La quietanza di pagamento in contanti è la dichiarazione con cui il creditore attesta di avere ricevuto una somma in denaro contante a estinzione, totale o parziale, di un debito determinato. Ha natura di scrittura privata e svolge una funzione probatoria essenziale: documenta l’avvenuto incasso, collega il pagamento a un titolo preciso e delimita gli effetti liberatori alla quota pagata. Proprio perché il contante è per definizione poco tracciabile, la qualità della quietanza incide direttamente sulla sua efficacia. Deve identificare con chiarezza le parti e il rapporto cui si riferisce, richiamare contratto, ordine o fattura con numero e data, indicare l’importo in cifre e in lettere, la data e il luogo dell’incasso, specificare che il pagamento è avvenuto “in contanti” e chiarire se si tratta di saldo definitivo o di acconto che lascia un residuo esigibile. L’uso di formule generiche come “pagato” non basta: la dicitura deve essere circostanziata e coerente con il titolo sottostante, perché in caso di controversia la quietanza farà piena prova della dichiarazione del creditore fino a querela di falso.
Come compilare una quietanza di pagamento in contanti
Il pagamento in contanti è soggetto a limiti e cautele di legge che non sono meri dettagli formali. La normativa antiriciclaggio e la disciplina sui mezzi di pagamento stabiliscono soglie e divieti per trasferimenti di denaro contante tra soggetti diversi, con un regime che può variare nel tempo; superare i limiti comporta sanzioni amministrative e non rende “più valido” il pagamento per il solo fatto che esista una quietanza. La ricevuta, quindi, non legittima un uso del contante altrimenti vietato e non sostituisce gli obblighi di adeguata verifica o segnalazione previsti per i professionisti vigilati. Chi incassa dovrebbe sempre verificare la liceità del mezzo e, quando il rapporto è imponibile ai fini IVA o soggetto a ritenuta, ricordare che la quietanza non sostituisce fattura o ricevuta fiscale: è una prova di pagamento, da rilasciare accanto ai documenti fiscali dovuti. Se il documento è formato su carta e riporta un importo che supera la soglia prevista per l’imposta di bollo, la marca va applicata secondo le regole vigenti, di regola a carico di chi chiede la quietanza salvo diverso accordo.
Sul piano della prova, il contante è per sua natura meno verificabile del bonifico o del POS. Per rafforzare l’affidabilità della quietanza è utile dare “data certa” al documento con strumenti idonei, come l’invio tramite PEC della scansione firmata, l’apposizione di una marca temporale o la registrazione presso un ufficio competente; non è obbligatorio ai fini della validità civilistica, ma riduce incertezza e contestazioni. Nella prassi, molti creditori annotano anche gli estremi di un documento di identità del pagatore e, quando si incassano somme elevate comunque lecite, fanno sottoscrivere la quietanza su ogni pagina o davanti a un terzo che può fungere da testimone; non sono formalità imposte, ma accorgimenti che migliorano la tenuta probatoria. Se il pagamento avviene a titolo parziale, la dichiarazione deve indicare con precisione il residuo e le scadenze future, oltre all’eventuale imputazione a capitale, interessi o spese, perché da quella ripartizione dipendono gli accessori maturandi e la misura del debito residuo.
Gli effetti liberatori della quietanza non vanno oltre ciò che è dichiarato. Un testo che attesti il “saldo della fattura n. …” chiude quel credito specifico; una formulazione “nulla a pretendere” riferita a un contratto più ampio può essere interpretata come rinuncia generale e va usata solo se effettivamente voluta. Se il pagamento è effettuato da un terzo per conto del debitore, la quietanza deve darne atto per evitare future eccezioni sulla legittimazione e sugli effetti verso il debitore principale; nei rapporti con più debiti tra le stesse parti, occorre indicare l’imputazione, altrimenti operano i criteri legali che privilegiano i debiti scaduti e più onerosi. Quando il contante è consegnato a un incaricato o a un intermediario del creditore, la quietanza dovrebbe chiarire i poteri di incasso di chi sottoscrive: una ricevuta firmata da soggetto non legittimato può non liberare il debitore nei confronti del vero titolare del credito.
La quietanza non sana vizi dell’operazione sottostante. Se la prestazione è nulla o il titolo è viziato, restano esperibili i rimedi previsti (ad esempio la ripetizione dell’indebito); allo stesso modo non vale a coprire pagamenti in nero che violano obblighi fiscali o contrattuali. Nelle relazioni consumeristiche, clausole che impongono pagamenti in contanti in modo sproporzionato o che limitano diritti inderogabili possono essere inefficaci; nelle locazioni abitative la ricevuta del canone è dovuta su richiesta e, per detrazioni fiscali del conduttore, spesso è essenziale poter dimostrare pagamenti tracciati, motivo per cui il contante, pur lecito entro i limiti, è meno opportuno. In caso di contestazioni, la conservazione ordinata della quietanza insieme al contratto, alla fattura e a eventuali comunicazioni tra le parti costituisce la catena documentale che tutela entrambe le posizioni.
Esempi di quietanza di pagamento in contanti
Quietanza di pagamento in contanti (saldo totale su debito)
Oggetto: quietanza di pagamento in contanti a saldo
Creditore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Debitore/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Titolo del debito: contratto/ordine/fattura n. ________________________ del ________________________ relativo a ________________________
Importo ricevuto oggi a saldo in contanti: € ________________________ (euro ________________________)
Luogo e data di incasso: ________________________ il ________________________
Dichiarazione: il/la sottoscritto/a Creditore attesta di aver ricevuto in contanti l’importo sopra indicato a saldo del debito richiamato, rilasciando quietanza liberatoria per capitale, interessi e spese connessi al medesimo titolo
Documento d’identità del pagatore (facoltativo): ________________________ n. ________________________ rilasciato da ________________________ il ________________________
Firma del Creditore/Quietanzante: ________________________ Firma del Debitore/Pagatore per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento in contanti (parziale con residuo)
Oggetto: quietanza di pagamento in contanti parziale su debito
Creditore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Debitore/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Riferimento debito: contratto/ordine/fattura n. ________________________ del ________________________ per ________________________
Importo dovuto prima del pagamento: € ________________________
Importo ricevuto oggi in contanti a titolo di pagamento parziale: € ________________________ (euro ________________________)
Residuo ancora dovuto: € ________________________ da versare entro il ________________________
Imputazione del pagamento: capitale € ________________________ interessi € ________________________ spese € ________________________
Luogo e data di incasso: ________________________ il ________________________
Dichiarazione: si rilascia quietanza limitatamente all’importo odierno ricevuto in contanti, restando dovuto il residuo come sopra indicato alle condizioni del titolo richiamato
Firma del Creditore/Quietanzante: ________________________ Firma del Debitore/Pagatore: ________________________
Quietanza di pagamento in contanti (su fattura)
Oggetto: quietanza di pagamento in contanti su fattura
Fornitore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Cliente/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Fattura quietanzata: n. ________________________ del ________________________ relativa a ________________________
Importo fattura: € ________________________ di cui IVA € ________________________
Importo ricevuto oggi in contanti: € ________________________ (euro ________________________)
Luogo e data di incasso: ________________________ il ________________________
Dichiarazione: il/la Fornitore attesta di aver ricevuto in contanti l’importo sopra indicato a ________________________ della fattura richiamata [selezionare: saldo / pagamento parziale con residuo di € ________________________]
Firma del Fornitore/Quietanzante: ________________________ Firma del Cliente/Pagatore per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento in contanti (canone di locazione)
Oggetto: quietanza di pagamento in contanti canone di locazione
Locatore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ residente/sede ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Conduttore/Pagatore: ________________________ C.F. ________________________ residente ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ email ________________________
Immobile locato: ________________________ via ________________________ n. ________ CAP ________________________ città ________________________ piano ________ interno ________
Contratto di locazione: registrato il ________________________ n. ________________________ Ufficio ________________________
Periodo di competenza del canone: ________________________ anno ________________________
Importo ricevuto oggi in contanti: € ________________________ (euro ________________________)
Luogo e data di incasso: ________________________ il ________________________
Dichiarazione: il/la Locatore attesta di aver ricevuto in contanti l’importo sopra indicato a ________________________ del canone per il periodo indicato [selezionare: saldo / pagamento parziale con residuo di € ________________________ da versare entro il ________________________]
Firma del Locatore/Quietanzante: ________________________ Firma del Conduttore/Pagatore: ________________________
Fac simile quietanza di pagamento in contanti Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile quietanza di pagamento in contanti Word.
