La quietanza di pagamento per l’affitto è un documento che il locatore (creditore) rilascia al locatario (debitore) una volta che quest’ultimo ha effettuato il pagamento dell’affitto dovuto. Attraverso questo documento, il locatore attesta di aver ricevuto la somma pattuita e libera il locatario dall’obbligo di pagamento per il periodo a cui il pagamento si riferisce. In pratica, la quietanza è una forma di ricevuta che prova l’avvenuto pagamento e la liberazione dell’obbligo correlato, dando sicurezza sia al locatore sia al locatario sullo stato dei pagamenti.
Come compilare una quietanza di pagamento affitto
La quietanza di pagamento dell’affitto è la dichiarazione con cui il locatore attesta di aver ricevuto dal conduttore una somma riferita al canone, totale o parziale, per un determinato periodo. Ha funzione probatoria e liberatoria: documenta l’adempimento, delimita l’eventuale residuo e riduce il rischio di contestazioni su morosità o ritardi. Il diritto del conduttore a ottenere quietanza discende dalle regole generali sull’adempimento: il creditore, se richiesto, deve rilasciare una ricevuta che identifichi le parti, l’immobile, il contratto, il periodo di competenza, l’importo incassato e la data. La quietanza non modifica il contratto di locazione, ma lo integra come prova del pagamento e dell’eventuale regolarità dei versamenti nel tempo.
Sul contenuto è essenziale distinguere canone e oneri accessori. La quietanza dovrebbe indicare chiaramente se la somma si riferisce al solo canone o include spese condominiali, conguagli di utenze, imposte di registrazione o altri importi pattuiti, così da evitare che un pagamento parziale sia confuso con un saldo. L’indicazione del periodo (ad esempio “canone mese di marzo 2025”) e dell’immobile locato tramite indirizzo e, se possibile, estremi del contratto registrato, rende la dichiarazione inequivoca. La tracciabilità del versamento rafforza la prova: riportare il mezzo utilizzato, gli estremi del bonifico o del POS, o gli estremi dell’assegno, consente di collegare la quietanza a un movimento oggettivo; il pagamento in contanti resta soggetto ai limiti di legge e, in ogni caso, la ricevuta scritta è opportuno presidio probatorio per entrambe le parti.
La forma può essere cartacea o digitale. Una quietanza firmata di pugno dal locatore vale come scrittura privata; in formato elettronico, l’uso di firma digitale o l’invio tramite PEC conferiscono data certa e opponibilità più robuste. Quando il locatore è un soggetto IVA (tipico nelle locazioni commerciali con opzione per l’imponibilità), l’incasso del canone è normalmente documentato da fattura e la quietanza si limita a registrare l’avvenuto pagamento di quella fattura; nelle locazioni abitative di privati, la ricevuta non è una fattura ma una dichiarazione di incasso. Se la somma è corrisposta a titolo di acconto su mensilità future, la quietanza deve qualificarla come “acconto canone” e indicare a quale periodo sarà imputata; se, al contrario, si intende sanare pendenze pregresse con un pagamento parziale, è prudente che il locatore, rilasciando la ricevuta, specifichi l’imputazione e, se del caso, apponga una riserva su interessi o accessori ancora dovuti.
L’uso di formule generiche come “nulla a pretendere” va maneggiato con attenzione. In una quietanza riferita a una singola mensilità, una liberatoria onnicomprensiva può essere interpretata come rinuncia a ulteriori pretese su quel periodo, comprese differenze per spese o interessi moratori. Se si vuole attestare soltanto l’incasso del canone, è sufficiente dichiarare l’importo, il periodo e il titolo, evitando clausole che possano essere equivocate come transazioni o rinunce. Nelle locazioni commerciali, dove talvolta si rinegoziano canoni o si concordano piani di rientro, la quietanza può essere resa “con riserva” o inserita in un accordo scritto che fotografa le condizioni del pagamento e la residua esposizione, così da non pregiudicare diritti futuri.
Sotto il profilo fiscale e amministrativo, la quietanza non sostituisce gli adempimenti sul contratto. Il canone deve essere riferibile a un contratto regolarmente registrato, con la corretta disciplina fiscale prescelta dal locatore; la ricevuta non è, di per sé, un documento fiscale, ma integra la tracciabilità dei flussi. In alcune ipotesi di detrazioni IRPEF per il conduttore (per studenti fuori sede, giovani conduttori o lavoratori che trasferiscono la residenza) la prova del pagamento e l’esistenza del contratto registrato sono elementi necessari: la conservazione ordinata delle ricevute, insieme agli estratti conto, rende più agevole l’accesso ai benefici e la difesa in caso di controlli. Per importi quietanzati su documento cartaceo può essere dovuta l’imposta di bollo secondo la disciplina vigente; nella prassi si applica una marca da bollo quando la ricevuta supera la soglia di legge, con onere in capo a chi richiede la ricevuta salvo diverso accordo.
La quietanza liberatoria gioca un ruolo importante anche nelle vicende patologiche del rapporto. In caso di intimazione di sfratto per morosità, la sequenza delle ricevute e dei pagamenti tracciati è spesso decisiva per dimostrare l’inadempimento o, al contrario, l’avvenuta regolarizzazione. Se il locatore accetta pagamenti parziali dopo la scadenza, può rilasciare quietanze che attestino l’incasso “senza novazione” e con riserva di far valere interessi e penali previsti dal contratto, evitando di creare, con la sola ricevuta, un’implicita rinuncia alle conseguenze del ritardo. Qualora il conduttore versi oltre il dovuto, una quietanza di rimborso o conguaglio chiude il ciclo probatorio e riduce il rischio di ripetizioni di richieste.
In pratica, una buona quietanza di affitto è semplice e completa: identifica chi paga e chi riceve, collega l’importo a un contratto e a un periodo preciso, descrive il titolo del pagamento, rende tracciabile l’operazione e non contiene formule ambigue. Conservata insieme al contratto, alle comunicazioni tra le parti e agli estratti conto, costituisce una catena documentale solida che tutela locatore e conduttore, dà certezza ai rapporti e previene contenziosi su ciò che è stato effettivamente corrisposto e su ciò che eventualmente resta dovuto.
Esempi di quietanza di pagamento fattura
Quietanza di pagamento affitto (saldo canone mensile)
Oggetto: quietanza di pagamento canone di locazione mensile
Locatore/Quietanzante: ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ tel ________________________ email ________________________
Conduttore/Pagatore: ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ tel ________________________ email ________________________
Immobile locato: ________________________ via ________________________ n. ________ CAP ________________________ città ________________________ piano ________ interno ________
Contratto di locazione: registrato il ________________________ n. ________________________ Ufficio ________________________
Periodo di competenza: canone del mese di ________________________ anno ________________________
Importo ricevuto a saldo canone: € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Dichiarazione: il/la Locatore attesta di aver ricevuto dal/dalla Conduttore la somma sopra indicata a saldo del canone per il periodo indicato
Luogo e data di quietanza: ________________________
Firma del Locatore/Quietanzante: ________________________ Firma del Conduttore/Pagatore per ricevuta: ________________________
Quietanza di pagamento affitto (acconto/parziale con residuo)
Oggetto: quietanza di pagamento parziale canone di locazione
Locatore/Quietanzante: ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________
Conduttore/Pagatore: ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________
Immobile locato: ________________________ via ________________________ n. ________ CAP ________________________ città ________________________
Contratto di locazione: registrato il ________________________ n. ________________________ Ufficio ________________________
Periodo di competenza: mese di ________________________ anno ________________________
Importo ricevuto oggi a titolo di acconto/parziale: € ________________________ (euro ________________________)
Debito residuo per il periodo indicato: € ________________________ da versare entro il ________________________
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Dichiarazione: il/la Locatore rilascia quietanza limitatamente all’importo odierno, restando dovuto il residuo come sopra indicato
Luogo e data di quietanza: ________________________
Firma del Locatore/Quietanzante: ________________________ Firma del Conduttore/Pagatore per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento affitto (canone e oneri accessori/conguaglio)
Oggetto: quietanza di pagamento canone e oneri accessori
Locatore/Quietanzante: ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________
Conduttore/Pagatore: ________________________ C.F. ________________________ residente in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________
Immobile locato: ________________________ via ________________________ n. ________ CAP ________________________ città ________________________
Contratto di locazione: registrato il ________________________ n. ________________________ Ufficio ________________________
Periodo di competenza: mese di ________________________ anno ________________________
Importi ricevuti oggi:
— canone mensile € ________________________
— oneri accessori/conguaglio spese € ________________________
Totale quietanzato: € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Dichiarazione: il/la Locatore attesta di aver ricevuto gli importi sopra indicati relativi al canone e agli oneri del periodo indicato
Luogo e data di quietanza: ________________________
Firma del Locatore/Quietanzante: ________________________ Firma del Conduttore/Pagatore per ricevuta: ________________________
Quietanza di pagamento affitto commerciale (con riferimento a fattura)
Oggetto: quietanza di pagamento canone di locazione commerciale
Locatore/Quietanzante: ________________________ P.IVA/C.F. ________________________ sede in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Conduttore/Pagatore: ________________________ P.IVA/C.F. ________________________ sede in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ PEC/email ________________________
Unità immobiliare: ________________________ via ________________________ n. ________ CAP ________________________ città ________________________ destinazione d’uso ________________________
Contratto di locazione: registrato il ________________________ n. ________________________ Ufficio ________________________
Periodo di competenza: mese/trimestre ________________________ anno ________________________
Documento fiscale: fattura n. ________________________ del ________________________ per canone € ________________________ oltre/compreso IVA € ________________________ totale € ________________________
Importo pagato oggi: € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Dichiarazione: il/la Locatore attesta di aver ricevuto il pagamento della fattura sopra indicata a titolo di canone per il periodo di competenza
Luogo e data di quietanza: ________________________
Firma del Locatore/Quietanzante: ________________________ Firma del Conduttore/Pagatore per presa visione: ________________________
Fac simile quietanza di pagamento affitto Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile quietanza di pagamento affitto Word.
