La quietanza di pagamento della fattura è la dichiarazione con cui il creditore attesta di avere incassato, in tutto o in parte, l’importo dovuto a fronte di una specifica fattura. Svolge una duplice funzione: da un lato è prova dell’avvenuto pagamento ai sensi del diritto del debitore a ottenere quietanza; dall’altro delimita ciò che resta eventualmente dovuto, distinguendo chiaramente tra saldo integrale e pagamento parziale. Non modifica il contratto sottostante né sostituisce la fattura come documento fiscale, ma la integra, collegando in modo tracciabile un movimento finanziario a uno specifico titolo contabile.
Come compilare una quietanza di pagamento fattura
Per fare in modo che sia efficace, la quietanza deve identificare le parti, richiamare la fattura con numero, data e oggetto della fornitura o prestazione, indicare l’importo incassato, la data e il mezzo di pagamento con i relativi estremi, specificando se l’incasso estingue integralmente la pretesa o se si tratta di un acconto che lascia un residuo, e chiarendo l’eventuale presenza di interessi o spese ancora da liquidare. La tracciabilità è parte integrante della sua utilità probatoria: per bonifici è opportuno riportare CRO o ID, per assegni gli estremi del titolo e la banca, tenendo presente che l’effetto liberatorio pieno si produce con il buon fine; per pagamenti in contanti occorre rispettare i limiti di legge, ferma l’opportunità di rilasciare comunque una ricevuta sottoscritta con riferimento alla fattura quietanzata.
Sul piano fiscale la quietanza non sostituisce l’emissione della fattura né i relativi adempimenti IVA, ma può assumere rilievo ai fini del bollo quando redatta su documento separato cartaceo oltre le soglie previste. Nelle operazioni soggette a ritenuta d’acconto la quietanza può ricordare che l’importo incassato è al netto della ritenuta operata dal sostituto d’imposta, rinviando al certificato CU; nelle cessioni con sconto in fattura o cessione del credito conviene indicare che l’importo quietanzato corrisponde alla quota effettivamente riscossa, richiamando gli atti di sconto o cessione per evitare equivoci sulla parte non pagata in denaro. Se il pagamento è stato effettuato da un terzo per conto del debitore, la quietanza dovrebbe darne atto, così da prevenire contestazioni sull’imputazione dell’adempimento e sulla legittimazione a rilasciare la liberatoria. Quando il rapporto prevede pagamenti frazionati o stati di avanzamento, la prassi corretta è rilasciare quietanze parziali che fotografino la posizione contabile prima e dopo l’incasso, evitando che un acconto sia letto come saldo o come accettazione definitiva dell’opera o della fornitura.
Dal punto di vista formale la quietanza può essere rilasciata in modalità cartacea o digitale. In forma elettronica l’uso della firma elettronica qualificata o almeno avanzata e l’invio tramite PEC conferiscono data certa e opponibilità, utili soprattutto quando il documento deve essere esibito a terzi, banche o assicuratori del credito. È prudente evitare formule ambigue: un semplice “pagato” privo di riferimenti alla fattura può generare incertezze, mentre un “nulla a pretendere” generico rischia di essere interpretato come rinuncia più ampia rispetto al singolo credito fatturato; la dicitura andrebbe calibrata per attestare esattamente l’incasso di quella fattura e, solo se voluto, la chiusura di ogni accessorio collegato. In caso di contestazioni sulla conformità della prestazione, è possibile rilasciare una quietanza “con riserva”, che prova l’incasso senza pregiudicare le eccezioni su vizi, penali o ritardi, purché la riserva sia chiara e coerente con le clausole contrattuali. Se, all’opposto, le parti chiudono la partita con un “saldo e stralcio” inferiore al dovuto originario, la quietanza va inserita in un accordo transattivo che definisca l’estensione della liberatoria e gli eventuali adempimenti accessori, come la cancellazione di garanzie o segnalazioni.
Nella gestione documentale è buona pratica conservare la quietanza insieme alla fattura, ai contratti e alle evidenze bancarie, creando una catena probatoria lineare che tutela creditore e debitore. Per i crediti ceduti o cartolarizzati la quietanza deve essere rilasciata dal soggetto legittimato all’incasso; il debitore ha diritto di conoscere l’identità del cessionario o del servicer e di ottenere una liberatoria idonea a estinguere il proprio debito verso l’effettivo titolare. Quando la quietanza serve per ottenere erogazioni o rimborsi pubblici, o per accedere a benefici fiscali del cliente finale, la precisione dei riferimenti e la data certa diventano decisivi. In sintesi, una quietanza di pagamento fattura davvero utile è chiara, tracciabile e circoscritta: collega in modo inequivoco il pagamento a una fattura, ne documenta tempi e modalità, definisce gli effetti liberatori con la misura voluta dalle parti e, così facendo, riduce al minimo margini di contenzioso e incertezze contabili.
Esempi di quietanza di pagamento fattura
Quietanza di pagamento fattura (saldo totale)
Oggetto: quietanza di pagamento fattura a saldo
Fornitore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Cliente/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Fattura quietanzata: n. ________________________ del ________________________ relativa a ________________________
Importo fattura: € ________________________ di cui IVA € ________________________
Importo ricevuto oggi a saldo: € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Dichiarazione: il/la sottoscritto/a Fornitore attesta di aver ricevuto l’importo sopra indicato a saldo della fattura richiamata e rilascia quietanza liberatoria per il credito ivi esposto
Luogo e data: ________________________
Firma del Fornitore/Quietanzante: ________________________ Firma del Cliente/Pagatore per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento fattura (acconto/parziale con residuo)
Oggetto: quietanza di pagamento parziale su fattura
Fornitore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Cliente/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Fattura di riferimento: n. ________________________ del ________________________ per ________________________
Importo fattura: € ________________________ di cui IVA € ________________________
Importo ricevuto oggi a titolo di acconto/parziale: € ________________________
Residuo da corrispondere: € ________________________ con scadenza ________________________
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Dichiarazione: si rilascia quietanza limitatamente all’importo odierno, restando dovuto il residuo come sopra indicato
Luogo e data: ________________________
Firma del Fornitore/Quietanzante: ________________________ Firma del Cliente/Pagatore per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento fattura (professionista con ritenuta d’acconto)
Oggetto: quietanza di pagamento fattura con ritenuta d’acconto
Professionista/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ studio in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Cliente/Sostituto d’imposta: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Fattura n. ________________________ del ________________________ prestazione ________________________
Imponibile € ________________________ IVA € ________________________ ritenuta d’acconto € ________________________
Netto a pagare da fattura: € ________________________
Importo ricevuto oggi: € ________________________ mediante ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Dichiarazione: si attesta l’incasso del netto indicato a saldo della fattura richiamata; la ritenuta d’acconto sarà operata e certificata dal Cliente secondo legge
Luogo e data: ________________________
Firma del Professionista/Quietanzante: ________________________ Firma del Cliente/Sostituto per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento fattura (locazione commerciale con riferimento a fattura)
Oggetto: quietanza di pagamento fattura canone di locazione
Locatore/Quietanzante: ________________________ P.IVA/C.F. ________________________ sede ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Conduttore/Pagatore: ________________________ P.IVA/C.F. ________________________ sede ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Immobile: ________________________ via ________________________ n. ________ città ________________________ destinazione d’uso ________________________
Fattura n. ________________________ del ________________________ periodo di competenza ________________________
Importo fattura: canone € ________________________ IVA € ________________________ totale € ________________________
Importo pagato oggi: € ________________________ con ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Dichiarazione: si attesta l’avvenuto pagamento dell’importo indicato a estinzione della fattura sopra richiamata
Luogo e data: ________________________
Firma del Locatore/Quietanzante: ________________________ Firma del Conduttore/Pagatore per presa visione: ________________________
Fac simile quietanza di pagamento fattura Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile quietanza di pagamento fattura Word.
