Una proposta visite alle aziende è un documento formale o una comunicazione via posta elettronica con cui un soggetto esterno (istituto scolastico, ente di formazione, associazione, progetto, gruppo di professionisti o imprenditori) richiede a un’impresa l’autorizzazione a effettuare una visita nei suoi locali al fine di osservare processi produttivi, organizzazione del lavoro, figure professionali e opportunità formative o occupazionali. Tale proposta ha finalità informative, formative e relazionali: consente ai visitatori di acquisire conoscenza operativa e orientamento rispetto a percorsi di studio o carriera, e consente all’azienda di presentarsi, fare employer branding e avviare potenziali collaborazioni. Pur essendo spesso redatta in forma semplice, la proposta deve rispettare requisiti organizzativi e normativi minimi e chiarire aspetti relativi alla sicurezza, alla riservatezza e alle responsabilità, affinché l’azienda valutatrice disponga di tutte le informazioni necessarie per autorizzare la visita o richiedere integrazioni.
Come scrivere una proposta visite alle aziende
Redigere una proposta visite alle aziende richiede un approccio strutturato e attento sia agli aspetti formali sia alle implicazioni di natura giuridica e organizzativa. È opportuno che il documento si apra con l’indicazione chiara dell’oggetto, ossia la finalità della comunicazione: la formulazione dell’oggetto deve essere sintetica ma descrittiva, recando il soggetto proponente e la natura della richiesta, in modo da agevolare il reperimento e la gestione interna della mail o del documento da parte dell’azienda destinataria. Subito dopo l’oggetto conviene inserire una presentazione esaustiva del proponente, con ragione sociale, natura giuridica, riferimento al corso, progetto o iniziativa che promuove la visita, e una breve descrizione del target e del numero indicativo di partecipanti. La presentazione deve specificare il profilo anagrafico e formativo dei partecipanti quando rilevante, con particolare attenzione ai minori o a categorie protette, evidenziando la presenza di accompagnatori e responsabili, in modo che l’azienda possa valutare eventuali limiti di accesso e predisporre le necessarie autorizzazioni. Le informazioni essenziali sulla natura del richiedente e sull’oggetto della visita agevolano la valutazione preliminare e dimostrano professionalità e trasparenza, come evidenziato dalle buone pratiche descritte in letteratura specialistica in materia di visite aziendali e percorsi di alternanza e orientamento.
La parte dedicata agli obiettivi va articolata distinguendo gli scopi formativi per i partecipanti dai vantaggi che la visita offre all’impresa ospitante. Dal punto di vista formativo la proposta deve spiegare in termini concreti che il fine è favorire la comprensione di processi produttivi, l’osservazione di ruoli e mansioni, la raccolta di informazioni su competenze richieste e percorsi professionali, nonché la possibilità di dialogo su temi di interesse didattico o occupazionale. Dal punto di vista aziendale è invece utile esplicitare come la visita costituisca un’opportunità di visibilità, di contatto con potenziali stagisti o futuri dipendenti e di promozione del proprio brand come luogo di lavoro; tale impostazione aiuta a bilanciare l’interesse formativo con elementi di utile ritorno per l’impresa, elemento spesso decisivo nelle valutazioni di compatibilità logistica e di immagine.
La descrizione della proposta operativa deve essere precisa e pragmatica. Occorre indicare il numero massimo e minimo dei partecipanti, la loro età e il profilo educativo o professionale, la durata ipotetica della visita, le finestre temporali proposte e la flessibilità in caso di esigenze aziendali. È necessario illustrare il format proposto: una presentazione introduttiva dell’azienda, un tour mirato ai reparti o alle funzioni rilevanti, incontri con referenti tecnici o HR per sessioni di domande e risposte, e eventuali attività di laboratori o dimostrazioni. In questa parte è utile anche specificare quali documenti o materiali i visitatori porteranno e quali competenze o strumenti dovranno essere forniti dall’azienda, così da ridurre la probabilità di incomprensioni operative. Quando la visita coinvolge reparti produttivi con rischi specifici, la proposta deve prevedere un percorso sicuro e delimitato, con la possibilità di predisporre un responsabile per il gruppo e di concordare preventivamente le norme di comportamento richieste dall’impresa.
La componente relativa a sicurezza, privacy e responsabilità costituisce un nucleo non delegabile della proposta. È fondamentale dichiarare espressamente l’impegno del proponente a rispettare le disposizioni aziendali in materia di sicurezza sul lavoro, a fornire eventuali attestazioni assicurative richieste e a consegnare in anticipo l’elenco dei partecipanti, con le necessarie informazioni di contatto. Se la visita coinvolge minori è indispensabile prevedere il consenso informato dei genitori o di chi esercita la potestà e di indicare la presenza di accompagnatori abilitati. Sotto il profilo della protezione dei dati personali la proposta deve contemplare il trattamento dei dati dei partecipanti ai fini organizzativi e informare circa la conservazione dei rapporti e delle immagini eventualmente acquisite, indicando i riferimenti per l’esercizio dei diritti degli interessati secondo la normativa vigente. Dal punto di vista della responsabilità civile, il proponente dovrebbe indicare le coperture assicurative esistenti e la disponibilità a stipulare integrazioni qualora richieste dall’azienda; la chiarezza su questi punti facilita la fase istruttoria e minimizza il rischio di rifiuto per ragioni cautelative.
Sul piano procedurale è opportuno proporre modalità di conferma e coordinamento: suggerire una breve call o incontro preliminare permette di definire tempi, orari, accessi e eventuali restrizioni di sicurezza. La proposta può includere una previsione di follow-up che specifichi l’elaborazione di un report, la redazione di un verbale o la possibilità di prevedere interventi successivi come testimonianze in aula, tirocini o project work congiunti, così da trasformare la visita in primo passo di una collaborazione continuativa. In termini di forma, è consigliabile allegare alla proposta un fac-simile di autorizzazione, un modulo per il consenso al trattamento dei dati e, qualora rilevante, certificati di assicurazione o attestazioni di formazione per gli accompagnatori.
Infine, la chiusura della proposta deve predisporre una call to action chiara: la richiesta di disponibilità per una data o una finestra temporale, l’indicazione dei contatti diretti del responsabile dell’iniziativa e la disponibilità a inviare documentazione integrativa. Una firma digitale o manuale del proponente, con indicazione del ruolo e dei riferimenti aziendali o istituzionali, conferisce formalità e responsabilità alla richiesta. La cura di questi elementi, unita a una comunicazione trasparente e concisa, aumenta significativamente le probabilità di ottenere una risposta positiva dall’azienda ospitante e di organizzare un’attività effettivamente utile per tutte le parti coinvolte, in linea con le prassi e le raccomandazioni consolidate per visite aziendali e percorsi di orientamento professionale.
Esempio proposta visite alle aziende
Proposta visita commerciale
Azienda visitata: _____________
Sede (indirizzo): _____________
Referente aziendale (nome): _____________
Ruolo referente: _____________
Email referente: _____________
Telefono referente: _____________
Proponente (azienda/ente che propone la visita): _____________
Persone di contatto proponente: _____________
Data proposta: _____________
Orario proposta: _____________
Durata stimata: _____________
Obiettivi della visita: _____________
Agenda proposta (punti principali): _____________
Numero partecipanti previsto: _____________
Materiali/informazioni richiesti dall’azienda: _____________
Logistica e accesso (parcheggio, badge, note): _____________
Modalità di conferma: _____________
Eventuali costi a carico delle parti: _____________
Note aggiuntive: _____________
Firma del proponente: _____________
Proposta visita tecnica
Azienda visitata: _____________
Sede (indirizzo reparto/stabilimento): _____________
Referente tecnico (nome): _____________
Ruolo referente tecnico: _____________
Email referente tecnico: _____________
Telefono referente tecnico: _____________
Proponente (ente/ufficio richiedente): _____________
Responsabile della visita presso il proponente: _____________
Data proposta: _____________
Orario inizio: _____________
Orario fine: _____________
Durata stimata: _____________
Finalità tecnica della visita: _____________
Ambiti/sistemi da ispezionare: _____________
Attrezzature/strumenti richiesti o forniti: _____________
Requisiti di accesso e sicurezza (DPI, formazione, autorizzazioni): _____________
Documentazione da consultare o portare: _____________
Numero e nominativi partecipanti: _____________
Procedure di emergenza e contatti di riferimento: _____________
Follow-up previsto (report, verbale, azioni): _____________
Firma del proponente: _____________
Proposta visita istituzionale / partnership
Azienda ospitante: _____________
Sede (indirizzo): _____________
Referente aziendale: _____________
Ruolo referente: _____________
Email referente: _____________
Telefono referente: _____________
Ente/organizzazione proponente: _____________
Referente proponente: _____________
Data proposta: _____________
Orario proposta: _____________
Durata prevista: _____________
Obiettivi dell’incontro/visita: _____________
Temi da discutere (partnership, progetti, opportunità): _____________
Agenda proposta (punti e tempi): _____________
Materiali/documenti da condividere: _____________
Modalità di presentazione (slide, demo, tour): _____________
Partecipanti attesi e ruoli: _____________
Proposte date alternative: _____________
Modalità di conferma e contatti per autorizzazioni: _____________
Documentazione allegata: _____________
Azioni successive previste: _____________
Firma del proponente: _____________
Proposta visita per stage/formazione/open day
Azienda ospitante / Istituto: _____________
Sede (indirizzo): _____________
Referente aziendale per formazione: _____________
Ruolo referente: _____________
Email referente: _____________
Telefono referente: _____________
Istituto/organizzazione proponente (se diverso): _____________
Referente proponente: _____________
Data proposta: _____________
Orario inizio: _____________
Orario fine: _____________
Durata complessiva: _____________
Finalità formativa della visita: _____________
Target partecipanti (studenti, tirocinanti, docenti): _____________
Numero partecipanti previsto: _____________
Programma dettagliato (attività, orari, relatori): _____________
Materiale didattico richiesto/fornito: _____________
Requisiti e norme di sicurezza (DPI, autorizzazioni genitori, ecc.): _____________
Modalità di trasporto e raccolta partecipanti: _____________
Responsabile sul posto durante la visita: _____________
Valutazione e follow-up (report, attestati): _____________
Costi e modalità di rimborso (se previsti): _____________
Note aggiuntive: _____________
Firma del proponente: _____________
Fac simile proposta visite alle aziende Word
Qui puoi scaricare il fac simile in formato Word del modello di proposta visite alle aziende, pronto per essere compilato e personalizzato secondo le esigenze della tua istituzione o progetto. Il file contiene le sezioni per le varie tipologie di visita (commerciale, tecnica, istituzionale, formativa), i campi per i contatti e le informazioni logistiche, nonché indicazioni utili per la gestione della sicurezza e della privacy.
