini, DDT n. {{DDT}}, dichiarazione conformità (se applicabile)
Pagamento tramite bonifico a:
IBAN {{IBAN}} – Intestazione {{INTESTATARIO}} – Causale “PO {{NUM_PO}} / Fatt. {{NUM_FATTURA}}”.
La preghiamo di confermare corretta contabilizzazione e ricezione.
Grazie per la collaborazione.
Cordiali saluti,
{{NOME COGNOME}}
Ufficio Amministrazione – {{AZIENDA}}
{{EMAIL_AMMINISTRAZIONE}} | {{TELEFONO}}
Invio fattura elettronica via SDI con copia di cortesia
Oggetto: Trasmissione fattura elettronica {{NUM_FATTURA}} – SDI {{ID_SDI}} – copia di cortesia
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
comunichiamo che la fattura elettronica n. {{NUM_FATTURA}} del {{DATA_FATTURA}} è stata inviata tramite Sistema di Interscambio (SDI) con identificativo {{ID_SDI}} in data {{DATA_INVIO_SDI}}. In allegato trova copia di cortesia in PDF.
Riepilogo pagamenti:
- Totale documento: € {{TOTALE}}
- Scadenza: {{DATA_SCADENZA}}
- Condizioni: {{TERMINE_PAGAMENTO}} gg D.F.F.M. / fine mese (se applicabile)
Coordinate bancarie: IBAN {{IBAN}} – BIC {{SWIFT}} – Intestazione {{INTESTATARIO}}.
Per eventuali esiti SDI (consegnata/scartata) riceverete apposita notifica. Siamo disponibili per ogni integrazione.
Cordialmente,
{{NOME COGNOME}} – Amministrazione
{{AZIENDA}} | {{EMAIL_AMMINISTRAZIONE}} | {{TELEFONO}}
Invio fattura di acconto su progetto
Oggetto: Fattura di acconto n. {{NUM_FATTURA}} – Progetto {{NOME_PROGETTO}}
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
come da accordi, alleghiamo la fattura di acconto pari a € {{IMPORTO_ACCONTO}} ({{PERC_%}}% del totale), relativa al progetto {{NOME_PROGETTO}}.
Dettagli:
- Totale commessa: € {{TOTALE_COMMESSA}}
- Acconto già fatturato: € {{ACCONTI_PRECEDENTI}}
- Residuo da fatturare: € {{RESIDUO}}
- Scadenza acconto: {{DATA_SCADENZA}}
Pagamento a mezzo bonifico su IBAN {{IBAN}} con causale “Acconto – {{NOME_PROGETTO}} – Fatt. {{NUM_FATTURA}}”.
Resto a disposizione per l’aggiornamento del piano fatturazione.
Grazie,
{{NOME COGNOME}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Invio fattura SAL (stato avanzamento lavori)
Oggetto: Invio fattura SAL n. {{NUM_FATTURA}} – SAL {{NUM_SAL}}/{{ANNO}} – {{COMMESSA}}
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
si trasmette la fattura relativa al SAL {{NUM_SAL}}/{{ANNO}} per la commessa {{COMMESSA}}, calcolata su avanzamento pari al {{PROGRESSO_%}}% come da verbale SAL allegato.
Riepilogo economico:
- Lavori a misura/forfait: € {{IMPORTO_SAL}}
- Ritenuta di garanzia: {{RIT_GARANZIA_%}}% (€ {{IMPORTO_RIT}}), se prevista
- Totale imponibile: € {{IMPONIBILE}} | IVA: € {{IVA}} | Totale: € {{TOTALE}}
- Scadenza: {{DATA_SCADENZA}}
Coordinate pagamento in calce. Restiamo disponibili per eventuale verifica contabile.
Cordiali saluti,
{{NOME COGNOME}} – Amministrazione Cantieri
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
IBAN {{IBAN}} – BIC {{SWIFT}}
Conversione proforma in fattura
Oggetto: Emissione fattura n. {{NUM_FATTURA}} a seguito di proforma {{NUM_PROFORMA}}
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
a seguito dell’approvazione e del pagamento della proforma n. {{NUM_PROFORMA}} del {{DATA_PROFORMA}}, alleghiamo la fattura quietanzata n. {{NUM_FATTURA}}.
Dettagli:
- Importo totale: € {{TOTALE}} (quietanzato)
- Metodo di pagamento: {{METODO_PAGAMENTO}} – transazione {{ID_TRANS}}
- Riferimenti ordine/contratto: {{RIF}}
- Allegati: ricevuta di pagamento
Per ogni altra necessità amministrativa rimaniamo a disposizione.
Grazie per la fiducia.
Cordialmente,
{{NOME COGNOME}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL_AMMINISTRAZIONE}} | {{TELEFONO}}
Invio fattura internazionale/intra-UE con indicazioni fiscali
Oggetto: Invoice {{INV_NUMBER}} – {{CURRENCY}} – Due {{DUE_DATE}} – {{COMPANY_NAME}}
Dear {{CONTACT_NAME}},
please find attached invoice {{INV_NUMBER}} dated {{INV_DATE}} for {{SERVICE_GOODS_DESC}}.
Summary:
- Net amount: {{CURRENCY}} {{NET_AMOUNT}}
- VAT: {{VAT_NOTE}} (reverse charge / non imponibile art. 7-ter DPR 633/72, if applicable)
- Total due: {{CURRENCY}} {{TOTAL}}
- Due date: {{DUE_DATE}}
Payment details:
- Bank transfer to {{ACCOUNT_NAME}}
- IBAN: {{IBAN}} | SWIFT/BIC: {{SWIFT}}
- Intermediary bank (if needed): {{INTERMEDIARY}}
- Payment reference: “Invoice {{INV_NUMBER}} – {{COMPANY_NAME}}”
- Bank charges: {{CHARGES_TERMS}} (e.g., OUR/SHA)
Should you need the invoice in a different format or your Purchase Order referenced, let us know.
Kind regards,
{{NAME}} – {{ROLE}}
{{COMPANY}} | {{EMAIL}} | {{PHONE}}
Invio nota di credito e riemissione fattura corretta
Oggetto: Nota di credito n. {{NUM_NC}} e nuova fattura n. {{NUM_FATTURA}} corretta
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
abbiamo emesso la nota di credito n. {{NUM_NC}} per stornare la fattura {{NUM_FATTURA_ORIG}} a causa di {{MOTIVO}}. In allegato trova anche la nuova fattura n. {{NUM_FATTURA}} con i dati corretti.
Riepilogo:
- Importo nota di credito: € {{IMPORTO_NC}}
- Nuova fattura totale: € {{TOTALE_NUOVA}} – Scadenza {{DATA_SCADENZA}}
- Riferimenti invariati: {{PO/CONTRATTO}}
La preghiamo di contabilizzare i documenti sostituendo la precedente fattura. Per chiarimenti amministrativi siamo a disposizione.
Cordiali saluti,
{{NOME COGNOME}}
{{AZIENDA}} | {{EMAIL_AMMINISTRAZIONE}} | {{TELEFONO}}
Invio fattura per canone/abbonamento con addebito SEPA
Oggetto: Fattura canone {{MESE/ANNO}} – Mandato SEPA {{ID_MANDATO}}
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
allego la fattura relativa al canone di {{SERVIZIO}} per il periodo {{PERIODO}}. L’importo di € {{TOTALE}} verrà addebitato tramite SEPA Direct Debit su IBAN {{IBAN_CLIENTE}} con pre-notifica a {{GIORNI_PRENOTIFICA}} giorni.
Riepilogo:
- Fattura n. {{NUM_FATTURA}} del {{DATA_FATTURA}}
- Scadenza/Addebito previsto: {{DATA_ADDEBITO}}
- Mandato SEPA: {{ID_MANDATO}} – Creditore {{ID_CREDITOR}}
- Portale clienti per download storico fatture: {{LINK_PORTALE}}
Per variazioni IBAN o metodo di pagamento, risponda a questa mail entro {{DATA_LIMITE}}.
Grazie.
Cordialmente,
{{NOME COGNOME}} – Billing
{{AZIENDA}} | {{EMAIL_BILLING}} | {{TELEFONO}}
Invio fattura con ritenuta d’acconto per prestazione professionale
Oggetto: Fattura professionista n. {{NUM_FATTURA}} – ritenuta d’acconto
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
in allegato la fattura n. {{NUM_FATTURA}} per la prestazione di {{DESCRIZIONE}}, emessa ai sensi dell’art. 25 DPR 600/73 con ritenuta d’acconto.
Riepilogo:
- Compenso: € {{COMPENSO}}
- Contributo previdenziale {{ENTE_%}}% (se applicabile): € {{CONTR_PREV}}
- Spese anticipate: € {{SPESE}}
- Imponibile: € {{IMPONIBILE}}
- Ritenuta d’acconto {{RIT_%}}%: € {{RITENUTA}}
- Netto a pagare: € {{NETTO}}
- Marca da bollo ai sensi del DM (se dovuta): € {{BOLLO}}
Pagamento entro {{DATA_SCADENZA}} su IBAN {{IBAN}} (causale: “Fatt. {{NUM_FATTURA}} – {{NOME_PROFESSIONISTA}}”).
Resto a disposizione per ulteriori informazioni.
Cordiali saluti,
{{NOME COGNOME}}
{{ALBO/ISCRIZIONE}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}
Invio fattura con link di pagamento digitale
Oggetto: Fattura n. {{NUM_FATTURA}} – Paga online in sicurezza
Gentile {{NOME_CONTATTO}},
allego la fattura n. {{NUM_FATTURA}} del {{DATA_FATTURA}} per {{DESCRIZIONE}}. Per semplificare il pagamento, può utilizzare il seguente link sicuro:
Link pagamento: {{PAYMENT_LINK}}
Metodi accettati: carta, bonifico istantaneo, SDD (ove disponibile).
Dettagli fattura:
- Totale: € {{TOTALE}} | Scadenza: {{DATA_SCADENZA}}
- Riferimento ordine: {{RIF_ORDINE}}
- Fattura elettronica inviata via SDI a {{COD_DEST}} (se applicabile)
La preghiamo di segnalarci eventuali discrepanze entro {{GIORNI_CONTESTAZIONE}} giorni.
Grazie per l’attenzione.
Cordiali saluti,
{{NOME COGNOME}} – Amministrazione
{{AZIENDA}} | {{EMAIL}} | {{TELEFONO}}