La proposta di locazione commerciale è un atto preliminare con cui una parte manifesta in forma scritta la volontà di prendere in locazione un immobile destinato ad attività commerciale, artigianale o di servizi alle condizioni indicate nella proposta stessa. Serve a cristallizzare le condizioni economiche e contrattuali in vista della stipula del contratto definitivo, a vincolare temporaneamente l’immobile impedendo al proprietario di concludere contratti con altri soggetti e a definire termini e garanzie necessari per la successiva redazione dell’atto di locazione.
Come scrivere proposta di locazione commerciale
Una proposta di locazione commerciale va concepita come uno strumento che bilancia l’interesse del potenziale conduttore a garantire la disponibilità dell’immobile e l’interesse del locatore a tutelarsi rispetto al rischio di inadempimento o di trattative inconcludenti. Nel redigere la proposta occorre adottare un linguaggio chiaro e preciso, evitando ambiguità che possano generare contestazioni interpretative. La proposta deve contenere innanzitutto i dati anagrafici e identificativi delle parti, con indicazione del soggetto proponente e del soggetto destinatario, eventualmente con i riferimenti societari e fiscali nel caso di imprese. La descrizione dell’immobile deve essere dettagliata: indirizzo completo, riferimenti catastali, superficie commerciale e utile, indicazione di locali accessori quali magazzini o posti auto, e la situazione dello stato dei luoghi al momento della proposta. È utile allegare planimetrie e certificazioni energetiche o impiantistiche già in possesso, perché questi documenti completano la descrizione tecnica della cosa oggetto della locazione e facilitano la fase negoziale successiva.
Sul piano economico la proposta deve indicare il canone offerto, espresso nella modalità desiderata (mensile o annuo), le modalità e le scadenze di pagamento, l’eventuale meccanismo di adeguamento periodico del canone (ad esempio modalità di indicizzazione ISTAT o altri indici concordati) e la ripartizione delle spese accessorie e delle utenze tra le parti. Va chiarita la misura del deposito cauzionale o della caparra e la natura della stessa, distinguendo tra deposito a garanzia del pagamento e caparra confirmatoria che, secondo la qualificazione concordata, può comportare determinati effetti in caso di inadempimento. Per una maggiore tutela del locatore si possono prevedere garanzie integrative, come una fidejussione bancaria, e le polizze assicurative obbligatorie a carico del conduttore per responsabilità civile e danni all’immobile.
La proposta deve trattare con precisione la durata contrattuale e le opzioni di rinnovo o recesso. Occorre indicare la decorrenza del rapporto, la durata minima prevista, eventuali clausole di rinnovo automatico o condizioni per il rinnovo, nonché eventuali termini e penali per il recesso anticipato. In Italia, per la locazione commerciale regolata dalla legge, le durate minime previste hanno specifiche norme di riferimento; pertanto è consigliabile indicare espressamente la durata convenuta e richiamare eventuali disposizioni legislative applicabili. Devono inoltre essere previste clausole relative al divieto o alle modalità di sublocazione e cessione della locazione, alla destinazione d’uso consentita e agli obblighi del conduttore in materia di manutenzione ordinaria e straordinaria, inclusi gli interventi che possono essere eseguiti senza il consenso del locatore e le procedure per l’esecuzione di opere di adeguamento o allestimento commerciale.
È opportuno definire il cronoprogramma relativo alla consegna dei locali e all’esecuzione di eventuali lavori a carico di una delle parti, con indicazione dei termini di ultimazione e dei controlli tecnici o collaudi necessari. La proposta dovrebbe disciplinare anche la restituzione dell’immobile a fine locazione, specificando lo stato in cui il locale deve essere riconsegnato, la rimozione di allestimenti e migliorie e la regolazione in merito alla proprietà delle migliorie apportate durante la locazione. La chiarezza su questi punti riduce i conflitti al termine del rapporto e tutela il valore dell’immobile.
La proposta deve altresì contenere clausole che regolino le conseguenze dell’accettazione, indicare entro quando la proposta è valida e la modalità di comunicazione dell’accettazione (ad esempio raccomandata, PEC o consegna manoscritta). È importante distinguere tra la semplice offerta e la proposta irrevocabile; quando la proposta viene accettata senza modifiche dal destinatario, si forma un vincolo precontrattuale che obbliga le parti secondo le rispettive dichiarazioni, e da quel momento si possono avere effetti obbligatori fino alla stipula del contratto definitivo. Nel documento è utile disciplinare espressamente la sorte del deposito versato in caso di mancata stipula per responsabilità di una delle parti, prevedendo ad esempio la restituzione o la trattenuta della caparra a titolo di risarcimento, in modo conforme alla qualificazione giuridica data alle somme versate.
Dal profilo procedurale, la proposta dovrebbe richiamare l’obbligo di registrazione del contratto definitivo presso l’ufficio competente entro i termini stabiliti dalla normativa fiscale vigente, nonché le eventuali modalità e oneri di registrazione. Apposita attenzione merita la previsione della legge applicabile e del foro competente in caso di controversie, poiché tali clausole orientano il quadro procedurale in caso di contenzioso; la scelta di una soluzione conciliativa o di mediazione preventiva può essere inserita per favorire la soluzione stragiudiziale delle controversie.
Infine, nella pratica redazionale, conviene allegare all’atto ogni documento utile: planimetrie, certificazioni impiantistiche, elenco degli arredi eventualmente compresi, capitolato lavori e preventivi per eventuali interventi. La completezza documentale agevola la verifica delle condizioni e la stipula del contratto definitivo, riducendo i tempi e i rischi di contestazioni. La proposta deve essere firmata e datata dal proponente e recare l’indicazione del termine per l’accettazione da parte del locatore, con la precisazione delle modalità di comunicazione. Redatta e formulata con cura, la proposta di locazione commerciale costituisce uno strumento efficace per avviare una locazione commerciale in modo trasparente e sicuro per entrambe le parti, consentendo di definire anticipatamente obblighi, diritti e garanzie fondamentali per lo svolgimento dell’attività commerciale nel rispetto delle norme vigenti.
Esempi proposta di locazione commerciale
Modello 1: Proposta di locazione commerciale (Sintetica)
- Proponente (Locatore): _____________
- Proponente (Conduttore): _____________
- Data proposta: _____________
Immobile:
- Indirizzo: _____________
- Identificativi catastali: _____________
- Superficie commerciale (mq): _____________
- Piano/Unità: _____________
Durata della locazione:
- Decorrenza: _____________
- Termine: _____________
- Eventuali opzioni di rinnovo: _____________
Canone:
- Canone annuo/ mensile: _____________
- Modalità e termini di pagamento: _____________
- Adeguamento ISTAT o altro: _____________
- Deposito cauzionale: _____________
- Destinazione d’uso: _____________
- Spese condominiali e utenze a carico di: _____________
Condizioni principali:
- Data consegna locale: _____________
- Restituzione e stato dei luoghi: _____________
- Divieto/subaffitto/cessione: _____________
- Manutenzione ordinaria/straordinaria: _____________
Termini di accettazione proposta: accettare entro il _____________ a mezzo _____________
Firma locatore: _____________
Firma conduttore: _____________
Modello 2: Proposta di locazione commerciale (Dettagliata con lavori e garanzie)
- Proponente (Locatore): _____________
- Proponente (Conduttore): _____________
- Data proposta: _____________
Immobile:
- Indirizzo completo: _____________
- Categoria catastale: _____________
- Superficie locabile (mq): _____________
- Locali accessori (magazzino, parcheggio): _____________
Durata e rinnovi:
- Decorrenza contratto: _____________
- Durata iniziale (anni): _____________
- Opzioni di rinnovo e termini: _____________
Canone e pagamenti:
- Canone mensile/annuo: _____________
- Modalità di pagamento (bonifico, RID, contanti): _____________
- Scadenza pagamento: _____________
- Indice di aggiornamento del canone: _____________
Deposito e garanzie:
- Deposito cauzionale (importo o n. mensilità): _____________
- Garanzia bancaria/fideiussione (sì/no): _____________
- Polizze assicurative richieste: _____________
Lavori e consegna:
- Stato attuale dei locali: _____________
- Interventi a carico del locatore: _____________
- Interventi a carico del conduttore: _____________
- Termine per l’esecuzione lavori: _____________
Uso e vincoli:
- Destinazione d’uso prevista: _____________
- Orari di apertura/chiusura concordati: _____________
- Limiti di attività e divieti: _____________
Spese e utenze:
- Spese condominiali a carico di: _____________
- Utenze (luce, acqua, gas, riscaldamento) a carico di: _____________
- Ripartizione e modalità di rendicontazione: _____________
Sublocazione e cessione: _____________
Recesso anticipato e penali: _____________
Inadempienza e risoluzione: _____________
Legge applicabile e Foro competente: _____________
Allegati (planimetrie, certificazioni, capitolato lavori): _____________
Firma locatore: _____________
Firma conduttore: _____________
Modello 3: Proposta di locazione commerciale per attività commerciale con canone misto (fisso + percentuale)
- Proponente (Locatore): _____________
- Proponente (Conduttore): _____________
- Data proposta: _____________
Immobile:
- Indirizzo: _____________
- Superficie utile (mq): _____________
- Vetrine/fronte strada: _____________
Durata:
- Decorrenza: _____________
- Durata (anni): _____________
- Opzioni di rinnovo: _____________
Canone:
- Canone fisso mensile/annuo: _____________
- Percentuale sul fatturato lordo (%): _____________
- Soglia di fatturato per applicazione percentuale: _____________
- Modalità e termini di rendiconto fatturato: _____________
- Modalità di pagamento canone fisso e percentuale: _____________
Deposito cauzionale e garanzie: _____________
Destinazione d’uso e orari: _____________
Allestimenti e migliorie:
- Contributo locatore per allestimenti (importo): _____________
- Responsabilità per autorizzazioni e collaudi: _____________
Contabilizzazione e audit:
- Documentazione fiscale richiesta: _____________
- Diritto di verifica del locatore (modalità e periodicità): _____________
Durata del periodo promozionale (se prevista): _____________
Risoluzione per mancato versamento o false dichiarazioni di fatturato: _____________
Firma locatore: _____________
Firma conduttore: _____________
Modello 4: Proposta di locazione commerciale con incentivi per adeguamento/fit-out
- Proponente (Locatore): _____________
- Proponente (Conduttore): _____________
- Data proposta: _____________
Immobile:
- Indirizzo completo: _____________
- Superficie commerciale: _____________
- Planimetria allegata: _____________
Termini della locazione:
- Decorrenza: _____________
- Durata: _____________
- Rinnovi: _____________
Canone:
- Canone iniziale (mensile/annuo): _____________
- Indici di adeguamento: _____________
Incentivi per fit-out:
- Contributo locatore (importo o percentuale): _____________
- Scadenza utilizzo contributo: _____________
- Modalità di erogazione (anticipo, rimborso su fatture): _____________
- Accettazione del progetto tecnico: _____________
Esecuzione lavori:
- Responsabilità autorizzative: _____________
- Cronoprogramma lavori: _____________
- Collaudo e presa in consegna: _____________
Manutenzioni e migliorie:
- Proprietà delle migliorie a fine contratto: _____________
- Obbligo rimozione/compensazione delle migliorie: _____________
Assicurazioni e responsabilità:
- Polizza RC e danni (specificare massimale): _____________
- Coperture richieste al conduttore: _____________
Clausole particolari:
- Segnaletica esterna e insegne: _____________
- Accesso per fornitori e orari di carico/scarico: _____________
- Eventuali clausole di esclusiva commerciale: _____________
Termini per accettazione proposta: entro il _____________
Firma locatore: _____________
Firma conduttore: _____________
Fac simile proposta di locazione commerciale Word
Qui puoi scaricare un fac-simile in formato Word della proposta di locazione commerciale, completo di sezioni predisposte per l’inserimento dei dati delle parti, della descrizione dell’immobile, delle condizioni economiche e delle clausole tecniche e amministrative. Il modello è pensato per essere personalizzato in base alle esigenze specifiche e agli allegati tecnici che si intendono inserire.
