La proposta gestione immobiliare è un documento o un insieme di documenti preliminari attraverso i quali un soggetto (sia esso un singolo proprietario, una società o un operatore professionale) definisce termini, condizioni e ambiti di intervento relativi all’amministrazione, alla valorizzazione e alla gestione operativa di uno o più immobili. Serve a chiarire ruoli, obblighi, compensi e procedure prima della stipula di contratti definitivi, garantendo trasparenza e una base negoziale condivisa tra le parti coinvolte.
Come scrivere una proposta gestione immobiliare
Scrivere una proposta di gestione immobiliare richiede cura formale, chiarezza contrattuale e un’attenta valutazione delle conseguenze giuridiche e fiscali che possono derivare dall’accordo preliminare. In primo luogo, chi redige la proposta deve avere un’idea precisa del perimetro dei servizi che intende offrire, distinguendo con nettezza le attività ordinarie da quelle straordinarie e specificando modalità e limiti di intervento: vanno definite le prestazioni che rientrano nella gestione quotidiana, la procedura autorizzativa per interventi non previsti e il valore soglia oltre il quale è richiesta una preventiva approvazione del proprietario.
È opportuno indicare chiaramente la durata dell’incarico, la data di inizio del servizio e le condizioni di recesso, inclusi i periodi di preavviso e gli eventuali oneri o penali per la risoluzione anticipata. Una proposta efficace contiene inoltre clausole relative alla rendicontazione e alla gestione economica: si devono descrivere le modalità di incasso dei canoni, la gestione dei depositi cauzionali, i tempi e la periodicità della rendicontazione contabile, nonché le modalità di fatturazione e pagamento del compenso del gestore.
La definizione del compenso dovrebbe prevedere sia la componente variabile, spesso espressa come percentuale sul canone, sia eventuali minimi fissi o fee aggiuntive per servizi specifici; occorre inoltre regolare il rimborso di spese anticipate e la documentazione probatoria richiesta per le anticipazioni. Non meno importante è la disciplina delle responsabilità e delle assicurazioni: la proposta deve chiarire chi è responsabile in caso di danni a terzi o all’immobile, quali coperture assicurative sono richieste al proprietario o al gestore e le procedure di gestione dei sinistri.
La formulazione delle clausole di risoluzione e degli strumenti di tutela delle parti è centrale per evitare future controversie; è buona prassi prevedere meccanismi di risoluzione conciliativa, termini per l’adempimento delle obbligazioni e penali commisurate al danno effettivo, oltre alla scelta della legge applicabile e del foro competente.
Quando la proposta riguarda locazioni o attività di intermediazione legate alla locazione, è necessario che il documento rispetti i contenuti essenziali richiesti in ambito locativo, come la determinazione della durata, l’indicazione del canone, le modalità di pagamento e i costi accessori, nonché eventuali clausole di recesso. In particolare, la “proposta di locazione” assume spesso rilievo vincolante allorché accettata dal proprietario; pertanto chi redige la proposta deve valutare con attenzione le dichiarazioni e le condizioni che potrebbero essere interpretate come offerte vincolanti, prevedendo, se necessario, clausole che delimino la natura preventiva o condizionata della proposta stessa.
È altresì opportuno disciplinare il ruolo dell’agente immobiliare o dell’intermediario: la proposta dovrebbe indicare se è prevista la mediazione, quali sono i compiti dell’agente (valutazione dell’immobile, raccolta della documentazione, predisposizione della proposta, custodia di depositi cauzionali e gestione delle trattative) e la misura delle sue commissioni, evitando ambiguità sulla titolarità dei poteri negoziali e sulla delega di rappresentanza.
Se la proposta concerne la costituzione o l’attività di una società di gestione immobiliare (SGI), conviene inserire nella proposta una sezione che dettagli l’assetto societario prospettato, la natura giuridica suggerita (ad esempio una SRL), i vantaggi fiscali e patrimoniali attesi e le attività che la società intende svolgere, come acquisizione, valorizzazione, locazione e ristrutturazione degli immobili. In questa sede è utile evidenziare la differenza tra la SGI e un’agenzia immobiliare tradizionale, sottolineando che la SGI gestisce immobili di proprietà della società stessa, anziché limitarsi all’intermediazione per conto terzi, e che tale scelta comporta specifici riflessi fiscali e organizzativi che meritano consulenza specialistica.
La proposta deve infine contenere elementi pratici e documentali: l’indicazione degli immobili coinvolti con indirizzo e descrizione, dati catastali ove disponibili, una stima della superficie e dello stato dell’immobile, l’elenco dei documenti che il proprietario deve fornire (titolo di proprietà, certificazione energetica, planimetrie, eventuali contratti precedenti) e le modalità di accesso all’immobile per sopralluoghi e interventi.
Dal punto di vista formale, è consigliabile che la proposta sia redatta in forma chiara e leggibile, con paragrafi che segmentano le varie aree di disciplina contrattuale, e che preveda spazi per le firme e le date di accettazione. Pur essendo un documento preliminare, la proposta può avere efficacia vincolante se espressamente accettata; per questo motivo chi la propone deve bilanciare l’appetibilità dell’offerta con la prudenza giuridica, prevedendo eventuali clausole condizionali, termine di validità dell’offerta e dichiarazioni di correttezza delle informazioni fornite.
In tutti i casi complessi, e prima di adottare modelli standardizzati, occorre rivolgersi a un professionista qualificato, quale un commercialista o un notaio, per valutare gli aspetti fiscali e le implicazioni giuridiche connesse alla costituzione di una SGI o alla gestione di patrimoni immobiliari, ponderando costi e benefici in relazione agli obiettivi di tutela patrimoniale e rendimento economico perseguiti.
Esempio proposta gestione immobiliare
Proposta gestione locazioni a lungo termine
Data: _____________
Proponente (Società/Operatore): _____________
Rappresentante: _____________
Partita IVA / Codice Fiscale: _____________
Contatti (tel/email): _____________
Proprietario: _____________
Indirizzo: _____________
Telefono / Email: _____________
Immobile (indirizzo completo): _____________
Tipologia: _____________
Superficie (mq): _____________
Numero vani: _____________
Stato dell’immobile: _____________
Durata incarico: _____________
Data inizio servizio: _____________
Periodo di preavviso per recesso: _____________
Servizi inclusi:
- Ricerca e selezione inquilini: _____________
- Redazione e registrazione contratto: _____________
- Incasso canoni e gestione morosità: _____________
- Gestione depositi cauzionali: _____________
- Manutenzione ordinaria: _____________
- Gestione interventi straordinari (procedura): _____________
- Rendicontazione contabile periodica: _____________
- Comunicazioni amministrative / fiscali: _____________
- Altro (specificare): _____________
Compenso gestione:
- Percentuale sul canone: _____________
- Minimo mensile / fisso: _____________
- Spese anticipate e rimborso: _____________
Deposito cauzionale (gestione/versamento): _____________
Massimale interventi senza autorizzazione preventiva: _____________
Modalità di fatturazione e pagamento: _____________
Assicurazioni richieste: _____________
Obblighi proprietario (es. utenze, oneri): _____________
Clausole di risoluzione e penali: _____________
Legge applicabile e foro competente: _____________
Firma Proprietario: _____________ Data: _____________
Firma Gestore: _____________ Data: _____________
Proposta gestione affitti brevi / locazioni turistico-ricettive
Data: _____________
Proponente (Società/Operatore): _____________
Rappresentante: _____________
Partita IVA / Codice Fiscale: _____________
Contatti: _____________
Proprietario: _____________
Indirizzo immobile: _____________
Codice identificativo / registrazione locale: _____________
Servizi offerti:
- Creazione e ottimizzazione annunci (piattaforme): _____________
- Revenue management e pricing dinamico: _____________
- Check-in / Check-out (orari e modalità): _____________
- Pulizie e cambio biancheria: _____________
- Accoglienza ospiti e assistenza 24/7: _____________
- Gestione prenotazioni e calendarizzazione: _____________
- Incasso compensi e rendicontazione: _____________
- Gestione tasse di soggiorno: _____________
- Manutenzione e interventi urgenti: _____________
- Altro: _____________
Commissioni e costi:
- Commissione percentuale sulle prenotazioni: _____________
- Fee fissa per check-in/out: _____________
- Costi pulizia a carico di: _____________
- Anticipo spese e rimborso: _____________
Politiche cancellazione e cauzione: _____________
Responsabilità per danni: _____________
Assicurazione proprietà/ospitalità: _____________
Durata incarico e recesso: _____________
Modalità di rendicontazione e pagamento: _____________
Firma Proprietario: _____________ Data: _____________
Firma Gestore: _____________ Data: _____________
Proposta gestione condominiale / amministrazione proprietà comune
Data: _____________
Società / Amministratore proponente: _____________
Rappresentante: _____________
Partita IVA / Codice Fiscale: _____________
Contatti: _____________
Amministrazione richiesta per il condominio: _____________
Indirizzo condominio: _____________
Numero unità immobiliari: _____________
Servizi inclusi:
- Tenuta contabilità e bilancio annuale: _____________
- Convocazione e verbalizzazione assemblee: _____________
- Gestione fornitori e contratti di servizio: _____________
- Manutenzione ordinaria aree comuni: _____________
- Gestione pratiche assicurative e sinistri: _____________
- Riscossione contributi e sollecito morosità: _____________
- Preventivi lavori straordinari e coordinamento: _____________
- Consulenza normativa e fiscale condominiale: _____________
- Altro (specificare): _____________
Compenso amministrazione:
- Parcella annuale / mensile: _____________
- Compensi per assemblee straordinarie: _____________
- Rimborsi spese e anticipazioni: _____________
Durata incarico: _____________
Modalità di convocazione e comunicazione: _____________
Obblighi dell’amministratore e del mandato: _____________
Cause di revoca e termini di preavviso: _____________
Firma Rappresentante Condominio: _____________ Data: _____________
Firma Amministratore: _____________ Data: _____________
Proposta servizi manutenzione, gestione lavori e ristrutturazioni
Data: _____________
Società / Fornitore: _____________
Referente progetto: _____________
Partita IVA / Codice Fiscale: _____________
Contatti: _____________
Proprietario / Cliente: _____________
Indirizzo immobile: _____________
Descrizione intervento / oggetto del servizio: _____________
Categoria lavori (manutenzione ordinaria / straordinaria / ristrutturazione): _____________
Importo stimato lavori: _____________
Dettaglio voci e preventivo allegato: _____________
Piano lavori e tempistiche:
- Data inizio prevista: _____________
- Durata stimata: _____________
- Fasi e milestone principali: _____________
Modalità di esecuzione:
- Fornitura materiali: _____________
- Subappalti: _____________
- Direzione lavori e coordinamento: _____________
Garanzie e collaudi: _____________
Assicurazioni e responsabilità civile: _____________
Modalità di pagamento:
- Acconto: _____________
- Pagamenti a stati avanzamento lavori (S.A.L.): _____________
- Saldo a fine lavori: _____________
Limiti di spesa per interventi non preventivati e procedimento di autorizzazione: _____________
Durata validità offerta: _____________
Clausole contrattuali e risoluzione: _____________
Firma Proprietario / Cliente: _____________ Data: _____________
Firma Fornitore / Impresa: _____________ Data: _____________
Fac simile proposta gestione immobiliare Word
Di seguito è disponibile un fac simile in formato Word della proposta gestione immobiliare, pensato per essere scaricato e adattato alle specifiche esigenze contrattuali e operative. Il documento può essere utilizzato come base per la redazione di proposte personalizzate, previa verifica e integrazione con consulenze legali e fiscali.
