La quietanza di pagamento per acconto è la dichiarazione con cui il creditore attesta di aver ricevuto, a fronte di un contratto o di un ordine, una somma parziale imputata al prezzo o al corrispettivo complessivo. La sua funzione è duplice: probatoria, perché documenta l’avvenuto pagamento ai sensi del diritto del debitore a ottenere quietanza, e delimitativa, perché chiarisce che la somma non estingue il debito ma lo riduce per l’importo ricevuto. Non è una caparra confirmatoria né una penale: l’acconto è una anticipazione del prezzo, destinata ad essere imputata al saldo; la caparra confirmatoria, invece, ha una funzione rimediale in caso di inadempimento e obbedisce a regole diverse. La corretta qualificazione nella quietanza evita equivoci sui rimedi applicabili se il contratto non va a buon fine.
Come compilare una quietanza di pagamento acconto
Per svolgere efficacemente la sua funzione la quietanza di acconto deve collegare in modo preciso il pagamento al titolo sottostante, indicando le parti, la causale, la data, l’importo e la tracciabilità del versamento. È utile richiamare il contratto, il preventivo o l’ordine con numero e data, riportare che la somma è “acconto sul prezzo” o “acconto sul corrispettivo”, specificare se comprende o meno oneri accessori e chiarire come verrà imputata in sede di saldo. La tracciabilità rafforza la prova: in caso di bonifico conviene riportare CRO/ID, per assegni gli estremi del titolo ricordando che l’effetto liberatorio pieno si produce al buon fine, per contanti valgono i limiti legali all’uso del contante. Se il pagamento è eseguito da un terzo per conto del debitore, la quietanza deve darne atto per prevenire contestazioni sulla legittimazione e sull’imputazione del pagamento quando esistano più debiti tra le stesse parti.
La forma può essere cartacea o digitale. In formato elettronico la sottoscrizione con firma elettronica avanzata o qualificata e l’invio tramite canali che attribuiscono data certa, come la PEC o la marcatura temporale, accrescono l’opponibilità a terzi. La quietanza può essere generale o riferita a una specifica prestazione frazionata; quando il rapporto prevede stati di avanzamento lavori o forniture progressive, è prudente rilasciare quietanze parziali che indichino lo stato economico del contratto prima e dopo il pagamento, evitando che l’acconto sia scambiato per saldo o per accettazione definitiva dell’opera. Se il creditore intende riservarsi la possibilità di contestare differenze o accessori, può rilasciare una quietanza “con riserva”, che prova l’incasso senza rinunciare a interessi, penali o spese ancora da liquidare; all’opposto, formule come “nulla a pretendere” non sono appropriate in una quietanza di acconto perché suggeriscono una chiusura del rapporto non corrispondente alla realtà contabile.
Sul piano fiscale la quietanza non sostituisce i documenti obbligatori quando l’operazione è imponibile. Nelle cessioni di beni e prestazioni di servizi soggette a IVA, l’acconto incassato genera, di regola, l’esigibilità dell’imposta e richiede l’emissione di una fattura di acconto che indichi base imponibile, aliquota e imposta, distinta dalla quietanza che resta una mera attestazione di pagamento; tra privati non soggetti IVA, la quietanza può valere come ricevuta, ma non trasforma un’operazione imponibile in un rapporto fuori imposta. Nelle prestazioni soggette a ritenuta alla fonte, l’acconto concorre al calcolo della ritenuta secondo le regole del sostituto d’imposta; è quindi opportuno che la quietanza richiami l’emissione della fattura o della ricevuta fiscale e la relativa trattenuta, se dovuta, mantenendo coerenza tra prova del pagamento e adempimenti tributari.
L’imputazione dell’acconto segue le regole generali: se il debitore e il creditore hanno fra loro più rapporti, la quietanza dovrebbe chiarire a quale debito l’importo è riferito, per evitare applicazioni automatiche a obbligazioni più onerose o scadute. In caso di recesso o risoluzione del contratto, la sorte dell’acconto dipende dalla causa dello scioglimento e da quanto pattuito: se manca una disciplina ad hoc e non si è in presenza di caparra o penale, l’acconto tende a essere restituito o a essere trattenuto a titolo di indennizzo solo entro i confini del danno provato; una quietanza che abbia qualificato correttamente la somma come acconto facilita la ricostruzione contabile. Quando si perviene al saldo, è buona pratica emettere una quietanza finale che attesti l’imputazione degli acconti al prezzo e l’eventuale estinzione integrale del debito, così da impedire pretese replicate su importi già pagati.
La quietanza di acconto non corregge vizi del pagamento e non prova la liceità della causa, ma, se redatta con chiarezza, costituisce il tassello che rende lineare la storia del credito: identifica il perché, il quanto, il come e il quando della somma incassata, mantenendo distinta la funzione di anticipo sul corrispettivo. Conservata insieme al contratto, alle fatture e alle evidenze bancarie, è lo strumento più semplice per proteggere entrambe le parti da fraintendimenti e contenziosi, evitando che un pagamento intermedio diventi terreno di incertezza su ciò che è stato davvero pattuito ed eseguito.
Esempi di quietanza di pagamento acconto
Quietanza di pagamento acconto su contratto
Oggetto: quietanza di pagamento acconto su contratto/ordine
Creditore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ con sede/residenza in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ tel ________________________ email ________________________
Debitore/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ con sede/residenza in ________________________ via ________________________ CAP ________________________ città ________________________ tel ________________________ email ________________________
Riferimento contrattuale: contratto/ordine n. ________________________ del ________________________ avente ad oggetto ________________________
Importo ricevuto oggi a titolo di acconto: € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Imputazione contabile: l’importo sarà imputato in detrazione dal prezzo/corrispettivo complessivo pari a € ________________________ con saldo previsto entro il ________________________
Dichiarazione: il/la sottoscritto/a Creditore attesta di aver ricevuto la somma indicata esclusivamente a titolo di acconto, restando dovuto il residuo come da contratto richiamato
Luogo e data: ________________________
Firma del Creditore/Quietanzante: ________________________ Firma del Debitore/Pagatore per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento acconto su stati di avanzamento lavori
Oggetto: quietanza di pagamento acconto su SAL
Appaltatore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede in ________________________ via ________________________ tel ________________________ email ________________________
Committente/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ tel ________________________ email ________________________
Riferimento: contratto lavori n. ________________________ del ________________________ opera/lavori ________________________ SAL n. ________ del ________________________
Importo ricevuto oggi a titolo di acconto su SAL: € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Situazione economica dopo il pagamento: valore lavori maturati € ________________________ acconti complessivi incassati € ________________________ residuo da corrispondere € ________________________
Dichiarazione: l’importo quietanzato ha natura di acconto sul corrispettivo contrattuale e non costituisce saldo definitivo né accettazione finale dell’opera
Luogo e data: ________________________
Firma dell’Appaltatore/Quietanzante: ________________________ Firma del Committente per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento acconto per servizi professionali
Oggetto: quietanza di pagamento acconto per prestazioni professionali
Professionista/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ studio in ________________________ via ________________________ tel ________________________ email/PEC ________________________
Cliente/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ tel ________________________ email ________________________
Incarico: lettera d’incarico/preventivo n. ________________________ del ________________________ prestazioni ________________________
Importo ricevuto oggi a titolo di acconto: € ________________________ (euro ________________________) al lordo/al netto di ritenute ________________________
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Fatturazione: fattura di acconto n. ________________________ del ________________________ emessa/da emettere
Dichiarazione: la somma è imputata in acconto sui compensi dovuti per l’incarico indicato; il residuo verrà fatturato a saldo al completamento delle prestazioni o secondo scadenze pattuite
Luogo e data: ________________________
Firma del Professionista/Quietanzante: ________________________ Firma del Cliente per presa visione: ________________________
Quietanza di pagamento acconto su prenotazione/fornitura futura
Oggetto: quietanza di pagamento acconto su prenotazione/fornitura
Fornitore/Quietanzante: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede in ________________________ via ________________________ tel ________________________ email ________________________
Cliente/Pagatore: ________________________ C.F./P.IVA ________________________ sede/residenza ________________________ via ________________________ tel ________________________ email ________________________
Riferimento: prenotazione/ordine n. ________________________ del ________________________ relativo a ________________________
Importo ricevuto oggi a titolo di acconto: € ________________________ (euro ________________________)
Mezzo di pagamento e tracciabilità: ________________________ in data ________________________ CRO/ID/assegno n. ________________________
Termini di fornitura e saldo: consegna prevista entro il ________________________ presso ________________________ saldo di € ________________________ con ________________________
Dichiarazione: l’importo quietanzato costituisce acconto sul prezzo e sarà detratto dal saldo alla consegna/alla data pattuita; restano invariate le condizioni dell’ordine richiamato
Luogo e data: ________________________
Firma del Fornitore/Quietanzante: ________________________ Firma del Cliente/Pagatore per presa visione: ________________________
Fac simile quietanza di pagamento acconto Word
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