Una proposta di convenzione hotel è un documento formale con cui un albergo e un soggetto terzo, quale azienda, associazione o ente, definiscono condizioni commerciali preferenziali per l’ospitalità e i servizi accessori. Serve a disciplinare anticipatamente tariffe, modalità di prenotazione, condizioni di pagamento, gestione dei blocchi camere e responsabilità reciproche, costituendo la base per una partnership stabile e tracciabile tra le parti.
Come scrivere una proposta di convenzione hotel
Redigere una proposta di convenzione hotel richiede un approccio che contempli insieme gli aspetti commerciali e quelli contrattuali, traducendo in clausole chiare le esigenze operative della struttura ricettiva e dell’azienda convenzionata. Occorre innanzitutto definire l’oggetto dell’accordo in termini precisi: indicare se la convenzione riguarda esclusivamente tariffe per pernottamenti, se include servizi accessori quali colazione, parcheggio, accesso a palestre e Wi‑Fi, o se si estende a servizi di ristorazione, meeting e catering. La definizione dell’oggetto deve essere seguita dalla precisa identificazione delle parti, con indicazione di ragione sociale, sede, partita IVA o codice fiscale, referenti nominativi e recapiti per la gestione operativa. Elemento essenziale è la specificazione del periodo di validità dell’accordo e delle eventuali modalità di rinnovo o proroga automatica: stabilire termini temporali chiari evita contestazioni e consente una pianificazione del revenue management basata su date certe.
La disciplina delle tariffe negoziate rappresenta il cuore della convenzione. È consigliabile prevedere una descrizione delle tipologie di camera e delle relative tariffe, indicando espressamente se i prezzi sono IVA inclusa o esclusa e specificando eventuali periodi soggetti a diversa regolazione, come alta stagione, fiere o eventi locali. Le convenzioni possono assumere forme differenti, dalla tariffa fissa annuale alla tariffa ibrida stagionale, fino a sconti percentuali applicati alla best available rate; esempi pratici possono essere indicati nella proposta, come una tariffa in bassa stagione di 60 euro a notte e in alta stagione di 70 euro, o uno sconto variabile compreso tra il 10 e il 35 per cento. È importante definire come verranno gestite variazioni tariffarie e casi di errore di prezzo, prevedendo clausole che autorizzino l’hotel a ricorrere a politiche dinamiche per la protezione del revenue, senza ledere i diritti del contraente.
La procedura di prenotazione e conferma deve essere disciplinata in modo operativo: indicare canali ammessi per la prenotazione, quali e‑mail dedicate, portali riservati o numeri telefonici, e stabilire i tempi massimi per la conferma disponibilità. È opportuno inserire codici promozionali o codici aziendali che permettano di tracciare le prenotazioni e di applicare automaticamente le tariffe convenzionate nel PMS. La garanzia di prenotazione andrà disciplinata prevedendo strumenti accettati come carta di credito a garanzia, preautorizzazione o deposito cauzionale; per soggiorni prolungati o blocchi camere è comune richiedere un acconto o caparra, con importo e termine di versamento chiaramente specificati, a tutela dell’hotel. Per i gruppi e gli eventi è inoltre necessario regolare i termini di rilascio dei blocchi camere e la politica di minimo garantito, stabilendo entro quanti giorni precedenti l’arrivo è richiesta la comunicazione finale del numero di camere effettivamente occupate.
I termini di pagamento e fatturazione devono essere esplicitati nella convenzione, indicando se la fatturazione avverrà al termine di ogni soggiorno, mensilmente o con altro meccanismo concordato, e i termini netti di pagamento. Nella ipotesi di fatturazione differita per conto dell’azienda occorre prevedere limiti di credito, modalità di approvazione preventiva e interessi di mora in caso di ritardo, compatibilmente con la normativa vigente. La disciplina delle cancellazioni, delle riduzioni e dei no‑show deve essere precisa: indicare i periodi di cancellazione gratuita, le percentuali di penale applicabili per cancellazioni tardive e l’addebito previsto per mancata presentazione. Tali clausole hanno efficacia pratica e vanno formulate in modo proporzionato, tenendo conto delle esigenze di occupazione dell’hotel e della prevedibilità delle prenotazioni aziendali.
Dal punto di vista legale è opportuno inserire clausole di responsabilità e assicurazione che regolino il rimborso per danni materiali, la responsabilità per beni lasciati in struttura e l’obbligo, se concordato, per l’azienda di stipulare polizze a copertura di responsabilità civile verso terzi. Una sezione dedicata alla privacy e al trattamento dei dati personali è oggi imprescindibile: indicare la base giuridica per il trattamento dei dati dei partecipanti, la conservazione delle informazioni di carta di credito, i responsabili del trattamento e i termini di conservazione, con riferimento alla normativa italiana ed europea in materia di protezione dei dati. Prevedere inoltre clausole di forza maggiore che consentano alle parti di sospendere gli obblighi in presenza di eventi straordinari, e una normativa sulle modifiche e integrazioni del contratto che richieda forma scritta per la validità di qualsiasi emendamento.
La sicurezza operativa della convenzione si consolida con allegati tecnici: un regolamento operativo con i contatti per la gestione quotidiana, un listino aggiornabile con codici tariffa da inserire nel PMS, e un modulo di prenotazione standard. L’integrazione della convenzione all’interno del sistema gestionale dell’hotel, con registrazione dei codici promozionali e delle regole tariffarie nel PMS o nel CRM, è fondamentale per evitare errori di applicazione e per consentire analisi di performance. Sul piano negoziale è buona prassi prevedere un periodo di prova o una clausola di revisione dopo i primi sei mesi, con indicatori di valutazione del volume di business, percentuale di occupazione e soddisfazione del cliente, che consentano di rinegoziare le condizioni in maniera oggettiva.
Infine, la parte finale della proposta deve contenere disposizioni sulla legge applicabile e foro competente, la possibilità di risolvere le controversie in via stragiudiziale o mediante tentativi di mediazione e, in ultimo, gli spazi per la firma delle parti con data e luogo. Un testo chiaro, corredato da allegati operativi e implementato correttamente nel sistema gestionale dell’hotel, consente di trasformare una proposta preliminare in un accordo operativo efficace, garantendo vantaggi economici e organizzativi sia per la struttura ricettiva sia per l’ente convenzionato.
Esempio proposta di convenzione hotel
Convenzione Hotel – Tariffe Preferenziali per Privati
Hotel: _____________
Indirizzo: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
P.IVA/Codice Fiscale: _____________
Parte Contraente (Società/Associazione/Cliente): _____________
Referente: _____________
Telefono referente: _____________
Email referente: _____________
Oggetto: Convenzione per tariffe preferenziali riservate ai soci/dipendenti di _____________.
Periodo di validità: dal _____________ al _____________
Tipologie di camera e tariffe (incluse/escluse le colazioni):
– Singola: _____________ EUR a notte
– Doppia uso singola: _____________ EUR a notte
– Doppia: _____________ EUR a notte
– Suite: _____________ EUR a notte
Condizioni di prenotazione:
– Procedura di prenotazione: invio richiesta via email a _____________ o telefonando al _____________.
– Termine per conferma prenotazione: _____________ ore/giorni.
– Modalità di pagamento: carta di credito a garanzia / pagamento in loco / prepagamento tramite bonifico a _____________.
– Politica di cancellazione: cancellazione gratuita fino a _____________; penale di _____________% per cancellazioni successive; costi per no-show: _____________.
Servizi inclusi: colazione, Wi-Fi, accesso palestra, parcheggio (se applicabile): _____________
Eventuali sconti o condizioni aggiuntive: _____________
Tasse e imposte: eventualmente escluse/incluse nelle tariffe: _____________
Durata e rinnovo: la presente convenzione ha validità fino al _____________. Eventuale rinnovo da concordare almeno _____________ giorni prima della scadenza.
Firma per accettazione (Hotel): __________________________ Data: _____________
Firma per accettazione (Parte Contraente): __________________________ Data: _____________
Convenzione Aziendale – Tariffe e Condizioni per Aziende
Hotel: _____________
Sede: _____________
Contatto commerciale: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Azienda contraente: _____________
Indirizzo azienda: _____________
Referente azienda: _____________
Telefono referente: _____________
Email referente: _____________
Partita IVA: _____________
Oggetto: Convenzione commerciale per ospitalità aziendale e fatturazione.
Validità: dal _____________ al _____________
Tariffe corporate (nettamente a persona/notte, IVA esclusa/inclusa):
– Singola: _____________ EUR
– Doppia/uso singola: _____________ EUR
– Doppia: _____________ EUR
Condizioni di fatturazione:
– Modalità di fatturazione: fattura mensile / a fine soggiorno / altro: _____________.
– Termini di pagamento: netto a _____________ giorni data fattura.
– Garanzia: carta di credito fornita in prenotazione / preautorizzazione / bonifico anticipato.
– Limite di credito concordato: _____________ EUR
Prenotazioni e cancellazioni:
– Modalità di prenotazione: tramite portale dedicato / email aziendale _____________ / telefonicamente.
– Condizioni di cancellazione per tariffe corporate: cancellazione gratuita entro _____________; penale di _____________.
– No-show: addebito di _____________.
Servizi aggiuntivi inclusi/agevolazioni: colazione, Wi‑Fi, parcheggio, late check-out fino alle _____________ (su disponibilità), sconto su meeting room: _____________%.
Blocco camere e rilascio: possibilità di bloccare fino a _____________ camere con rilascio automatico a _____________ giorni dalla data di arrivo.
Responsabilità e assicurazioni: eventuali danni saranno addebitati alla azienda contraente previa segnalazione; polizza assicurativa a carico di: _____________.
Firma per accettazione (Hotel): __________________________ Data: _____________
Firma per accettazione (Azienda): __________________________ Data: _____________
Convenzione Gruppi & Eventi – Sala Meeting, Catering e Pernottamento
Hotel/Struttura: _____________
Indirizzo: _____________
Referente eventi: _____________
Telefono eventi: _____________
Email eventi: _____________
Organizzatore/Ente: _____________
Referente organizzatore: _____________
Telefono referente: _____________
Email referente: _____________
Periodo/Date evento: dal _____________ al _____________
Servizi convenzionati e tariffe:
– Tariffa per partecipante camera singola: _____________ EUR a notte
– Tariffa per partecipante camera doppia: _____________ EUR a notte
– Sala meeting (dimensione/nome): _____________ costo/forfait: _____________ EUR mezza giornata / _____________ EUR giornata intera
– Set-up base incluso: sedie, tavoli, proiettore, microfono: _____________
– Coffee break: _____________ EUR per persona
– Pranzo a buffet / menù: _____________ EUR per persona
– Cena di gala / menù fisso: _____________ EUR per persona
Depositi e garanzie:
– Caparra richiesta per blocco camere/sala: _____________ EUR da versare entro il _____________.
– Politica di pagamento saldo: saldo entro _____________ giorni prima dell’evento / al check-out.
Minimo camere/partecipanti garantiti: _____________ camere / _____________ partecipanti. Modalità di adeguamento finale: comunicazione entro _____________ giorni dall’arrivo.
Cancellazione e modifiche:
– Cancellazione della sala: gratuità fino a _____________; penale del _____________% oltre tale termine.
– Riduzioni previste: eventuali riduzioni del numero di camere comunicare entro _____________ giorni; penali per riduzioni successive: _____________.
Servizi tecnici e extra: liste dei costi aggiuntivi per attrezzature tecniche, assistenza, hostess: _____________
Assicurazioni e responsabilità: l’organizzatore è responsabile per eventuali danni materiali; assicurazione obbligatoria: sì/no _____________.
Firma per accettazione (Hotel): __________________________ Data: _____________
Firma per accettazione (Organizzatore): __________________________ Data: _____________
Convenzione Soggiorni Prolungati – Residenze Temporanee e Tariffe Mensili
Struttura: _____________
Indirizzo: _____________
Contatto amministrativo: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Contraente (Azienda/Privato): _____________
Referente: _____________
Telefono referente: _____________
Email referente: _____________
Periodo di convenzione: dal _____________ al _____________
Tipologia unità e tariffe mensili (escluse/incluse utilities):
– Monolocale: _____________ EUR al mese
– Bilocale: _____________ EUR al mese
– Suite con cucina: _____________ EUR al mese
Servizi inclusi: Wi‑Fi, utenze (acqua, luce, gas) fino a consumo di _____________, pulizia settimanale / mensile (specificare): _____________, cambio biancheria: _____________.
Deposito cauzionale: importo pari a _____________ EUR da versare all’arrivo; condizioni di restituzione: entro _____________ giorni dal check‑out previo controllo danni.
Durata minima soggiorno: _____________ giorni/mesi. Preavviso per termine anticipato: _____________ giorni.
Pagamenti: canone mensile da pagare entro il giorno _____________ di ogni mese tramite bonifico a: _____________. Ritardo pagamento: penale di _____________% e interessi di mora come da normativa.
Manutenzione e interventi: segnalazione guasti a _____________; tempi massimi di intervento: urgente _____________ ore, ordinario _____________ giorni.
Rinnovo e cessazione: condizioni di rinnovo automatico: sì/no _____________; termini per disdetta: _____________ giorni prima della scadenza.
Assicurazione e responsabilità: obbligo di polizza per danni a terzi: sì/no _____________. Responsabilità per danni dallo inquilino: addebito a carico dello stesso.
Firma per accettazione (Struttura): __________________________ Data: _____________
Firma per accettazione (Contraente): __________________________ Data: _____________
Fac simile proposta di convenzione hotel Word
Di seguito è disponibile un fac simile in formato Word della proposta di convenzione hotel che può essere scaricato e adattato alle specifiche esigenze della struttura e del partner commerciale. Il modello include sezioni per tariffe, condizioni di prenotazione, fatturazione, gestione blocchi e clausole di responsabilità, da integrare con gli allegati operativi richiesti.
